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Im Modul Dokumente finden Sie alle Datensätze (Dokumente), die Sie in findes hochgeladen haben. Seien es Bilder, PDF, Docs, Excel, Mails etc. In diesem Modul haben Sie eine Vorschau Ihrer Datensätze, könne diese einsehen, bearbeiten, neue hochladen oder zum Bearbeiten runterladen.

DMS-Tabelle

Auf der linken Seite finden Sie die Dokumenten-Tabelle. Dort sind alle, in findes hochgeladenen Datensätze zu finden. Oben links finden Sie blau hinterlegte Buttons, die im Folgenden erklärt werden:

Die Datensatztabelle wird aktualisiert.

Alle Filter und Tabelleneinstellungen werden auf die Standarteinstellung zurückgesetzt.

Ein neues Office Dokument wird in findes erstellt. Sie können zwischen Schreibdokument und Tabellenkalkulation auswählen und Ihr Dokument benennen. Wie diese Office Dokumente aussehen und wie Sie diese bearbeiten können, erfahren Sie hier.

Das Dokument öffnet sich in einem neuen Fenster in seinem ursprünglichen Dateiformat.

Rechts über der Tabelle befinden sich zwei weitere Buttons:

Über das Trichtersymbol können Sie z.B. in der Spalte ID-Matchcode nach den Datenkategorien filtern. Möchten Sie wieder alle angezeigt bekommen, wählen Sie Alle auswählen aus und bestätigen mit OK.

Spaltenauswahl: Vorgefertigte Spalten können eingefügt und herausgenommen werden. Öffnen Sie die Spaltenauswahl und ziehen Sie die ausgewählte Spalte an die gewünschte Stelle. Wurde die Spalte schon mit Informationen gefüllt, erscheinen diese direkt mit. Wollen Sie eine Spalte entfernen, ziehen Sie diese in das Fenster Spaltenauswahl zurück. Mit einem Klick auf „Abbrechen“ schließen Sie das Fenster wieder.

Unter der Tabelle sehen Sie die Anzahl Ihrer in findes befindlichen Dokumente, darunter können Sie Filter erzeugen. Welche Funktionen dies hat und wie es funktioniert, erfahren Sie hier. Unten in der Mitte können Sie zwischen den Tabellenseiten wechseln.

In der Tabelle selbst können Sie über die Trichtersymbole in den einzelnen Zeilen nach bestimmten Datensätzen oder Stichwörter filtern oder darunter unter dem Lupensymbol das Gesuchte eintragen.

Mit einem Rechtsklick auf einen Datensatz, öffnet sich ein kleines Fenster, mit verschiedenen Bearbeitungsmöglichkeiten.

Zum einem können Sie die Adresse zu diesem Datensatz ändern. Es öffnet sich ein neues Fenster mit allen Adressen. Wählen Sie mit einem Doppelklick die gewünschte Adresse aus, das Fenster schließt sich wieder, die Dokumententabelle aktualisiert sich und der Datensatz ist unter der neuen Adresse gespeichert.

Mit einem Rechtsklick können Sie das Dokument auch löschen. Es öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie bestätigen müssen, ob Sie das Dokument wirklich löschen möchten.

Gleichzeitig können Sie das Dokument auch auschecken, um es außerhalb von findes zu bearbeiten. Wie das funktioniert, erfahren Sie hier.

Sie können auch einen Link erstellen, um es im Portal freizugeben. Wie das funktioniert, erfahren Sie hier.

Mit dem Slider in der Mitte können Sie die Größe der Tabelle oder die Vorschauansicht verschieben und vergrößern und verkleinern.

Vorschauseite

Auf der rechten Seite haben Sie die Vorschau Ihres ausgewählten Datensatzes. Sie sehen entweder das Bild, bzw. das erste Bild, sollten es sich um Mehrere handeln. Ist es eine Text- oder Tabellendatei, ist nur die erste Seite einzusehen.

Oben finden Sie eine Reihe blauer Buttons, die ich im Folgenden erkläre:

Dieser Button dient dazu, wieder zur Vorschauübersicht zurückzukehren. Sind Sie in der Detailansicht oder in der Linkbaumtabelle, dann können Sie mit diesem Button wieder zurück zur Vorschau gelangen.

Schauen Sie sich die Details zu dem ausgewählten Datensatz an. Zum einem können Sie die ID-Nummer einsehen, dann wann es erstellt wurde und das Kürzel von dem Erstellenden. Diese drei Punkte lassen sich nicht bearbeiten. Der ID-Matchcode ist vorgegeben, lässt sich aber auch, durch Anklicken der Dropdown-Liste, verändern, sollte es sich bei dem Datensatz z.B. nicht um einen Lieferschein, sondern um eine Rechnung handeln. Die Belegnummer lässt sich auch bearbeiten und über das Kopier-Ikon rechts, kopieren und woanders einfügen. In der Beschreibung steht der Titel des Datensatzes und, falls schon vorausgefüllt, weitere Beschreibung zu diesem Datensatz. Ansonsten können Sie noch eine Beschreibung in das Textfeld eintragen.

Erstellen Sie ein neues Schreib- oder Tabellendokument. Es öffnet sich ein kleines Fenster und Sie können zwischen Schreibdokument (Word) und Tabellenkalkulation (Excel) wählen. Tragen Sie noch den Dateinamen ein und klicken auf OK. Es öffnet sich das ausgewählte Dokument, dass Sie beschreiben können. Klicken Sie anschließend auf das X oben rechts und Speichern Ihr Dokument. Klicken Sie links auf den Aktualisierungsbutton und das Dokument erscheint in der Tabelle.

Erstellen Sie ein neues Schreib- oder Tabellendokument. Es öffnet sich ein kleines Fenster und Sie können zwischen Schreibdokument (Word) und Tabellenkalkulation (Excel) wählen. Tragen Sie noch den Dateinamen ein und klicken auf OK. Es öffnet sich das ausgewählte Dokument, dass Sie beschreiben können. Klicken Sie anschließend auf das X oben rechts und Speichern Ihr Dokument. Klicken Sie links auf den Aktualisierungsbutton und das Dokument erscheint in der Tabelle.

Schreibdokument

Das Schreibdokument ist wie eine Light-Version von Windows Word aufgebaut, mit allen notwendigen Features.

Sie können im Tab „Startseite“ Schriftgröße, -farbe und -art einstellen. Den Versatz einstellen, Nummerierungen und Gliederungen einfügen etc. Auf der linken Seite können Sie Schritte Rückgängig machen oder Schritte wiederholen, markierte Textpassagen ausschneiden, kopieren und einfügen. Auf der rechten Seite können Sie einzelne Passagen oder Wörter als Überschrift oder Passage einstellen. Außerdem können Sie nach bestimmten Begriffen suchen und einzelne Sätze oder Wörter ersetzen.

Über den Tab „Datei“ können Sie andere Schreibdokumente öffnen und bearbeiten, das Dokument speichern, herunterladen oder ausdrucken.

