Vorschauseite
Auf der rechten Seite haben Sie die Vorschau Ihres ausgewählten Datensatzes. Sie sehen entweder das Bild, bzw. das erste Bild, sollten es sich um Mehrere handeln. Ist es eine Text- oder Tabellendatei, ist nur die erste Seite einzusehen.
Oben finden Sie eine Reihe blauer Buttons, die ich im Folgenden erkläre:
Dieser Button dient dazu, wieder zur Vorschauübersicht zurückzukehren. Sind Sie in der Detailansicht oder in der Linkbaumtabelle, dann können Sie mit diesem Button wieder zurück zur Vorschau gelangen.
Schauen Sie sich die Details zu dem ausgewählten Datensatz an. Zum einem können Sie die ID-Nummer einsehen, dann wann es erstellt wurde und das Kürzel von dem Erstellenden. Diese drei Punkte lassen sich nicht bearbeiten. Der ID-Matchcode ist vorgegeben, lässt sich aber auch, durch Anklicken der Dropdown-Liste, verändern, sollte es sich bei dem Datensatz z.B. nicht um einen Lieferschein, sondern um eine Rechnung handeln. Die Belegnummer lässt sich auch bearbeiten und über das Kopier-Ikon rechts, kopieren und woanders einfügen. In der Beschreibung steht der Titel des Datensatzes und, falls schon vorausgefüllt, weitere Beschreibung zu diesem Datensatz. Ansonsten können Sie noch eine Beschreibung in das Textfeld eintragen.
Erstellen Sie ein neues Schreib- oder Tabellendokument. Es öffnet sich ein kleines Fenster und Sie können zwischen Schreibdokument (Word) und Tabellenkalkulation (Excel) wählen. Tragen Sie noch den Dateinamen ein und klicken auf OK. Es öffnet sich das ausgewählte Dokument, dass Sie beschreiben können. Klicken Sie anschließend auf das X oben rechts und Speichern Ihr Dokument. Klicken Sie links auf den Aktualisierungsbutton und das Dokument erscheint in der Tabelle.
Schreibdokument
Das Schreibdokument ist wie eine Light-Version von Windows Word aufgebaut, mit allen notwendigen Features.
Sie können im Tab „Startseite“ Schriftgröße, -farbe und -art einstellen. Den Versatz einstellen, Nummerierungen und Gliederungen einfügen etc. Auf der linken Seite können Sie Schritte Rückgängig machen oder Schritte wiederholen, markierte Textpassagen ausschneiden, kopieren und einfügen. Auf der rechten Seite können Sie einzelne Passagen oder Wörter als Überschrift oder Passage einstellen. Außerdem können Sie nach bestimmten Begriffen suchen und einzelne Sätze oder Wörter ersetzen.
Über den Tab „Datei“ können Sie andere Schreibdokumente öffnen und bearbeiten, das Dokument speichern, herunterladen oder ausdrucken.
Im Tab „Einfügen“ kann man Tabellenraster und Bilder von Ihrem PC, Lesezeichen und Links einfügen. Sie können Kopf und Fußzeilen erstellen und Seitenzahlen einfügen.
Über das „Seitenlayout“ können Sie die Dokumentausrichtung und -größe einstellen, genauso wie die Dokumentränder. Sie können hierüber Spalten und Umbrüche einfügen.
Im Tab „Verweise“ können Sie ein Inhaltsverzeichnis einfügen, wenn Sie Überschriften eingefügt haben. Sie können über den Punkt „Text hinzufügen“ Überschriften bzw. Ebenen einstellen. Fügen Sie in diesem Tab Beschriftungen für Bilder und Tabellen und Zahlentabellen ein.
Im letzten Tab „Ansicht“, können Sie das Horizontale Lineal über dem Text ein- und ausblenden. Sie können die Ansicht von Drucklayout (vor eingestellt) zu Standardansicht wechseln.
Haben Sie Ihr Schreibdokument fertig beschrieben, klicken Sie oben rechts auf das X und Speichern Ihr Dokument ab. Klicken Sie anschließend links auf Aktualisieren und Ihre Schreibdokument erscheint in der DMS-Tabelle.
Tabellenkalkulation
Das Tabellendokument ist eine Light-Version von Excel mit allen notwendigen Features. Unten links können Sie mehrere Sheets öffnen.
Im Tab „Start“ können Sie, von links nach rechts, Bearbeitungsschritte rückgängig machen oder wiederholen, die Tabelle ausdrucken. Sie können markierte Passagen ausschneiden, kopieren oder einfügen. Auch hier können Sie Schriftart und Größe einstellen, den Font einstellen, Rahmen einfügen und Text-, Hintergrund- und Markierungsfarben einstellen, genauso wie Versatz, Absatz und Einzug, Zeilenumbruch und Zellen verbinden. Wählen Sie die Währung, mit der gerechnet werden soll ein und über das Ellipsenmenü können sie weitere Zahlenformate einstellen, Kommentare einfügen und löschen, sortieren und filtern, nach Wörtern suchen und das Dokument als Tabelle formatieren.
