Gleichzeitig können Sie eine neue Notiz zu der Aufgabe eintragen.
Erstellen Sie eine neue Aktennotiz. Es öffnet sich ein neues Fenster, mit Ihrem Kürzel, Datum und Uhrzeit. Sie können Betreff und Ihre Notiz verfassen und dann das Fenster, mit einem Klick auf das X schließen. Ein neuer Eintrag erscheint in der Tabelle.
Sie können auch vorgefertigte Textbausteine einfügen. Dafür klicken Sie, vor dem Schließen, rechts auf die blaue Lupe. Es öffnet sich ein weiteres Fenster mit der Auswahl an Oberkategorien, z.B. Muster, Rechnungsmail etc. Wählen Sie das Gesuchte aus und klicken die Dropdown-Liste runter und es werden Ihnen vorgefertigte Textbausteine angezeigt, die Sie durch einen Doppelklick auswählen und die dann in Ihrem Textfeld erscheinen. Klicken Sie nun auf das X, um das Fenster zu schließen und Ihre Notiz erscheint in der Tabelle. Wie Sie individuelle Textbausteine erstellen, finden Sie hier.
Liste aktualisiert sich und neu erstellte Notizen erscheinen.
Alle der Aufgabe zugeordneten Notizen werden in eine Excel-Datei exportiert.
Es öffnet sich die Spaltenauswahl. Das erlaubt Ihnen vorgefertigte Spalten einzufügen und andere herauszunehmen. Öffnen Sie die Spaltenauswahl und ziehen Sie die ausgewählte Spalte an die gewünschte Stelle. Wurde die Spalte schon mit Informationen gefüllt, erscheinen diese direkt mit.
Wollen Sie eine Spalte entfernen, ziehen Sie diese einfach in das Fenster Spaltenauswahl. Mit einem Klick auf „Abbrechen“ schließen Sie das Fenster wieder. Daneben befindet sich das Suchfeld. Dort können Sie Ihren gesuchten Begriff oder Datum eingeben und Sie erhalten Ihr Ergebnis.
In den Überschrift-Spalten können Sie mit einem Klick auf den Pfeil alphabetisch oder nicht alphabetisch sortieren. Als Beispiel kann in der Erstellt am-Spalte über das Trichtersymbol nach bestimmten Daten gefiltert werden. Möchten Sie wieder alle angezeigt bekommen, wählen Sie „Alles auswählen“ aus und bestätigten mit „OK„. In den anderen, mit der Lupe gekennzeichneten Spalten, können Sie den gesuchten Begriff oder Datum direkt eingeben, um Ihr Suchergebnis zu erhalten. Auch hier können Sie links unten Filter erzeugen, wie das Funktioniert erfahren Sie hier.
In der Tabelle selbst finden Sie alle Informationen zu den einzelnen Notizen. Mit einem Doppelklick auf eine Notiz, öffnet sich diese und Sie können einsehen, von wem und wann diese erstellt oder bearbeitet wurde. Unter Betreff können Sie den Kontext zu dieser Notiz eintragen. Diesen können Sie über das Kopier-Ikon rechts, kopieren und an anderer Stelle einfügen. Darunter können Sie mit der Checkbox anklicken, ob die Notiz in die ToDo-Liste eingetragen werden sollen. Diese Checkbox ist nur einzusehen, wenn Sie eine neue Tabelle unter Aktennotiz erstellt haben und diese Checkbox unter Aktennotiz eingefügt haben. Wofür eine ToDo-Liste notwendig ist, erfahren Sie weiter unten und wie Sie neue Tabellen einfügen können, erfahren Sie hier.
Je nachdem, um welche Art Notiz es sich handelt, stehen weitere Informationen im Schreibfeld. Handelt es sich um einen Zeitstempel, stehen Datum, Zeitraum und das Kürzel des Stempelnden. Ist es eine Notiz, stehen dort die Informationen. Über den Lupen-Button können Sie schon vorgefertigte Textbausteine auswählen, falls es Notizbausteine gibt, die Öfters verwendet werden. Wie Sie Textbausteine erstellen können, erfahren Sie hier.
Die Änderungen werden automatisch gespeichert und die Liste aktualisiert. Klicken Sie anschließend auf das X, das Fenster schließt sich.
Mit einem Rechtsklick auf eine Notiz können Sie diese löschen, dabei öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie noch einmal die Löschung bestätigen müssen. Gleichzeitig können Sie über den Rechtsklick auch einen neuen Eintrag erstellen.
