Inbox
In der Dokumenten Inbox finden Sie alle Datensätze, die in findes hochgeladen wurden, aber keiner Adresse zugeordnet und somit nicht abgelegt werden konnten. Sie können diese Dateien zu Adressen oder Mitarbeitenden ablegen und neue Datensätze hierüber in findes hochladen und später einer Adresse oder Aufgabe zuordnen.
Oben über der Datensatz-Liste sehen Sie eine Reihe von Buttons, die sich verändern, je nachdem ob Sie einen Datensatz ausgewählt haben oder nicht. Haben Sie keinen Datensatz ausgewählt, sehen die Felder folgendermaßen aus:
Erstellen Sie ein neues Verzeichnis. Es öffnet sich ein kleines Fenster, in dem Sie dem neuen Verzeichnis einen Namen geben können und anschließend auf „Erstellen“ drücken. Auf der linken Seite erscheint unter dem Verzeichnis „Dateien“ das neue Verzeichnis.
Laden Sie von Ihrem PC Datensätze in die Inbox von findes hoch. Es öffnet sich Ihr Datei Explorer. Wählen Sie Ihren Datensatz, den Sie hochladen möchten, aus und klicken unten rechts auf „Öffnen„. Ihr Datensatz wird in findes hochgeladen und erscheinen in der Liste.
Mit diesem Dropdown-Button können Sie auswählen, ob Sie Ihr Verzeichnis alphabetisch nach Namen oder Datum sortiert wird. Dabei werden die aktuellen Dateien oben angezeigt.
Hier können Sie einsehen, wie viele Dateien in der Inbox liegen.
Auf der rechten Seite der Datensatz-Liste befinden sich zwei weitere Ikon.
Wechseln Sie die Ansicht der Liste zwischen Listenansicht und Kachelansicht.
Aktualisieren Sie Ihre Liste
Haben Sie einen Datensatz ausgewählt, dann erscheinen folgende Buttons über der Liste:
Laden Sie den ausgewählten Datensatz auf Ihrem PC herunter. Sie finden, wenn nicht anders eingestellt, den heruntergeladenen Datensatz im Download Ordner Ihres PCs.
Verschieben Sie Ihren ausgewählten Datensatz in ein anderes Verzeichnis. Es öffnet sich ein kleines Fenster, in dem Sie das gewünschte Verzeichnis auswählen und dann unten rechts auf „Verschieben“ drücken können. Möchten Sie den Datensatz doch nicht verschieben, klicken Sie entweder unten rechts auf „Abbrechen“ oder oben rechts auf das X.
Ihr Datensatz wird in ein anderes Verzeichnis kopiert, bleibt aber auch in seinem Ordner erhalten. Es öffnet sich ein kleines Fenster und Sie können das Verzeichnis auswählen. Klicken Sie anschließend auf „kopieren„. Möchten Sie das gewünschte Verzeichnis doch nicht kopieren, klicken Sie entweder unten rechts auf „Abbrechen“ oder oben rechts auf X.
Benennen Sie den ausgewählten Datensatz um. Es öffnet sich ein kleines Fenster und Sie können den Datensatz einen neuen Namen geben. Klicken Sie anschließend unten rechts auf Speichern.
Löschen Sie den ausgewählten Datensatz aus findes. Es öffnet sich ein kleines Fenster, in dem Sie noch einmal bestätigen müssen, dass Sie diesen Datensatz wirklich löschen wollen.
Verschieben Sie den ausgewählten Datensatz einem Ihrer Mitarbeitenden zu. Wählen Sie den entsprechenden Benutzenden über die Dropdown-Liste aus und der Datensatz wird diesem zugeordnet.
Oben rechts können Sie die Auswahl aufheben. So ist kein Datensatz mehr ausgewählt und Sie haben oben in der Leiste wieder die anderen Buttons zu sehen.
In der Tabellenansicht selbst sehen Sie auf der linken Seite die Verzeichnisordner. Mit den Dropdown-Pfeilen vor den Namen der Ordner können Sie die Unterordner ein- und wieder ausblenden. Neben den einzelnen Verzeichnissen befindet sich ein Dreipunktmenü. Beim Hauptverzeichnis „Dateien“ haben Sie drei Auswahlmöglichkeiten; Sie können ein neues Verzeichnis erstellen und Dateien hierein hochladen. Ebenfalls können Sie das Verzeichnis aktualisieren.
Bei den Unterverzeichnissen haben Sie noch ein paar mehr Möglichkeiten. Auch hier können Sie ein neues Verzeichnis erstellen, Dateien darin hochladen und den Ordner aktualisieren. Aber Sie können das Verzeichnis auch umbenennen, in andere Ordner verschieben und kopieren und auch den ganzen Ordner löschen.
