In dem Bereich Eingangsbelege können Sie Bestellungen für Ihr Unternehmen tätigen, Wareneingänge und Umlagerungen verwalten, sowie Eingangsrechnungen bearbeiten. Von der Bestellung bis zur Rechnung haben Sie hier alles auf einen Blick. Im Folgenden finden Sie die einzelnen Punkte erklärt und darunter ein Fallbeispiel, vom Erstellen einer Bestellung, über den Wareneingang bis zum Bezahlen der Rechnung.
In „Bestellung“ finden Sie alle von Ihnen in findes erstellen Bestellungen (Belege) in einer Tabelle. Anhand der Schriftfarbe können Sie ablesen, ob diese schon an den Wareneingang übergeben wurde oder nicht. Alle Tabellen in den folgenden Abschnitten sind gleich aufgebaut, da sie immer mit den gleichen Positionen arbeiten.
Oben links finden Sie eine Reihe blau hinterlegter Buttons, die im Folgenden erklärt werden.
Aktualisieren Sie die Tabelle.
Erstellen Sie eine neue Bestellung. Es öffnen sich die Bestelldetails. Die Belegnummer und das -Datum sind schon ausgefüllt. Wählen Sie, über das Lupenfeld, die Adresse des Lieferanten aus. Welche Angaben Sie noch eintragen können und wie die Belegangaben aussehen, erfahren Sie hier.
Wählen Sie einen Beleg aus, den Sie kopieren möchten und klicken auf den Button. Es öffnet sich ein kleines Fenster, in dem Sie gefragt werden, ob Sie eine neue Version von dem Beleg erstellen möchten oder eine neue Belegnummer vergeben möchten.
Wählen Sie neue Version erstellen aus, dann öffnet sich die Bestellung, alle Angaben sind gleich dem Original, nur das Datum ist das Aktuelle und die Bestellnummer hat am Ende eine Ziffer dazu bekommen, um die Kopie erkennen zu können. Erstellen Sie weitere Kopien dieser Bestellung, steigt diese letzte Ziffer.
Wählen Sie neue Belegnummer erstellen, dann öffnet sich die Bestellung, alle Angaben sind gleich, nur das Datum ist das Aktuelle und die Belegnummer ist eine Neue. Beleg-Nummern werden immer in aufsteigender Reihenfolge vergeben. Wie Sie die Ziffernvergabe einstellen können, erfahren Sie hier.
Setzen Sie die Tabellenfelder und Filter auf Standardeinstellungen zurück.
Drucken und Versenden Sie die Bestellung an den Lieferanten. Klicken Sie auf den Button und links in der Tabelle erscheinen Auswahlkästchen. Klicken Sie die entsprechenden Kästchen an, von dessen Bestellungen Sie einen Druck haben möchten. Oben in der Tabelle können Sie auch alle Auswählen. Unten finden Sie die Positionstabelle. Haben Sie eine Bestellung angeklickt, erscheint unten der Artikel, mit Bezeichnung, Preis und Menge etc. Klicken Sie anschließend auf den Drucken Button. Im folgenden Fenster können Sie oben links Ihre Druckvorlage auswählen. Diese gilt dann für alle hier ausgewählten Bestellungen. Wie Sie Druckvorlagen erstellen können, erfahren Sie hier.
In der Tabelle selbst können Sie noch einstellen, ob einfach nur eine Druckvorlage erstellt werden soll oder ob der Beleg auch direkt per E-Mail an den Kunden versendet werden soll. Klicken Sie dafür die Anklickkästchen in der Spalte: „E-Mail“ an. Ist in dieser Spalte keine oder eine falsche Adresse hinterlegt sein, klicken Sie in das Feld rein und tragen Sie die Mailadresse ein. Sollte bei einem Lieferanten mehrere Mailadressen hinterlegt sein, dann erscheinen diese bei Anklicken des Feldes. Möchten Sie eine Bestellung doch nicht drucken wollen, klicken Sie rechts in der Tabelle auf das Mülltonnen-Ikon und sie wird aus dieser Tabelle gelöscht.
Klicken Sie auf „Senden/Drucken„. Es öffnet sich ein Vorschaufenster mit der Bestellung. Oben rechts haben Sie die Möglichkeit, diese Bestellung in DMS abzulegen, eine PDF-Datei daraus zu erstellen oder diesen noch einmal als E-Mail zu versenden.