Im Tab „Einfügen“, können Sie Bilder, Diagramme und Grafiken erstellen und einfügen, genauso wie Links.
Im Tab „Formeln“ können Sie verschiedene Formeln einfügen.
Im Tab „Daten“ können Sie Ihre Tabelle alphabetisch sortieren, filtern und eine Datenprüfung durchführen.
Sie können im Tab „Überprüfen“ Kommentare einfügen, bearbeiten, löschen etc.
Das letzte Tab ist die „Ansicht“. Hier können Sie die Linien entfernen, genauso wie die Überschriften. Sie können das Fenster fixieren oder die Vollbildansicht einstellen.
Haben Sie Ihre Tabellenkalkulation fertig beschrieben, klicken Sie oben rechts auf das X und Speichern Ihr Dokument ab. Klicken Sie anschließend links auf Aktualisieren und Ihre Tabellendokument erscheint in der DMS-Tabelle.
Möchten Sie ein Dokument außerhalb von findes bearbeiten, muss es ausgecheckt werden. Wählen Sie dafür das Dokument aus und klicken Sie auf „Dokument auschecken“. Es öffnet sich ein Fenster mit der Frage, ob Sie das Dokument wirklich auschecken wollen. Klicken Sie auf Check-out.
Es öffnet sich ein neues kleines Fenster. Klicken Sie auf den blauen Schriftsatz „Datei über den Link herunterladen“.
Das Dokument wird aus findes heruntergeladen und ist, soweit nicht anders eingestellt, in Ihrem Download-Ordner auf Ihrem PC zu finden. Ist es ein PDF-Dokument, öffnet es sich in einem Webfenster und kann dann heruntergeladen werden. Achten Sie darauf, dass das Dokument im gleichen Ordner bleibt, in dem es auch heruntergeladen wurde, da es sonst nachher beim Einchecken nicht als das gleiche Dokument erkannt wird. Ebenfalls zu beachten ist, dass das Dokument nach Ihren Änderungen wieder in findes eingecheckt werden muss, da sonst die Änderungen verloren gehen. Klicken Sie auf das X und das kleine Fenster schließt sich wieder und Sie befinden sich im Ein-/Auscheckbereich. Welche Funktionen dieser Bereich hat und wie Sie hierüber Datensätze hoch- und herunterladen können, erfahren Sie hier.
Wenn der Datensatz unter der falschen Adresse abgelegt wurde, kann es hier unter einer anderen Adresse abgelegt werden. Mit Linksklick auf den Button öffnet sich ein neues Fenster mit allen, in findes befindlichen, Adressen. Mit einem Doppelklick auf die ausgewählte Adresse wird das Dokument verschoben. Gehört das Dokument zu keiner eingebundenen Adresse, kann in dem Fenster, über den + Neu-Button eine neue Adresse angelegt oder eine neue Person/Standort zu einer Vorhandenen hinzugefügt werden. Wie das funktioniert, erfahren Sie hier.
Stellen Sie die Berechtigung für DMS ein, d.h. welche Gruppe darf das ausgewählte Dokument bearbeiten und lesen und welche Gruppe darf nur lesen. Dabei können nicht einzelne Personen, sondern nur Gruppen ausgewählt werden, zu denen Mitarbeitenden zugeordnet werden z.B. Abteilungen. Sie können einstellen, dass eine oder mehrere Gruppen Dokumente weder bearbeiten noch lesen können. Wie Sie Mitarbeitenden Gruppen zuordnen und Gruppen erstellen können, erfahren Sie hier. Beachten Sie, dass nicht jeder die Befugnis hat, Berechtigung einzustellen.
Hier können Sie die Historie Ihres ausgewählten Dokuments einsehen. Es öffnet sich ein neues Fenster mit einer Tabelle mit allen Änderungen des Dokuments. In der Tabelle können Sie den Matchcode, Beschreibung, Änderungsdatum und auch das Check-out- und Check-in-Datum auslesen. Auch hier können Sie über die Lupenfelder und das Suchfeld Stichpunktartig nach Versionen suchen. Über die Spaltenauswahl können Sie neue Spalten hinzufügen und wieder herausnehmen. Gleichzeitig können Sie Spalten nach oben links über die Tabelle ziehen und nach dieser gruppieren. Wie diese Funktionen nutzen können, erfahren Sie hier.
Mit einem Doppelklick auf eine der Versionen, öffnet sich ein neues Fenster, mit genaueren Details zu diesem Dokument.
