In dem Bereich Ausgangsbelege können Sie Belege für Ware und Leistungen an Kunden erstellen und verrechnen. Vom Angebot bis zur Rechnung haben Sie hier alles auf einen Blick. Hier können Sie auch Gutschriften, Verträge, Offene Posten und Mahnungen verwalten. Im Folgenden finden Sie die einzelnen Punkte erklärt und darunter ein Fallbeispiel, vom Erstellen eines Angebots, über das Erstellen des Lieferscheins und das Versenden der Rechnung.
In „Angebote“ finden Sie alle in findes erstellten Angebote in einer Tabelle. Anhand der Schriftfarbe können Sie ablesen, ob diese schon an den nächsten Schritt übergeben wurden oder nicht. Alle Tabellen in den folgenden Abschnitten sind gleich aufgebaut, da sie immer mit den gleichen Positionen und Leistungen arbeiten.
Oben links finden Sie eine Reihe blau hinterlegter Buttons, die im Folgenden erklärt werden.
Aktualisieren Sie die Tabelle.
Erstellen Sie einen neuen Beleg. Es öffnen sich die Belegdetails. Die Belegnummer und -Datum sind schon ausgefüllt. Wählen Sie, über das Lupenfeld, die Adresse des Kunden aus. Welche Angaben Sie noch eintragen können und wie die Belegdetails aussehen, erfahren Sie hier.
Wählen Sie einen Beleg aus, den Sie kopieren möchten und klicken auf den Button. Es öffnet sich ein kleines Fenster, in dem Sie gefragt werden, ob Sie eine neue Version von dem Beleg erstellen möchten oder eine neue Belegnummer vergeben möchten.
Wählen Sie neue Version erstellen, dann öffnet sich der Beleg, alle Angaben sind gleich dem Original, nur das Datum ist das Aktuelle und die Beleg-Nummer hat am Ende eine Ziffer dazu bekommen, um die Kopie erkennen zu können. Erstellen Sie weitere Kopien dieses Belegs, steigt diese letzte Ziffer.
Wählen Sie neue Belegnummer erstellen, dann öffnet sich der Beleg, alle Angaben sind gleich, nur das Datum ist das Aktuelle und die Belegnummer ist eine Neue. Beleg-Nummern werden immer in steigender Reihenfolge vergeben. Wie Sie die Ziffernvergabe einstellen können, erfahren Sie hier.
Setzen Sie die Tabellenfelder und Filter auf Standardeinstellung zurück.
Drucken und Versenden Sie den Beleg an den Kunden. Klicken Sie auf den Button und links in der Tabelle erscheinen Auswahlkästchen. Klicken Sie die entsprechenden Kästchen an, von dessen Belegen Sie einen Druck haben möchten. Oben in der Tabelle können Sie auch alle Auswählen. Klicken Sie anschließend auf den Drucken Button. Im folgenden Fenster können Sie oben links Ihre Druckvorlage auswählen. Diese gilt dann für alle hier ausgewählten Belege. Wie Sie Druckvorlagen erstellen können, erfahren Sie hier.
In der Tabelle selbst können Sie noch einstellen, ob einfach nur eine Druckvorlage erstellt werden soll oder ob der Beleg auch direkt per E-Mail an den Kunden versendet werden soll. Klicken Sie dafür die Anklickkästchen in der Spalte: „E-Mail“ an. Ist in dieser Spalte keine oder eine falsche Adresse hinterlegt sein, klicken Sie in das Feld rein und tragen Sie die Mailadresse ein. Sollte bei einem Kunden mehrere Mailadressen hinterlegt sein, dann erscheinen diese bei Anklicken des Feldes. Möchten Sie einen Beleg doch nicht drucken wollen, klicken Sie rechts in der Tabelle auf das Mülltonnen-Ikon und er wird aus dieser Tabelle gelöscht.
Klicken Sie auf „Senden/Drucken“. Es öffnet sich ein Vorschaufenster mit dem Beleg. Oben rechts haben Sie die Möglichkeit, diesen Beleg in DMS abzulegen, eine PDF-Datei daraus zu erstellen oder diesen noch einmal als E-Mail zu versenden.
Wurde zu dem Beleg schon ein Dokument zugeordnet oder der Beleg als Dokument erstellt, dann erscheint dieser in der PDF-Vorschau in einem eigenen Fenster.
Rechts können Sie einstellen, wer die Berechtigung hat, Belege zu erstellen und zu bearbeiten, oder wer sie nur einsehen kann. Dabei können Sie nicht einzelnen Benutzenden die Berechtigung erteilen, sondern immer nur Gruppen, in die die Benutzenden eingeteilt sind. Sie können unten links auch allen Gruppen die Berechtigung für beides geben oder entziehen. Klicken Sie anschließend auf Speichern und Ihre Änderungen werden angewendet. Beachten Sie, dass nicht jedem Benutzende diese Funktion zur Verfügung steht.
