Im Fenster Personal Kalender haben Sie eine Übersicht über die gestempelten Arbeitszeiten von Ihnen und Ihren Mitarbeitenden. Je nachdem wie die Berechtigungen eingestellt sind, können Sie nur Ihren Personalkalender oder den Ihrer Abteilung einsehen. Wählen Sie über die Dropdown-Liste Ihre Benutzenden aus, die Sie einsehen wollen. Sie können auch alle auswählen. Die Namen erscheinen oben in der Dropdown-Zeile und die Haken sind bei den ausgewählten Namen gesetzt.
Klicken Sie rechts daneben auf den Aktualisierungsbutton. Es erscheinen die Monatsansichten der ausgewählten Benutzenden und können für den ausgewählten Monat die Arbeitstage und Zeiten, Urlaubs- und Krankheitstage einsehen. Haben Sie mehr als drei Benutzende ausgewählt, können Sie über den Slider unter dem Kalender die Ansicht verschieben und die anderen Benutzenden ansehen. Die Nutzende sind alphabetisch nach ihren Nachnamen sortiert.
Sie können die Monatsansicht auch auf Woche oder Tag umändern.
In der Wochenansicht ist links die Uhrzeit in zwei Stunden Schritten angezeigt und auch hier sind nur die ersten drei ausgewählten Benutzenden angezeigt und Sie können über den Slider unter dem Kalender die Ansicht verschieben und die anderen Benutzenden ansehen.
Oben links können Sie Monat oder Woche umstellen. Es ist immer das aktuelle Datum gesetzt. Das Datum können Sie entweder durch die Pfeile links und rechts einstellen oder mit einem Klick auf die Datumsanzeige.
Die Tagesansicht zeigt links die Uhrzeit in zwei Stunden Schritten an und der Zeitstrahl liegt auf der aktuellen Uhrzeit. Haben Sie viele Benutzende ausgewählt, können Sie über den Slider unter dem Kalender die Ansicht verschieben und die anderen Benutzenden ansehen.
Möchten Sie lieber die Namen der Benutzenden auf einem Blick haben, dann stellen Sie die Darstellung des Kalenders auf Zeitstrahl Monat um. Links finden Sie die Namen der ausgewählten Benutzenden. Haben Sie mehr als neun Benutzende ausgewählt, können Sie runterscrollen, um die anderen einsehen zu können. Die Nutzenden sind den Nachnamen nach alphabetisch sortiert. Neben den Namen sehen Sie die einzelnen Tage des ausgewählten Monats und die entsprechend eingetragenen Stempelungen, Urlaubszeiten usw. Mit dem Slider unter dem Kalender können Sie die Ansicht verschieben und die anderen Tage einsehen. Oben links können Sie mit den Pfeilen links und rechts den Monat umstellen, angezeigt wird immer der Aktuelle.
Wählen Sie Zeitstrahl Tag aus, finden Sie links die Namen der ausgewählten Benutzenden. Haben Sie mehr als neun Nutzende ausgewählt, können Sie runterscrollen, um die anderen einsehen zu können. Die Benutzenden sind dem Nachnamen nach alphabetisch sortiert. Neben den Namen sehen Sie den Zeitstrahl in Stundenschritten von 0:00 – 22:00 Uhr und die entsprechend eingetragenen Stempelungen, Urlaubszeiten usw. Die aktuelle Uhrzeit wird durch eine blaue Zeitlinie dargestellt. Mit dem Slider unter dem Kalender können Sie die Stundenansicht verschieben. Oben links können Sie mit den Pfeilen links und rechts oder einem Klick auf die Datumsanzeige den Tag umstellen, angezeigt wird immer der Aktuelle.
Aktualisiert den Kalender und zeigt neue Eintragungen an oder neue Nutzende, wenn Sie diese über die Liste links daneben, hinzugefügt haben.
