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Arbeitszeiten

Arbeitszeiten

In dem Modul Arbeitszeiten können Sie in zwei Tabellen Ihre und die Arbeitszeiten (Zeitstempel) Ihrer Mitarbeitenden einsehen. Bei den Arbeitszeiten handelt es sich um gestempelte Arbeitszeiten für Kunden oder Interne Aufgaben, also Tickets und nicht um die täglichen persönlichen Arbeitszeiten, z.B. Vollzeit 8 Stunden, Teilzeit 4 Stunden. In der einen Tabelle können Sie alle Arbeitszeiten einer Person in einem ausgewählten Zeitraum, z.B. Woche oder Monat einsehen und die Tabelle auch als PDF herunterladen. Dabei können Sie auswählen, ob Sie nur einen Mitarbeitenden oder alle auswählen wollen.

In der Arbeitszeiten Übersicht haben Sie einen Überblick über alle Zeitstempel in findes, inklusive Detailansicht. Über dieses Modul können Sie keine Arbeitszeiten erstellen. Dies können Sie nur über das Modul Aufgaben, in dem Sie Ihre Arbeitszeit stempeln oder über das Modul Adressen in den Adressen Details können Sie über die Tab Bar unter Aufgaben oder Arbeitszeiten Tickets generieren.

Arbeitsbericht

Im Modulbereich Arbeitsbericht finden Sie Ihre Arbeitszeitstempelungen der vorangegangenen Woche, diese ist automatisch ausgewählt. Sie können ablesen welche Art der Arbeitszeit gestempelt wurde (Fahrzeit, Wartung, Intern etc.) und welchem Kunden diese Arbeitszeit zur Abrechnung zugeschrieben wird. Sie sehen immer alle Tage einer Woche, so können Sie auch ablesen, an welchen Tagen Tickets bearbeitet wurden. Sie können nicht nur die laufende oder vorangegangene Woche einsehen, sondern den Zeitraum auswählen.

Wählen Sie die Benutzenden aus, dessen Arbeitszeiten Sie einsehen wollen. Sie können immer nur einen Mitarbeitenden auswählen. Anschließend wählen Sie in den anderen zwei Datumfelder den Zeitraum aus, in denen Sie die Arbeitszeiten einsehen wollen. Danach klicken Sie auf Aktualisieren, um die Liste neu zu laden und den ausgewählten Benutzenden und Zeitraum einsehen zu können. 

Wählen Sie Ihren Mitarbeitenden aus, dessen Arbeitszeiten Sie einsehen möchten. Es ist immer automatisch Ihr Benutzer ausgewählt. Wählen Sie über die Dropdown-Liste den Benutzenden aus. Beachten Sie, dass Sie nicht alle Benutzenden einsehen können. Je nach Berechtigung, können Sie nur Ihre Arbeitszeiten einsehen. Klicken Sie anschließend rechts auf Aktualisieren, um die Arbeitszeiten des neu ausgewählten Benutzenden angezeigt zu bekommen.

Stellen Sie den Zeitraum ein, in denen Sie die Arbeitszeiten angezeigt bekommen möchten. Sie können die Daten entweder händisch in das Kombinationsfeld eintragen oder über das Kalender-Ikon den Zeitraum einstellen.

Haben Sie alle Daten ausgewählt klicken Sie auf Aktualisieren, um die Arbeitszeittabelle neu zu laden.

Rechts haben Sie, über das Dropdown-Menü die Möglichkeiten die Arbeitszeiten des ausgewählten Zeitraums als PDF herunterzuladen. Dabei haben Sie die Wahl zwischen den Arbeitszeiten nur eines Benutzenden oder Mehreren bzw. allen.

Sie können die Arbeitszeiten des ausgewählten Benutzenden, in dem eingegebenen Zeitraum, als PDF herunterladen. Es öffnet sich ein weiterer Tab in Ihrem Browser mit der Tabelle der Arbeitszeiten, hier auch Einsatzbericht genannt. Je nach ausgewähltem Zeitraum, hat das PDF eine oder mehr Seiten. Was alles drin steht, erfahren Sie weiter unten.

