Unter dem Punkt „Lieferschein“ finden Sie alle in findes erstellten und übergebene Lieferscheine in einer Tabelle. Anhand der Schriftfarbe können Sie ablesen, ob diese schon in den nächsten Schritt (Rechnung) übergeben wurde oder nicht.
Wie oben unter dem Punkt Angebot schon beschrieben, sind die Tabellen und Funktionen in den Unterpunkten der Kategorie „Ausgangsbelege“ gleich aufgebaut, da mit den gleichen Positionen und Leistungen gearbeitet wird.
Oben links finden Sie eine Reihe blauer Buttons:
Aktualisieren Sie die Tabelle.
Erstellen Sie einen neuen Beleg. Es öffnen sich die Belegdetails. Die Belegnummer und -Datum sind schon ausgefüllt. Wählen Sie, über das Lupenfeld, die Adresse des Kunden aus. Welche Angaben Sie noch eintragen können und wie die Belegdetails aussehen, erfahren Sie hier.
Wählen Sie einen Beleg aus, den Sie kopieren möchten und klicken auf den Button. Es öffnet sich ein kleines Fenster, in dem Sie gefragt werden, ob Sie eine neue Version von dem Beleg erstellen möchten oder eine neue Belegnummer vergeben möchten. Wie die jeweilige Vergabe aussieht, erfahren Sie hier.
Setzen Sie die Tabellenfelder und Filter auf Standardeinstellungen zurück.
Drucken und Versenden Sie den Beleg an den Kunden. Wie das Funktioniert, erfahren Sie hier.
Der Beleg erscheint in einem eigenen Fenster als PDF-Vorschau.
Rechts können Sie einstellen, wer die Berechtigung hat, Belege zu erstellen und zu bearbeiten, oder wer sie nur einsehen darf. Wie Sie diese Einstellungen vornehmen können, erfahren Sie hier.
Das Tabellendesign ist wie bei allen anderen Tabellen gleich. Vor allem die Tabellen in der Kategorie „Ausgangsbelege“ sind vom Design und Inhalt identisch, nur die Belegnummern haben andere Anfangslettern, daher finden Sie alle Informationen über Darstellungen und Funktionen über die Übersichtstabelle hier.
Unter der Belegtabelle finden Sie die Tabelle mit allen Positionen, die zu Ihrem ausgewählten Beleg gehören. Wie diese Tabelle aussieht und welche Informationen Sie davon ablesen können, erfahren Sie hier.
Mit einem Doppelklick auf den Beleg öffnen sich die Belegdetails. Oben links finden Sie eine Reihe blauer Buttons, die im Folgenden erklärt werden:
Aktualisieren Sie die Belegdetails.
Gehen Sie zurück zur Belegtabelle.
Erstellen Sie einen neuen Beleg. Es öffnen sich die Belegdetails. Die Belegnummer und -Datum sind schon ausgefüllt. Wählen Sie, über das Lupenfeld, die Adresse des Kunden aus. Welche Angaben Sie noch eintragen können und wie die Belegdetails aussehen, erfahren Sie hier.
Kopieren Sie einen ausgewählten Beleg. Wie das Funktioniert und welche Optionen Sie zur Auswahl haben, erfahren Sie hier.
Setzen Sie die Tabellenfelder und Filter auf Standardeinstellungen zurück.
Drucken und Versenden Sie den Beleg an den Kunden. Wie das aussieht und welche Einstellungen Sie hier vornehmen können, erfahren Sie hier.
Übergeben Sie den Beleg an die nächste Stelle. Es öffnet sich ein Fenster mit den Positionen des Belegs. Sie können auswählen an welche Stelle der Beleg übergeben werden soll. Automatisch ist der nächste Schritt in der Reihenfolge (hier Rechnung) ausgewählt. Durch Anklicken der Dropdown-Liste können Sie einen anderen Punkt wählen.
In der Tabelle sieht man, dass manche Artikel eine Seriennummer haben. Möchten Sie eine Position mit Seriennummer in eine Rechnung übergeben, müssen Sie diese angeben, falls dies nicht schon vorher geschehen ist. Haben Sie keine Seriennummer angegeben, kann der Beleg nicht übergeben werden. Klicken Sie auf das Lupen-Ikon in der Zeile. Es öffnet sich ein Fenster mit alle Seriennummern, die dieser Position zugeordnet wurde. Klicken Sie bei den entsprechenden Seriennummern die Anklickboxen an. Sie können auch mehrere auswählen, wenn Sie von dieser Position mehrere haben. Klicken Sie anschließend unten rechts auf OK. Sie können Seriennummern in der Zeile auch wieder entfernen, in dem Sie auf das jeweilige X klicken. Welche Funktionen es in diesem Bereich noch gibt, erfahren Sie hier.
Hier können Sie noch nicht übergebene Belege aus Angebot und Auftrag in den Punkt „Lieferschein“ übernehmen, genauso wie Zeitstempel und Tickets. Oben links können Sie über die Dropdown-Liste auswählen, woher Sie den Beleg übernehmen möchten.