Im Tab „Einfügen“ kann man Tabellenraster und Bilder von Ihrem PC, Lesezeichen und Links einfügen. Sie können Kopf und Fußzeilen erstellen und Seitenzahlen einfügen.

Über das „Seitenlayout“ können Sie die Dokumentausrichtung und -größe einstellen, genauso wie die Dokumentränder. Sie können hierüber Spalten und Umbrüche einfügen.

Im Tab „Verweise“ können Sie ein Inhaltsverzeichnis einfügen, wenn Sie Überschriften eingefügt haben. Sie können über den Punkt „Text hinzufügen“ Überschriften bzw. Ebenen einstellen. Fügen Sie in diesem Tab Beschriftungen für Bilder und Tabellen und Zahlentabellen ein.

Im letzten Tab „Ansicht“, können Sie das Horizontale Lineal über dem Text ein- und ausblenden. Sie können die Ansicht von Drucklayout (vor eingestellt) zu Standardansicht wechseln.

Haben Sie Ihr Schreibdokument fertig beschrieben, klicken Sie oben rechts auf das X und Speichern Ihr Dokument ab. Klicken Sie anschließend links auf Aktualisieren und Ihre Schreibdokument erscheint in der DMS-Tabelle.

Tabellenkalkulation

Das Tabellendokument ist eine Light-Version von Excel mit allen notwendigen Features. Unten links können Sie mehrere Sheets öffnen.

 Im Tab „Start“ können Sie, von links nach rechts, Bearbeitungsschritte rückgängig machen oder wiederholen, die Tabelle ausdrucken. Sie können markierte Passagen ausschneiden, kopieren oder einfügen. Auch hier können Sie Schriftart und Größe einstellen, den Font einstellen, Rahmen einfügen und Text-, Hintergrund- und Markierungsfarben einstellen, genauso wie Versatz, Absatz und Einzug, Zeilenumbruch und Zellen verbinden. Wählen Sie die Währung, mit der gerechnet werden soll ein und über das Ellipsenmenü können sie weitere Zahlenformate einstellen, Kommentare einfügen und löschen, sortieren und filtern, nach Wörtern suchen und das Dokument als Tabelle formatieren.

Im Tab „Einfügen“, können Sie Bilder, Diagramme und Grafiken erstellen und einfügen, genauso wie Links.

Im Tab „Formeln“ können Sie verschiedene Formeln einfügen.

Im Tab „Daten“ können Sie Ihre Tabelle alphabetisch sortieren, filtern und eine Datenprüfung durchführen.

Sie können im Tab „Überprüfen“ Kommentare einfügen, bearbeiten, löschen etc.

Das letzte Tab ist die „Ansicht“. Hier können Sie die Linien entfernen, genauso wie die Überschriften. Sie können das Fenster fixieren oder die Vollbildansicht einstellen.

Haben Sie Ihre Tabellenkalkulation fertig beschrieben, klicken Sie oben rechts auf das X und Speichern Ihr Dokument ab. Klicken Sie anschließend links auf Aktualisieren und Ihre Tabellendokument erscheint in der DMS-Tabelle.

 

Möchten Sie ein Dokument außerhalb von findes bearbeiten, muss es ausgecheckt werden. Wählen Sie dafür das Dokument aus und klicken Sie auf „Dokument auschecken“. Es öffnet sich ein Fenster mit der Frage, ob Sie das Dokument wirklich auschecken wollen. Klicken Sie auf Check-out.

Es öffnet sich ein neues kleines Fenster. Klicken Sie auf den blauen Schriftsatz „Datei über den Link herunterladen“.

Das Dokument wird aus findes heruntergeladen und ist, soweit nicht anders eingestellt, in Ihrem Download-Ordner auf Ihrem PC zu finden. Ist es ein PDF-Dokument, öffnet es sich in einem Webfenster und kann dann heruntergeladen werden. Achten Sie darauf, dass das Dokument im gleichen Ordner bleibt, in dem es auch heruntergeladen wurde, da es sonst nachher beim Einchecken nicht als das gleiche Dokument erkannt wird. Ebenfalls zu beachten ist, dass das Dokument nach Ihren Änderungen wieder in findes eingecheckt werden muss, da sonst die Änderungen verloren gehen. Klicken Sie auf das X und das kleine Fenster schließt sich wieder und Sie befinden sich im Ein-/Auscheckbereich. Welche Funktionen dieser Bereich hat und wie Sie hierüber Datensätze hoch- und herunterladen können, erfahren Sie hier.

Wenn der Datensatz unter der falschen Adresse abgelegt wurde, kann es hier unter einer anderen Adresse abgelegt werden. Mit Linksklick auf den Button öffnet sich ein neues Fenster mit allen, in findes befindlichen, Adressen. Mit einem Doppelklick auf die ausgewählte Adresse wird das Dokument verschoben. Gehört das Dokument zu keiner eingebundenen Adresse, kann in dem Fenster, über den + Neu-Button eine neue Adresse angelegt oder eine neue Person/Standort zu einer Vorhandenen hinzugefügt werden. Wie das funktioniert, erfahren Sie hier.

Stellen Sie die Berechtigung für DMS ein, d.h. welche Gruppe darf das ausgewählte Dokument bearbeiten und lesen und welche Gruppe darf nur lesen. Dabei können nicht einzelne Personen, sondern nur Gruppen ausgewählt werden, zu denen Mitarbeitenden zugeordnet werden z.B. Abteilungen. Sie können einstellen, dass eine oder mehrere Gruppen Dokumente weder bearbeiten noch lesen können. Wie Sie Mitarbeitenden Gruppen zuordnen und Gruppen erstellen können, erfahren Sie hier. Beachten Sie, dass nicht jeder die Befugnis hat, Berechtigung einzustellen.

Hier können Sie die Historie Ihres ausgewählten Dokuments einsehen. Es öffnet sich ein neues Fenster mit einer Tabelle mit allen Änderungen des Dokuments. In der Tabelle können Sie den Matchcode, Beschreibung, Änderungsdatum und auch das Check-out- und Check-in-Datum auslesen. Auch hier können Sie über die Lupenfelder und das Suchfeld Stichpunktartig nach Versionen suchen. Über die Spaltenauswahl können Sie neue Spalten hinzufügen und wieder herausnehmen. Gleichzeitig können Sie Spalten nach oben links über die Tabelle ziehen und nach dieser gruppieren. Wie diese Funktionen nutzen können, erfahren Sie hier.

Mit einem Doppelklick auf eine der Versionen, öffnet sich ein neues Fenster, mit genaueren Details zu diesem Dokument.

In den ersten Feldern können Sie Adresse, Erstelldatum und -kürzel, sowie der Source-Titel des Datensatzes ablesen. Wurde der Datensatz automatisch von findes hochgeladen, weil es ein Auftrag oder Rechnung per Mail ist, steht statt dem Kürzel „findes Service“.

Befindet sich der Datensatz momentan im Check Out oder haben Sie die Version angeklickt, die ausgecheckt wurde, ist in der Checkbox der Haken gesetzt.