In den ersten Feldern können Sie Adresse, Erstelldatum und -kürzel, sowie der Source-Titel des Datensatzes ablesen. Wurde der Datensatz automatisch von findes hochgeladen, weil es ein Auftrag oder Rechnung per Mail ist, steht statt dem Kürzel „findes Service“.
Befindet sich der Datensatz momentan im Check Out oder haben Sie die Version angeklickt, die ausgecheckt wurde, ist in der Checkbox der Haken gesetzt.
In den darunterliegenden Feldern steht der Name des Datensatzes, das Kürzel des Mitarbeitenden, der dieses ausgecheckt hat. Sie können ablesen, um welche Version es sich handelt und das Belegdatum.
Auf der rechten Seite des Fensters steht die ID_Doku, den Matchcode, Endziel und Änderungsdatum und -kürzel. Unter dem Punkt Type können Sie ablesen, um welchen Datensatztyp es sich handelt z.B. docx, excel oder pdf. Wurde der Datensatz ausgecheckt, steht im Feld „CheckedOutDate“ Datum und Uhrzeit, wann es ausgecheckt wurde und, wenn vorhanden, steht ganz unten den Belegnummer. Mit einem Klick auf Abbrechen unten rechts, schließt sich das Fenster wieder.
Mit einem Klick auf das X oben rechts können Sie das Historie-Fenster wieder schließen.
Der Datensatz, egal ob PDF, Excel oder DOCX, öffnet sich in einem neuen Fenster in der PDF-Ansicht.
Linktabelle
Sehen Sie hierüber zu welchem Modul dieser Datensatz gehört. Wurde das Dokument zu keinem Modul hinterlegt, z.B. Aufgabe, Checkliste oder Warenwirtschaft, dann ist die Linkliste leer.
Oben befinden sich drei blaue Buttons:
Mit dem einen kommen Sie zurück zur Vorschauübersicht des Datensatzes und mit dem Stift-Button können Sie die Details des Datensatzes einsehen.
Verlinken Sie diesen Datensatz mit einer anderen Adresse oder einem anderen Modul. Es öffnet sich ein neues Fenster. Wählen Sie das Modul, in dem Sie den Datensatz hinterlegen wollen aus, z.B. Aufgaben.
In einem neuen Fenster wählen Sie die Adresse aus.
Wählt anschließend die Aufgabe aus. Dabei können Sie eine oder mehrere Aufgaben durch Anklicken der Checkboxen auswählen. Besteht die entsprechende Aufgabe noch nicht, klicken Sie oben links auf +neu, um eine neue Aufgabe zu erstellen. Wie Sie neue Aufgaben erstellen und ausfüllen erfahren Sie hier. Haben Sie die Aufgabe ausgewählt, klicken Sie unten links auf OK.
Nun erscheint in der Linktabelle die Verlinkung zum Datensatz.
Links in der Tabelle können Sie, falls vorhanden, zwischen den unterschiedlichen Modulen auswählen.
Rechts finden Sie alle Datensätze zu der ausgewählten Kategorie.
Linkbaum Aufgabe
Rechts finden Sie alle Aufgaben, in denen dieser Datensatz hinterlegt wurde. Oben über die Suchleiste können Sie nach einer spezifischen Aufgabe suchen. Genauere Details sind weiter unten zu finden.
Öffnen Sie die Aufgabe in einem neuen Tab.
Unter dem Punkt „Adresse“ sehen Sie der Aufgabe zugehörigen Adresse. Über die Buttons rechts an den Feldern können Sie die Inhalte kopieren und an anderer Stelle wieder einfügen.
Es öffnet sich Google Maps und Sie können sich den Standort der Adresse ansehen.
Es öffnet sich Google Maps und Sie können sich die Route von Ihrem Standort/Firmenstandort zu der Adresse ansehen.
Unter dem Punkt „Aufgabe“ finden Sie weitere Informationen zu dieser Aufgabe, wie die ID-Nummer, Erstell- und Änderungsdatum, Kontaktmöglichkeiten, Status, Priorität und Art usw.
Falls es Aktennotizen oder Eintragungen in der ToDo-Liste gibt, erscheinen diese auch.
Linkbaum Arbeitszeiten
Rechts finden Sie alle Zeitstempeln zu dem ausgewählten Datensatz. Oben über die Suchleiste können Sie nach einem spezifischen Zeitstempel suchen oder über die Checkboxen mehrere auswählen oder alle. Genauere Details sind weiter unten zu finden. Sind die Stempel blau beschriftet, ist der Stempel noch offen. Ist er schwarz, ist er schon abgeschlossen und übergeben.
Öffnen Sie den Stempel in einem neuen Tab.
Unter den Punkt „Ausgewählt“ sehen Sie alle Benutzenden und Dauer, die zu diesem Datensatz einen Zeitstempel geführt haben. Mit dem Button „Text Kopieren“ können Sie die Angaben kopieren, um sie an anderer Stelle einzufügen. Diese Felder können nicht bearbeitet werden.