Wählen Sie mehrere oder alle Benutzenden, oder nur einzelne Abteilungen (falls vorhanden), durch Anklicken der Auswahlkästchen aus. Klicken Sie anschließend auf OK.

Es öffnet sich ein weiterer Tab in Ihrem Browser mit der Tabelle der Arbeitszeiten, hier Einsatzbericht genannt, der ausgewählten Benutzenden. Je nach Zeitraum, hat jeder Benutzenden eine oder mehrere Seiten. Was alles drin steht, erfahren Sie im nächsten Punkt.

Einsatzbericht PDF

Der Einsatzbericht in Form einer PDF-Datei, zeigt die gleichen Angaben an, wie der Arbeitsbericht in findes. Oben über der Tabelle können Sie den ausgewählten Zeitraum des Berichts ablesen und von welchem Benutzenden diese Zeiten stammen. In der Tabelle selbst können Sie einmal das Datum, Start und Stoppzeiten ablesen. Pausenzeiten werden in der Tabelle nicht angezeigt, sondern nur die reine Arbeitszeit. Wochenenden sind dunkelgrau hinterlegt. Gibt es an einem Tag mehrere gestempelte Arbeitszeiten, z.B. Anfahrt, Reparatur, Rechnung schreiben, etc. die sich auf einen oder mehrere Kunden beziehen, können Sie in der Spalte Summe die gesamte Arbeitszeit ablesen. Unter dem Punkt Dauer finden Sie zusammengerechnet Zeit der einzelnen Stempelungen, die sich dann in der Summe addieren.

Zu jeder Arbeitszeit steht, wenn eingetragen, bzw. vorhanden, die Bericht Art, z.B. Wartung, Fahrzeit, Intern etc. und der Kundenname, so können die Zeiten auch direkt zugeordnet werden. In der Beschreibung stehen noch genauere Informationen zu dieser Arbeitszeit; Urlaub Tag, Zeitstempel mit Zeiten und Kürzel und was man gemacht hat.

Auf der letzten Seite steht die Gesamtsumme der gestempelten Zeiten, inkl. Urlaubs-, Krankheits- und Feiertage.

In der kleinen Tabelle darunter sind nochmal die Gesamtsummen der einzelnen Bericht Arten aufgelistet und die Summe aller Arten. Hier können Sie einsehen, wie viel Zeit für Anfahrten, Wartung etc. gestempelt wurde. Die Gesamtsumme hier kann von der Summe oben in der Tabelle abweichen, weil hier Urlaubs-, Krankheits- und Feiertage nicht mit einberechnet werden.

Ganz unten auf jeder Seite steht das Erstelldatum mit Uhrzeit des PDFs und von welchem Benutzenden es erstellt wurde. Rechts steht immer die Seitenzahl.

Tabelle Arbeitsbericht

Die Tabelle gibt die gestempelten Arbeitszeiten des ausgewählten Zeitraums an. Hier kann immer nur ein Benutzender gleichzeitig ausgewählt werden. Von Links nach rechts können Sie das Datum des jeweiligen Tages ablesen, Wochenenden sind dunkelgrau hinterlegt. Start- und Stoppspalten geben die Uhrzeiten an, wann der Zeitstempel gestartet und wann er gestoppt wurde. Die Spalte „Dauer“ rechnet dann die Gesamtstunden und -Minuten des Stempels an. Pausenzeiten werden in der Tabelle nicht angezeigt, sondern nur die reine Arbeitszeit. Wurden an einem Tag mehrere Stempel gestartet, zeigt die Spalte „Summe“ alle zusammengerechneten Gesamtstempelzeiten des Tages an. Gab es an einem oder mehreren Tagen keine Stempelungen, sind alle Zeitangaben in diesen Zeilen auf null gestellt. Mit dem Slider auf der rechten Seite, können Sie in der Tabelle weiter runter scrollen. Unter der Tabelle steht die Gesamtsumme der gestempelten Arbeitszeiten in dem ausgewählten Zeitraum.

Urlaubs-, Krankheits- und Feiertage werden in der Tabelle ebenfalls angezeigt und mit der vollen Tagesarbeitszeit berechnet.

