Volltext-Suche
Mit der Volltextsuche können Sie gezielt nach einzelnen Wörtern oder Sätzen in Dokumenten suchen. Geben Sie z.B. das Wort Inhalt in die Suchleiste ein und drücken Enter oder daneben auf den Suchen-Button, dann bekommen Sie in der Tabelle alle Dokumente angezeigt, in denen das Wort vorkommt. Haben Sie mehrere Begriffe, nach denen Sie suchen, könne Sie diese auch nacheinander eintragen. Möchten Sie gezielt nach einem Satz suchen, dann setzen Sie diesen in Anführungszeichen, z.B. „Eine Software mit vielen Tools für alle Bereiche in Ihrem Unternehmen“. So bekommen Sie genau das Dokument angezeigt, nach deren Inhalt Sie gesucht haben. Setzen Sie Ihren Satz nicht in Anführungszeichen, dann werden nach den einzelnen Wörtern gesucht und Sie bekommen eine größere Anzahl an Suchergebnissen und müssen sich durch diese durcharbeiten, bis Sie Ihr gesuchtes Dokument finden.
Beispiel: Wortsuche
Beispiel: Satzsuche
Volltexttabelle
In der Tabelle können Sie die ID-Nummer, Dateityp und Matchcode ablesen. Außerdem stehen dort Erstell- und Änderungsdatum und, falls ausgefüllt, die Beschreibung des Dokuments. Wie bei allen findes Tabellen, können Sie in allen Spalten über das Trichtersymbol genauer filtern und über die Lupenfelder noch über die Begriffseingabe suchen.
Gleichzeitig können Sie einzelne Spalten in das Textfeld über der Tabelle ziehen, um nach einzelnen Spalten zu gruppieren.
Vorschauansicht
Auf der rechten Seite sehen Sie Vorschau des ausgewählten Datensatzes. Sie sehen entweder das Bild, bzw. das erste Bild, sollten es sich um Mehrere handeln. Ist es eine Text- oder Tabellendatei, ist nur die erste Seite einzusehen.
Über der Vorschau befinden sich eine Reihe blau hinterlegter Buttons:
Dieser Button dient dazu, wieder zur Vorschauübersicht zurückzukehren. Sind Sie in der Detailansicht oder in der Linkbaumtabelle, dann können Sie mit diesem Button wieder zurück zur Vorschau gelangen.
Schauen Sie sich die Details zu dem ausgewählten Datensatz an. Zum einem können Sie die ID-Nummer einsehen, dann wann es erstellt wurde und das Kürzel des Erstellenden. Diese drei Punkte lassen sich nicht bearbeiten. Der ID-Matchcode ist vorgegeben, lässt sich aber auch, durch Anklicken de Dropdown-Liste verändern, sollte es sich bei dem Datensatz z.B. nicht um einen Lieferschein, sondern um eine Rechnung handeln. Die Belegnummer lässt sich auch bearbeiten und über das Kopier-Ikon rechts, kopieren und woanders einfügen. In der Beschreibung steht der Titel des Datensatzes und, falls schon vorausgefüllt, weitere Beschreibungen zu diesem Datensatz. Ansonsten können Sie noch eine Beschreibung in das Textfeld eintragen. Die Änderungen werden automatisch gespeichert.
Stellen Sie die Berechtigung für DMS ein, d.h. welche Gruppe darf das ausgewählte Dokument bearbeiten und lesen und welche Gruppe darf nur lesen. Dabei können nicht einzelne Personen, sondern nur Gruppen ausgewählt werden, zu denen Mitarbeitenden zugeordnet werden z.B. Abteilungen. Sie können einstellen, dass eine oder mehrere Gruppen Dokumente weder bearbeiten noch lesen können. Wie Sie Mitarbeitenden Gruppen zuordnen und Gruppen erstellen können, erfahren Sie hier. Beachten Sie, dass nicht jeder die Befugnis hat, Berechtigung einzustellen.
Hier können Sie die Historie Ihres ausgewählten Dokuments einsehen. Es öffnet sich ein neues Fenster mit einer Tabelle mit allen Änderungen des Dokuments (falls vorhanden). In der Tabelle können Sie den Matchcode, Beschreibung, Änderungsdatum und auch das Check-out- und Check-in Datum auslesen. Mit einem Doppelklick auf eine der Versionen, öffnet sich ein neues Fenster, mit genaueren Details zu diesem Dokument, wie diese aussehen und welche Funktionen diese haben, erfahren Sie hier.
Der Datensatz, egal ob PDF, Excel oder DOCX, öffnet sich in einem neuen Fenster in der PDF-Ansicht.
Sehen Sie hierüber zu welchem Modul dieser Datensatz gehört. Wurde das Dokument zu keinem Modul hinterlegt, z.B. Aufgabe, Checklist oder Warenwirtschaft, dann ist die Linkliste leer. Wie die Linkliste aussieht und welche Funktionen und Informationen sie bereithält, erfahren Sie hier.
Wählen Sie zwischen den verschiedenen Versionen des Datensatzes. Wurde der Datensatz aus- und wieder eingecheckt oder über das findes interne Office Dokumentenprogramm bearbeitet, erscheinen verschiedene Versionen dessen. Wählen Sie verschiedene Versionen aus und sehen Sie sich die Veränderungen im Vorschaubild an.
Laden Sie den Datensatz herunter.
Der Datensatz öffnet sich als PDF in einem neuen Fenster.