In den darunterliegenden Feldern steht der Name des Datensatzes, das Kürzel des Mitarbeitenden, der dieses ausgecheckt hat. Sie können ablesen, um welche Version es sich handelt und das Belegdatum.

Auf der rechten Seite des Fensters steht die ID_Doku, den Matchcode, Endziel und Änderungsdatum und -kürzel. Unter dem Punkt Type können Sie ablesen, um welchen Datensatztyp es sich handelt z.B. docx, excel oder pdf. Wurde der Datensatz ausgecheckt, steht im Feld „CheckedOutDate“ Datum und Uhrzeit, wann es ausgecheckt wurde und, wenn vorhanden, steht ganz unten den Belegnummer. Mit einem Klick auf Abbrechen unten rechts, schließt sich das Fenster wieder.

Mit einem Klick auf das X oben rechts können Sie das Historie-Fenster wieder schließen.

Der Datensatz, egal ob PDF, Excel oder DOCX, öffnet sich in einem neuen Fenster in der PDF-Ansicht.

Linktabelle

Sehen Sie hierüber zu welchem Modul dieser Datensatz gehört. Wurde das Dokument zu keinem Modul hinterlegt, z.B. Aufgabe, Checkliste oder Warenwirtschaft, dann ist die Linkliste leer.

Oben befinden sich drei blaue Buttons:

Mit dem einen kommen Sie zurück zur Vorschauübersicht des Datensatzes und mit dem Stift-Button können Sie die Details des Datensatzes einsehen.

Verlinken Sie diesen Datensatz mit einer anderen Adresse oder einem anderen Modul. Es öffnet sich ein neues Fenster. Wählen Sie das Modul, in dem Sie den Datensatz hinterlegen wollen aus, z.B. Aufgaben.

In einem neuen Fenster wählen Sie die Adresse aus.

Wählt anschließend die Aufgabe aus. Dabei können Sie eine oder mehrere Aufgaben durch Anklicken der Checkboxen auswählen. Besteht die entsprechende Aufgabe noch nicht, klicken Sie oben links auf +neu, um eine neue Aufgabe zu erstellen. Wie Sie neue Aufgaben erstellen und ausfüllen erfahren Sie hier. Haben Sie die Aufgabe ausgewählt, klicken Sie unten links auf OK.

Nun erscheint in der Linktabelle die Verlinkung zum Datensatz.

Links in der Tabelle können Sie, falls vorhanden, zwischen den unterschiedlichen Modulen auswählen.

Rechts finden Sie alle Datensätze zu der ausgewählten Kategorie.

Linkbaum Aufgabe

Rechts finden Sie alle Aufgaben, in denen dieser Datensatz hinterlegt wurde. Oben über die Suchleiste können Sie nach einer spezifischen Aufgabe suchen. Genauere Details sind weiter unten zu finden.

Öffnen Sie die Aufgabe in einem neuen Tab.

Unter dem Punkt „Adresse“ sehen Sie der Aufgabe zugehörigen Adresse. Über die Buttons rechts an den Feldern können Sie die Inhalte kopieren und an anderer Stelle wieder einfügen.

Es öffnet sich Google Maps und Sie können sich den Standort der Adresse ansehen.

Es öffnet sich Google Maps und Sie können sich die Route von Ihrem Standort/Firmenstandort zu der Adresse ansehen.

Unter dem Punkt „Aufgabe“ finden Sie weitere Informationen zu dieser Aufgabe, wie die ID-Nummer, Erstell- und Änderungsdatum, Kontaktmöglichkeiten, Status, Priorität und Art usw.

Falls es Aktennotizen oder Eintragungen in der ToDo-Liste gibt, erscheinen diese auch.

Linkbaum Arbeitszeiten

Rechts finden Sie alle Zeitstempeln zu dem ausgewählten Datensatz. Oben über die Suchleiste können Sie nach einem spezifischen Zeitstempel suchen oder über die Checkboxen mehrere auswählen oder alle. Genauere Details sind weiter unten zu finden. Sind die Stempel blau beschriftet, ist der Stempel noch offen. Ist er schwarz, ist er schon abgeschlossen und übergeben.

Öffnen Sie den Stempel in einem neuen Tab.

Unter den Punkt „Ausgewählt“ sehen Sie alle Benutzenden und Dauer, die zu diesem Datensatz einen Zeitstempel geführt haben. Mit dem Button „Text Kopieren“ können Sie die Angaben kopieren, um sie an anderer Stelle einzufügen. Diese Felder können nicht bearbeitet werden.

Der Punkt „Ausgewählt Gesamt“ gibt die, von allen Benutzende, gestempelte Gesamtzeit an. Dieses Feld kann nicht bearbeitet werden.

Hat ein Benutzer mehrere Stempel auf diese Aufgabe gebucht, werden diese unter dem Punkt „Einzelne Benutzer Gesamt“ zusammengerechnet. Auch diese Felder sind nicht bearbeitbar.

Unter dem letzten Punkt „Gesamt“ sehen Sie noch einmal die Gesamtzeit der Stempelungen zu dieser Aufgabe. Alle Stempelungen zu dieser Aufgabe können unter den Kopieren-Button kopiert und an anderer Stelle eingefügt werden.

Es öffnet sich ein neues Fenster mit allen Angaben zu den einzelnen Stempelungen, also Datum und Uhrzeit, Dauer, Bearbeitenden usw.

Linkbaum Warenwirtschaft

Links können Sie über die Dropdown-Pfeile die verschiedenen WaWi-Kategorien auswählen, wenn Sie nach bestimmten Warenwirtschaftsbelege suchen, z.B. Angebot oder Lieferanten Gutschrift. Nur wenn es in dem ausgewählten Datensatz auch unterschiedliche Warenwirtschaftsbelege gibt, werden diese auch angezeigt. Rechts finden Sie die Liste mit allen WaWi-Belegen. Über die obere Suchleiste können Sie nach einem bestimmten Beleg suchen.

Es öffnet sich ein neues Fenster mit Einsicht und allen Angaben zu dem ausgewählten WaWi-Beleg.

Unter dem ersten Punkt steht die Beleg-Art mit Belegnummer und -datum. Diese Felder sind nicht bearbeitbar. Die Belegnummer kann aber mit dem Kopier-Ikon kopiert und an anderer Stelle eingefügt werden.

Darunter finden Sie die Adresse, die zu dem WaWi-Beleg gehört. Diese Angaben können nicht bearbeitet aber kopiert werden.

Je nach Beleg-Art finden Sie unter der Adresse den Eingangsbeleg oder Kopftext. Der Eingangsbeleg enthält das Datum und, falls vorhanden, das entsprechende Dokument. Der Kopftext, falls beschrieben, enthält allgemeine Informationen, die für den Datensatz bzw. den Beleg relevant sind. Zu den Informationen zählen u.a. Firmennamen und Adresse des Absenders, Belegnummer und -datum, Kunden- und Lieferantennummer etc. Diese Informationen lassen sich in der Übersicht nicht überarbeiten. Dies geht nur im Modul Warenwirtschaft. Wie Sie den Kopftext einstellen können, finden Sie hier.