In der Verzeichnistabelle selbst sehen Sie alle Datensätze, die in der Inbox sind und somit keiner Adresse oder Benutzer zugeordnet sind.
Oben in der Liste stehen die Ordner, die zum Verzeichnis gehören und darunter finden sich die Datensätze, mit Namen, Datum der letzten Änderung und die Dateigröße dessen. Mit einem Klick darauf können Sie die Sortierung auf- oder absteigend einstellen.
Haben Sie einen Unterordner gewählt, dann können Sie oben links über der Tabelle mit dem nach oben gerichtetem Pfeil zurück zum Hauptordner gelangen.
Haben Sie einen Datensatz ausgewählt, wird er automatisch heruntergeladen und in Ihrem Download Ordner auf dem PC gespeichert. Mit einem Rechtsklick können Sie Ihren Datensatz umbenennen, in andere Ordner verschieben oder kopieren und auch löschen. Gleichzeitig können Sie den Datensatz auch aktualisieren und herunterladen.
Mit einem Doppelklick auf den Datensatz öffnet sich ein neues Fenster mit allen, in findes befindlichen Adressen. Wählen Sie die Adresse aus, in dem dieser abgelegt werden soll. Ist die entsprechende Adresse oder Ansprechperson nicht in findes vorhanden, können Sie über den „+ Neu-Button“ eine Neue hinterlegen. Wie das funktioniert, erfahren Sie hier.
Mit einem Doppelklick auf die gewünschte Adresse, schließt sich das kleine Fenster und ein Neues erscheint. Sie können die ID-Nummer, Erstelldatum und das Kürzel des Erstellenden ablesen, aber nicht bearbeiten. Damit findes den Datensatz zuordnen kann, müssen Sie diesem einen Matchcode zuordnen. Klicken Sie auf das Feld und wählen Sie in der Dropdown-Liste den entsprechenden Matchcode aus.
Ebenfalls können Sie die Belegnummer eintragen und eine Beschreibung hinzufügen.
Zum Schluss können Sie können Sie den Datensatz noch verlinken. Über das Feld „Service Link“ können Sie die zu verlinkende Ticketnummer entweder händisch eintippen oder über das Lupen-Symbol auswählen. Klicken Sie die Lupe, es öffnet sich ein Fenster, mit allen in findes befindlichen Tickets. Sie können über die Ikone oben rechts die Tickets so filtern, so dass Sie Ihre entsprechenden Aufgaben finden. Wählen Sie mit einem Doppelklick Ihr gewünschtes Ticket aus. Das Fenster schließt sich wieder und die Ticketnummer erscheint im „Service Link“ Fenster. Möchten Sie mehrere Tickets dem Datensatz zuweisen, dann tragen Sie diese Nummern, getrennt durch ein Komma, händisch ein.
Soll der Datensatz einem Modul zugeordnet werden, dann klicken Sie im Feld „Modul Link“ auf das blaue Plus. Es öffnet sich ein neues Fenster. Wählen Sie das gesuchte Modul aus, dann im neuen Fenster die dazugehörige Adresse bzw. Ansprechperson/Standort und anschließend die z.B. gesuchte Checkliste, indem Sie durch Anklicken der Checkbox eine, mehrere oder oben auch Alle auswählen. Klicken Sie anschließend unten links auf OK.
Haben Sie alle notwendigen Daten und Verlinkungen eingefügt, klicken Sie rechts auf Speichern. Der Datensatz ist nun neu abgelegt und nicht mehr in der Inbox-Liste.
Ganz rechts haben Sie ein Vorschaubild des ausgewählten Datensatzes. Zwischen Tabelle und Vorschaubild können Sie mit dem Slider eins von vergrößern und verkleinern.
Unten links haben Sie die Möglichkeit Dokumente abzulegen und Dateien von Ihrem PC in findes einfügen.
Wählen Sie den Datensatz aus, den Sie ablegen möchten und klicken Sie auf den grünen Button. Wurde das Dokument schon abgelegt, dann erscheint ein roter Hinweis unten im Fenster und Sie werden zu der entsprechenden Adresse weitergeleitet, in dem sich der Datensatz befindet. Wie Sie diesen Datensatz in einer anderen Adresse ablegen können, erfahren Sie hier.
Wurde der Datensatz noch nicht woanders abgelegt, dann öffnet sich, bei Klicken auf den „Dokument ablegen„-Button stattdessen ein neues Fenster, mit allen, in findes befindlichen, Adressen. Wählen Sie die Adresse, Ansprechperson oder Standort mit einem Doppelklick aus, in der der Datensatz hinterlegt werden soll.