Wurde zu der Bestellung schon ein Dokument zugeordnet oder der Beleg als Dokument erstellt, dann erscheint dieser in der PDF-Vorschau in einem eigenen Fenster.
Rechts können Sie einstellen, wer die Berechtigung hat, Bestellungen zu erstellen und zu bearbeiten, oder wer sie nur einsehen kann. Dabei können Sie nicht einzelnen Benutzenden die Berechtigung erteilen, sondern immer nur Gruppen, in die die Benutzenden eingeteilt sind. Sie können unten links auch allen Gruppen die Berechtigung für beides geben oder entziehen. Klicken Sie anschließend auf Speichern und Ihre Änderungen werden angewendet. Beachten Sie, dass nicht jedem Benutzende diese Funktion zur Verfügung steht.
Rechts über der Tabelle befinden sich zwei weitere Ikone:
Exportieren Sie die Tabelle nach Excel.
Mit der Spaltenauswahl können Sie neue Spalten in die Tabelle einfügen und nicht benötigte herausnehmen. Ziehen Sie die gesuchte Spalte aus der Liste an die gewünschte Stelle in der Tabelle oder ziehen Sie die Spalte aus der Tabelle in die Spaltenauswahlliste. Klicken Sie anschließend auf Abbrechen, um das Fenster wieder zu schließen.
In der Suchleiste daneben können Sie durch Begriffseingabe gezielt nach Belegen suchen.
In der Tabelle selbst sehen Sie links die Belegnummer (Bestellnummer). Je nach Einstellungen und Beleg-Art sind die ersten Stellen unterschiedlich (BE für Bestellung, WE für Wareneingang, UM für Umlagerung). Daneben steht das Erstelldatum des Belegs und Name und Adresse des Lieferanten befinden sich in den anderen Spalten. Am Ende der Tabelle befindet sich noch der Nettogesamtbetrag der jeweiligen Bestellung, ganz unten finden Sie die Summe alle Belege in der Tabelle. Neben dem Nettogesamtbetrag befindet sich noch das Mülltonnen-Ikon, womit Sie die Bestellung löschen können. Es öffnet sich ein kleines Fenster, in dem Sie das Löschen des Belegs bestätigen, müssen. Wollen Sie den Beleg doch nicht löschen, klicken Sie auf Nein.
Wie in jeder Tabelle in findes, können Sie über die Trichtersymbole in jeder Spalte genauer filtern. Unter der Spaltenüberschrift befindet sich eine Suchspalte, in der Sie ebenfalls gezielt suchen können. Unten links in der Tabelle finden Sie die Funktion Filter erzeugen, welche Funktionen diese Anwendung hat, erfahren Sie hier.
Die einzelnen Bestellungen sind in unterschiedlichen Schriftfarben dargestellt, die jeweils unterschiedlichen Bedeutung haben:
Ist der Beleg blau, dann wurde er noch nicht übergeben, d.h. die Bestellung wurde erstellt und an den Lieferanten übergeben, die Ware wurde aber noch nicht geliefert und daher nicht an den Wareneingang übergeben.
Sind nur Teile der Bestellung übergeben worden, dann ist er grün. Wurden in einer Bestellung mehrere Positionen bestellt, aber nur ein Teil schon geliefert, können Sie diese schon mal an den Wareneingang übergeben. Die Positionen, die noch nicht geliefert wurden, bleiben in der Tabelle der Bestellungen und sind grün beschriftet.
Die Bestellung wurde komplett übergeben, d.h. bei einer Bestellung wurden alle Positionen geliefert und an den Wareneingang oder die Umlagerung übergeben.
Darunter finden Sie eine Tabelle mit allen Positionen, die zu Ihrem ausgewählten Beleg gehören. In der ersten Spalte können Sie ablesen in welcher Reihenfolge die Positionen nachher in der Druckvorlage angeordnet sind, dann welcher Typ diese Position ist, die „Artikelnummer“ und daneben die „Artikel Bezeichnung„, wie viele dieser Artikel noch auf Lager sind oder nicht. Ist der Punkt in der Spalte „Bestand“ grün, dann ist die Position noch auf Lager und davor können Sie ablesen, wie viele. Ist er rot, dann befinden sich keine mehr im Lager. Ist das Feld leer, dann handelt es sich um keinen Lagerartikel und die Spalte davor ist ebenfalls leer. Unter der Spalte „Einzelpreis“ sehen Sie den Preis des einzelnen Artikels, sind in der Bestellung mehrere von einer Position, steht der zusammengerechnete Nettopreis rechts in der Tabelle. Nach dem Einzelpreis befinden sich noch die Spalten „Menge“ und „Mengeneinheit„, also wird die Position z.B. in Stückzahlen, Volumen oder Meter angegeben. Und ganz rechts steht der Nettogesamtwert der Positionen.
