Gesendete E-Mails
Hier finden Sie alle über das findes System gesendeten E-Mails. In der Tabelle können Sie einsehen, wann die Mail erstellt wurde, von welchem Nutzenden oder vom System und an welche Nutzende Sie gesendet wurden. Rechts finden Sie eine Vorschau der Mail. Hierbei handelt es sich nicht um Mails, die Ihre Mitarbeitenden über Ihre Mail Programme versendet bzw. empfangen haben. Hier werden nur findes Systemmails angezeigt, z.B. bei Urlaubsanträgen, Krankmeldungen, wenn Dokumente falsch abgelegt wurde oder Erinnerungsmails zu einem Termin oder einem Ticket.
E-Mail-Tabelle
Über der Tabelle finden Sie zwei blau hinterlegte Buttons:
Aktualisieren Sie die Mail-Tabelle
Setzen Sie Ihre Tabelleneinstellungen auf Standard zurück.
Zwischen den Buttons und der Tabelle können Sie einzelne Spalten der Tabelle reinziehen, um sie zu gruppieren. Ziehen Sie z.B. die Spalte „Von“ in das Textfeld und nun sind die findes Systemmails nach Ihren Absendern gruppiert und Sie können über die Dropdown-Pfeile vor den Namen die einzelnen Mails einsehen.
Rechts über der Tabelle befindet sich eine Suchleiste, in der Sie gezielt suchen können. Daneben befinden sich zwei Ikone:
Exportieren Sie die Mail-Tabelle in eine Excel Tabelle.
Vorgefertigte Spalten können eingefügt und herausgezogen werden. Öffnen Sie die Spaltenauswahl und ziehen Sie die ausgewählte Spalte an die gewünschte Stelle. Wurde die Spalte schon mit Informationen gefüllt, erscheinen diese direkt mit. Wollen Sie eine Spalte entfernen, ziehen Sie diese in das Fenster Spaltenauswahl zurück. Mit einem Klick auf Abbrechen schließen Sie das Fenster wieder.
In der Tabelle selbst steht in der ersten Spalte das Datum, wann die Mail generiert wurde, daneben stehen Name und Mailadresse des Benutzenden, der die Systemmail erzeugt hat, weil er z.B. einen Urlaubsantrag gestellt hat. Ebenfalls können Sie ablesen, an welche Benutzenden die Systemmail gesendet wurden, mit Namen und Mailadresse. Bei manchen Systemmails steht in der An-Spalte nur ein Benutzender, bei anderen stehen Mehrere. Je nachdem ob ein Ticket mehrere Benutzenden oder einer Gruppe zugeordnet wurde oder nicht.
Über die Trichtersymbole können Sie weiter filtern. In den anderen, mit der Lupe gekennzeichneten Spalten, können Sie den gesuchten Begriff oder Datum direkt eingeben, um Ihr Suchergebnis zu erhalten. Auch hier können Sie links unter der Tabelle Filter erzeugen, wie das Funktioniert erfahren Sie hier. Rechts unter der Tabelle können Sie zwischen den Tabellenseiten weiterblättern, falls es mehrere Seiten gibt.
Vorschauansicht
Auf der rechten Seite haben Sie eine Vorschau der findes Servicemails.
Oben befinden sich zwei blaue Buttons:
Laden Sie die ausgewählte Servicemail herunter und öffnen Sie diese im Programm Ihrer Wahl (am besten in einem Mail-Programm, z.B. Outlook).
Sehen Sie hierüber zu welchem Modul diese Systemmail gehört, falls sie verlinkt wurde. Wenn nicht, ist die Liste leer. Wie die Linkliste aussieht und welche Funktionen und Informationen sie bereithält, erfahren Sie hier.
Über dem Vorschaufenster steht noch einmal, von wem die Servicemail generiert wurde, mit Namen und Mailadresse. Dabei kann es auch sein, dass diese Mail direkt vom findes Service selbst kommt. Darunter finden Sie die Empfänger der Servicemail. Dabei kann es sich um einen Benutzenden oder mehrere handeln. Das dritte Fenster ist der Betreff der Servicemail, die zumeist den gleichen Namen trägt: „Service-Modul“.
In der Vorschau selbst können Sie ablesen, um welche Servicemail es sich handelt. Sie können die Service ID ablesen, die gleich der Ticket ID-Nummer ist. Darunter können Sie, wenn es einen gibt, den Kunden ablesen, bzw. die Benutzenden, sowie die Ansprechperson mit den Kontaktmöglichkeiten. Handelt es sich um eine vom findes Service generierte Mail, bleibt dieses Feld leer. Wie im Modul Aufgaben, können Sie hier auch ablesen, in welchem Status sich das Ticket befindet, welche Service-Art und welche Priorität sie hat, wann und von wem sie erstellt und ggf. geändert wurde. Unter dem Punkt „Service für“ können Sie ablesen für wenn das Ticket bestimmt ist. Handelt es sich nur um einen Benutzenden, steht dessen Kürzel da, handelt es sich um mehrere, die einer Gruppe zugeordnet sind, steht da z.B. GF oder Admin. Unter dem Punkt Betreff können Sie ablesen um welche Art von Ticket bzw. Servicemail es sich handelt, z.B. Dokument konnte nicht abgelegt werden, Anfrage zur Änderung einer Stempelung etc.
Darunter sind ein oder mehrere Eintragungen und Änderungen zu diesem Ticket zu finden. Das oberste Ticket ist immer das Aktuelle. Sie können die ID-Nummer des Eintrags ablesen, das Erstell- und Änderungsdatum, sowie das Kürzel des Erstellenden bzw. Bearbeiters. Wurde ein Betreff eingetragen, steht er dort, ansonsten finden Sie im Punkt „Inhalt“ weitere Informationen zu dem Ticket, z.B. Bei Stempeländerungen, um welche Zeiten es sich handelt und warum und ob die Änderung schon genehmigt, abgelehnt wurde oder sich noch in Bearbeitung befindet.
