Auf der rechten Seite befindet sich die Vorschau zu Ihrem Dokument. Darüber finden Sie eine Reihe blau hinterlegter Buttons:
Mit diesem Button kommen Sie wieder zurück zu Ihrer Dokumentenvorschau. Funktioniert nur, wenn Sie z.B. in den Details sind.
Detailübersicht des Dokuments. Dort können Sie einsehen, wer das Dokument erstellt, welche Kennung es hat und die Beschreibung lesen. Sie können die Beschreibung und den Matchcode (die Datenkategorie) bearbeiten. Alle anderen Spalten sind grau gestrichelt und können nicht bearbeitet werden.
Legen Sie ein neues Office Dokument direkt in findes an. Es öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie zwischen Schreibdokument und Tabellenkalkulation auswählen und dem Dokument einen Namen geben. Drücken Sie auf OK und Ihr Office Dokument öffnet sich, dass Sie nun beschriften können.
Möchten Sie ein Dokument bearbeiten, muss es ausgecheckt werden. Wählen Sie dafür das Dokument aus und klicken Sie auf Dokument auschecken. Es öffnet sich ein Fenster mit der Frage, ob Sie das Dokument wirklich auschecken wollen. Klicken Sie auf den Check out – Button.
Es öffnet sich ein neues kleines Fenster. Klicken Sie auf den blauen Schriftsatz „Datei über den Link herunterladen“.
Das Dokument wird aus findes heruntergeladen und ist, soweit nicht anders eingestellt, in Ihrem Download-Ordner auf dem PC zu finden. Ist es ein PDF-Dokument, öffnet es sich in einem Webfenster und kann dann heruntergeladen werden. Achten Sie darauf, dass das Dokument im gleichen Ordner bleibt, wo es auch heruntergeladen wurde, da es sonst nachher beim Einchecken nicht als das gleiche Dokument erkannt wird. Ebenfalls zu beachten ist, dass das Dokument nach Ihren Änderungen wieder in findes eingecheckt werden muss, da sonst die Änderungen verloren gehen. Klicken Sie auf das X und das Fenster schließt sich wieder. Im Aus-/Eincheckbereich finden Sie alle Dokumente, die der ausgewählten Adresse zugeordnet ist. Ganz rechts finden Sie das Vorschaubild des Dokuments.
Haben Sie in der linken Tabelle Dateien ausgewählt, können Sie mit „Neues Verzeichnis“ ein neues Verzeichnis erstellen. Es öffnet sich ein Fenster und Sie können das Verzeichnis benennen und dann unten auf „Erstellen“ klicken. Das neue Verzeichnis findet sich in der Liste wieder.
Hier können Sie Ihre bearbeitenden Dokumente wieder in findes hochladen. Achten Sie darauf, dass Sie das Dokument auf Ihrem PC nicht in einen anderen Ordner verschoben haben, da findes es ansonsten nicht wieder zuordnen kann.
Unten links finden Sie den Button Dokument einchecken. Das Dokument befindet sich wieder in der DMS-Ablage der dazugehörigen Adresse.
Oben rechts können Sie die Detailansicht auswählen; Listenansicht oder Kachelansicht.
Daneben befindet sich der Aktualisierungsbutton.
Wählen Sie in der Mitte einen anderen Ordner oder das Dokument aus, können Sie diese in einen anderen Ordner verschieben oder kopieren. Sie können dieses Umbenennen oder löschen. Rechts können Sie Ihre Auswahl wieder aufheben. Haben Sie alle bearbeitenden Dokumente wieder eingecheckt, gehen Sie wieder zurück zur Adresse und in DMS finden Sie das bearbeitete Dokument wieder.
Wurde das Dokument unter der falschen Adresse abgelegt, kann es hier unter einer anderen abgelegt werden. Mit Linksklick auf den Button öffnet sich ein neues Fenster, mit allen, in findes, eingebundenen Adressen. Mit einem Doppelklick auf die ausgewählte Adresse wird das Dokument verschoben. Gehört das Dokument zu keiner eingebundenen Adresse, kann in dem Fenster, über den + Neu-Button eine neue Adresse angelegt oder eine neue Person bzw. Standort zu einer bereits Vorhandenen hinzugefügt werden. Wie das funktioniert, erfahren Sie hier.
Berechtigung einstellen, d.h. welche Gruppe darf das ausgewählte Dokument bearbeiten und lesen und welche Gruppe darf nur lesen. Hier kann es sein, dass die Berechtigung, diese Einstellungen vorzunehmen, eingeschränkt ist
Mit dem Historien-Button können Sie sich die Historie des Dokuments anzeigen lassen. Es öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie alle Änderungen des Dokuments einsehen können.
Das Dokument, egal ob PDF, Excel oder DOC öffnet sich in einem neuen Fenster in der PDF-Ansicht.
Der Link-Button daneben zeigt die Verlinkungen des Dokuments zum jeweiligen Ablageort an. So ist eine Rechnung in Warenwirtschaft oder eine Angebotsbestätigung unter Aufgabe zu finden. Hat das Dokument noch keine Verlinkung erhalten, kann dies mit einem Klick auf „Neuen Link“ geschehen. Es öffnet sich ein neues Fenster, in dem man die Verlinkung auswählen kann.
Mit dem Drop Zone-Button können Sie Dokumente von Ihrem PC in das DMS von findes hochladen. Klicken Sie auf den Button und wählen Sie im neuen Fenster Ihr Dokument aus und klicken auf Öffnen. Sie können auch Ihren Datensatz einfach auf den Drop Zone-Button ziehen und es damit in findes hochladen. Das Dokument wird hochgeladen und ein neues Fenster öffnet sich. Rechts haben Sie ein Vorschaubild zu Ihrem Dokument und links können Sie noch Matchcode, Belegnummer und Beschreibung hinzufügen. Die ID-Doku und wann es von welchem Nutzer erstellt wurde, lässt sich auch hier nicht verändern und ist durch die gestrichelte Umrandung markiert. Haben Sie alle Daten eingeben, klicken Sie auf „Speichern“ und das Dokument erscheint in Ihrem DMS Tab. Sollten Sie ein bereits in findes vorhandenes Dokument hochladen, öffnet sich automatisch die Adresse, unter der das Dokument hinterlegt wurde. Wollen Sie trotzdem das Dokument bei erster Adresse hinterlegen, müssen Sie das Dokument verschieben, indem Sie die Adresse ändern. Wie das funktioniert, erfahren Sie hier.
Haben Sie einen kleinen Bildschirm und es werden nicht alle oben genannten Buttons angezeigt, sind sie hier zu finden. Des Weiteren befindet sich dort das Auswahlfeld. In diesem können Sie alle vorangegangen Versionen des Dokuments anschauen und öffnen. Dabei können Sie an der Zahl erkennen, wie viele Versionen es schon gibt und welche Sie ausgewählt haben, das Kürzel gibt den Bearbeitenden an und das Datum, an dem das Dokument verändert wurde.
Das Dokument wird heruntergeladen.
Das Schreib- oder Tabellendokument öffnet sich im findes Office und Sie können es bearbeiten und abspeichern. Unter den drei Punkten rechts, können Sie die vorherigen Versionen einsehen.
Das Dokument, egal ob PDF, Excel oder DOC öffnet sich in einem neuen Fenster in der PDF-Ansicht