Auch hier sind die Positionen farblich angegeben, ob sie nicht, teilweise oder komplett übergeben wurden.
Mit einem Doppelklick auf den Beleg öffnen sich die Belegdetails. Oben links finden Sie eine Reihe blauer Buttons, die im Folgenden erklärt werden:
Aktualisieren Sie die Belegdetails.
Gehen Sie zurück zur Belegtabelle.
Erstellen Sie einen neuen Bestellbeleg. Wie dieser aufgebaut ist und Sie damit arbeiten können, erfahren Sie weiter unten.
Kopieren Sie den Beleg. Es öffnet sich ein kleines Fenster, in dem Sie gefragt werden, ob Sie eine neue Version von dem Beleg erstellen oder eine neue Belegnummer vergeben möchten.
Wählen Sie neue Version erstellen, öffnet sich der Beleg, alle Angaben sind gleich dem Original, nur das Datum ist das Aktuelle und die Belegnummer hat am Ende eine Ziffer dazu bekommen, um die Kopie erkennen zu können. Erstellen Sie weitere Kopien dieses Belegs, steigert sich diese letzte Ziffer.
Wählen sie neue Belegnummer erstellen, dann öffnet sich der Beleg, alle Angaben sind gleich, nur das Datum ist das Aktuelle und die Belegnummer ist eine Neue. Belegnummern werden immer in steigender Reihenfolge vergeben. Wie Sie die Ziffernvergabe einstellen können, erfahren Sie hier.
Setzen Sie die Tabellenfelder und Filter auf Standardeinstellung zurück.
Erstellen Sie eine PDF-Datei zum Abspeichern, versenden per Mail oder ausdrucken. Es öffnet sich ein kleines Fenster, in dem Sie, durch das Anklicken der Dropdown-Liste auswählen können, mit welcher Vorlage der Beleg erstellt werden sollte. Mit Anklicken der Checkboxen wird der Beleg in DMS abgelegt. Klicken Sie anschließend auf OK.
In einem neuen Tab öffnet sich der Beleg in PDF. Oben rechts können Sie den Beleg ausdrucken, eine PDF erstellen, die auf Ihrem PC gespeichert wird und per Mail versenden.
Möchten Sie den Beleg als E-Mail versenden, öffnet sich ein findes internes Mail Fenster. Oben im „Von„-Feld steht die E-Mail-Adresse des Benutzenden. In das „An„-Feld können Sie entweder die Mail-Adresse des Empfängers händisch eingeben oder über die Dropdown Funktion die hinterlegte Mailadresse auswählen. Das Gleiche können Sie auch mit dem CC machen. Im „Betreff“ steht die Belegnummer. Im Textfeld können Sie Ihre Nachricht hinterlassen oder einen Mustertext auswählen. Wählen Sie durch Anklicken der Checkboxen aus, ob der Beleg und die Mail in DMS abgelegt wird. Darunter können Sie Dateien, die in dem Beleg hinterlegt wurden an die Mail anhängen. Ist ein Datensatz, den Sie anhängen möchten, nicht in findes hinterlegt, dann können Sie die Datei einfach unten links in das Fenster ziehen oder über den Button „Datei auswählen“ einfügen. Dabei öffnet sich der Datei Explorer Ihres PCs. Suchen Sie den gewünschten Datensatz aus und klicken unten rechts auf „Öffnen„. Möchten Sie die Mail versenden, klicken Sie unten rechts auf Senden. Sie selbst bekommen auch die Mail zugesendet.
Haben Sie vorher nicht ausgewählt, den Beleg in DMS abzulegen, können Sie dies hier nachholen. Klicken Sie einfach auf den Button und der Beleg wird automatisch in DMS abgelegt.
Übergeben Sie den Beleg an die nächste Stelle. Es öffnet sich ein Fenster mit den Positionen des Belegs. Sie können auswählen, an welche Stelle der Beleg übergeben werden soll. Automatisch ist der nächste Schritt in der Reihenfolge ausgewählt, durch Anklicken der Dropdown-Liste können Sie einen der anderen Punkte auswählen.