Unter „Position“ finden Sie den Artikel oder die Leistung, die abgerechnet werden soll oder wurde. Sie können die Artikelnummer und -bezeichnung ablesen, die bestellte Menge und deren Einheit, sowie den Einzelpreis und Gesamtsumme. Des Weiteren können Sie einsehen, ob der Artikel im Lager vorhanden ist. In welchem Status sich die einzelnen Positionen finden, erkennen Sie an der Schriftfarbe. Ist die Schrift blau, wurde sie noch nicht übergeben, ist sie grün, wurde es zum Teil übergeben. Ist die Schriftfarbe schwarz, wurde die Position komplett übergeben. Bei Rot gibt es einen Fehler.

Der „Fußtext“, falls beschrieben, enthält weitere Informationen, die nicht im Hauptteil bzw. in den Positionen passen, aber für das Dokument bzw. den Beleg relevant sind. Zu den Informationen zählen u.a. Zahlungs- und Steuerinformationen usw. Diese Informationen lassen sich in der Übersicht nicht bearbeiten. Dies geht nur im Modul Warenwirtschaft. Wie Sie den Fußtext einstellen können, finden Sie hier.

Unter „Weitere Optionen“ finden Sie außerdem Zahlungs- und Lieferbedingungen, Fälligkeitsdatum und Skontotage. Diese Felder sind in der Übersicht nicht veränderbar, sondern nur im Modul Warenwirtschaft.

Wählen Sie zwischen den verschiedenen Versionen des Datensatzes. Wurde der Datensatz aus- und wieder eingecheckt oder über das findes interne Office Dokumentenprogramm bearbeitet, erscheinen verschiedene Versionen dessen. Wählen Sie verschiedene Versionen aus und sehen Sie sich die Veränderungen im Vorschaubild an.

Laden Sie den Datensatz herunter.

Der Datensatz öffnet sich im findes internen Office, indem Sie diesen bearbeiten können. Welche Funktionen das findes interne Office hat, finden Sie hier. 

Der Datensatz öffnet sich als PDF in einem neuen Fenster.

Inbox

In der Dokumenten Inbox finden Sie alle Datensätze, die in findes hochgeladen wurden, aber keiner Adresse zugeordnet und somit nicht abgelegt werden konnten. Sie können diese Dateien zu Adressen oder Mitarbeitenden ablegen und neue Datensätze hierüber in findes hochladen und später einer Adresse oder Aufgabe zuordnen.

Oben über der Datensatz-Liste sehen Sie eine Reihe von Buttons, die sich verändern, je nachdem ob Sie einen Datensatz ausgewählt haben oder nicht. Haben Sie keinen Datensatz ausgewählt, sehen die Felder folgendermaßen aus:

Erstellen Sie ein neues Verzeichnis. Es öffnet sich ein kleines Fenster, in dem Sie dem neuen Verzeichnis einen Namen geben können und anschließend auf „Erstellen“ drücken. Auf der linken Seite erscheint unter dem Verzeichnis „Dateien“ das neue Verzeichnis.

Laden Sie von Ihrem PC Datensätze in die Inbox von findes hoch. Es öffnet sich Ihr Datei Explorer. Wählen Sie Ihren Datensatz, den Sie hochladen möchten, aus und klicken unten rechts auf „Öffnen„. Ihr Datensatz wird in findes hochgeladen und erscheinen in der Liste.

Mit diesem Dropdown-Button können Sie auswählen, ob Sie Ihr Verzeichnis alphabetisch nach Namen oder Datum sortiert wird. Dabei werden die aktuellen Dateien oben angezeigt.

 

Hier können Sie einsehen, wie viele Dateien in der Inbox liegen.

Auf der rechten Seite der Datensatz-Liste befinden sich zwei weitere Ikon.

Wechseln Sie die Ansicht der Liste zwischen Listenansicht und Kachelansicht.

Aktualisieren Sie Ihre Liste

Haben Sie einen Datensatz ausgewählt, dann erscheinen folgende Buttons über der Liste:

Laden Sie den ausgewählten Datensatz auf Ihrem PC herunter. Sie finden, wenn nicht anders eingestellt, den heruntergeladenen Datensatz im Download Ordner Ihres PCs.

Verschieben Sie Ihren ausgewählten Datensatz in ein anderes Verzeichnis. Es öffnet sich ein kleines Fenster, in dem Sie das gewünschte Verzeichnis auswählen und dann unten rechts auf „Verschieben“ drücken können. Möchten Sie den Datensatz doch nicht verschieben, klicken Sie entweder unten rechts auf „Abbrechen“ oder oben rechts auf das X.

Ihr Datensatz wird in ein anderes Verzeichnis kopiert, bleibt aber auch in seinem Ordner erhalten. Es öffnet sich ein kleines Fenster und Sie können das Verzeichnis auswählen. Klicken Sie anschließend auf „kopieren„. Möchten Sie das gewünschte Verzeichnis doch nicht kopieren, klicken Sie entweder unten rechts auf „Abbrechen“ oder oben rechts auf X.

Benennen Sie den ausgewählten Datensatz um. Es öffnet sich ein kleines Fenster und Sie können den Datensatz einen neuen Namen geben. Klicken Sie anschließend unten rechts auf Speichern.

Löschen Sie den ausgewählten Datensatz aus findes. Es öffnet sich ein kleines Fenster, in dem Sie noch einmal bestätigen müssen, dass Sie diesen Datensatz wirklich löschen wollen.

Verschieben Sie den ausgewählten Datensatz einem Ihrer Mitarbeitenden zu. Wählen Sie den entsprechenden Benutzenden über die Dropdown-Liste aus und der Datensatz wird diesem zugeordnet.

Oben rechts können Sie die Auswahl aufheben. So ist kein Datensatz mehr ausgewählt und Sie haben oben in der Leiste wieder die anderen Buttons zu sehen.

In der Tabellenansicht selbst sehen Sie auf der linken Seite die Verzeichnisordner. Mit den Dropdown-Pfeilen vor den Namen der Ordner können Sie die Unterordner ein- und wieder ausblenden. Neben den einzelnen Verzeichnissen befindet sich ein Dreipunktmenü. Beim Hauptverzeichnis „Dateien“ haben Sie drei Auswahlmöglichkeiten; Sie können ein neues Verzeichnis erstellen und Dateien hierein hochladen. Ebenfalls können Sie das Verzeichnis aktualisieren.

Bei den Unterverzeichnissen haben Sie noch ein paar mehr Möglichkeiten. Auch hier können Sie ein neues Verzeichnis erstellen, Dateien darin hochladen und den Ordner aktualisieren. Aber Sie können das Verzeichnis auch umbenennen, in andere Ordner verschieben und kopieren und auch den ganzen Ordner löschen.

In der Verzeichnistabelle selbst sehen Sie alle Datensätze, die in der Inbox sind und somit keiner Adresse oder Benutzer zugeordnet sind.

Oben in der Liste stehen die Ordner, die zum Verzeichnis gehören und darunter finden sich die Datensätze, mit Namen, Datum der letzten Änderung und die Dateigröße dessen. Mit einem Klick darauf können Sie die Sortierung auf- oder absteigend einstellen.

