Im Folgenden finden Sie ein Beispiel von dem Erstellen einer Bestellung in den Eingangsbelegen bis zum Bezahlen der Rechnung in findes. Für genauere Beschreibungen gehen Sie die einzelnen Punkte der Eingangsbelege durch.
Gehen Sie im Modul „Warenwirtschaft“ auf „Eingangsbelege“ und dann auf „Bestellung„. Klicken Sie oben links auf das blaue Plus, um eine neue Bestellung bei einem Lieferanten zu erstellen.
Ein neuer Bestellbeleg wird erstellt und die Detailansicht erscheint. Oben stehen die Belegnummer und das Datum. Darunter können Sie die Adresse des Lieferanten eingeben bzw. heraussuchen. Klicken Sie dafür auf das Lupen-Icon in dem Feld „PersonID„. Es öffnet sich ein Fenster mit alle in findes befindlichen Adressen. Wählen Sie die entsprechende Adresse mit einem Doppelklick aus. Das Fenster schließt sich wieder und die Adressangaben erscheinen in den Adressfeldern.
Scrollen Sie runter zu dem Punkt „Positionen“ und klicken Sie über der Tabelle auf das blaue Plus. Es öffnet sich ein Fenster, um den Artikel auszuwählen, den Sie bestellen möchten. Klicken Sie auf das Lupen-Icon in dem Feld „Artikelnummer„. Es öffnet sich ein weiteres Fenster, mit allen in Ihrem findes befindlichen Artikeln. Suchen Sie den Artikel aus, der bestellt werden soll, mit einem Doppelklick aus.
Das Fenster schließt sich wieder und alle Artikeldaten erscheinen in dem Positionsfenster. Unter dem Punkt „Menge“ können Sie die zu bestellenden Artikelmenge bestimmen. In das Feld „Bemerkung“ können Sie noch eine Notiz einfügen, falls notwendig. Diese Bemerkung ist nur für den internen Gebrauch und wird nicht an den Lieferanten weitergeleitet. Haben Sie alles eingetragen, klicken Sie unten rechts auf Speichern.
Das Fenster schließt sich und der Artikel befindet sich in den Positionen. Sollen noch weitere Artikel bei diesem Lieferanten bestellt werden, wiederholen Sie den Vorgang.
Klicken Sie danach oben in der Reihe der blauen Buttons auf den Drucken-Button, um den Beleg an den Lieferanten zu versenden. Es öffnet sich ein kleines Fenster. Wählen Sie über die Dropdown-Liste, die Belegvorlage aus und klicken Sie die Anklickbox an, wenn der Beleg in das Modul „Dokumente“ abgelegt werden soll. Klicken Sie auf OK. Es öffnet sich ein neuer Tab in Ihrem Browser mit dem Bestellbeleg, als PDF. Klicken Sie oben rechts auf das Mail-Icon, um die Bestellung zu versenden. Es öffnet sich ein E-Mail-Fenster. Tragen Sie die Empfänger-Mail-Adresse ein und schreiben Ihr Mailanliegen in das Textfeld. Anschließend klicken Sie unten auf Speichern. Die Mail wird mit der Bestellung als PDF versendet.
Ist die Ware bei Ihnen im Unternehmen eingetroffen, übergeben Sie den Bestellbeleg in den Wareneingang. Klicken Sie dafür oben auf den blauen „Beleg übergeben„-Button. In dem neuen Fenster sehen Sie Ihren bestellen Artikel. In der Tabelle können Sie noch angeben, ob alle bestellten Artikel angekommen sind oder nur eine bestimmte Menge. Wählen Sie entweder die nicht mitgelieferte Ware über die Anklickbox ab oder korrigieren Sie die Menge in der Tabelle. Wollen Sie dem Artikel eine Seriennummer vergeben, klicken Sie auf das Feld in der Tabelle und wählen Sie die Seriennummer aus. Wenn der Artikel keine benötigt, kann dieses Feld leer bleiben.
Wählen Sie oben aus, dass der Beleg an den Wareneingang übergeben werden soll, und klicken Sie anschließend auf den grünen Button „Beleg Übergeben„.
Der Beleg erscheint nun unter dem Punkt „Wareneingang„. Unter „Positionen“ befindet sich nicht nur der Artikel, sondern auch der Bestellbeleg.
Ist die Rechnung eingetroffen, übergeben Sie auf die gleiche Weise den Beleg in „Eingangs Rechnung„. Ihr Beleg erscheint nun unter dem Punkt „Eingangs Rechnung„. Gehen Sie zurück auf die Übersicht von diesem Punkt und klicken oben links auf „X Rechnung„. Fügen Sie die X Rechnung des Lieferanten ein.
Gehen Sie anschließend zu dem Punkt „Offene Posten„. Dort finden Sie den Eingangsrechnungsbeleg. Exportieren Sie die Rechnung über „SEPA-Export„. Klicken Sie in der neuen Tabelle, die Anklickbox der Rechnung an, die Sie begleichen wollen und unter dem Punkt „Sepa Konto„, in der Tabelle, von welchem Konto es abgezogen wird. Wählen Sie oben aus, ob die Rechnung über Überweisung oder per Lastschrift abgewickelt werden soll. Klicken Sie anschließend rechts oben auf „Übernehmen„. Es wird eine XML-Datei auf Ihren PC exportiert, damit Sie diese in Ihr Überweisungsprogramm importieren können.
Wurde die Überweisung getätigt, können Sie die Rechnung in „Offene Rechnung“ ausbuchen. Klicken Sie dafür auf das kleine Plus-Icon in der Zeile Ihrer Rechnung. Es öffnet sich ein Fenster. Überprüfen Sie die Angaben und klicken anschließend auf Speichern. Damit ist der Vorgang abgeschlossen.