In der Tabelle sehen Sie alle Positionen, die zu diesem Beleg hinzugefügt wurden. Mit den Anklickkästchen in der ersten Tabellenspalte können Sie die Positionen abwählen, falls diese noch nicht angekommen sind und daher nicht übernommen werden können. In der Tabelle finden Sie alle weiteren Informationen, die Sie auch in der Übersicht haben; „Position„, „Positions-Typ„, „Artikelnummer“ und „Bezeichnung„, dann den „Einzelpreis“ und „Netto„-preis. Ebenfalls können Sie ablesen, ob es sich bei den Positionen um Lagerartikel handeln und ob diese auf Lager sind. Ist der Punkt grün, ist dieser Artikel auf Lager, ist er rot, ist er nicht auf Lager, ist kein Punkt in der Spalte, handelt es sich nicht um einen Lagerartikel. Daneben sind noch die „Mengen„-Angaben der jeweiligen Positionen und deren Einheit, also Stückzahl, Meterware oder Volumen, als Beispiele.
Manche Artikel haben eine Seriennummer, bzw. an manche Artikel kann eine Seriennummer vergeben werden. Möchten Sie eine Position mit Seriennummer in einen Wareneingang oder Umlagerung übergeben, müssen Sie diese angeben. So kann der entsprechende Artikel im Verkauf wiedergefunden werden, im Fall einer Reklamation oder Reparatur. Haben Sie keine Seriennummern angegeben, kann der Beleg nicht übergeben werden. Klicken Sie auf das Lupen-Ikon in der Zeile. Es öffnet sich ein Fenster mit allen Seriennummern, die dieser Position zugeordnet wurde. Sie können auch mehrere auswählen, wenn Sie von dieser Position mehrere haben. Ebenfalls können Sie auch oben links über den Button „Seriennummern Erstellen“ Neue erstellen. Es öffnet sich ein neues Fenster mit neuen Seriennummern, klicken Sie unten rechts auf OK und die Seriennummern werden in die Tabelle übernommen. Sie können Seriennummern auch wieder aus der Zeile entfernen, in dem Sie auf das jeweilige X klicken.
Unten rechts können Sie die Nettosumme aller Positionen ablesen. Unter der Tabelle können Sie, durch Anklicken der Checkboxen auswählen, ob Kopf- und/oder Fußtext mit in dem folgenden Beleg übernommen werden sollen. Haben Sie alles ausgewählt, klicken Sie oben links auf „Beleg Übergeben„.
Möchten Sie einen Auftrag aus den Ausgangsbelegen übernehmen, da die bestellte Position für den Auftrag bestimmt ist, klicken Sie auf „Beleg übernehmen„. In der nun erscheinenden Tabelle finden Sie alle noch nicht oder nur teilweise übergebene Aufträge, Sie können die Belegnummer und -Datum und Adressdaten des Kunden ablesen, genauso wie der Gesamtnettobetrag des jeweiligen Auftrags. Haben Sie ein Angebot angeklickt, erscheint unten in der Positionstabelle die jeweils dazugehörende Positionen, so können Sie dem Bestellbeleg den richtigen Auftrag zugeordnet.
Ganz links in der Tabelle können Sie durch Anklicken der Checkboxen den Auftrag auswählen, der in die Bestellung übernommen werden soll. Sie können auch mehrere Aufträge auswählen. Klicken Sie anschließend auf „Beleg übernehmen„.
Sie werden weitergeleitet und in der folgenden Tabelle sind die zur Bestellung und Auftrag zugehörigen Positionen. In der Spalte „Menge“ können Sie die Menge der Positionen noch einmal bearbeiten. Wählen Sie links durch die Checkboxen alle Positionen ab, die nicht in die Bestellung übernommen werden sollen und klicken oben links auf „Beleg übernehmen„. Sie kommen zurück zu den Belegdetails und die ausgewählten Positionen sind in der Positionstabelle zu finden.
Sehen Sie hierüber mit welchen Modulen der Bestellbeleg verknüpft ist. Wurde der Beleg zu keinem Modul abgelegt, z.B. Aufgaben, Arbeitszeiten, findes E-Mail usw. ist die Linktabelle leer.
Oben befinden sich drei Buttons:
Kehren Sie zurück zur Detailübersicht.