Haben Sie einen Unterordner gewählt, dann können Sie oben links über der Tabelle mit dem nach oben gerichtetem Pfeil zurück zum Hauptordner gelangen.

Haben Sie einen Datensatz ausgewählt, wird er automatisch heruntergeladen und in Ihrem Download Ordner auf dem PC gespeichert. Mit einem Rechtsklick können Sie Ihren Datensatz umbenennen, in andere Ordner verschieben oder kopieren und auch löschen. Gleichzeitig können Sie den Datensatz auch aktualisieren und herunterladen.

Mit einem Doppelklick auf den Datensatz öffnet sich ein neues Fenster mit allen, in findes befindlichen Adressen. Wählen Sie die Adresse aus, in dem dieser abgelegt werden soll. Ist die entsprechende Adresse oder Ansprechperson nicht in findes vorhanden, können Sie über den „+ Neu-Button“ eine Neue hinterlegen. Wie das funktioniert, erfahren Sie hier.

Mit einem Doppelklick auf die gewünschte Adresse, schließt sich das kleine Fenster und ein Neues erscheint. Sie können die ID-Nummer, Erstelldatum und das Kürzel des Erstellenden ablesen, aber nicht bearbeiten. Damit findes den Datensatz zuordnen kann, müssen Sie diesem einen Matchcode zuordnen. Klicken Sie auf das Feld und wählen Sie in der Dropdown-Liste den entsprechenden Matchcode aus.

Ebenfalls können Sie die Belegnummer eintragen und eine Beschreibung hinzufügen.

Zum Schluss können Sie können Sie den Datensatz noch verlinken. Über das Feld „Service Link“ können Sie die zu verlinkende Ticketnummer entweder händisch eintippen oder über das Lupen-Symbol auswählen. Klicken Sie die Lupe, es öffnet sich ein Fenster, mit allen in findes befindlichen Tickets. Sie können über die Ikone oben rechts die Tickets so filtern, so dass Sie Ihre entsprechenden Aufgaben finden. Wählen Sie mit einem Doppelklick Ihr gewünschtes Ticket aus. Das Fenster schließt sich wieder und die Ticketnummer erscheint im „Service Link“ Fenster. Möchten Sie mehrere Tickets dem Datensatz zuweisen, dann tragen Sie diese Nummern, getrennt durch ein Komma, händisch ein.

Soll der Datensatz einem Modul zugeordnet werden, dann klicken Sie im Feld „Modul Link“ auf das blaue Plus. Es öffnet sich ein neues Fenster. Wählen Sie das gesuchte Modul aus, dann im neuen Fenster die dazugehörige Adresse bzw. Ansprechperson/Standort und anschließend die z.B. gesuchte Checkliste, indem Sie durch Anklicken der Checkbox eine, mehrere oder oben auch Alle auswählen. Klicken Sie anschließend unten links auf OK.

Haben Sie alle notwendigen Daten und Verlinkungen eingefügt, klicken Sie rechts auf Speichern. Der Datensatz ist nun neu abgelegt und nicht mehr in der Inbox-Liste.

Ganz rechts haben Sie ein Vorschaubild des ausgewählten Datensatzes. Zwischen Tabelle und Vorschaubild können Sie mit dem Slider eins von vergrößern und verkleinern.

Unten links haben Sie die Möglichkeit Dokumente abzulegen und Dateien von Ihrem PC in findes einfügen.

Wählen Sie den Datensatz aus, den Sie ablegen möchten und klicken Sie auf den grünen Button. Wurde das Dokument schon abgelegt, dann erscheint ein roter Hinweis unten im Fenster und Sie werden zu der entsprechenden Adresse weitergeleitet, in dem sich der Datensatz befindet. Wie Sie diesen Datensatz in einer anderen Adresse ablegen können, erfahren Sie hier.

Wurde der Datensatz noch nicht woanders abgelegt, dann öffnet sich, bei Klicken auf den „Dokument ablegen„-Button stattdessen ein neues Fenster, mit allen, in findes befindlichen, Adressen. Wählen Sie die Adresse, Ansprechperson oder Standort mit einem Doppelklick aus, in der der Datensatz hinterlegt werden soll.

Das Adressfenster schließt sich wieder und ein anderes findes Fenster erscheint. Ganz rechts haben Sie die Vorschau des Datensatz. Links steht die ID-Doku Nummer noch aus, und wird erst vergeben, wenn Sie alles eingetragen und unten auf Speichern gedrückt haben. Darunter finden Sie Erstelldatum und das Kürzel des Erstellenden, diese können nicht verändert werden.

 

Damit findes erkennen kann, um welche Art von Datensatz es sich handelt, muss der ID-Matchcode angegeben werden. Das ist ein Pflichtfeld, ansonsten kann der Datensatz nicht abgelegt werden. Wählen Sie über die Dropdown-Liste den Matchcode aus. Darunter können Sie, falls vorhanden, die Belegnummer eintragen und dem Datensatz eine Beschreibung hinzufügen. 

Zum Schluss können Sie können Sie den Datensatz noch verlinken. Über das Feld „Service Link“ können Sie die zu verlinkende Ticketnummer entweder händisch eintippen oder über das Lupen-Symbol auswählen. Klicken Sie die Lupe, es öffnet sich ein Fenster, mit allen in findes befindlichen Tickets. Sie können über die Ikone oben rechts die Tickets so filtern, so dass Sie Ihre entsprechenden Aufgaben finden. Wählen Sie mit einem Doppelklick Ihr gewünschtes Ticket aus. Das Fenster schließt sich wieder und die Ticketnummer erscheint im „Service Link“ Fenster. Möchten Sie mehrere Tickets dem Datensatz zuweisen, dann tragen Sie diese Nummern, getrennt durch ein Komma, händisch ein.

Soll der Datensatz einem Modul zugeordnet werden, dann klicken Sie im Feld „Modul Link“ auf das blaue Plus. Es öffnet sich ein neues Fenster. Wählen Sie das gesuchte Modul aus, dann im neuen Fenster die dazugehörige Adresse bzw. Ansprechperson/Standort und anschließend die z.B. gesuchte Checkliste, indem Sie durch Anklicken der Checkbox eine, mehrere oder oben auch Alle auswählen. Klicken Sie anschließend unten links auf OK.

Haben Sie alle notwendigen Daten und Verlinkungen eingefügt, klicken Sie rechts auf Speichern. Der Datensatz ist nun neu abgelegt und nicht mehr in der Inbox-Liste. Sollte der Datensatz trotzdem noch in der Inbox sein, kann er mit einem Rechtsklick gelöscht werden.

Wollen Sie direkt von Ihrem PC ein Dokument in findes ablegen, dann klicken Sie auf „Datei auswählen„. Es öffnet sich ihr Datei Explorer, suchen Sie sich Ihren Datensatz aus und klicken auf „Öffnen„. Das Datei Fenster schließt sich, stattdessen öffnet sich in findes das Adressfenster. Wählen Sie die Adressen, Ansprechperson oder Standort aus, an dem der Datensatz abgelegt werden soll.

