Unter den blauen Buttons finden Sie die Adressdaten zu der ausgewählten Aufgabe. Diese lassen sich nicht bearbeiten, aber die einzelnen Daten können über das Kopier-Ikon kopiert und an anderer Stelle eingefügt werden.
Es öffnet sich Google Maps und Sie können sich den Standort der Adresse ansehen.
Es öffnet sich Google Maps und Sie können sich die Route von Ihrem Standort/ Firmenstandort zu der Adresse ansehen.
Darunter finden Sie alle relevanten Informationen zu der Aufgabe.
Die Ticketnummer ist vorgegeben und lässt sich nicht verändern, genauso wie das Kürzel von dem Erstellenden und das Erstell- bzw. Änderungsdatum.
Darunter kann der Betreff zu der Aufgabe eingetragen werden. Mit dem Kopier-Ikon rechts im Feld, kann der Text kopiert und an anderer Stelle eingefügt werden.
Die Ansprechperson kann über die Dropdown-Liste ausgewählt werden. Hierbei ist zu beachten, dass man nur die Ansprechperson auswählen kann, die auch mit dieser Adresse verknüpft ist. Dabei werden die Kontaktmöglichkeiten automatisch übernommen. Wollen Sie eine andere Ansprechperson zu der Aufgabe zuweisen, müssen Sie die Aufgabe, der entsprechenden Adresse zuordnen. Wie das funktioniert, finden Sie hier.
In den Feldern Telefon und E-Mail können Sie entweder schon an die Adresse verknüpfte Kommunikationsmittel auswählen oder diese händisch eintragen, falls diese abweichen. Über das Kopier-Ikon im Feld, können die Daten kopiert und an anderer Stelle eingefügt werden.
Möchten Sie die Ansprechperson anrufen, dann klicken Sie auf das blaue Telefonsymbol und die Nummer wird auf Ihre Telefonanlage weitergeleitet, soweit diese mit findes verknüpft ist.
Möchten Sie der Ansprechperson eine E-Mail schreiben, dann klicken Sie auf das blaue Mailsymbol und die Mailadresse wird an Ihr Mailprogramm weitergeleitet.
Das Kürzel des Erstellenden der Aufgabe wird automatisch auch im Feld Bearbeiter eingefügt. Mit der Dropdown-Liste können weitere Bearbeitende und Gruppen z.B. Marketing eingefügt werden. Sie können, durch einen Klick auf das X, alle Bearbeitenden löschen oder durch das x auf das Kürzel oder den Gruppennamen einzelne löschen. Dabei ist zu beachten, dass das Feld ein Pflichtfeld ist und ausgefüllt sein muss, ansonsten ist es rot umrandet. Wie Sie neue Gruppen anlegen können, finden Sie hier.
Im Feld Status können Sie einstellen, in welchem Stadium sich diese Aufgaben befindet. Ist die Aufgabe gerade erst erstellt worden, ist der Status auf offen gestellt. Wird die Aufgabe bearbeitet, können Sie diese in Bearbeitung stellen. Wurde die Aufgabe beendet, kann diese auf Geschlossen gestellt werden.
Im Feld Art können Sie über die Dropdown-Liste einstellen, welche Aufgabenart diese ist, z.B. Bewerbungseingang oder Wartung. Wie Sie neue Aufgabenarten anlegen können, finden Sie hier.
Unter Priorität können Sie über die Dropdown-Liste einstellen, wie dringend diese Aufgabe erledigt werden muss. Dies wird mit bunten Fahnen markiert; von hoher Priorität 
über mittlere Priorität 
und geringe Priorität 
bis keine Priorität 
. Wurde die Aufgabe neu erstellt, ist die Priorität auf mittel gestellt.
Direkt darunter befindet sich ein blauer Prozentbalken, der anzeigt, wie weit die Aufgabe bearbeitet wurde. Diesen können Sie verwenden, wenn eine Aufgabe mehrere Abteilungen durchläuft, um den Prozess im Auge zu behalten.
Hier können Sie einstellen, in welchem Abschnitt sich die Aufgabe befindet. Es öffnet sich ein Fenster mit der Ticket-ID und der Workflow-ID, die festgelegt sind und sich nicht bearbeiten lassen. Klicken Sie auf das Feld „Auswählen„, es öffnet sich ein neues Fenster und Sie können zwischen unterschiedlichen Aufgabenabschnitten oder Abteilungen wählen, an denen die Aufgaben weitergereicht werden soll. In diesem Beispiel sehen Sie die Auswahl zwischen interner Organisation und Reparaturannahme. Wählen Sie den gesuchten Bereich aus und klicken die Dropdown-Liste an und wählen das Gewünschte durch einen Doppelklick aus (hier Wareneingangskontrolle). Diese Aufgabenfelder sind individuell gestaltbare und einstellbar. Wie das funktioniert, finden Sie hier.
Die Workflow-ID hat sich aktualisiert und es gibt zwei neue Textfelder. Einmal das Textfeld Aufgabe, dass schon vorausgefüllt ist und sich nicht bearbeiten lässt. Und ein Mitteilungsfeld, dass Sie noch mit Informationen, für den nächsten Bearbeitenden, füllen können. Wollen Sie die Aufgabe weiterleiten, klicken Sie auf Weiter. Das Fenster schließt sich, der Prozentbalken wird zurückgesetzt oder füllt sich. Zudem wird, wenn nicht schon vorher passiert, der zuständige Bearbeitende für den neuen Aufgabenabschnitt im Feld Bearbeiter hinzugefügt und bekommt eine E-Mail geschickt, mit den wichtigsten Angaben zu dieser Aufgabe.
Unten in Aktennotiz finden Sie Informationen zu diesem Aufgabenabschnitt wieder. Wählen Sie „Abbrechen“ aus und der Aufgabenabschnitt wird abgebrochen. Wählen Sie „Zurück“ aus und das Fenster schließt sich, der Prozentbalken setzt sich zurück, aber in der Aktennotiz findet sich kein neuer Eintrag. Wie Sie die einzelnen Aufgabenanschnitte erstellen und die Prozentangaben, sowie die zuständigen Bearbeitenden einfügen können, finden Sie hier.
Das Aktivierungsdatum ist automatisch auf das Erstelldatum gesetzt, kann aber, mit einem Klick auf das Kalendersymbol, auf ein älteres Datum oder in die Zukunft gesetzt werden, falls die Aufgabe für einen späteren Zeitpunkt ist. Klicken Sie links auf den Aktualisierungsbutton und die Aufgabenliste aktualisiert sich. Sollten Sie die Aufgabe nicht mehr in der Liste finden, stellen Sie oben links das Uhr-Ikon auf „Ein“ und zukünftige Aufgaben werden angezeigt.
Ist die Aufgabe an einen Termin oder Meeting gebunden, können Sie das Startdatum mit Uhrzeit auswählen und dann entweder rechts das Enddatum oder in der Mitte dem Timer einstellen.
Die Angaben können Sie entweder händisch eintragen oder über das Kalendersymbol auswählen. Haben Sie ein falsches Datum angegeben, können Sie unten auf „Heute“ klicken und das Kalenderfeld springt auf das aktuelle Datum.
Auch die Termin-Dauer können Sie entweder händisch oder auf das Uhr-Symbol über eine Dropdown-Liste auswählen.
