Sie können für alle fälligen Rechnungen, die die Fälligkeitsfrist überschritten haben, Mahnungen erstellen. Über den Punkt „Mahnungen“ können Sie die fünf vorgefertigten Mahnstufen bearbeiten. Es können keine Neuen erstellt werden.
Aktualisieren Sie die Tabelle.
Stellen Sie ein, wer die Berechtigung hat, die Mahnstufen zu bearbeiten, oder wer sie nur einsehen darf. Wie Sie diese Einstellungen vornehmen können, erfahren Sie hier.
Mit einem Doppelklick auf die Mahnstufe oder einem Klick auf das jeweilige Stift-Icon können Sie die Mahnstufe bearbeiten. Es öffnet sich die Bearbeitungsmaske. Da die Mahnstufen schon vorausgefüllt sind, können einige Felder nicht bearbeitet werden.
Stufe: Mahnstufen. Bei Mahnstufe 1 handelt es sich nur um eine „Freundliche Zahlungserinnerung“ und ab Mahnstufe 2 werden Mahnkosten erhoben. Die Stufenzahl können Sie nicht bearbeiten.
Gebühren pro Mahnposten: Stellen Sie ein, wie hoch der Mahnbetrag sein soll. Voreingestellt ist, dass in Mahnstufe 1 der Mahnposten Typ auf ein „Keine“ gestellt ist, und somit weder ein Geldbetrag noch ein Prozentsatz des Nettobetrags erhoben wird.
In Mahnstufe 2 und 3 ist der Mahnposten Typ „Absolut“ und Sie können die Mahngebühr in dem Feld „Betrag pro Mahnposten“ eintragen. Den Prozentsatz können Sie bei diesem Mahnposten-Typ nicht eintragen. Das Feld ist ausgegraut.
In der Mahnstufe 4 ist der Mahnposten Typ „Prozentual“. Hier ist der Betrag ausgegraut, stattdessen können Sie den Prozentsatz einstellen, der vom Nettobetrag der Rechnung als Mahngebühr berechnet werden soll.
Dann gibt es noch den Mahnposten Typ „Beides“, bei dem Sie sowohl einen festen Geldbetrag als auch einen Prozentsatz des Nettorechnungsbetrags als Mahngebühr angeben kann.
Neue Fälligkeit: Tragen Sie die Tage ein, nach wie vielen Tagen die Rechnung bzw. die Rechnungs- und Mahngebühren fällig sind. In den ersten beiden Mahnstufen sind es 14 Tage, in der Dritten 10 Tage und in Mahnstufe 4 und 5 sind es nur noch 7 Tage, dies können Sie aber selbst nachträglich bearbeiten.
Titel: Tragen Sie den Titel der Mahnung ein, der im E-Mail-Betreff und den Belegdetails der Mahnung steht. So steht, vorausgefüllt, in der ersten Mahnung „Freundliche Zahlungserinnerung“ und in der vierten Mahnung „Letzte Mahnung“.
Kopftext: Im Kopftext steht die Anrede und der Mahntext, der in der E-Mail an den Kunden steht. Dieser unterscheidet sich je nach Mahnstufe. Sie können das Textfeld beschreiben und den Mahntext bearbeiten oder über das Vorlagen-Icon Mustertexte einfügen. Dabei öffnet sich ein Fenster mit allen Musterbeispielen. Wählen Sie den gesuchten Mahntext mit einem Doppelklick aus, das Fenster schließt sich wieder und der Text erscheint im Textfeld. Wie Sie die Mustertexte bearbeiten und Neue erstellen können, erfahren Sie hier.
In der Kopftextmaske selbst können Sie die Typografie des Mahntextes einstellen, wie Schriftgröße, -Farbe und -Art, die Textausrichtung und farbliche Hervorhebung. Des Weiteren können Sie Textstellen hervorheben, indem Sie sie fett, unterstrichen oder kursiv darstellen. Möchten Sie eine Auflistung einfügen, setzen Sie vor jeden Listenpunkt einen Strich und drücken die Leertaste; es erscheint ein Aufzählungszeichen in Form eines Punktes. Zusätzlich können Sie Platzhalter mit bestimmten Eigenschaften einfügen. Die Legende der Platzhalter finden Sie unter dem Kopftextfeld.
Fußtext: Im Fußtext können Sie den Schlusssatz der Mahnung verfassen, mit dem nächsten Fälligkeitsdatum und der Bankverbindung Ihres Unternehmens. Auch hier können Sie entweder das Textfeld selbst beschreiben oder ein Musterbeispiel auswählen. Wie im Kopftext haben Sie auch hier die Möglichkeit die Typografie des Textes zu gestalten, welche das sind, finden Sie hier. Zusätzlich können Sie Platzhalter mit bestimmten Eigenschaften einfügen. Die Legende der Platzhalter finden Sie unter dem Fußtextfeld. Haben Sie alle Änderungen vorgenommen, klicken Sie unten rechts auf Speichern und alle Änderungen werden gespeichert. Wollen Sie keine Änderungen speichern, klicken Sie unten rechts auf Abbrechen.
In der Tabelle selbst sehen Sie links die Mahnstufe und den Mahnposten-Typ. Ebenfalls können Sie ablesen, ob die Mahnstufe einen gewissen Betrag oder einen Prozentsatz als Mahngebühr verlangen und wie hoch dieser ist. Zum Schluss steht noch Zahlungszeitraum der jeweiligen Mahnstufe in der Tabelle.