Zu jeder Arbeitszeit steht, wenn eingetragen, bzw. vorhanden die „Bericht Art“ z.B. Wartung, Fahrzeit, Intern etc. und „Kunde“, so können die Zeiten auch direkt zugeordnet werden. Ist es eine interne Stempelung, dann steht dort Ihre Adressdaten bzw. die Ihres Unternehmens. In der „Beschreibung“ stehen noch genauere Informationen zu dem Zeitstempel; Urlaubstag, Zeitstempel mit Zeiten und Kürzel und was man gemacht hat.

Wie bei allen anderen Tabellen, können Sie in jeder einzelnen Spalte noch einmal separat filtern und sortieren. So können Sie z.B. in der Spalte Datum, über die Pfeile in auf- oder absteigender Reihenfolge nach Datum sortieren.

Über das Trichtersymbol können Sie in der z.B. Spalte Datum nach einem gewissen Datum filtern. Klicken Sie den Auswahlkasten vor dem entsprechenden Datum an, sie können auch mehrere gleichzeitig auswählen, und klicken anschließend auf OK. Wollen Sie Ihre Auswahl wieder rückgängig machen, dann klicken Sie auf „Alle Auswählen“ und dann wieder auf OK und es werden wieder alle Daten angezeigt. Sie können, wenn Sie nur ein Datum ausgewählt haben, diese auch wieder wegklicken und dann auf OK.

Ähnlich können Sie auch in den Spalten „Kunde“ oder „Beschreibung“ filtern. Wählen Sie z.B. den gewünschten Kunden aus, klicken auf OK und Sie können die gestempelten Zeiten auf diesen Kunden ablesen. Wählen Sie „Alle auswählen“ und klicken auf OK und es werden wieder alle angezeigt.

Unter der Spaltenüberschrift finden Sie Lupenfelder, in denen Sie via. Begriffseingabe nach einzelnen Zeitstempeln suchen können. Geben Sie z.B. bei „Beschreibung“ Geschäftsreise oder Schule ein, um sich die Arbeitszeiten anzeigen zu lassen, die zu diesen Beschreibungen gehören. Um alles wieder angezeigt zu bekommen, löschen Sie den Begriff aus der Suchleiste.

Um z.B. die Start- und Stoppzeiten besser ablesen zu können, können Sie die Spalten auseinanderziehen. Gehen Sie dafür mit der Maus zwischen zwei Spalten, bis der Verschiebezeiger an der Maus aktiviert wurde und ziehen Sie die Spalte auf die gewünschte Breite.

Arbeitszeiten Übersicht

In der Arbeitszeiten Übersicht sehen Sie alle Zeitstempel aller Benutzenden in einer Tabelle, inklusiver genauere Details auf der rechten Seite. Beachten Sie hier, dass es sich bei den Arbeitszeiten um Zeitstempelungen handelt, die durch Tickets intern im eigenen Unternehmen oder für Kunden erstellt wurden und nicht um die tägliche Personalarbeitszeit.

Arbeitszeiten-Tabelle

Die Tabelle zeigt alle gestempelten Zeitstempel aller Benutzenden, Sie können darin ablesen, welchem Benutzenden der Stempel zugeordnet ist und welche Art (Wochenbericht) diesem Stempel zugeordnet wurde, z.B. Intern, Fahrzeit, Beratung etc. In den Spalten „Start“ und „Stopp“ können Sie die Dauer des Tickets ablesen. Die Pausen werden von den Zeiten abgezogen und sind somit nicht mit eingerechnet. Wurde eine Beschreibung hinzugefügt, steht diese auch in der entsprechenden Spalte, wie z.B. „Rücksprache mit Kunden zwecks Projektabgabe.“. Ansonsten steht dort nur das Datum, Zeitraum des Stempels und das Kürzel der gestempelten Person.

Oben über der Tabelle befinden sich zwei blaue Buttons:

Aktualisieren Sie Ihre Liste.

Ihre Tabelle setzt sich auf die Standardeinstellungen zurück.

Darunter haben Sie die Möglichkeit einzelne Spalten aus der Tabelle in den Schriftzug zu ziehen, um Sie nach diesem gruppieren zu können. Ziehen Sie z.B. die Spalte „Wochenbericht“ dahin, dann ist die Tabelle nach den Wochenbericht-Arten sortiert.

