Die Checkliste ist ein neues Modul, das sowohl in der Tabbar von Adressen als auch als eigenes Modul in findes zu finden ist. Mit den Checklisten können Sie Ihren Aufgabenfluss vereinfacht strukturieren, verwalten und abschließen. In allen Firmenbereichen und Abteilungen anwendbar, auch als private To-Do-Liste, da sich diese Checkliste individuell gestalten und anpassen lassen. Zusätzlich können Sie auch Bilder und Dokumente hinter jeden Checkpunkt legen. Arbeiten Sie mit der findes-App, können Sie ein Foto von Ihrem Aufgabenabschnitt machen und über die App hochladen.
Wählen Sie eine Adresse aus, zu der Sie eine Checkliste ausfüllen wollen. Klicken Sie oben in der Tabbar von findes „Checkliste“ an. Haben Sie zu dieser Adresse schon Checklisten begonnen oder abgeschlossen erscheinen diese in der Tabelle links. Klicken Sie eine an und Sie bekommen auf der rechten Seite alle Informationen zu dieser Checkliste, inkl. angehangenen Datensätzen, wie Bilder oder Dokumente.
Die Adressbezogene Checklistentabelle ist, wie alle anderen in findes befindlichen Tabellen, gleich aufgebaut. Über die Trichtersymbole können Sie filtern und in den Lupenfeldern der einzelnen Spalten stichpunktartig suchen oder über das Kalender-Ikon nach z.B. Erstelldatum filtern. Ziehen Sie eine Spalte in das Textfeld zwischen Tabelle und den blauen Buttons, um nach dieser gruppieren zu können.
Exportieren Sie die Tabelle in eine Excel Datei.
Ziehen Sie neue Spalten in die Tabelle oder ziehen Sie Spalten, die Sie nicht benötigen zurück in das Fenster „Spaltenauswahl“ und drücken auf „Abbrechen“, um das Fenster wieder zu schließen. Möchten Sie mehr über die Funktionen der Tabellen erfahren, klicken Sie hier.
Unter der Tabelle befindet sich des Weiteren der Punkt „Filter erzeugen“, wofür und wie Sie diese Funktion nutzen können, erfahren Sie hier.
Oben links befindet sich eine Reihe blau hinterlegter Buttons, die im Folgenden erklärt werden:
Ihre Checklistentabelle wird aktualisiert.
Sie können aus den vorgefertigten Checklisten Ihre benötigte Liste auswählen. Dabei öffnet sich ein kleines Fenster, klicken Sie über die Dropdown-Liste die gewünschte Liste an. Manche Checklisten tauchen bei allen Adressen auf, andere nur bei einer bestimmten Adresse, je nachdem ob Sie beim Vorlagen erstellen eingestellt haben, ob die Liste global oder nur spezifisch sein soll. Wie Sie das einstellen können, erfahren Sie weiter unten. Haben Sie die gewünschte Liste ausgewählt, klicken Sie auf OK.
Auf der rechten Seite erscheint Ihre Checkliste. Mit dem Aktualisierungsbutton erscheint die neue Liste auch links in der Tabelle.
Setzen Sie Ihre Tabelleneinstellungen auf die Standardansicht zurück.
Um eine Checkliste zu verwenden, muss erst eine entsprechende Vorlage erstellt werden. Klicken Sie auf den Button, es öffnet sich ein neues Fenster, mit einer Tabelle schon erstellter Vorlagen.
Wie alle anderen Tabellen in findes, können Sie auch hier über das Trichtersymbol filtern und in den Lupenfeldern der einzelnen Spalten stichpunktartig suchen oder über das Kalender-Ikon nach z.B. Erstelldatum filtern. Ziehen Sie eine Spalte in das Textfeld zwischen Tabelle und den blauen Buttons, um nach dieser zu gruppieren zu können.
Exportieren Sie die Tabelle in eine Excel-Datei.
Ziehen Sie neue Spalten in die Tabelle oder ziehen Sie Spalten, die Sie nicht benötigen zurück in das Fenster „Spaltenauswahl“ und drücken auf „Abbrechen“, um das Fenster wieder zu schließen. Möchten Sie mehr über die Funktionen der Tabellen erfahren, klicken Sie hier.