Fügen Sie neue Links zu diesem Beleg hinzu. Es öffnet sich ein neues Fenster. Wählen Sie das Modul aus, mit dem Sie den Beleg verlinken möchten. In einem neuen Fenster wählen Sie die Adresse aus und anschließend den Datensatz. Dabei können Sie einen oder mehrere durch Anklicken der Checkboxen auswählen. Klicken Sie danach unten links auf OK. Nun erscheint in der Linktabelle die Verlinkung zu diesem Beleg.
Mit dem Drop Zone-Button können Sie Datensätze (Dokumente, Bilder etc.) von Ihrem PC in den Beleg nach findes hochladen. Klicken Sie auf den Button, wählen Sie im neuen Fenster Ihren Datensatz aus und klicken auf Öffnen. Sie können auch Ihren Datensatz einfach auf den Drop Zone-Button ziehen und es damit in findes hochladen. Der Datensatz wird hochgeladen und Sie werden zur Inbox des Moduls Dokumente weitergeleitet. Rechts haben Sie ein Vorschaubild und links geben Sie den Matchcode an und fügen noch die Belegnummer und Beschreibung hinzu. Welche Einstellungen Sie noch hier hervor nehmen können, erfahren Sie hier. Klicken Sie anschließend auf Speichern und Ihr Datensatz ist abgespeichert.
Links in der Tabelle können Sie zwischen den unterschiedlichen Modulen auswählen. Rechts finden Sie alle Datensätze zu der ausgewählten Kategorie. Auf beiden Seiten können Sie in der Suchleiste nach verlinkten Datensätze suchen. Ganz rechts können Sie die Tabellenansicht wechseln. Wie die einzelnen Kategorien in der Linktabelle aussehen und was Sie darin ablesen können, erfahren Sie hier.
Öffnen Sie das zuletzt hinterlegte Dokument. Es öffnet sich ein kleines PDF-Vorschaufenster. Oben links sehen Sie die ID-Nummer des Datensatzes, rechts können Sie das Fenster und somit auch das Dokument festsetzen, um es z.B. mit anderen Belegen vergleichen zu können. Öffnen Sie einen neuen Datensatz/Beleg und dieser wird in einem separaten PDF-Fenster angezeigt.
Laden Sie aus dem DMS einen vorhandenen Datensatz hoch. Es öffnet sich ein Fenster mit allen in Ihrem findes befindlichen Adressen. Wählen Sie die Gesuchte aus und in einem neuen Fenster erscheinen alle, der Adresse zugeordneten, Datensätze. Wählen Sie den gewünschten Datensatz mit einem Doppelklick oder mit einem Linksklick und einem Klick auf OK aus. Das Fenster schließt sich und der Datensatz ist jetzt mit Ihrer Bestellung verknüpft. Gehen Sie jetzt auf Dokument öffnen, erscheint dieses in der PDF-Ansicht.
Laden Sie Datensätze (Dokumente, Bilder etc.) von Ihrem PC in findes hoch. Wie das genau funktioniert, erfahren Sie hier.
Die Belegangaben sind in allen Punkten der Ausgangs- und Eingangsbelege gleich aufgebaut. Lediglich die „Belegnummern“ unterscheiden sich, an den Anfangsbuchstaben (BE für Bestellung, WE für Wareneingang usw.). Sie können die Darstellung der Belegnummern selbst einstellen, und so auch dem Jahr entsprechend anpassen (z.B. BE 0000000008 oder BE 2025-008). Wie das funktioniert, erfahren Sie hier. Die Belegnummer lässt sich durch den Kopier-Button kopieren und an anderer Stelle wieder einfügen. Das „Beleg-Datum“ zeigt an, wann der Beleg erstellt wurde, kann aber nachträglich noch angepasst werden. Entweder durch händische Eingabe, indem Sie in das Feld klicken, oder über das Kalender-Ikon rechts in dem Feld.
Unter dem Punkt „Adresse“ finden Sie die Adressangaben des zur Bestellung verknüpften Lieferanten. Die Person-ID ist nicht veränderbar, da sie an die Adresse gebunden ist. Über das Lupenfeld können Sie die Adresse ändern. Es öffnet sich ein neues Fenster mit allen, in findes befindlichen Adressen. Wählen Sie die gewünschte Lieferantenadresse mit einem Doppelklick aus, das Fenster schließt sich wieder und die Angaben werden in den Belegdetails angepasst.