Über die Dropdown-Pfeile vor den einzelnen Wochenbericht-Arten können Sie nun die jeweilige Berichtart auswählen und einsehen, wie viele Stempel es dazu gibt, von wem und in welchen Zeitraum sie gestempelt wurden.

Möchten Sie die Gruppierung wieder Rückgängig machen, dann ziehen Sie die Spalte wieder zurück an ihren ursprünglichen Ort in der Tabelle.

Rechts über der Tabelle haben Sie zwei weitere Ikon und eine Suchleiste, in der Sie durch Begriffseingabe gezielt nach einem oder mehreren Zeitstempeln suchen können.

Laden Sie alle Arbeitszeiten nach Excel herunter.

Sie können vorgefertigte Spalten in die Tabelle einfügen und schon vorhandene wieder rausnehmen. Ziehen Sie die ausgewählte Spalte z.B. „Adresse“ an die gewünschte Stelle in der Tabelle. Nun erscheinen die Adressen zu allen Zeitstempel. Möchten Sie dies wieder rückgängig machen oder eine andere Spalte aus der Tabelle entfernen, ziehen Sie diese in das kleine Fenster „Spaltenauswahl„. Mit einem Klick auf „Abbrechen“ schließen Sie das Fenster wieder.

Wie bei allen anderen Tabellen, können Sie in jeder einzelnen Spalte noch einmal separat filtern und sortieren. Sie können z.B. in der Spalte „Start“ über die Pfeile in auf- und absteigender Reihenfolge nach dem Startdatum und Uhrzeit der Zeitstempel sortieren.

Über das Trichtersymbol können Sie, z.B. in der Spalte „Wochenbericht“ nach gewissen Berichtarten filtern. Klicken Sie den Auswahlkasten vor der entsprechenden Berichtsart an. Sie können auch Mehrere gleichzeitig auswählen. Klicken Sie anschließend auf OK. Wollen Sie Ihre Auswahl wieder rückgängig machen, dann klicken Sie auf Alle Auswählen und wieder auf OK; es werden wieder alle Berichtsarten angezeigt. Wenn Sie nur eine Berichtsart ausgewählt haben, können Sie diese auch einfach wegklicken und dann auf OK drücken. Das Fenster schließt sich automatisch.

Unter den Spaltenüberschriften finden Sie Lupenfelder, in denen Sie über Begriffseingabe nach einzelnen Zeitstempeln suchen können. Geben Sie z.B. in der Spalte „Beschreibung“ Schule oder Geschäftsreise ein, um sich die Stempel anzeigen zu lassen, die zu diesem Beschreibungen gehören. Um alles wieder angezeigt zu bekommen, löschen Sie den Begriff aus der Suchleiste.

Unter den „Start“ und „Stopp“ Spalten können Sie über die Kalender Ikon, Datum und Uhrzeit auswählen, um nach Zeiten filtern zu können.

Unter der Tabelle können Sie Filter erzeugen. Welche Funktionen dies hat und wie es funktioniert, erfahren Sie hier. Unten rechts können Sie zwischen den Tabellenseiten wechseln, falls es mehrere Seiten gibt.

Detailansicht

Haben Sie eine Zeitstempel ausgewählt, erscheint auf der rechten Seite die Detailansicht zu diesem, mit allen wichtigen Angaben.

Oben über der Detailansicht befinden sich eine Reihe blauer Buttons, die im Folgenden erklärt werden:

Der Zeitstempel wird zu einer anderen Adresse verschoben. Es öffnet sich ein neues Fenster, mit allen in findes gespeicherten Adressen. Wählen Sie die gewünschte Adresse, Person oder Standort aus und die Aufgabe verschiebt sich zur entsprechenden Adresse und öffnet sich in findes.

Um den Zeitstempel abrechnen zu können, müssen Sie eine Warenwirtschaftsbeleg erstellen. Dabei öffnet sich ein kleines Fenster. Dort wählen Sie durch das Dropdown Menü die Beleg Art aus.