Unter der Tabelle befindet sich des Weiteren der Punkt „Filter erzeugen“, wofür und wie Sie diese Funktion nutzen können, erfahren Sie hier.
Über der Tabelle befinden sich drei blaue Buttons.
Aktualisieren Sie Ihre Vorlagentabelle.
Setzen Sie Ihre Tabelleneinstellungen auf die Standardansicht zurück.
Erstellen Sie eine neue Checklistenvorlage. Auf der rechten Seite erscheint ein neuer Checklistenrohling, denn Sie nun ausfüllen und gestalten können.
In dem Fenster „Adressen“ können Sie einstellen, ob die Checkliste für alle Adressen anwendbar ist oder nur für eine Bestimmte. Automatisch eingestellt ist die Globale Liste, also für alle. Wollen Sie eine Checkliste nur für eine bestimmte Adresse anlegen, klicken Sie auf das Lupensymbol rechts im Feld. Es öffnet sich ein neues Fenster, mit allen in findes befindlichen Adressen. Wählen Sie die entsprechende Adresse oder Ansprechperson mit einem Doppelklick aus. Das Fenster schließt sich wieder und die Adresse/Ansprechperson erscheint im Feld. Möchten Sie wieder auf die Globale Liste wechseln, benutzen Sie das Mülltonnen-Ikon im Feld und die Adresse/Ansprechperson verschwindet wieder.
Im Feld „Bezeichnung“ können Sie Ihre Checkliste benennen.
Das Fenster „Matchcode“ benötigen Sie, um Bilder und/oder Dokumente in die Checkpunkte einbinden zu können.
Neue Checkpunkte werden erstellt und erscheinen unten im Feld. Sie können direkt mehrere leere Checkpunkte über den Button erstellen oder eins nach dem anderen erstellen und ausfüllen.
In das Feld „Aufgabe“ schreiben Sie eine Kurzbeschreibung des Arbeitsschrittes auf, unter „Langtext“ können Sie den Aufgabenabschnitt genauer beschreiben. Wird diese Beschreibung etwas länger, erscheint rechts am Rand des Textfeldes eine Scrollbar.
Im nächsten Schritt können Sie den „Feldtypen“ auswählen, dabei können Sie zwischen fünf Verschiedenen wählen, die im Folgenden genauer erklärt werden.
Der gängigste Feldtyp ist die „Checkbox“. Haben Sie den Punkt in Ihrer Checkliste erledigt, klicken Sie das Anklickfeld an und der Punkt gilt als erledigt. Der nächste Schritt wird angezeigt. Neben dem Feldtyp ist ein Dropdownfenster „Weiter„. Haben Sie schon mehrere Checkpunkte erstellt, können Sie auswählen, mit welchem Punkt weitergemacht werden soll, wenn der Haken gesetzt wurde.
So können Schritte übersprungen werden oder Schritte übernommen werden, falls in Ihrem Aufgabenablauf Fehler entstanden sind oder etwas fehlt. Füllen Sie im Feld „Weiter“ nichts aus, wird mit dem nächsten Checkpunkt weitergemacht. Beachten Sie dabei, dass übersprungene Punkte nicht mehr auftauchen, es sei denn Sie werden unter anderen Checkpunkten im Feld „Weiter“ verknüpft. Gleichzeitig müssen Sie auch darauf achten, dass Sie nicht in Endlosschleifen geraten.
Bei dem „Ja/Nein“ Feldtyp können Sie zwei „Weiter“-Optionen wählen. Je nachdem ob die Aufgabenstellung mit Ja oder Nein beantwortet wird, können Sie einstellen zu welchem Checkpunkt man weitergeleitet wird. Beachten Sie dabei, dass übersprungene Punkte nicht mehr auftauchen, es sei denn Sie werden unter anderen Checkpunkten im Feld „Weiter“ verknüpft. Gleichzeitig müssen Sie auch darauf achten, dass Sie nicht in Endlosschleifen geraten.