Das Adressfenster schließt sich wieder und ein anderes findes Fenster erscheint. Ganz rechts haben Sie die Vorschau des Datensatz. Links steht die ID-Doku Nummer noch aus, und wird erst vergeben, wenn Sie alles eingetragen und unten auf Speichern gedrückt haben. Darunter finden Sie Erstelldatum und das Kürzel des Erstellenden, diese können nicht verändert werden.
Damit findes erkennen kann, um welche Art von Datensatz es sich handelt, muss der ID-Matchcode angegeben werden. Das ist ein Pflichtfeld, ansonsten kann der Datensatz nicht abgelegt werden. Wählen Sie über die Dropdown-Liste den Matchcode aus. Darunter können Sie, falls vorhanden, die Belegnummer eintragen und dem Datensatz eine Beschreibung hinzufügen.
Zum Schluss können Sie können Sie den Datensatz noch verlinken. Über das Feld „Service Link“ können Sie die zu verlinkende Ticketnummer entweder händisch eintippen oder über das Lupen-Symbol auswählen. Klicken Sie die Lupe, es öffnet sich ein Fenster, mit allen in findes befindlichen Tickets. Sie können über die Ikone oben rechts die Tickets so filtern, so dass Sie Ihre entsprechenden Aufgaben finden. Wählen Sie mit einem Doppelklick Ihr gewünschtes Ticket aus. Das Fenster schließt sich wieder und die Ticketnummer erscheint im „Service Link“ Fenster. Möchten Sie mehrere Tickets dem Datensatz zuweisen, dann tragen Sie diese Nummern, getrennt durch ein Komma, händisch ein.
Soll der Datensatz einem Modul zugeordnet werden, dann klicken Sie im Feld „Modul Link“ auf das blaue Plus. Es öffnet sich ein neues Fenster. Wählen Sie das gesuchte Modul aus, dann im neuen Fenster die dazugehörige Adresse bzw. Ansprechperson/Standort und anschließend die z.B. gesuchte Checkliste, indem Sie durch Anklicken der Checkbox eine, mehrere oder oben auch Alle auswählen. Klicken Sie anschließend unten links auf OK.
Haben Sie alle notwendigen Daten und Verlinkungen eingefügt, klicken Sie rechts auf Speichern. Der Datensatz ist nun neu abgelegt und nicht mehr in der Inbox-Liste. Sollte der Datensatz trotzdem noch in der Inbox sein, kann er mit einem Rechtsklick gelöscht werden.
Wollen Sie direkt von Ihrem PC ein Dokument in findes ablegen, dann klicken Sie auf „Datei auswählen„. Es öffnet sich ihr Datei Explorer, suchen Sie sich Ihren Datensatz aus und klicken auf „Öffnen„. Das Datei Fenster schließt sich, stattdessen öffnet sich in findes das Adressfenster. Wählen Sie die Adressen, Ansprechperson oder Standort aus, an dem der Datensatz abgelegt werden soll.
Das Adressfenster schließt sich wieder und ein anderes findes Fenster erscheint. Ganz rechts haben Sie die Vorschau des Datensatz. Links steht die ID-Doku Nummer noch auf 0, und wird erst vergeben, wenn Sie alles eingetragen und unten auf Speichern gedrückt haben. Darunter finden Sie Erstelldatum und das Kürzel des Erstellenden, diese können nicht verändert werden. Damit findes erkennen kann, um welche Art von Datensatz es sich handelt, muss der ID-Matchcode angegeben werden. Das ist ein Pflichtfeld, ansonsten kann der Datensatz nicht abgelegt werden. Wählen Sie über die Dropdown-Liste den Matchcode aus. Darunter können Sie, falls vorhanden, die Belegnummer eintragen und dem Datensatz eine Beschreibung hinzufügen. Zum Schluss können Sie können Sie den Datensatz noch verlinken. Wie das funktioniert, erfahren Sie weiter oben. Haben Sie alle notwendigen Daten und Verlinkungen eingefügt, klicken Sie rechts auf Speichern.
Anstatt über den Button „Datei auswählen“, können Sie Ihren Datensatz auch einfach neben den Button in das Textfeld „oder hierher ziehen“ schieben und die oben beschriebenen Schritte folgen, um den Datensatz abzulegen.
Haben Sie eine große Anzahl an Datensätzen, weil Sie findes neu benutzen und alle Datensätze übertragen werden müssen, dann benutzen Sie dafür den findes Auto Transfer Client. Wie Sie diesen installieren und benutzen können, erfahren Sie hier.