Unter diesem Punkt können Sie Urlaubstage, Freizeitausgleiche und Zeitguthaben aus allen Jahren einsehen. Gleichzeitig können Sie das Zeitprofil zurücksetzen und die Zeitdaten aus dem vorangegangenen Jahr in das Neue mitnehmen.
Wählen Sie zuerst das Jahr aus, dass Sie einsehen möchten. Entweder händisch mit der Tastatur oder mit den Richtungspfeilen im dem Jahresfeld. Sie können auch noch nicht angefangenen Jahre auswählen. Die Daten aktualisieren sich automatisch. Des Weiteren wählen Sie noch den Mitarbeitenden über das Feld „Benutzer“ aus. Auch hier aktualisiert sich der Datensatz automatisch.
Wurde der Mitarbeitende ausgewählt, steht der Name unter dem Anzeigenamen. Dieses Feld ist mit gestrichelten Linien umrandet und kann nicht verändert werden. Daneben wird das zugeordnete Zeitprofil angezeigt. Sie können das Ausgewählte mit einem Klick auf das X löschen oder mit einem Klick in das Feld über die aufklappende Liste aus- oder abwählen. Dabei können auch mehrere Zeitprofile ausgewählt werden.
In dem Feld ChipKey sehen Sie die Nummer Ihres Chipkeys. Diesen benötigen Sie, wenn Sie sich über das Terminal ein- und ausstempeln.
Mit dem Ikon können Sie den Chipkey mit dem ausgewählten Benutzerprofil koppeln. Wie das funktioniert, finden Sie hier.
Unter dem Namen befindet sich das Feld „Urlaubsanspruch pro Jahr“, dass bearbeitet werden kann.
Darunter befinden sich die drei Spalten Urlaub, Freizeitausgleich und Zeit-Saldo.
Unter Urlaub finden Sie alle Angaben zu den Urlaubszeiten des ausgewählten Mitarbeitenden und Jahr. „Urlaubsanspruch Jahresanfang“ zeigt die Anzahl der Urlaubstage plus die verbliebenen und übernommenen Urlaubstage aus dem Vorjahr. „Sonderurlaub im Jahr“ zeigt an, wie viele Tage Sonderurlaub ausgestellt wurde. Das Gleiche gilt für „Unbezahlter Urlaub“. Diese Felder lassen sich bearbeiten. Haben Sie alles eingetragen, klicken Sie rechts unten auf Speichern. Die nachfolgenden drei Punkte sind nicht bearbeitbar, erkennbar durch die gestrichelte Umrandung und die Felder. Der Punkt „Genommener Urlaub Gesamt“ zeigt den für das ausgewählte Jahr beantragten und genehmigter Urlaubstage. Der Punkt „Gebuchter Urlaub Gesamt“ zeigt wiederum die Urlaubstage an, die schon verbucht und abgerechnet sind.
Beispiel: Wurden im Januar fünf Tage und im März ebenfalls fünf Tage Urlaub beantragt und genehmigt und Sie befinden sich im Monat Februar, stehen unter dem Punkt „Genommener Urlaub Gesamt“ zehn Tage. Unter dem Punkt „Gebuchter Urlaub Gesamt“ stehen aber nur fünf Tage, da nur der Urlaub in Januar schon genommen und verbucht wurde, der Urlaub im März aber noch in der Zukunft liegt und eventuell noch geändert oder zurückgenommen werden kann.
Der letzte Punkt unter der Spalte Urlaub ist „Resturlaub“ und zeigt die noch verbliebenen Urlaubstage an. Alle Angaben sind in Tagen.
Unter Freizeitausgleich finden Sie alle Angaben zu den Über- und Minusstunden des ausgewählten Mitarbeitenden und Jahr. „Freizeitausgleich Jahresanfang“ zeigt die Über- und Minusstunden zum Jahresanfang an, dabei wurden die Stunden aus dem vergangenen Jahr (falls vorhanden) übernommen. Dieses Feld kann bearbeitet werden. Die Überstunden aus dem laufenden Jahr werden in diesem Feld nicht mit berechnet, sondern unter „Freizeitausgleich Anspruch“. In diesem Feld werden die Minus- und Überstunden aus dem vergangenen und die aktuellen Stunden zusammengerechnet. Wie in der Spalte Urlaub sind auch beim Freizeitausgleich die Punkte „Genommener Freizeitausgleich“ und „Gebuchter Freizeitausgleich“. Diese drei Felder sind mit gestrichelten Linien umrandet und können nicht bearbeitet werden. Der „genommene Freizeitausgleich“ zeigt den, für das ausgewählte Jahr, beantragte und genehmigter Freizeitausgleich. Der Punkt „Gebuchter Freizeitausgleich“ zeigt wiederum die Überstunden an, die schon verbucht und abgerechnet sind.