Dieser Feldtyp dient dazu Datum und Uhrzeit zu vermerken. Anders, als nachher in der Übersicht, wo Erstell- und Änderungsdatum und Uhrzeit stehen, können Sie hier eintragen, wann dieser Aufgabenabschnitt erledigt oder wann etwas kontrolliert wurde, wie z.B. die Temperaturkontrolle einer Kühlanlage. Mit dem „Weiter“-Feld wählen Sie aus, mit welchem Checkpunkt weitergemacht werden soll. Haben Sie keinen ausgewählt, wird der darunterliegende Punkt angezeigt. Beachten Sie dabei, dass übersprungene Punkte nicht mehr auftauchen, es sei denn Sie werden unter anderen Checkpunkten im Feld „Weiter“ verknüpft. Gleichzeitig müssen Sie auch darauf achten, dass Sie nicht in Endlosschleifen geraten.
Haben Sie den Feldtyp „Zahl“ ausgewählt, erscheint ein das Ausfüllfeld „Standardwert“. Dort können Sie entweder schon einen Zahlenwert eintragen, der dann abgeglichen werden soll oder Sie lassen das Feld leer und es wird nachher, der Aufgabenstellung entsprechend, befüllt.
Wählen Sie auch hier im Feld „Weiter“ aus, mit welchem Checkpunkt weitergemacht werden soll. Beachten Sie dabei, dass übersprungene Punkte nicht mehr auftauchen, es sei denn Sie werden unter anderen Checkpunkten im Feld „Weiter“ verknüpft. Gleichzeitig müssen Sie auch darauf achten, dass Sie nicht in Endlosschleifen geraten.
Auch beim Feldtyp „Text“ erscheint das zusätzliche Ausfüllfeld „Standartwert“, in das schon einen vorgefertigten Wert oder Text eintragen können, der dann abgeglichen werden soll oder Sie lassen das Feld leer und es wird nachher, der Aufgabenstellung entsprechend, befüllt.
Wählen Sie im Feld „Weiter“ aus, mit welchem Checkpunkt weitergemacht werden soll. Beachten Sie dabei, dass übersprungene Punkte nicht mehr auftauchen, es sei denn Sie werden unter anderen Checkpunkten im Feld „Weiter“ verknüpft. Gleichzeitig müssen Sie auch darauf achten, dass Sie nicht in Endlosschleifen geraten.
Sollen zu den einzelnen Checkpunkten Bilder oder Dokumente hinzugefügt werden, können Sie über das Fenster „Default Bild Matchcode“ auswählen, um welchen Datensatz es sich handelt und als was es auch im Modul Dokumente abgelegt werden soll.
Mit dem Slider rechts können Sie zwischen den erstellten Checkpunkten hoch- und runterscrollen. Mit dem Drag-Handle (Verschiebegriffe) können Sie, ohne einzelne Punkte löschen zu müssen, Checkpunkte verschieben, um die Reihenfolge zu ändern.
Soll ein Eintrag gelöscht werden, setzen Sie den Haken im Kontrollkästchen „Eintrag löschen“. Auf der linken Felder Seite erscheinen Lösch-Initiatoren. Klicken Sie diesen an, wenn Sie den Punkt löschen wollen. Rechts bei den Drag Handle erscheint Entfernen. Klicken Sie auf das Wort und der Checkpunkt verschwindet. Klicken Sie das Kontrollkästchen „Eintrag löschen“ wieder an, um die Löschfunktion wieder zu deaktivieren.
Möchten Sie schon erstellte Listen bearbeiten, klicken Sie mit einem Doppelklick auf diese. Rechts erscheinen die Checkpunkte der Liste, die Sie überarbeiten können. Änderungen werden automatisch gespeichert.
Diese Änderungen werden nur bei neu hinzugefügten Checklisten übernommen. Bereits erstellte und als abgeschlossen abgehakten Checklisten werden nicht verändert. Haben Sie alle Checkpunkte für Ihre Liste erstellt, dann schließen Sie das Vorlagenfenster mit dem X oben rechts. Alle Arbeitsschritte werden automatisch gespeichert.