Das Adressfenster schließt sich wieder und ein anderes findes Fenster erscheint. Ganz rechts haben Sie die Vorschau des Datensatz. Links steht die ID-Doku Nummer noch auf 0, und wird erst vergeben, wenn Sie alles eingetragen und unten auf Speichern gedrückt haben. Darunter finden Sie Erstelldatum und das Kürzel des Erstellenden, diese können nicht verändert werden. Damit findes erkennen kann, um welche Art von Datensatz es sich handelt, muss der ID-Matchcode angegeben werden. Das ist ein Pflichtfeld, ansonsten kann der Datensatz nicht abgelegt werden. Wählen Sie über die Dropdown-Liste den Matchcode aus. Darunter können Sie, falls vorhanden, die Belegnummer eintragen und dem Datensatz eine Beschreibung hinzufügen.  Zum Schluss können Sie können Sie den Datensatz noch verlinken. Wie das funktioniert, erfahren Sie weiter oben. Haben Sie alle notwendigen Daten und Verlinkungen eingefügt, klicken Sie rechts auf Speichern.

Anstatt über den Button „Datei auswählen“, können Sie Ihren Datensatz auch einfach neben den Button in das Textfeld „oder hierher ziehen“ schieben und die oben beschriebenen Schritte folgen, um den Datensatz abzulegen.

Haben Sie eine große Anzahl an Datensätzen, weil Sie findes neu benutzen und alle Datensätze übertragen werden müssen, dann benutzen Sie dafür den findes Auto Transfer Client. Wie Sie diesen installieren und benutzen können, erfahren Sie hier.

Check in/out

Möchten Sie ein, in findes befindliches, Dokument oder Bild bearbeiten, muss es ausgecheckt werden. Im Check in/out Bereich finden Sie alle Datensätze, die ausgecheckt und nicht wieder eingecheckt wurden. Hier können Sie Datensätze auschecken und auf Ihren PC herunterladen, bearbeiten und in findes wieder einchecken.

Oben über der Datensatz-Liste finden Sie eine Reihen Buttons, die sich verändern, je nachdem ob Sie einen Datensatz ausgewählt haben oder nicht.

Haben Sie keinen Datensatz ausgewählt, sehen die Felder folgendermaßen:

Erstellen Sie ein neues Verzeichnis. Es öffnet sich ein kleines Fenster, in dem Sie dem neuen Verzeichnis einen Namen geben können und anschließend auf „Erstellen“ drücken. Auf der linken Seite erscheint unter dem Verzeichnis „Dateien“ erscheint das neue Verzeichnis.

Laden Sie von Ihrem PC Datensätze in den Check in/out-Bereich von findes hoch. Es öffnet sich Ihr Datei Explorer. Wählen Sie Ihren Datensatz aus, den Sie hochladen möchten, aus und klicken unten rechts auf „Öffnen„. Ihr Datensatz wird in findes hochgeladen und erscheint in der Liste.

Auf der rechten Seite der Datensatz-Liste befinden sich zwei weitere Ikone.

Wechseln Sie die Ansicht der Liste zwischen Listenansicht und Kachelansicht.

Aktualisieren Sie Ihre Liste.

Haben Sie einen Datensatz ausgewählt, dann erscheinen folgende Buttons über der Liste:

Laden Sie den ausgewählten Datensatz auf Ihrem PC herunter. Sie finden, wenn nicht anders eingestellt, den heruntergeladenen Datensatz im Download Ordner Ihres PCs.

Verschieben Sie Ihren ausgewählten Datensatz in ein anderes Verzeichnis. Es öffnet sich ein kleines Fenster, in dem Sie das gewünschte Verzeichnis auswählen und dann unten rechts auf „Verschieben“ drücken. Möchten Sie den Datensatz doch nicht verschieben, klicken Sie entweder unten rechts auf „Abbrechen“ oder oben rechts auf das X.

Ihr Datensatz wird in ein anderes Verzeichnis kopiert, bleibt aber auch in seinem Ordner erhalten. Es öffnet sich ein kleines Fenster und Sie können das Verzeichnis auswählen. Klicken Sie anschließend auf „kopieren„. Möchten Sie das gewünschte Verzeichnis doch nicht kopieren, klicken Sie entweder unten rechts auf „Abbrechen“ oder oben rechts auf X.

Benennen Sie den ausgewählten Datensatz um. Es öffnet sich ein kleines Fenster und Sie können den Datensatz umbenennen. Klicken Sie anschließend unten rechts auf Speichern.

Löschen Sie den ausgewählten Datensatz aus findes. Es öffnet sich ein kleines Fenster, in dem Sie noch einmal bestätigen müssen, dass Sie diesen Datensatz wirklich löschen wollen.

Oben rechts können Sie die Auswahl aufheben. So ist kein Datensatz mehr ausgewählt und Sie haben oben in der Leiste wieder die anderen Buttons zu sehen.

In der Tabellenansicht selbst sehen Sie auf der linken Seite die Verzeichnisordner. Mit den Dropdown-Pfeilen vor den Namen der Ordner können Sie die Unterordner ein- und wieder ausblenden. Neben den einzelnen Verzeichnissen befindet sich ein Dreipunktmenü. Beim Hauptverzeichnis „Dateien“ haben Sie drei Auswahlmöglichkeiten; Sie können ein neues Verzeichnis erstellen und Dateien hierein hochladen. Ebenfalls können Sie das Verzeichnis aktualisieren.

Bei den Unterverzeichnissen haben Sie noch ein paar mehr Möglichkeiten. Auch hier können Sie ein neues Verzeichnis erstellen und Dateien darin hochladen und den Ordner aktualisieren. Aber Sie können das Verzeichnis umbenennen, in andere Ordner verschieben und kopieren und auch den ganzen Ordner löschen.

In der Verzeichnistabelle selbst sehen Sie alle Datensätze, die im Check in/out-Bereich sind und wieder eingecheckt werden müssen.

Oben in der Liste stehen die Ordner, die zum Verzeichnis gehören und darunter finden sich die Datensätze, mit Namen, Datum der letzten Änderung und die Dateigröße dessen. Mit einem Klick darauf können Sie die Sortierung auf- oder absteigend einstellen.

Haben Sie einen Unterordner gewählt, dann können Sie oben links über der Tabelle mit dem nach oben gerichtetem Pfeil zurück zum Hauptordner gelangen.

Haben Sie einen Datensatz ausgewählt, wird er automatisch heruntergeladen und in Ihrem Download Ordner gespeichert. Mit einem Rechtsklick können Sie Ihren Datensatz umbenennen, in andere Ordner verschieben oder kopieren und auch löschen. Gleichzeitig können Sie den Datensatz auch aktualisieren und herunterladen.