Beispiel: Wurden an einem Tag im Januar und einem im März je acht Stunden (also ein Arbeitstag) Freizeitausgleich beantragt und genehmigt und Sie befinden sich im Monat Februar, stehen unter dem Punkt „Genommener Freizeitausgleich“ 16 Stunden. Unter dem Punkt „Gebuchter Freizeitausgleich“ stehen aber nur acht Stunden, da nur der Freizeitausgleich im Januar schon genommen und verbucht wurde, der Ausgleich im März aber noch in der Zukunft liegt und eventuell noch geändert oder zurückgenommen werden kann.
Der Punkt „Ausbezahlter Freizeitausgleich“ zeigt die Überstundenanzahl an, die nicht als Freizeitausgleich genommen, sondern stattdessen direkt ausgezahlt wurde. Möchten Sie weitere Stunden zu der Auszahlung hinzufügen, klicken Sie auf das Plus, rechts im Feld. Es öffnet sich ein neues Fenster. In dem Feld „Stunden Ist“ sind die schon gebuchten Überstunden eingetragen, dieses Feld ist mit gestrichelten Linien umrandet und lässt sich nicht bearbeiten.
Darunter können Sie die Stunden und Minuten eintragen, die ausgezahlt werden. Minusstunden können nicht eingetragen werden. Haben Sie diese eingetragen, erhöht sich die „Stunden Gesamt“ aus den Ist-Stunden und den neu eingetragenen. Klicken Sie auf OK und der neue Datensatz wird gespeichert. Sie können die Stundenanzahl auch direkt im Feld ändern. Klicken Sie einmal in das Feld rein und überarbeiten Sie den ausbezahlten Freizeitausgleich. Klicken Sie anschließend rechts unten auf Speichern und Ihr Datensatz wird gespeichert.
Das letzte Feld „Freizeitausgleich Rest“ zeigt den, nach allen oben angegeben Abzüge noch verbleibender Freizeitausgleich in Stunden. Haben Sie alles eingetragen, klicken Sie rechts unten auf Speichern. Alle Angaben zum Freizeitausgleich sind in Stunden.
Das Zeit-Saldo zeigt das Zeitguthaben in einem gewissen Zeitraum an, der auch in der Spalte angezeigt wird. Haben Sie ein schon abgeschlossenes Jahr ausgewählt, ist der Zeitraum vom 01.01-31.12 des ausgewählten Jahres. Haben Sie das laufende Jahr ausgewählt, ist der Zeitraum vom 01.01 bis zum Vortag des aktuellen Datums.
Unter dem Punkt „Summe Ist“ sind alle gestempelten Personalzeitstunden. „Summe Soll“ zeigt wiederum die Stundenanzahl an, die laut Zeitprofil des Mitarbeitenden in dem angegebenen Zeitraum gestempelt werden sollte. Das „Summen Saldo“ zeigt die Differenz von Soll und Ist an, egal ob Plus oder Minus. Alle drei Felder sind mit gestrichelten Linien umrandet und lassen sich nicht bearbeiten. Alle Angaben sind in Stunden.
Gab es Fehler beim Eintragen oder Berechnen der Urlaubs- oder Freizeitausgleichzahlen, können Sie das Zeitprofil zurücksetzen. Mit einem Klick auf den Button öffnet sich ein neues Fenster. Wählen Sie den oder die Mitarbeitenden über die Dropdown-Liste Benutzer aus. Klicken Sie die Checkbox neben dem Namen an. Sie können auch mehrere oder Alle auswählen. Anschließend wählen Sie noch dem Zeitraum aus, in denen die Zeiten zurückgesetzt werden sollen. Klicken Sie auf OK und die ausgewählten Zeiten werden zurückgesetzt. Je nachdem wie groß der Zeitraum ist, und wie viele Mitarbeitenden ausgewählt wurden, kann dies einige Minuten bis Stunden dauern.
Wollen Sie die Daten zu Resturlaub und Freizeitsaldo ins neue Jahr übertragen. Dabei können nur die Angaben vom vergangenen Jahr ins aktuelle übernommen werden. Ältere Jahreswechsel können nicht mehr übernommen werden, genauso wie zukünftige Jahre. Klicken Sie auf den Button und es öffnet sich ein neues Fenster. Wählen Sie über die Dropdown-Liste Benutzer Ihre Mitarbeitenden aus. Dabei können Sie durch anklicken der Checkboxen eine, mehrere oder alle auswählen. Klicken Sie danach noch die Checkboxen an, wenn Resturlaub und/oder Freizeitausgleich in das neue Jahr übernommen werden sollen. Klicken Sie anschließend auf OK. Das Fenster schließt sich und die Datensätze wurden übernommen.
