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Adressen Filterung erzeugen
Filter erzeugen
Unten links findet sich der Punkt „Filter erzeugen„. Möchten Sie in der Adressliste nach mehreren Punkten filtern, oder nach bestimmten Angaben suchen, benutzen Sie diese Funktion.
Es öffnet sich ein neues Fenster. Oben findet sich eine Spalte mit rot hinterlegtem Und und einem grünen Plus.
Bedingungen hinzufügen
Klicken Sie auf das Plus und Sie können zwischen „Bedingungen hinzufügen“ und „Gruppe hinzufügen“ wählen. Zuerst einmal wählen Sie „Bedingungen hinzufügen“ aus. Es erscheinen eine Reihe Werte, die Sie über eine Dropdown-Liste auswählen können (Beispiele folgen weiter unten).
Wählen Sie zuerst das Feld aus, indem Sie filtern wollen, dann den Operator und zum Schluss geben Sie noch Ihren Wert in der Combobox ein:
Klicken Sie unten rechts auf OK und Ihre Adressliste wird nach diesen Angaben gefiltert. Unten links finden Sie auch Ihre angegebene Filterung und Sie können über die Checkbox den Haken entfernen und die Filterung ist ausgesetzt. Setzen Sie den Haken wieder, ist die Filterung wieder aktiv. Rechts unten können Sie Ihre Filterung wieder zurücksetzen. In welchen Spalten gefiltert wurde, sehen Sie an den nun blau gefärbten Trichtersymbolen.
Möchten Sie noch eine weitere Bedingung einfügen, dann klicken Sie wieder auf das grüne Plus und wählen wieder Bedingung hinzufügen aus. Eine neue Werteinheit erscheint unter der Ersten. Wählen Sie wieder Ihre Bedingungen aus.
Klicken Sie unten rechts auf OK und Ihre Adressliste wird nach diesen Angaben gefiltert. So können Sie auch noch weitere Bedingungen eingeben, um noch genauer zu filtern. Unten links finden Sie auch Ihre angegebene Filterung und Sie können über die Checkbox den Haken entfernen und die Filterung ist ausgesetzt. Setzen Sie den Haken wieder, ist die Filterung wieder aktiv. Rechts unten können Sie Ihre Filterung wieder zurücksetzen. In welchen Spalten gefiltert wurde, sehen Sie an den nun blau gefärbten Trichtersymbolen.
Auswahlfeld:
Im Auswahlfeld sind alle Spalten aufgeführt, die Sie bei der Adresse einstellen können, z.B. Name, Adresse, Tel.-Nummer, Erstellt am, Geburtstag u.v.m.
Operator:
Beim Operator können Sie eingeben, ob der eingegebene Wert im Auswahlfeld enthalten oder nicht enthalten ist, ob es mit dem Wert beginnt oder endet, ob es gleich oder ungleich dem Wert ist, u.v.m.
Werteingabe:
Schreiben Sie Ihren Begriff, Namen oder Datum in die Werteingabe.
Filter-Operatoren:
Haben Sie mehrere Bedingungen eingefügt, dann ist automatisch eingestellt, dass nach Und gefiltert wird, also wird z.B. nach dem Vornamen Tine und einer PLZ gefiltert, die eine 2 enthält. Sind beide Bedingungen in einer Adresse erfüllt, erscheint diese, ist dies nicht gegeben, bleibt die Adressliste leer.
Klickt man auf das Und können weitere Optionen gewählt werden.
Wählt man Oder aus mit den gleichen Bedingungen wie oben, dann wird danach gefiltert, ob es eine Adresse, mit dem Vornamen Tine oder eine Adresse, in der in der PLZ die Zahl 2 enthalten ist.
Wählt man „Nicht Und“ aus und hat z.B. die Bedingungen Nachname „Schneider“ und Straße ist leer ausgewählt, und ist beides in einem Adressdatensatz gegeben, wird dieser ausgeblendet. Sind diese beiden Bedingungen in einem Adressdatensatz nicht gegeben, wird nichts ausgeblendet.
Wählt man „Nicht Oder“ aus und man geht von vorherigem Beispiel aus, werden alle mit dem Nachnamen Schneider oder wenn die Spalte Straße leer, also nicht ausgefüllt, ist ausgeblendet. Dabei muss nur eins in einem Adressdatensatz gegeben sein, um es auszublenden.
Gruppe hinzufügen:
Wollen Sie eine neue Filterung erzeugen, die nicht den gleichen Filter-Operator hat, wie die vorangegangenen Bedingungen. Haben Sie z.B. mehrere Adressdatensätze mit dem gleichen Nachnamen und der gleichen PLZ, dann können Sie eine neue Gruppe hinzufügen und geben den Operator „Nicht Und“ ein, fügen Sie eine neue Bedingung hinzu und geben z.B. Name 1 enthält PCN. Dann verschwinden alle Adressdatensätze die in Name 1 PCN enthalten.
Vorlagen erstellen und löschen:
Nutzen Sie diese Filterung öfters mit den gleichen Operatoren und Werten, können Sie diese als Vorlage speichern. Stellen Sie Ihre Filterung zusammen und geben unten in die Combobox „Auswählen“ einen Namen für Ihre Filterung ein, in diesem Beispiel „Test“. Drücken Sie daneben auf Speichern. Sie können Ihre Vorlagen unter der Combobox „Auswählen“ raussuchen. Möchten Sie eine Vorlage wieder löschen, wählen Sie diese aus und drücken auf Löschen.