Mit einem Doppelklick auf das Dokument öffnet sich ein kleines Fenster. Klicken Sie auf den blauen Schriftsatz „Datei über den Link herunterladen„. Das Dokument wird aus findes heruntergeladen und ist, soweit nicht anders eingestellt, in Ihrem Download-Ordner auf Ihrem PC zu finden. Achten Sie darauf, dass das Dokument im gleichen Ordner bleibt, wo es auch heruntergeladen wurde, da es sonst nachher beim Einchecken nicht als das gleiche Dokument erkannt wird. Ebenfalls zu beachten ist, dass das Dokument nach Ihren Änderungen wieder in findes eingecheckt werden muss, da sonst die Änderungen verloren gehen. Klicken Sie auf das X und das Fenster schließt sich wieder.

Ganz rechts haben Sie ein Vorschaubild des ausgewählten Datensatzes. Zwischen Tabelle und Vorschaubild können Sie mit dem Slider ein vergrößern und verkleinern.

Unten links haben Sie die Möglichkeit Datensätze wieder einzuchecken. Wählen Sie den Datensatz aus der Liste aus, den Sie wieder einchecken wollen und klicken anschließend auf „Dokument einchecken“ und der Datensatz mit seinen Änderungen erscheint unter der dazugehörigen Adresse.

DMS-Export

Im DMS-Export können Sie, nach Matchcode und Datum sortierte Datensätze exportieren und als ZIP-Ordner auf Ihrem PC speichern.

In der Tabelle finden Sie alle Exporte ganzer Datensätze, mit ID-Nummer, dem Kürzel des Angelegten und wann es angelegt wurde. Daneben befindet sich der Zeitraum in denen die ausgewählten Dokumente erstellt/hochgeladen wurden. Sie können einsehen wie viele Datensätze exportiert wurden und welchen Matchcode sie haben. Wurden sie in einem Verzeichnis hinterlegt, steht dieses auch da.

Wie bei allen anderen Tabellen, können Sie mit dem Trichtersymbol genauer filtern, mit dem Suchfeld in den einzelnen Spalten und rechts über der Tabelle können Sie nach genaueren Exporten suchen. Links neben dem Suchfeld auf der rechten Seite befindet sich die Spaltenauswahl. Unten links können Sie Filter erzeugen, wie das Funktioniert erfahren Sie hier.

Möchten Sie mehrere Datensätze aus einem gewissen Zeitraum aus findes exportieren, wählen Sie zunächst den Matchcode aus und dann den Zeitraum aus, in denen die Datensätze hochgeladen/erstellt wurden. Zum Schluss können Sie noch auswählen, ob Sie auch die Datensätze exportieren wollen, die schon einmal exportiert wurden. Klicken Sie dafür die Checkbox an.

Anschließend klicken Sie auf Export. Je nachdem, um wie viele Datensätze es sich handelt, kann es etwas länger dauern, bis alles exportiert und in einer ZIP-Datei in Ihrem Download-Ordner zu finden ist.

Volltext-Suche

Mit der Volltextsuche können Sie gezielt nach einzelnen Wörtern oder Sätzen in Dokumenten suchen. Geben Sie z.B. das Wort Inhalt in die Suchleiste ein und drücken Enter oder daneben auf den Suchen-Button, dann bekommen Sie in der Tabelle alle Dokumente angezeigt, in denen das Wort vorkommt. Haben Sie mehrere Begriffe, nach denen Sie suchen, könne Sie diese auch nacheinander eintragen. Möchten Sie gezielt nach einem Satz suchen, dann setzen Sie diesen in Anführungszeichen, z.B. „Eine Software mit vielen Tools für alle Bereiche in Ihrem Unternehmen“. So bekommen Sie genau das Dokument angezeigt, nach deren Inhalt Sie gesucht haben. Setzen Sie Ihren Satz nicht in Anführungszeichen, dann werden nach den einzelnen Wörtern gesucht und Sie bekommen eine größere Anzahl an Suchergebnissen und müssen sich durch diese durcharbeiten, bis Sie Ihr gesuchtes Dokument finden.

Beispiel: Wortsuche

Beispiel: Satzsuche

Volltexttabelle

In der Tabelle können Sie die ID-Nummer, Dateityp und Matchcode ablesen. Außerdem stehen dort Erstell- und Änderungsdatum und, falls ausgefüllt, die Beschreibung des Dokuments. Wie bei allen findes Tabellen, können Sie in allen Spalten über das Trichtersymbol genauer filtern und über die Lupenfelder noch über die Begriffseingabe suchen.

Gleichzeitig können Sie einzelne Spalten in das Textfeld über der Tabelle ziehen, um nach einzelnen Spalten zu gruppieren.

Vorschauansicht

Auf der rechten Seite sehen Sie Vorschau des ausgewählten Datensatzes. Sie sehen entweder das Bild, bzw. das erste Bild, sollten es sich um Mehrere handeln. Ist es eine Text- oder Tabellendatei, ist nur die erste Seite einzusehen.

Über der Vorschau befinden sich eine Reihe blau hinterlegter Buttons:

Dieser Button dient dazu, wieder zur Vorschauübersicht zurückzukehren. Sind Sie in der Detailansicht oder in der Linkbaumtabelle, dann können Sie mit diesem Button wieder zurück zur Vorschau gelangen.

Schauen Sie sich die Details zu dem ausgewählten Datensatz an. Zum einem können Sie die ID-Nummer einsehen, dann wann es erstellt wurde und das Kürzel des Erstellenden. Diese drei Punkte lassen sich nicht bearbeiten. Der ID-Matchcode ist vorgegeben, lässt sich aber auch, durch Anklicken de Dropdown-Liste verändern, sollte es sich bei dem Datensatz z.B. nicht um einen Lieferschein, sondern um eine Rechnung handeln. Die Belegnummer lässt sich auch bearbeiten und über das Kopier-Ikon rechts, kopieren und woanders einfügen. In der Beschreibung steht der Titel des Datensatzes und, falls schon vorausgefüllt, weitere Beschreibungen zu diesem Datensatz. Ansonsten können Sie noch eine Beschreibung in das Textfeld eintragen. Die Änderungen werden automatisch gespeichert.

Stellen Sie die Berechtigung für DMS ein, d.h. welche Gruppe darf das ausgewählte Dokument bearbeiten und lesen und welche Gruppe darf nur lesen. Dabei können nicht einzelne Personen, sondern nur Gruppen ausgewählt werden, zu denen Mitarbeitenden zugeordnet werden z.B. Abteilungen. Sie können einstellen, dass eine oder mehrere Gruppen Dokumente weder bearbeiten noch lesen können. Wie Sie Mitarbeitenden Gruppen zuordnen und Gruppen erstellen können, erfahren Sie hier. Beachten Sie, dass nicht jeder die Befugnis hat, Berechtigung einzustellen.

Hier können Sie die Historie Ihres ausgewählten Dokuments einsehen. Es öffnet sich ein neues Fenster mit einer Tabelle mit allen Änderungen des Dokuments (falls vorhanden). In der Tabelle können Sie den Matchcode, Beschreibung, Änderungsdatum und auch das Check-out- und Check-in Datum auslesen. Mit einem Doppelklick auf eine der Versionen, öffnet sich ein neues Fenster, mit genaueren Details zu diesem Dokument, wie diese aussehen und welche Funktionen diese haben, erfahren Sie hier.

