Unter dem Bereich Personal Abrechnung finden Sie alle Personalzeiten der Mitarbeitenden des laufenden Monats, bzw. eines ausgewählten Zeitraums, mit Zeitprofil und der Summe der Soll- und Ist-Zeiten.
Wählen Sie aus der Dropdown-Liste den gesuchten Mitarbeitenden aus. Das Datum ist schon vorgegeben, vom Ersten des laufenden Monats, bis zum vergangenen Tag. Der aktuelle Tag ist nicht angegeben, da die laufenden Stempelungen erst nach Ausstempelung berechnet werden. Möchten Sie den Zeitraum ändern, tragen Sie in den Comboboxen „Von“ und „Bis“ den gewünschten Zeitraum ein oder wählen Sie es über die Kalender-Ikons aus. Klicken Sie daneben auf den Aktualisierungsbutton und der Abrechnungszeitraum aktualisiert sich. Mit dem Slider auf der rechten Seite können Sie in der Tabelle runterscrollen.
Die Tabelle ist einmal eingeteilt in, links, „Einzel pro Tag“ und rechts „Gesamt pro Tag„. Ganz rechts finden Sie das Zeitprofil des Mitarbeitenden.
Ganz links ist steht das Datum mit den Wochentagen, dabei kann es vorkommen, dass ein Datum mehrmals vorkommt, je nachdem ob es mehrere Zeitstempelungen an einem Tag gab, z.B. Arbeitszeit und halber Tag Urlaub oder Arbeitszeit und Schule. Daneben befindet sich die Zeit Art, also Schule, Arbeitszeit, Urlaub etc. mit Start- und Stoppzeiten.
Unter der Spalte „Gesamt pro Tag“ werden alle Zeiten des jeweiligen Tages unter „Ist“ zusammengerechnet. Daneben stehen die Pausenzeiten und das Zeit-Soll, also die Personalzeitstunden, die laut Profil gearbeitet werden sollen. Das Zeit-Saldo gibt an, ob Minus oder Überstunden geleistet wurden. Unter der Tabelle finden sich die Summen der Ist und Soll Zeit und deren Differenzzeiten des ausgewählten Zeitraums.
Mit dem Dropdown-Button können Sie weitere Optionen wählen. Sie können einen neuen Zeitstempel für einen Tag oder einen gewissen Zeitraum hinzufügen.
Es öffnet sich ein neues Fenster. Als Benutzer ist der, schon in der Tabelle ausgewählte, Mitarbeitende eingetragen, kann aber über die Dropdown-Liste geändert werden. Dann wählen Sie darunter das Datum entweder händisch oder über das Kalender-Ikon aus und zum Schluss noch die Art, also Arbeitszeit, Urlaub etc. Alle drei Auswahlfelder sind Pflichtfelder und müssen ausgefüllt sein, erkennbar an den roten Sternchen. Drücken Sie auf OK und ein neues Fenster öffnet sich. Hier können Sie noch weitere Angaben zu diesem Zeitstempel machen. Wie das funktioniert, finden Sie hier. Drücken Sie anschließend auf Speichern. Das Fenster schließt sich und der neue Stempel ist eingetragen. Klicken Sie oben rechts auf „Aktualisieren“ und er erscheint auch in der Liste.
Es öffnet sich ein neues Fenster. Sie können einen, mehrere oder alle Benutzende für diesen Zeitstempel auswählen. Wählen Sie die Art des Zeitstempels z.B. Geschäftsreise und in den folgenden zwei Feldern den Zeitraum aus. Entweder händisch oder über das Kalender-Ikon. Art und Datumsfelder sind Plfichtfelder und müssen ausgefüllt werden, erkennbar an den roten Sternchen. Drücken Sie auf OK, das Fenster schließt sich und der neue Stempel ist eingetragen. Wählen Sie den Zeitraum des Zeitstempels und klicken Sie oben rechts auf „Aktualisieren“ und er erscheint in der Liste.
In einem neuen Browserfenster öffnet sich eine PDF-Ansicht mit der Zeiterfassung des ausgewählten Zeitraums und Nutzenden. Die Tabelle erfasst jeden Tag einzeln und zeigt alle Punkte an, wie in der Abrechnungstabelle. Ganz links in der Spalte können Sie, durch die farbliche Hervorhebung, einsehen, um welche Arbeitsart es sich handelt, z.B. Urlaub grün.
Unter der Tabelle stehen noch Angaben zum Urlaubs- und Freizeitanspruch und die Summe. Unter Urlaubsanspruch sehen Sie, wie viele Tage Urlaub für das Jahr die ausgewählte Benutzende hat, hierbei werden noch nicht genommene Urlaubstage aus dem vergangenen Jahr dazugerechnet. Ebenfalls können Sie den, in diesem Zeitraum, genommenen Urlaub und der genommene für das ganze Jahr einsehen, sowie den verbliebenen Resturlaub. Das Gleiche gilt auch für den Freizeitanspruch.
Bei der Summe können sie sehen, wie viele Stunden von dem Benutzenden in dem ausgewählten Zeitraum gestempelt wurde, wie viele gestempelt werden sollten und ob es in diesem Zeitraum ein Saldo gab, also Überstunden oder Minusstunden gemacht wurden.
Ganz unten steht Datum, Uhrzeit und Ersteller der PDF-Abrechnung.
Es öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie die Benutzer auswählen können, deren Abrechnungen Sie drucken möchten. Dabei können Sie zwischen verschiedenen Abteilungen auswählen. Möchten Sie alle aus einer Abteilung auswählen, dann klicken Sie auf den Abteilungsnamen. Möchten Sie alle Mitarbeitenden auswählen, dann klicken Sie oben auf die Checkbox von „Anzeige Namen„. Klicken Sie auf OK. In einem neuen Browserfenster öffnet sich eine PDF-Ansicht mit der Zeiterfassung des ausgewählten Zeitraums und des ausgewählten Benutzers. Pro Mitarbeitenden gibt es eine eigene Seite.
Exportieren Sie die Personalzeiten in Ihre Lohnabrechnungssoftware. Es öffnet sich ein neues Fenster. Wählen Sie die Art ID aus und den Abrechnungszeitraum. Klicken Sie auf OK.