Neben der Person-ID steht die Kundennummer (Lieferantennummer). Darunter befinden sich die Adressangaben; Name, Straße, PLZ etc. Haben Sie eine Ansprechperson ausgewählt oder ist die Adresse mit einer Person verknüpft, steht dessen Name ebenfalls in den Feldern. Alle Feldinhalte lassen sich kopieren und an anderer Stelle einfügen.
Wurde die Bestellung mit einem Ticket verknüpft, finden Sie rechts unter dem Punkt „Daten“ in der letzten Zeile das Feld Ticket-ID, die ID-Nummer der Aufgabe.
Des Weiteren haben Sie die Möglichkeit die Fremdbeleg-Angaben des Lieferanten einzutragen, da z.B. der Lieferant eine andere Bestell- bzw. Belegnummer hat als in findes, oder es noch einen Zwischenlieferanten mit einer anderen Belegnummer gibt. So können Sie die Belegnummer des externen Lieferanten in das Feld „Fremd Beleg Nummer“ eintragen, genauso wie das Datum des Fremdbelegs. In dem Feld „Kostenstelle“ können Sie die Kosten bzw. den Beleg einem bestimmten Bereich zuordnen, z.B. Material, Fertigung, Vertrieb, Verwaltung.
Die folgenden „Frei Felder“ bieten Ihnen die Möglichkeit zusätzlich Informationen einzufügen. Im Feld „Freier Text“ können Sie noch ergänzende Beschreibungen oder Informationen zu dem Fremdbeleg eintragen, genauso wie in dem Feld „Freie Zahl„. Ein zusätzliches Datum können Sie in das Feld „Freies Datum“ eintragen, z.B. wann der Fremdbeleg rausgeschickt wurde. Klicken Sie den Auswahlkasten „Freies Kennzeichen“ an, damit die Angaben in dem nächsten Beleg mit übernommen werden. Diese Angaben werden im Kundenbeleg nicht angezeigt und dienen nur Ihrer Verwaltung.
Ist der Beleg eingegangen, tragen Sie das Datum in dieses Feld ein, entweder händisch oder über das Kalender-Ikon rechts im Feld. Automatisch ist das Erstelldatum des Bestellbelegs eingetragen. In dem Feld „Dokument“ finden Sie, falls schon erstellt, den Beleg als PDF. Im Feld steht die Datensatznummer und mit einem Klick auf das Dokument-Ikon, öffnet sich das Dokument in einem kleinen Tab.
In der Tabelle „Positionen“ finden Sie alle Artikel, Waren und Zeitstempel, die zu diesem Beleg hinzugefügt wurden. Hier können Sie Positionen einfügen, bearbeiten und löschen. Beachten Sie dabei, wurde der Beleg schon als Bestellung an den Lieferanten versendet und Sie bearbeiten die Positionstabelle, weil Sie eine Position löschen, hinzufügen oder die Menge verändern, dann müssen Sie diesen nochmals an den Lieferanten versenden, da Änderungen nicht automatisch versendet werden.
Anhand der Schriftfarben erkennen Sie, ob ein Fehler vorliegt, die Position schon komplett, nur teilweise oder noch gar nicht übergeben wurde.
Fügen Sie eine neue Position hinzu. Es öffnet sich ein Fenster in der Sie alles eintragen können. Oben links können Sie die „Position-Type“ einstellen. Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil und wählen Sie den Typ aus.
Darunter finden Sie das Feld „Position Text“ mit der nächsten folgenden Zahl. Ist es der erste Artikel des Belegs, dann steht dort die 1, alle weiteren Positionen bekommen die darauffolgende Nummerierung. Sie können eine andere Zahl eintragen, diese wird aber nicht übernommen.
In dem Feld „Artikelnummer“ können Sie diese entweder händisch eintragen, wenn Sie diese auswendig kennen oder über das Lupenfeld aus Ihrer Artikelliste heraussuchen. Klicken Sie auf das Lupenfeld, es öffnet sich ein neues Fenster mit allen in findes befindlichen Artikeln. Wählen Sie den gesuchten Artikel mit einem Doppelklick aus, das Fenster schließt sich wieder und die oberen Felder werden mit allen Artikelangaben ausgefüllt; die „Artikelnummer“ ist eingetragen und ein grüner Haken neben dem Lupenfeld zeigt an, dass die Artikelnummer in findes vorhanden ist, dass ist vor allem wichtig, wenn Sie die Artikelnummer händisch eintragen.