Der Datensatz, egal ob PDF, Excel oder DOCX, öffnet sich in einem neuen Fenster in der PDF-Ansicht.

Sehen Sie hierüber zu welchem Modul dieser Datensatz gehört. Wurde das Dokument zu keinem Modul hinterlegt, z.B. Aufgabe, Checklist oder Warenwirtschaft, dann ist die Linkliste leer. Wie die Linkliste aussieht und welche Funktionen und Informationen sie bereithält, erfahren Sie hier.

Wählen Sie zwischen den verschiedenen Versionen des Datensatzes. Wurde der Datensatz aus- und wieder eingecheckt oder über das findes interne Office Dokumentenprogramm bearbeitet, erscheinen verschiedene Versionen dessen. Wählen Sie verschiedene Versionen aus und sehen Sie sich die Veränderungen im Vorschaubild an.

Laden Sie den Datensatz herunter.

Der Datensatz öffnet sich als PDF in einem neuen Fenster.

Gesendete E-Mails

Hier finden Sie alle über das findes System gesendeten E-Mails. In der Tabelle können Sie einsehen, wann die Mail erstellt wurde, von welchem Nutzenden oder vom System und an welche Nutzende Sie gesendet wurden. Rechts finden Sie eine Vorschau der Mail. Hierbei handelt es sich nicht um Mails, die Ihre Mitarbeitenden über Ihre Mail Programme versendet bzw. empfangen haben. Hier werden nur findes Systemmails angezeigt, z.B. bei Urlaubsanträgen, Krankmeldungen, wenn Dokumente falsch abgelegt wurde oder Erinnerungsmails zu einem Termin oder einem Ticket.

E-Mail-Tabelle

Über der Tabelle finden Sie zwei blau hinterlegte Buttons:

Aktualisieren Sie die Mail-Tabelle

Setzen Sie Ihre Tabelleneinstellungen auf Standard zurück.

Zwischen den Buttons und der Tabelle können Sie einzelne Spalten der Tabelle reinziehen, um sie zu gruppieren. Ziehen Sie z.B. die Spalte „Von“ in das Textfeld und nun sind die findes Systemmails nach Ihren Absendern gruppiert und Sie können über die Dropdown-Pfeile vor den Namen die einzelnen Mails einsehen. 

 

Rechts über der Tabelle befindet sich eine Suchleiste, in der Sie gezielt suchen können. Daneben befinden sich zwei Ikone:

Exportieren Sie die Mail-Tabelle in eine Excel Tabelle.

Vorgefertigte Spalten können eingefügt und herausgezogen werden. Öffnen Sie die Spaltenauswahl und ziehen Sie die ausgewählte Spalte an die gewünschte Stelle. Wurde die Spalte schon mit Informationen gefüllt, erscheinen diese direkt mit. Wollen Sie eine Spalte entfernen, ziehen Sie diese in das Fenster Spaltenauswahl zurück. Mit einem Klick auf Abbrechen schließen Sie das Fenster wieder.

In der Tabelle selbst steht in der ersten Spalte das Datum, wann die Mail generiert wurde, daneben stehen Name und Mailadresse des Benutzenden, der die Systemmail erzeugt hat, weil er z.B. einen Urlaubsantrag gestellt hat. Ebenfalls können Sie ablesen, an welche Benutzenden die Systemmail gesendet wurden, mit Namen und Mailadresse. Bei manchen Systemmails steht in der An-Spalte nur ein Benutzender, bei anderen stehen Mehrere. Je nachdem ob ein Ticket mehrere Benutzenden oder einer Gruppe zugeordnet wurde oder nicht.

Über die Trichtersymbole können Sie weiter filtern. In den anderen, mit der Lupe gekennzeichneten Spalten, können Sie den gesuchten Begriff oder Datum direkt eingeben, um Ihr Suchergebnis zu erhalten. Auch hier können Sie links unter der Tabelle Filter erzeugen, wie das Funktioniert erfahren Sie hier. Rechts unter der Tabelle können Sie zwischen den Tabellenseiten weiterblättern, falls es mehrere Seiten gibt.

Vorschauansicht

Auf der rechten Seite haben Sie eine Vorschau der findes Servicemails.

Oben befinden sich zwei blaue Buttons:

Laden Sie die ausgewählte Servicemail herunter und öffnen Sie diese im Programm Ihrer Wahl (am besten in einem Mail-Programm, z.B. Outlook).

Sehen Sie hierüber zu welchem Modul diese Systemmail gehört, falls sie verlinkt wurde. Wenn nicht, ist die Liste leer. Wie die Linkliste aussieht und welche Funktionen und Informationen sie bereithält, erfahren Sie hier.

Über dem Vorschaufenster steht noch einmal, von wem die Servicemail generiert wurde, mit Namen und Mailadresse. Dabei kann es auch sein, dass diese Mail direkt vom findes Service selbst kommt. Darunter finden Sie die Empfänger der Servicemail. Dabei kann es sich um einen Benutzenden oder mehrere handeln. Das dritte Fenster ist der Betreff der Servicemail, die zumeist den gleichen Namen trägt: „Service-Modul“.  

In der Vorschau selbst können Sie ablesen, um welche Servicemail es sich handelt. Sie können die Service ID ablesen, die gleich der Ticket ID-Nummer ist. Darunter können Sie, wenn es einen gibt, den Kunden ablesen, bzw. die Benutzenden, sowie die Ansprechperson mit den Kontaktmöglichkeiten. Handelt es sich um eine vom findes Service generierte Mail, bleibt dieses Feld leer. Wie im Modul Aufgaben, können Sie hier auch ablesen, in welchem Status sich das Ticket befindet, welche Service-Art und welche Priorität sie hat, wann und von wem sie erstellt und ggf. geändert wurde. Unter dem Punkt „Service für“ können Sie ablesen für wenn das Ticket bestimmt ist. Handelt es sich nur um einen Benutzenden, steht dessen Kürzel da, handelt es sich um mehrere, die einer Gruppe zugeordnet sind, steht da z.B. GF oder Admin. Unter dem Punkt Betreff können Sie ablesen um welche Art von Ticket bzw. Servicemail es sich handelt, z.B. Dokument konnte nicht abgelegt werden, Anfrage zur Änderung einer Stempelung etc.

Darunter sind ein oder mehrere Eintragungen und Änderungen zu diesem Ticket zu finden. Das oberste Ticket ist immer das Aktuelle. Sie können die ID-Nummer des Eintrags ablesen, das Erstell- und Änderungsdatum, sowie das Kürzel des Erstellenden bzw. Bearbeiters. Wurde ein Betreff eingetragen, steht er dort, ansonsten finden Sie im Punkt „Inhalt“ weitere Informationen zu dem Ticket, z.B. Bei Stempeländerungen, um welche Zeiten es sich handelt und warum und ob die Änderung schon genehmigt, abgelehnt wurde oder sich noch in Bearbeitung befindet.