Rechts über der Tabelle befinden sich zwei weitere Ikone:
Exportieren Sie die Tabelle nach Excel.
Mit der Spaltenauswahl können Sie neue Spalten in die Tabelle einfügen und nicht benötigte herausnehmen. Ziehen Sie die gesuchte Spalte aus der Liste an die gewünschte Stelle in der Tabelle oder ziehen Sie die Spalte aus der Tabelle in die Spaltenauswahlliste. Klicken Sie anschließend auf Abbrechen, um das Fenster wieder zu schließen.
In der Suchleiste daneben können Sie durch Begriffseingabe gezielt nach Belegen suchen.
In der Tabelle selbst sehen Sie links die Belegnummer. Je nach Einstellungen und Beleg-Art sind die ersten Stellen unterschiedlich (AN für Angebot, AU für Auftrag, RE für Rechnung usw.). Daneben steht das Erstelldatum des Belegs und Name und Adresse des Kunden befinden sich in den anderen Spalten. Am Ende der Tabelle befindet sich noch der Nettogesamtbetrag des jeweiligen Belegs, ganz unten finden Sie die Summe aller Belege in dieser Tabelle. Neben dem Nettogesamtbetrag befindet sich noch das Mülltonen-Ikon, womit Sie den Beleg löschen können. Es öffnet sich ein kleines Fenster, in dem Sie das Löschen des Belegs bestätigten, müssen. Wollen Sie den Beleg doch nicht löschen, klicken Sie auf Nein.
Wie in jeder Tabelle in findes, können Sie über die Trichtersymbole in jeder Spalte genauer filtern. Unter jeder Spaltenüberschrift befindet sich eine Suchspalte, in der Sie ebenfalls gezielt suchen können. Unten links in der Tabelle finden Sie die Funktion Filter erzeugen, welche Funktionen diese Anwendung hat, erfahren Sie hier.
Die einzelnen Belege sind in unterschiedlichen Schriftfarben dargestellt, die jeweils unterschiedliche Bedeutungen haben:
Ist der Beleg blau, dann wurde er noch nicht übergeben, d.h. ein Angebot wurde erstellt und dann den Kunden übergeben, dieser hat es aber noch nicht angenommen und somit wurde der Beleg noch nicht als Auftrag oder Lieferschein übergeben.
Sind nur Teile des Belegs übergeben worden, dann ist er grün. Wurden in einem Angebot zum Beispiel, mehrere Positionen aufgelistet, der Kunde möchte aber nicht alle, können Sie auch nur die gewünschten Positionen in einen Auftrag oder Lieferschein übergeben, ohne ein neues Angebot erstellen zu müssen. Die Positionen, die nicht genommen wurden, bleiben dann in der Angebots-Tabelle und sind grün beschriftet.
Der Beleg wurde komplett übergeben, d.h. bei einem Angebot wurden alle Positionen vom Kunden angenommen und der Beleg wurde als Auftrag oder Lieferschein übergeben.
Darunter finden Sie eine Tabelle mit allen Positionen, die zu Ihrem ausgewählten Beleg gehören. In der ersten Spalte können Sie ablesen in welcher Reihenfolge die Positionen nachher in der Druckvorlage angeordnet sind, dann welcher Type diese Position ist, die „Artikelnummer“ und daneben die „Artikel Bezeichnung“, wie viele dieser Artikel im Lager sind oder nicht. Ist der Punkt in der Spalte „Bestand“ grün, dann ist die Position noch auf Lager und davor können Sie ablesen, wie viele. Ist er rot, dann befinden sich keine mehr im Lager. Ist das Feld leer, dann handelt es sich um keinen Lagerartikel und die Spalte davor ist ebenfalls leer. Unter der Spalte „Einzelpreis“ sehen Sie den Preis des einzelnen Artikels, sind im Beleg mehrere von einer Ware, steht der zusammengerechnete Nettopreis rechts in der Tabelle. Ist die Schriftfarbe bei den Preisen rot, dann ist der angegebene Verkaufspreis niedriger oder gleich dem Einkaufspreis und es kann kein Gewinn erzielt werden. Nach dem Einzelpreis befinden sich noch die Spalten „Menge“ und „Mengeneinheit“, also wird die Position z.B. in Stückzahlen, Volumen oder Zeit angegeben. Und ganz rechts steht der Nettogesamtwert der Artikel.
Auch hier sind die Positionen farblich angegeben, ob sie nicht, teilweise oder komplett übergeben wurden.