Der Punkt „Ausgewählt Gesamt“ gibt die, von allen Benutzende, gestempelte Gesamtzeit an. Dieses Feld kann nicht bearbeitet werden.
Hat ein Benutzer mehrere Stempel auf diese Aufgabe gebucht, werden diese unter dem Punkt „Einzelne Benutzer Gesamt“ zusammengerechnet. Auch diese Felder sind nicht bearbeitbar.
Unter dem letzten Punkt „Gesamt“ sehen Sie noch einmal die Gesamtzeit der Stempelungen zu dieser Aufgabe. Alle Stempelungen zu dieser Aufgabe können unter den Kopieren-Button kopiert und an anderer Stelle eingefügt werden.
Es öffnet sich ein neues Fenster mit allen Angaben zu den einzelnen Stempelungen, also Datum und Uhrzeit, Dauer, Bearbeitenden usw.
Linkbaum Warenwirtschaft
Links können Sie über die Dropdown-Pfeile die verschiedenen WaWi-Kategorien auswählen, wenn Sie nach bestimmten Warenwirtschaftsbelege suchen, z.B. Angebot oder Lieferanten Gutschrift. Nur wenn es in dem ausgewählten Datensatz auch unterschiedliche Warenwirtschaftsbelege gibt, werden diese auch angezeigt. Rechts finden Sie die Liste mit allen WaWi-Belegen. Über die obere Suchleiste können Sie nach einem bestimmten Beleg suchen.
Es öffnet sich ein neues Fenster mit Einsicht und allen Angaben zu dem ausgewählten WaWi-Beleg.
Unter dem ersten Punkt steht die Beleg-Art mit Belegnummer und -datum. Diese Felder sind nicht bearbeitbar. Die Belegnummer kann aber mit dem Kopier-Ikon kopiert und an anderer Stelle eingefügt werden.
Darunter finden Sie die Adresse, die zu dem WaWi-Beleg gehört. Diese Angaben können nicht bearbeitet aber kopiert werden.
Je nach Beleg-Art finden Sie unter der Adresse den Eingangsbeleg oder Kopftext. Der Eingangsbeleg enthält das Datum und, falls vorhanden, das entsprechende Dokument. Der Kopftext, falls beschrieben, enthält allgemeine Informationen, die für den Datensatz bzw. den Beleg relevant sind. Zu den Informationen zählen u.a. Firmennamen und Adresse des Absenders, Belegnummer und -datum, Kunden- und Lieferantennummer etc. Diese Informationen lassen sich in der Übersicht nicht überarbeiten. Dies geht nur im Modul Warenwirtschaft. Wie Sie den Kopftext einstellen können, finden Sie hier.
Unter „Position“ finden Sie den Artikel oder die Leistung, die abgerechnet werden soll oder wurde. Sie können die Artikelnummer und -bezeichnung ablesen, die bestellte Menge und deren Einheit, sowie den Einzelpreis und Gesamtsumme. Des Weiteren können Sie einsehen, ob der Artikel im Lager vorhanden ist. In welchem Status sich die einzelnen Positionen finden, erkennen Sie an der Schriftfarbe. Ist die Schrift blau, wurde sie noch nicht übergeben, ist sie grün, wurde es zum Teil übergeben. Ist die Schriftfarbe schwarz, wurde die Position komplett übergeben. Bei Rot gibt es einen Fehler.
Der „Fußtext“, falls beschrieben, enthält weitere Informationen, die nicht im Hauptteil bzw. in den Positionen passen, aber für das Dokument bzw. den Beleg relevant sind. Zu den Informationen zählen u.a. Zahlungs- und Steuerinformationen usw. Diese Informationen lassen sich in der Übersicht nicht bearbeiten. Dies geht nur im Modul Warenwirtschaft. Wie Sie den Fußtext einstellen können, finden Sie hier.
Unter „Weitere Optionen“ finden Sie außerdem Zahlungs- und Lieferbedingungen, Fälligkeitsdatum und Skontotage. Diese Felder sind in der Übersicht nicht veränderbar, sondern nur im Modul Warenwirtschaft.
Wählen Sie zwischen den verschiedenen Versionen des Datensatzes. Wurde der Datensatz aus- und wieder eingecheckt oder über das findes interne Office Dokumentenprogramm bearbeitet, erscheinen verschiedene Versionen dessen. Wählen Sie verschiedene Versionen aus und sehen Sie sich die Veränderungen im Vorschaubild an.
Laden Sie den Datensatz herunter.
Der Datensatz öffnet sich im findes internen Office, indem Sie diesen bearbeiten können. Welche Funktionen das findes interne Office hat, finden Sie hier.
Der Datensatz öffnet sich als PDF in einem neuen Fenster.