Darunter können Sie in schon vorhandenen Belegen suchen und dem Zeitstempel zuordnen. Entweder tragen Sie den Belegnamen händisch ein oder klicken auf das Lupenfeld.

Es öffnet sich ein neues Fenster mit allen in findes befindlichen Belegen. Dabei kann rechts im Suchfeld nach Belegen gesucht werden. Die Belege sind farblich markiert; sind sie rot, ist ein Fehler aufgetreten, sind sie Blau, wurden diese noch nicht übergeben, sind sie grün wurden sie zum Teil übergeben und wenn sie schwarz sind, wurde der Beleg komplett übergeben. Wählen Sie einen Beleg aus und in der unteren Tabelle erscheinen die Artikel zu diesem Beleg gehören.

Mit einem Doppelklick auf den Beleg, haben Sie diesen ausgewählt, das Fenster schließt sich und die Belegnummer erscheint in dem Feld. Können Sie den richtigen Beleg nicht finden, können Sie auch einen neuen Beleg erstellen, wie das funktioniert, erfahren Sie hier. Sie müssen keinen vorgefertigten Beleg auswählen.

Sie können nun noch auswählen, ob sich der Warenwirtschaftsbeleg in einem neuen Tab oder im gleichen Tab öffnen soll. Ist alles ausgewählt, klicken Sie auf OK und der Warenwirtschaftsbeleg öffnet sich, im gleichen oder in einem neuen Tab. Wie dieser Beleg aussieht und welche Eintragungen man machen kann, erfahren Sie hier.

Hier können Sie die Historie des Zeitstempels einsehen. Es öffnet sich ein neues Fenster mit einer Tabelle, mit allen Änderungen des Stempels. In der Tabelle können Sie den Stempel-Nutzenden, Bericht Art, Start und Stoppdaten, sowie Änderungsdaten und Beschreibung ablesen. Auch hier können Sie über die Lupenfelder und das Suchfeld stichpunktartig nach Versionen suchen. Über die Spaltenauswahl können Sie neue Spalten hinzufügen und wieder herausnehmen. Gleichzeitig können Sie Spalten nach oben links über die Tabelle ziehen und nach dieser gruppieren. Wie diese Funktionen nutzen können, erfahren Sie hier.

Mit einem Doppelklick auf eine der Versionen, öffnet sich ein neues Fenster, mit genaueren Details zu dieser Arbeitszeit.

Auf der linken Seite stehen Adresse, Belegnummer, Dauer des Zeitstempels. Darunter befinden sich die Kürzel des Erstellenden, Bearbeitenden und des Stempel-Nutzers, da dies alles verschiedene Personen sein können. Genauso wie die Art des Wochenberichts, Beschreibung und die Koordinaten des Standortes, als der Stempel gestoppt wurde.

Auf der rechten Seite steht die ID-Nummer des Zeitstempels. An dem Auswahlkasten kann man erkennen, ob der Zeitstempel in einen Warenwirtschaftsbeleg übernommen wurde oder nicht. Wurde eine Wawi Artikelnummer angegeben, steht sie ebenfalls auf der linken Seite, genauso wie die Daten, wann der Zeitstempel erstellt, geändert wurde, die Start- und Stoppdaten und die Koordinaten des Standorts, als der Stempel gestartet wurde.

Änderungen können hier nicht getätigt werden. Mit einem Klick auf Abbrechen, schließt sich das Fenster wieder. Wollen Sie die Historientabelle auch schließen, klicken Sie oben rechts auf das X.

Mit dem Drop Zone-Button können Sie Datensätze (Dokumente, Bilder etc.)  von Ihrem PC in den Arbeitszeitstempel in findes hochladen. Klicken Sie auf den Button und wählen Sie im neuen Fenster Ihren Datensatz aus und klicken auf Öffnen. Sie können auch Ihren Datensatz einfach auf den Drop Zone-Button ziehen und es damit in findes hochladen. Der Datensatz wird hochgeladen und Sie werden zur Inbox des Moduls Dokumente weitergeleitet. Rechts haben Sie ein Vorschaubild und links geben Sie den Matchcode an und fügen Sie noch die Belegnummer und Beschreibung hinzu. Welche Einstellungen Sie noch hier hervornehmen können, erfahren Sie hier. Klicken Sie anschließend auf Speichern und Ihr Datensatz ist abgespeichert.

