Haben Sie eine Checkliste aus den Vorlagen ausgewählt, erscheint diese auf der rechten Seite. Oben befinden sich eine Reihe blau hinterlegter Buttons, die im Folgenden erklärt werden.
Erstellen Sie, aus vorgefertigten Vorlagen, eine neue Checkliste.
Stellen Sie die Berechtigung ein, wer Checklisten bearbeiten bzw. ausfüllen und wer die Liste nur lesen darf. Dabei können nicht einzelne Personen, sondern nur Gruppen ausgewählt werden, zu denen Mitarbeitenden zugeordnet werden z.B. in Abteilungen. Sie können einstellen, dass eine oder mehrere Gruppen Checklisten weder bearbeiten noch lesen können. Wie Sie Mitarbeitenden Gruppen zuordnen und Gruppen erstellen können, erfahren Sie hier. Beachten Sie, dass nicht jeder die Befugnis hat, Berechtigungen einzustellen.
Der ausgewählte Datensatz wird gelöscht. Ein kleines Fenster öffnet sich, in dem Sie noch einmal bestätigen, ob Sie diese Liste löschen möchten.
Haben Sie die Checkliste unter der falschen Adresse erstellt, können Sie die Adresse hierüber ändern. Es öffnet sich ein neues Fenster mit allen in findes befindlichen Adressen. Wählen Sie die Gewünschte mit einem Doppelklick aus und die Checkliste wird verschoben.
Hier finden Sie alle, der Checkliste zugeordneten Datensätze, wie Bilder und Dokumente.
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Links in der Tabelle können Sie, falls vorhanden, die Kategorie Ihrer Datensätze über die Dropdown-Pfeile auswählen und einsehen.
Rechts finden Sie alle Datensätze zu Ihrer ausgewählten Kategorie. Oben über die Suchleiste können Sie nach einem spezifischen Datensatz suchen.
Es öffnet sich ein neues Fenster mit Einsicht und allen Angaben zu dem ausgewählten Datensatz.
Laden Sie den Datensatz herunter.
Der Datensatz öffnet sich als PDF in einem neuen Fenster.
Es öffnet sich ein kleines Fenster, in dem Sie zwischen Schreibdokument (Word) und Tabellenkalkulation (Excel) auswählen können. Geben Sie in das Feld darunter den Dateinamen ein und klicken auf OK. Es öffnet sich das entsprechend ausgewählte, findes interne Office Dokument, dass sie beschreiben und anschließend speichern können. Das neue Dokument erscheint in der Linkliste unter Dokument.
Darunter finden Sie die Ansicht des ausgewählten Datensatzes.
Erstellen Sie einen neuen Link. Es öffnet sich ein neues Fenster, wählen Sie aus, aus welcher Kategorie Sie einen neuen Link erstellen wollen, z.B. DMS, WaWi, Arbeitszeiten etc. Wählen Sie dann die dazugehörige Adresse bzw. Ansprechperson und anschließend den Datensatz, den Sie dieser Linktabelle hinzufügen möchten, aus. Setzen Sie an entsprechender Stelle den Haken und drücken links auf OK. Das Fenster schließt sich und der Datensatz erscheint in der Linktabelle unter dem entsprechenden Punkt.
Laden Sie Datensätze von Ihrem PC in den Aufgabendatensatz von findes hoch. Klicken Sie auf den Button und wählen Sie im neuen Fenster Ihr Datensatz aus und klicken Sie auf Öffnen. Sie können auch Ihren Datensatz einfach auf den Drop Zone-Button ziehen und es damit in findes hochladen. Der Datensatz wird hochgeladen und ein neues Fenster öffnet sich. Rechts haben Sie ein Vorschaubild zu Ihrem Datensatz und links können Sie noch Matchcode, Beschreibung etc. hinzufügen. Die ID-Doku und wann es von welchem Nutzer erstellt wurde, kann nicht geändert werden. Haben Sie alle Daten eingegeben, klicken Sie auf Speichern und der Datensatz erscheint in der Linktabelle der Checkliste. Sollten Sie ein bereits in findes vorhandenes Dokument, mit dem gleichen Namen, hochladen, öffnet sich automatisch die Adresse, unter der das Dokument hinterlegt wurde. Wollen Sie trotzdem das Dokument bei erster Adresse hinterlegen, müssen sie das Dokument verschieben, in dem Sie die Adresse ändern oder vor dem Hochladen, den Namen des Dokuments ändern. Wie Sie Datensätze zu anderen Adressen verschieben, erfahren Sie hier.