Adressen Grundlagen
Adressen
Im Modul Adresse finden Sie alle Kunden- und Kontaktdaten. Sei es Adresse, Ansprechperson oder Kommunikationskanäle, hier haben Sie alles Informationen auf einen Blick – für Vertrieb, Service und Management.
Gleichzeitig bietet Ihnen das Adressmodul eine nahtlose Verknüpfung zu anderen Modulen wie Aufgaben, Ticketsystem, Datensätzen und Projekten und bietet damit auch eine lückenlose Dokumentation von E-Mails, Telefonaten, Meetings und Notizen – zentral im Kundenprofil. Finden Sie immer alle Aufträge, Lieferscheine, Angebote etc. direkt im Kundenprofil und automatische Benachrichtigungen und Follow-ups helfen Ihnen bei einer effizienten Kundenbetreuung.
Da findes über den Webbrowser oder über die App aufgerufen wird, haben Sie die Möglichkeit Ihre Adressdaten jederzeit und überall aufrufen zu können.
Im Folgenden finden Sie Hilfestellungen und Anweisungen für das Modul Adresse, wie finden Sie bestimmte Adressen und die dazugehörigen Datensätze, wie bearbeite ich eine Adresse oder wie erstelle ich eine Neue, inklusive Ansprechpersonen und Standorten.
Grundlagen
In Adressen finden Sie Ihre Adressdatenbank mit allen eingefügten Kunden, Lieferanten und Mitarbeitenden. Diese können Sie direkt in findes selbst verwalten; d.h. neue Kontaktdaten erstellen, bereits Vorhandene bearbeiten, inaktiv stellen oder löschen.
Bei Erstanwendung können Sie über ein Tool Adressen von bereits vorhandenen Datenbanken und Software importieren. Welches Tool dafür verwendet werden kann und wie es funktioniert finden Sie hier.
Hauptadressen sind in fetter Schrift hinterlegt, alle dazugehörigen Unteradressen, wie Mitarbeitende und Zweitstellen, sind in normaler Schriftdicke hinterlegt. Beides ist miteinander verknüpft und auf einen Blick einsehbar.
Sie können sowohl in der oberen Suchleiste als auch in der Adresssuchleiste rechts, nach Firmennamen, Nachnamen etc. suchen und bekommen Ihr Suchergebnis direkt angezeigt. Ebenfalls können Sie in den Lupenfeldern der einzelnen Spalten suchen.
Bearbeitungsfelder
Oben links finden Sie blau hinterlegte Buttons, die im Folgenden erklärt werden:
Die Adressliste wird, mit einem Klick darauf, aktualisiert.
Neue Adressen, Personen und Standorte werden hinzugefügt. Wie das genau funktioniert, wird hier erklärt.
Die ausgewählte Adresse wird gelöscht. Wie das genau funktioniert, wird hier erklärt.
Alle Filter und Tabellenfelder werden auf die Standardeinstellung zurückgesetzt.
Auf der rechten Seite befinden sich zwei weitere Buttons:
Alle Adressdaten werden nach Excel exportiert.
Spaltenauswahl: vorgefertigte Spalten können eingefügt und herausgenommen werden. Öffnen Sie die Spaltenauswahl und ziehen Sie die ausgewählte Spalte an die gewünschte Stelle. Wurde die Spalte schon mit Informationen gefüllt, erscheinen diese direkt mit. Wollen Sie eine Spalte entfernen, ziehen Sie diese in das Fenster Spaltenauswahl. Mit einem Klick auf das x schließen Sie das Fenster wieder.
Rechts oben ist die Checkbox Inaktive. Ist diese nicht ausgefüllt, können Sie die inaktiv gestellten Adressen nicht sehen. Ist der Haken gesetzt, sind die Inaktiven auch sichtbar und orange hervorgehoben. Wie Sie Adressen inaktiv stellen können, finden Sie hier.
Adressen gruppieren
Möchten Sie Ihre Adressen nach einer bestimmten Gruppierung durchsuchen, ziehen Sie die entsprechende Spalte, z.B. Straße, auf das Textfeld zwischen den blau hinterlegten Buttons und Tabelle. Nun erscheinen alle Straßennamen in alphabetischer Reihenfolge. Mit dem Pfeil, neben dem Wort Straße können Sie sich die Straßennamen in alphabetischer oder nicht alphabetischer Reihenfolge sortieren.
Mit einem Klick auf das Trichtersymbol können Sie weiter filtern. Möchten Sie nur bestimmte Straßennamen angezeigt bekommen, dann wählen Sie diese mit einem Klick auf das Kästchen aus und bestätigen mit OK. Möchten Sie wieder alle angezeigt bekommen, wählen Sie Alles auswählen aus und bestätigen mit OK.
Klicken Sie auf die Dropdown-Liste und es werden alle Personen und Objekte, die zu dieser Straße angelegt wurden, eingeblendet. Durch einen Doppelklick auf die jeweilige Adresse, öffnet sich diese. Möchten Sie die Filterung wieder rückgängig machen, ziehen Sie die Spalte wieder zurück an ihre vorherige Stelle.
In allen Spalten, soweit diese ausgewählt wurde, kann mit einem Klick auf den Pfeil alphabetisch oder nicht alphabetisch sortiert werden. Außerdem kann in jeder Spalte über das Trichtersymbol nach bestimmten Namen, Nummern oder Leerwerten gefiltert werden. Möchten Sie wieder alle angezeigt bekommen, wählen Sie Alles auswählen aus und bestätigen Sie mit OK.