Unten links findet sich der Punkt „Filter erzeugen„. Möchten Sie in der Adressliste nach mehreren Punkten filtern, oder nach bestimmten Angaben suchen, benutzen Sie diese Funktion.
Es öffnet sich ein neues Fenster. Oben findet sich eine Spalte mit rot hinterlegtem Und und einem grünen Plus.
Klicken Sie auf das Plus und Sie können zwischen „Bedingungen hinzufügen“ und „Gruppe hinzufügen“ wählen. Zuerst einmal wählen Sie „Bedingungen hinzufügen“ aus. Es erscheinen eine Reihe Werte, die Sie über eine Dropdown-Liste auswählen können (Beispiele folgen weiter unten).
Wählen Sie zuerst das Feld aus, indem Sie filtern wollen, dann den Operator und zum Schluss geben Sie noch Ihren Wert in der Combobox ein:
Klicken Sie unten rechts auf OK und Ihre Adressliste wird nach diesen Angaben gefiltert. Unten links finden Sie auch Ihre angegebene Filterung und Sie können über die Checkbox den Haken entfernen und die Filterung ist ausgesetzt. Setzen Sie den Haken wieder, ist die Filterung wieder aktiv. Rechts unten können Sie Ihre Filterung wieder zurücksetzen. In welchen Spalten gefiltert wurde, sehen Sie an den nun blau gefärbten Trichtersymbolen.
Möchten Sie noch eine weitere Bedingung einfügen, dann klicken Sie wieder auf das grüne Plus und wählen wieder Bedingung hinzufügen aus. Eine neue Werteinheit erscheint unter der Ersten. Wählen Sie wieder Ihre Bedingungen aus.
Klicken Sie unten rechts auf OK und Ihre Adressliste wird nach diesen Angaben gefiltert. So können Sie auch noch weitere Bedingungen eingeben, um noch genauer zu filtern. Unten links finden Sie auch Ihre angegebene Filterung und Sie können über die Checkbox den Haken entfernen und die Filterung ist ausgesetzt. Setzen Sie den Haken wieder, ist die Filterung wieder aktiv. Rechts unten können Sie Ihre Filterung wieder zurücksetzen. In welchen Spalten gefiltert wurde, sehen Sie an den nun blau gefärbten Trichtersymbolen.
Im Auswahlfeld sind alle Spalten aufgeführt, die Sie bei der Adresse einstellen können, z.B. Name, Adresse, Tel.-Nummer, Erstellt am, Geburtstag u.v.m.
Beim Operator können Sie eingeben, ob der eingegebene Wert im Auswahlfeld enthalten oder nicht enthalten ist, ob es mit dem Wert beginnt oder endet, ob es gleich oder ungleich dem Wert ist, u.v.m.
Schreiben Sie Ihren Begriff, Namen oder Datum in die Werteingabe.
Haben Sie mehrere Bedingungen eingefügt, dann ist automatisch eingestellt, dass nach Und gefiltert wird, also wird z.B. nach dem Vornamen Tine und einer PLZ gefiltert, die eine 2 enthält. Sind beide Bedingungen in einer Adresse erfüllt, erscheint diese, ist dies nicht gegeben, bleibt die Adressliste leer.
Klickt man auf das Und können weitere Optionen gewählt werden.
Wählt man Oder aus mit den gleichen Bedingungen wie oben, dann wird danach gefiltert, ob es eine Adresse, mit dem Vornamen Tine oder eine Adresse, in der in der PLZ die Zahl 2 enthalten ist.
Wählt man „Nicht Und“ aus und hat z.B. die Bedingungen Nachname „Schneider“ und Straße ist leer ausgewählt, und ist beides in einem Adressdatensatz gegeben, wird dieser ausgeblendet. Sind diese beiden Bedingungen in einem Adressdatensatz nicht gegeben, wird nichts ausgeblendet.
Wählt man „Nicht Oder“ aus und man geht von vorherigem Beispiel aus, werden alle mit dem Nachnamen Schneider oder wenn die Spalte Straße leer, also nicht ausgefüllt, ist ausgeblendet. Dabei muss nur eins in einem Adressdatensatz gegeben sein, um es auszublenden.
Wollen Sie eine neue Filterung erzeugen, die nicht den gleichen Filter-Operator hat, wie die vorangegangenen Bedingungen. Haben Sie z.B. mehrere Adressdatensätze mit dem gleichen Nachnamen und der gleichen PLZ, dann können Sie eine neue Gruppe hinzufügen und geben den Operator „Nicht Und“ ein, fügen Sie eine neue Bedingung hinzu und geben z.B. Name 1 enthält PCN. Dann verschwinden alle Adressdatensätze die in Name 1 PCN enthalten.
Nutzen Sie diese Filterung öfters mit den gleichen Operatoren und Werten, können Sie diese als Vorlage speichern. Stellen Sie Ihre Filterung zusammen und geben unten in die Combobox „Auswählen“ einen Namen für Ihre Filterung ein, in diesem Beispiel „Test“. Drücken Sie daneben auf Speichern. Sie können Ihre Vorlagen unter der Combobox „Auswählen“ raussuchen. Möchten Sie eine Vorlage wieder löschen, wählen Sie diese aus und drücken auf Löschen.