Wurde die Herstellernummer eingetragen, steht diese im Feld neben der findes internen Artikelnummer. Darunter befinden sich die „Artikelbezeichnung“ und den „Artikel-Zusatz„, falls ausgefüllt, genauso wie eine genauere Beschreibung des Artikels in dem Feld „Artikel Langtext“. Über den Lupenbutton, rechts neben dem Feld, können Sie auch vorgefertigte Mustertexte einfügen. Wie das funktioniert, erfahren Sie hier.
Darunter befindet sich der „Einzelpreis“ des Artikels, daneben die „Mengenangabe„, die Sie mit den Up- und Down-Pfeilen anpassen können und die „Mengeneinheit„, die automatisch voreingestellt ist, können diese aber über die Dropdown-Liste umstellen. Im letzten Feld in dieser Reihe ist der „Nettopreis“ aller Mengen eingetragen. Darunter befindet sich ein Freifeld in der Sie noch interne Bemerkungen einfügen können, die nachher im Beleg nicht angezeigt werden.
Möchten Sie eine Änderung an dem Artikel vornehmen, der nicht nur für diese Position gilt, sondern dauerhaft geändert werden soll, dann klicken Sie oben rechts auf den Artikel-Button. Es öffnet sich ein neuer Tab in Ihrem Browser und Sie werden direkt im Modul Warenwirtschaft in die Kategorie „Artikel“ weitergeleitet. In dem neuen Tab öffnet sich ein Fenster mit den Artikelangaben. Welche Angaben Sie hier bearbeiten können und welche Einstellungen noch vorgenommen werden können, erfahren Sie hier. Haben Sie alle Änderungen vorgenommen, dann klicken Sie unten rechts auf Speichern und die Änderungen werden übernommen. Möchten Sie die Änderungen verwerfen, klicken Sie auf Abbrechen. Wechseln Sie anschließend wieder in den anderen Tab und klicken auf den Lupen-Button im Feld „Artikelnummer“ und wählen Ihren Artikel noch einmal aus, um die Änderungen in diese Position zu übernehmen.
Unter dem Punkt „Rabatt“ können Sie den Rabatt für diesen Artikel einstellen. Beachten Sie hierbei, dass der Lieferant diesen Rabatt nicht übernehmen muss bzw. Sie vorher überprüfen sollten, ob der Lieferant für diesen Artikel/Position Ihnen einen Rabatt gibt. Ansonsten füllen Sie diesen Punkt nicht aus. Unter dem Feld „Rabatt Vorlage“ können Sie aus vorgefertigten Vorlagen einen Rabatt auswählen oder die Prozente direkt in dem Feld „Rabattprozente“ eintragen. Der Nettopreis reduziert sich automatisch nach Eingabe.
Mit den darunterliegenden Checkboxen können Sie entscheiden, ob der Artikel Skonto- und/oder Rabattfähig ist. Beachten Sie hierbei, dass nicht alle Positionen Skonto- oder Rabattfähig sind.
Unter dem Punkt „Finanzbuchhaltung“ finden Sie zum einem den „Steuercode“ für den Artikel. Wurde er bei der Artikelerstellung schon eingefügt, ist er in dem Feld schon vorgegeben, kann aber über die Dropdown-Funktion verändert werden.
Der SKR03 Steuerrahmen ist in findes eingebunden und so können Sie im Feld daneben das „FIBU-Konto“ auswählen. Wie beim Steuercode ist dieses meist auch schon mit der 3400 für Wareneingang vorausgefüllt. Über den Lupenbutton im Feld können Sie andere Konten auswählen. Es öffnet sich ein Fenster mit allen in findes eingebundenen FIBU-Konten. Über die Suchleisten in den jeweiligen Spalten können Sie nach dem richtigen Konto suchen und mit einem Doppelklick einfügen oder tragen Sie die Nummer händisch in das Feld ein.
Im letzten Feld können Sie noch die „Kostenstelle“ für den Artikel angeben. Entweder ist diese schon vorgegeben oder Sie wählen ihn über das Dropdown-Menü aus. Es muss aber keine Kostenstelle ausgewählt werden.