Sie können Belege sowohl aus dem Angebot als auch dem Auftrag übernehmen. Alles sind jeweils andere Tabellen, die aber gleich aufgebaut sind. Dabei werden nur Belege angezeigt, die mit der Lieferscheinnummer übereinstimmen. In der oberen Tabelle sehen Sie Belegnummer und -Datum des Ausgangsbelegs, sowie die Adresse des Kunden und den Nettobetrag. Haben Sie einen Beleg angeklickt, erscheinen unten in der Tabelle die einzelnen Positionen. Sie können ablesen, um welche Art der Position es sich handelt, Menge und Preis und, anhand der Schriftfarbe, welche Positionen übergeben wurden und welche nur teils oder gar nicht. Wählen Sie oben links durch Anklicken der Checkboxen, welchen Beleg Sie übernehmen möchten. Sie können auch alle Belege auswählen, klicken Sie dafür oben in der Tabellenübersicht die Checkboxen an. Anschließend klicken Sie auf Beleg übernehmen und Sie werden weitergeleitet zu einer weiteren Tabelle, in der Sie auswählen welche dazugehörigen Positionen aus diesem Ausgangsbeleg übernommen werden sollen. Automatisch sind alle ausgewählt, Sie können durch Anklicken der Checkboxen Positionen abwählen. Klicken Sie anschließend oben links auf Beleg übernehmen. Sie kommen wieder zurück zur Detailübersicht des Lieferscheins und unter Positionen sind Ihre übernommenen Positionen zu finden.
Übernehmen Sie ein Ticket aus dem Modul Aufgaben in Ihren Beleg. In der Tabelle sind alle mit dem aus Angebot und Auftrag verknüpften Tickets. Sie können ablesen, wann das Ticket erstellt wurde, Priorität, Status und Art, genauso wie das Kürzel des Bearbeitenden und, wenn beschrieben, den Betreff. Auch hier können Sie durch Anklicken der Checkboxen auswählen, welches Ticket Sie in den Lieferschein übernehmen möchten, dabei können Sie auch mehrere oder alle auswählen. Anschließend klicken Sie auf Beleg übernehmen und Sie werden weitergeleitet zu einer weiteren Tabelle, in der Sie auswählen welche dazugehörigen Positionen aus diesem Ticket übernommen werden sollen. Automatisch sind alle ausgewählt, Sie können durch Anklicken der Checkboxen Positionen abwählen. Klicken Sie anschließend oben links auf Beleg übernehmen.
Übernehmen Sie Stempelungen aus dem Modul Arbeitszeiten. In der Tabelle erscheinen alle dem Beleg zugeordneten Zeitstempel. Sie können ablesen, welche ID der Stempel hat und von welchem Nutzenden er stammt, außerdem die Start- und Stoppzeit, die Berichtsart und, falls ausgefüllt, die Beschreibung. Wählen Sie, durch Anklicken der Checkboxen aus, welchen Zeitstempel Sie in den Auftrag übernehmen möchten. Sie können auch mehrere oder alle auswählen. Klicken Sie anschließend oben links auf Beleg übernehmen. Sie kommen wieder zurück zur Detailübersicht des Belegs und unter Positionen ist Ihr ausgewählter Zeitstempel zu finden.
Sehen Sie hierüber mit welchen Modulen der Beleg verknüpft ist. Wurde der Beleg zu keinem Modul abgelegt, ist die Linktabelle leer. Wie diese aussieht und welche Funktionen sie hat, erfahren Sie hier.
Öffnen Sie das zuletzt hinterlegte Dokument.
Laden Sie aus dem DMS einen vorhandenen Datensatz hoch. Wie das genau funktioniert, erfahren Sie hier.
Laden Sie Datensätze (Dokumente, Bilder etc.) von Ihrem PC in findes hoch. Wie das genau funktioniert, erfahren Sie hier.
Die Belegangaben sind in allen Punkten der Ausgangs- und Eingangsbelege gleich aufgebaut. Lediglich die „Belegnummer“ unterscheidet sich, an den Anfangsbuchstaben (AN für Angebot, LI für Lieferschein usw.). Sie können die Darstellung der Belegnummern selbst einstellen, und so auch dem Jahr entsprechend anpassen (z.B. AN-2024-002 oder AN-2025-002). Wie das funktioniert, erfahren Sie hier. Die Belegnummer lässt sich durch den Kopier-Button kopieren und an anderer Stelle wieder einfügen. Das „Beleg Datum“ zeigt an, wann der Beleg erstellt wurde, kann aber nachträglich noch angepasst werden. Entweder durch händische Eingabe, indem Sie in das Feld klicken, oder über das Kalender-Ikon rechts in dem Feld.
Unter dem Punkt „Adresse“, finden Sie alle Adressangaben zu Ihrem Beleg. Welche das sind und wie diese funktionieren, erfahren Sie hier.
Wurde der Beleg mit einem Ticket verknüpft oder gibt es zu diesem noch einen Beleg eines externen Unternehmens finden Sie alle Angaben unter diesem Punkt. Wie diese aussehen und welche Funktionen diese haben, finden Sie hier.
Der „Kopftext“ enthält wichtige Informationen für den Empfänger des Belegs, z.B. spezielle Anweisungen, Vertragsbedingungen usw. Wie Sie den Kopftext beschriften können oder aus Vorlagen auswählen können, erfahren Sie hier.
In der Tabelle „Positionen“ finden Sie alle Artikel, Waren und Zeitstempel, die zu diesem Beleg hinzugefügt oder erstellt wurden. Welche Informationen Sie hier einsehen können und wie Sie Positionen bearbeiten können, erfahren Sie hier.
Der „Fußtext“ dient der individuellen Anpassung und Bereitstellung von detaillierten Informationen zu den einzelnen Positionen und soll gleichzeitig Missverständnisse vermeiden. Welche, dass sind und wie Sie den Fußtext beschriften können oder aus Vorlagen auswählen können, erfahren Sie hier.
Unter dem Punkt „Weitere Optionen“ können Sie zum einem die Zahlungsbedingungen auswählen und die Skontotage mit den Prozenten festlegen. Wie das Funktioniert, erfahren Sie hier.