Sehen Sie hierüber mit welchem Modul der Zeitstempel verknüpft ist. Wurde die Zeit zu keinem Modul abgelegt, z.B. Aufgabe oder Dokument, ist die Linkliste leer.

Oben befinden sich zwei Buttons:

Kehren Sie zurück zur Detailübersicht.

Verlinken Sie diese Arbeitszeit mit einem Modul. Es öffnet sich ein neues Fenster. Wählen Sie das Modul, mit dem Sie die Arbeitszeit verlinken wollen, aus z.B. DMS.

In einem neuen Fenster wählen Sie die Adresse aus.

Wählen Sie anschließend das Dokument aus. Dabei können Sie eins oder mehrere Datensätze durch Anklicken der Checkboxen auswählen. Klicken Sie anschließend unten links auf OK.

Nun erscheint in der Linktabelle die Verlinkung zu dieser Arbeitszeit.

Links in der Tabelle können Sie, falls vorhanden, zwischen den unterschiedlichen Modulen auswählen. Rechts finden Sie alle Datensätze zu der ausgewählten Kategorie.

Auf beiden Seiten können Sie in der Suchleiste nach verlinkten Datensätzen suchen. Ganz rechts können Sie die Tabellenansicht wechseln.

Linkbaum Dokumente

Links finden Sie den Dokumentenbaum mit allen Datensatzarten; klicken Sie dafür die Dropdown-Pfeile an. Auf der rechten Seite finden Sie alle Datensätze, in denen die Arbeitszeit hinterlegt wurde.

Öffnen Sie den Datensatz in einem neuen Tab.

Laden Sie den Datensatz auf Ihren PC herunter.

Öffnen Sie den Datensatz in einem PDF-Fenster.

Darunter finden Sie eine Vorschau des ausgewählten Datensatzes.

Wie der Linkbaum Aufgabe, Arbeitszeiten und Warenwirtschaft aussehen, finden Sie hier.

Detailansicht

In der Detailansicht sehen Sie alle Angaben zu diesem Stempel, wie die ID-Nummer des Zeitstempels, das Kürzel des Erstellenden und des Bearbeitenden, sowie Datum und Uhrzeit. Diese Angaben lassen sich nicht bearbeiten.

Die Felder darunter lassen sich bearbeiten. Sie können die Stempel-Art und die Art des Wochenberichts einstellen.

Das Kürzel und damit den Stempel-Nutzer können Sie über Anklicken des Dropdown-Pfeils auswählen.

Sie können das Startdatum mit Uhrzeit ändern und dann entweder rechts das Enddatum mit Uhrzeit umstellen, oder in der Mitte die Dauer des Zeitstempels ändern.

Die Angaben können Sie entweder händisch eintragen oder über das Kalendersymbol auswählen.

Auch die Termin-Dauer können Sie entweder händisch eintragen oder über das Uhr-Symbol auswählen.

Darunter können Sie die Koordinaten des Startstandorts und des Stoppstandorts ablesen. Also wo hat der Bearbeitende den Zeitstempel gestartet und wo hat er ihn gestoppt. Über das Kopier-Symbol können Sie die Koordinaten kopieren und an anderer Stelle einfügen.

Es öffnet sich ein neues Browser-Tab mit Googles Maps, in dem Sie die Standorte einsehen können.

Durch Anklicken der Checkbox können Sie auswählen, ob der Zeitstempel in den Warenwirtschaftsbeleg übernommen werden soll oder nicht. Die Checkbox ist automatisch ausgewählt. Daneben befindet sich, falls ausgewählt die Belegnummer. Diese lässt sich nicht bearbeiten.

In den beiden letzten Feldern steht die Artikelnummer, die in der Warenwirtschaft hinterlegt wurde. Über die Dropdown-Pfeile können Sie diesen auswählen und ändern. Im Feld Beschreibung finden Sie weitere Informationen zu diesem Arbeitszeitstempel. Dieses Feld können Sie ebenfalls bearbeiten und weitere Beschreibungen hinzufügen. Alle Änderungen werden automatisch gespeichert.