Unter dem Punkt „Einkaufspreise“ finden Sie den Wert des letzten Einkaufspreises und daneben jeweils den kleinsten, mittleren und größten Einkaufspreis, um diese miteinander vergleichen und ggf. den Einzelpreis oben anzupassen. Wurde der Artikel bisher nur einmal eingekauft oder hat sich der Preis noch nie verändert, steht in allen vier Felder der gleiche Betrag. Diese Felder lassen sich in diesem Fenster nicht bearbeiten, sondern nur unter dem Punkt Artikel.
Unter dem Punkt „Sonstiges“ finden Sie, wenn ausgefüllt, eine URL, die zu dem Artikelbild des Lieferanten führt. Dieses Fenster ist meist ausgefüllt, wenn Sie findes mit externen Artikeldatenbanken wie z.B. EGIS verknüpft haben. Wie das funktioniert, erfahren Sie hier.
Haben Sie alles eingetragen, klicken Sie unten rechts auf Speichern und die neue Position erscheint in der Tabelle.
Neben dem Neu-Button können Sie die Tabelle nach Excel exportieren und neue Spalten in die Tabelle einfügen und andere herausnehmen. Wie das funktioniert, erfahren Sie hier.
In der Tabelle selbst bekommen Sie in der ersten Spalte „Position Text“ angezeigt, an welcher Stelle im Beleg die Position aufgelistet wird. Mit den Drag Handle (Verschieberegler) links in der Tabelle, können Sie die Positionen verschieben, dabei verändern sich die Nummerierungen automatisch.
Daneben können Sie den „Position Type“ und die „Artikelnummer“ ablesen. Die „Artikel Bezeichnung“ steht nicht immer bei allen Positionen drin, genauso wie der „Lager Bestand„. Steht dort nichts, dann steht in der Spalte „Bestand Icon“ auch nichts, da es sich nicht um einen Lagerartikel handelt. Steht dort eine grüne Zahl, dann ist das Bestandsicon ebenfalls grün und die Position befindet sich im Lager, ist aber der Bestand auf null, ist die Ziffer und das Icon rot.
In den darauffolgenden Spalten können Sie den „Einzelpreis„, die „Menge“ und „Mengeneinheit“ und den „Nettopreis“ ablesen.
Ganz hinten in der Tabelle können Sie die einzelnen Positionen bearbeiten, löschen und/oder kopieren. Jede Position kann mit einem Klick auf den Stift Ikon oder einem Doppelklick auf diese bearbeitet werden. Es öffnet sich ein Fenster mit allen Angaben, wie beim Erstellen einer neuen Position. Haben Sie alle Änderungen vorgenommen, klicken Sie unten rechts auf Speichern. Möchten Sie die Änderungen wieder verwerfen, dann klicken Sie auf Abbrechen.
Mit dem Kopier-Ikon kopieren Sie die ausgewählten Positionen direkt in die Tabelle. Dagegen können Sie nicht jede Position löschen, sondern nur die, die noch nicht übergeben wurden.
Unten links in der Tabelle können Sie ablesen wie viele Positionen zu diesem Beleg gehören und rechts die Gesamtsumme aller Positionen.
Die einzelnen Positionen sind in unterschiedlichen Schriftfarben dargestellt, die jeweils unterschiedliche Bedeutungen haben:
Ist die Position blau, wurde sie noch nicht übergeben, d.h. die Bestellung, in dem sich die Position befindet, wurde erstellt und an dem Lieferanten gesendet, die Ware ist bei Ihnen aber noch nicht eingegangen.
Hierbei wurde die Bestellung schon zu Teilen übergeben, d.h. ein Teil der bestellten Positionen sind schon bei Ihnen eingetroffen und wurden in den nächsten Beleg (Wareneingang, Umlagerung) übernommen und die Schriftfarbe ist grün.
Ist die Position schwarz, dann wurde diese bei der Belegübergabe in Wareneingang oder Umlagerung komplett übergeben.
Rot zeigt an, dass es einen Fehler in der Position gibt, z.B. wenn der Artikel nicht auf Lager ist.
Unter dem Punkt „Weitere Optionen“ können Sie zum einem die Zahlungsbedingungen auswählen und die Skontotage mit den Prozenten festlegen. Wie das Funktioniert, erfahren Sie hier. Beachten Sie, dass hier auch die Konditionen des Lieferanten gelten und Ihre Einstellungen eventuell nicht mit denen des Lieferanten übereinstimmen.