Unter den blauen Buttons finden Sie die Kopfzeile der Checkliste mit Erstell- und Änderungsdatum und -kürzel des jeweiligen Benutzenden, die Checklisten-ID und die Adresse. Diese Angaben sind gesetzt und können nicht bearbeitet werden.
Darunter finden Sie den Punkt „Bezeichnung„, also Name der Checkliste. Diesen können Sie, wenn nötig, ändern. Diese Änderung wird nur in dieser Checkliste übernommen. Im Feld „Bemerkung“ können Sie noch weitere Informationen und Daten eintragen, z.B. das Autokennzeichen bei einer Inspektion. Änderungen werden automatisch übernommen.
Die Anklickbox „Abgeschlossen“ wird erst nach ausfüllen der Checkliste notwendig. Ist der Haken gesetzt, können keine Änderungen an dieser mehr vorgenommen werden.
Darunter befindet sich die Checkliste selbst, gehen Sie diese Liste Schritt für Schritt durch.
Zu jedem Punkt können Sie ein Bild oder Dokument hochladen. Benutzen Sie die App, können Sie auch darüber Fotos in die Checkpunkte einbinden. Klicken Sie auf den Foto-Button, es öffnet sich ein Fenster. Wählen Sie den Punkt „DropZone„. Ihr Datei Explorer öffnet sich und Sie können Fotos oder Dokumente heraussuchen und mit einem Klick auf „Öffnen“ in findes hochladen. Schließen Sie mit einem Klick auf das X das Fenster. Ihr Datensatz wird automatisch gespeichert.
Je nachdem welchen Feldtyp Sie ausgewählt haben, haben Sie bei den einzelnen Punkten unterschiedliche Möglichkeiten diese auszufüllen. Ein Fallbeispiel folgt weiter unten.
Haben Sie die „Checkbox“ ausgewählt, können Sie den Punkt durch Anklicken des Auswahlkästchens als erledigt markieren. Je nachdem ob, beim Erstellen, im Feld „Weiter“ etwas eingetragen wurde oder nicht, wird der entsprechende Punkt als nächstes angezeigt. Wird das Kästchen nicht ausgefüllt, gilt der Punkt als nicht erledigt und Sie machen in der vorgegebenen Reihenfolge mit Ihrer Checkliste weiter.
Ist der ausgewählte Feldtyp des Checkpunktes ein „Ja/Nein-Feld“, haben Sie einen Slider in diesem Punkt. Legen Sie diesen um, wenn der Punkt der Aufgabenstellung entspricht. Je nachdem welchen Punkt Sie bei der Vorlagenerstellung unter „Weiter bei Ja“ eingestellt haben, erscheint unter diesem Punkt ein anderer nächster Checkpunkt. Legen Sie den Slider nicht um, dann gehen Sie zu dem nächsten Punkt über.
Wurde der Feldtyp „Datum/Uhrzeit“ ausgewählt, können Sie in das Feld, das der Aufgabenstellung entsprechende Datum eintragen, z.B. Datum der letzten HU.
Mit dem Feldtyp „Zahl“ können Sie abgleichen, ob eine Anzahl oder Nummer mit dem angegebenen Standardwert übereinstimmen. Dieses Feld lässt sich beschreiben, sollten die Angaben nicht übereinstimmen, kann dies geändert werden. Sollte das Feld nicht beschrieben sein bzw. 0 dort stehen, tragen Sie, gemäß der Aufgabenstellung, die entsprechenden Ziffern ein.
Gleichermaßen verhält es sich auch mit dem Feldtyp „Text“. Es kann schon mit einem vorausgefüllten Standardwert gefüllt sein. Ist dies nicht der Fall, befüllen Sie das leere Textfeld, der Aufgabenstellung entsprechend, z.B. Endkontrolle und Ergebnis einer Inspektion.
Wurden alle Checkpunkte in der Liste bearbeitet, können Sie, wie oben schon benannt, die Checkliste schreibschützen. Setzen Sie den Haken im Auswahlkasten „Abgeschlossen“ und die Checkliste kann nicht mehr bearbeitet werden. Der Haken ist ausgegraut und kann nicht mehr zurückgesetzt werden. Ist Ihnen ein Fehler unterlaufen, müssen Sie diese Checkliste löschen und eine Neue erstellen. Alle Änderungen werden automatisch übernommen.
