Mit einem Doppelklick auf die gewünschte Adresse, öffnet sich diese. Links finden Sie eine Übersicht der Hauptadressen mit allen Unteradressen, mit einem Linksklick öffnen sich diese.
Ganz oben befindet sich die Hauptadresse. Diese dient als standardmäßige Kontaktadresse des Unternehmens und als zentrale Referenz für alle Kommunikationen und Aktivitäten, die mit diesem Datensatz verknüpft sind. Auch wenn es darunter weitere Ansprechpersonen oder Standorte gibt, gilt diese zunächst als Standardadresse zur Identifizierung und Kontaktaufnahme.
Darunter befindet sich der Standort. Eine Hauptadresse kann mehrere Standorte mit physischen Adressen besitzen, wie Filialen, Lager oder Büros. In findes werden Standorte als Unteradressen zur Hauptadresse angelegt, um regionale Strukturen abzubilden. Jeder Standort kann eigene Kontaktdaten, Ansprechpersonen oder Zuständigkeiten haben und erlaubt so eine feinere Segmentierung und zielgerichtete Kommunikation.
Unter jedem Standort werden die einzelnen Mitarbeitenden bzw. Ansprechpersonen angezeigt. Sie sind individuelle Kontakte innerhalb eines Unternehmens – z.B. Vertriebsleiter, Buchhalter oder Techniker. Sie werden als Unterkategorie zur Hauptadresse oder eines Standortes geführt. Jede Ansprechperson hat eigene Kontaktdaten und Datensätze, Tickets und Aufgaben können ebenfalls dort an- und abgelegt werden.
Mit dem Ein/Aus-Button können Sie den Adressbaum aus- und einblenden.
In der Mitte finden Sie alle Adressinformationen des ausgewählten Unternehmens; Name, Adresse, Postfach etc. Diese Angaben lassen sich, je nach Berechtigung, direkt bearbeiten.
Oben links finden Sie blau hinterlegte Buttons, die im Folgenden erklärt werden:
Neue Adressen, Personen und Standorte werden hinzugefügt. Wie das genau funktioniert, wird hier erklärt.
Die ausgewählte Adresse wird gelöscht. Wie das genau funktioniert, wird hier erklärt.
Berechtigung einstellen, d.h. welche Gruppe darf die ausgewählte Adresse bearbeiten und lesen und welche Gruppe darf nur lesen. Hier kann es sein, dass die Berechtigung, diese Einstellungen vorzunehmen, eingeschränkt ist.
Die Historie der ausgewählten Adresse anzeigen lassen. Es öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie alle Änderungen der Adresse einsehen können.
Die Link Tabelle zeigt alle Verlinkungen zu dieser Adresse/Person. Wie das genau aussieht, erfahren Sie hier.
Mit dem Drop Zone-Button können Sie Datensätze (Dokumente, Bilder etc.) von Ihrem PC in den Adressdatensatz in findes hochladen. Klicken Sie auf den Button, wählen Sie im neuen Fenster Ihren Datensatz aus und klicken Sie auf Öffnen. Sie können auch Ihren Datensatz einfach auf den Drop Zone-Button ziehen und es damit in findes hochladen. Der Datensatz wird hochgeladen und in einem neuen Fenster haben Sie rechts ein Vorschaubild und links geben Sie den Matchcode an und fügen noch die Belegnummer und Beschreibung hinzu. Des Weiteren können Sie über das Feld „Service Link“ können Sie ein Ticket verlinken und über das Feld „Modul Link“ können Sie dem Datensatz einem Modul zuordnen. Wie Sie diese Einstellungen vornehmen können, erfahren Sie hier. Klicken Sie anschließend auf Speichern und Ihr Datensatz ist abgespeichert.
Rechts unter Sonstiges können Sie noch weitere, benötigte Informationen eintragen. Logo, Foto des Unternehmens oder des Mitarbeitenden kann eingefügt werden. Darunter lassen sich Daten für die Warenwirtschaft eintragen, wie Adressbeziehung, Kundennummer etc. Des Weiteren kann man die Entfernung durch eine Anbindung an Google Maps anzeigen lassen. Dabei ist zu beachten, dass die Entfernung vom Hauptstandort Ihres Unternehmens berechnet wird.
Darunter finden Sie die Checkboxen Inaktiv und Ready.
Haben Sie eine neue Adresse erstellt, aber es fehlen noch Angaben, dann setzen Sie noch keinen Hacken bei Ready und diese Adresse wird in der Übersicht lila hervorgehoben. Ist dieser Adressdatensatz nicht mehr aktuell, weil es z.B. den Kunden nicht mehr gibt oder der Mitarbeitende nicht mehr angestellt ist, man diesen aber nicht unbedingt löschen möchte, kann man diesen inaktiv stellen. Dafür einfach den Hacken setzen und die Adresse wird in der Übersicht nicht mehr angezeigt. Möchten Sie sich die inaktiven Adressen in der Übersicht trotzdem anzeigen lassen, dann klicken Sie in der Adressübersicht oben rechts auf die Checkbox Inaktiv und setzen den Haken.
Scrollt man weiter runter, befindet sich dort eine Reiter mit weiteren Datensätzen. Unter dem Reiter Kommunikation lassen sich mehrere Telefonnummern wie Festnetz, Mobil und geschäftlich eintragen und andere Kommunikationskanäle wie Mail, Fax und Skype angeben. Diese Felder lassen sich individuell gestalten. Sie können z.B. Spalten entfernen und andere einfügen. Wie das geht, finden Sie hier.
Klickt man einen Tab weiter auf Sonstiges finden sich die Bankdaten des Unternehmens, sowie ggf. Log-in Daten für das Portal-Zugang. Wie das Portal funktioniert und wofür das genutzt werden kann, erfahren Sie hier.
Im dritten Tab Zugangsdaten befinden sich können Sie Benutzername und Passwörter für das Portal eintragen.