In einem neuen Browserfenster öffnet sich eine PDF-Ansicht mit der Jahresübersicht der ausgewählten Benutzenden. Pro Nutzende gibt es eine eigene Seite. Oben steht der Name des Nutzenden. Wie im findes Kalender sind hier die Zeitarten in unterschiedlichen Farben dargestellt, sowohl im Kalender als auch im Tortendiagramm. Darunter finden Sie noch alle Angaben in einer Tabelle eingetragen. Ganz unten steht Datum, Uhrzeit und Erstellende der PDF-Jahresübersicht.
In der Kalenderübersicht sind die einzelnen Zeitarten in unterschiedlichen Farben dargestellt. Die Arbeitszeiten sind blau, Urlaub ist grün, Krankheit orange und gab es einen Fehler bei der Stempelung ist dieser rot.
Mit einem Doppelklick auf eine der Zeiten, öffnet sich ein Fenster mit den Zeitangaben zu diesem Tag. Oben steht der Name des Zeitstempelnutzenden. Darunter wird das Datum des Zeitstempels angezeigt. Die Zeile Start zeigt die Uhrzeit an, als eingestempelt und Stopp als ausgestempelt wurde. Dahinter finden Sie die Standortkoordinaten von Start- und Stoppstempelung. Klicken Sie auf das Standort-Ikon und Sie werden nach Google Maps weitergeleitet und können die Standorte einsehen. Das Zeitprofil gibt die Grundstundenzeit an, z.B. Teilzeit = 4 Stunden, Vollzeit = 8 Stunden.
Wollen Sie die Startzeit ändern, dann tragen Sie diese entweder händisch in die Combobox ein oder über das Uhr-Ikon. Dort kann man die Uhrzeit nur in 30 Minuten Schritten eingeben. Wurde die Startzeit geändert, ändert sich auch automatisch, dem Zeitprofil entsprechend, die Stoppzeit.
Beispiel: Stellen Sie die Startzeit von 8:00 Uhr auf 9:00 und ist das Zeitprofil „Teilzeit“ (hier 8 Stunden) ausgewählt, ändert sich die Stoppzeit dementsprechend von 16:00 Uhr auf 17:00 Uhr.
Drücken Sie rechts oben auf Speichern und die geänderten Zeiten werden gespeichert.
Das Gleiche passiert auch mit der Stoppzeit. Wird diese verändert, ändert sich, dem Zeitprofil entsprechend, die Startzeit auch.
Beispiel: Ändern Sie die die Stoppzeit von 17:00 Uhr auf 16:30 Uhr und ihr Zeitprofil ist auf Teilzeit (hier 8 Stunden), ändert sich die Startzeit von 9:00 Uhr auf 8:30 Uhr.
Drücken Sie rechts oben auf Speichern und die geänderten Zeiten werden gespeichert.
Wie Sie die Stundenanzahl verändern können, erfahren Sie im nächsten Abschnitt. Bitt beachten Sie, dass Sie die Zeit während der laufenden Stempelung nicht verändern sollten, da die Stempelung dabei automatisch beendet wird.
Hier können Sie die Stundenanzahl verändern. Wurde mehr gearbeitet als im Zeitprofil festgelegt, können Sie unter Arbeitszeit die Stunden und Minuten entweder händisch in der Combobox ändern oder über das Uhr-Ikon. Dort kann die Zeit nur in 30 Minuten Schritten geändert werden.
Daneben können Sie die Pausenzeit auf die gleiche Weise eintragen. Drücken Sie rechts oben auf Speichern und die geänderten Zeiten werden gespeichert.
Außerdem können Sie noch weitere Stunden in Zeitarten festlegen; wie Schule, Kurzarbeit, Bereitschaft, Freizeitausgleich usw. Die Stunden können Sie auf die gleiche Weise einstellen, wie bei der Arbeitszeit. Urlaub kann für diesen ausgewählten Tag auch eingetragen werden. Über die Dropdown-Liste können Sie auswählen, ob es sich um einen ganzen oder halben Tag handelt. Das Gleiche gilt auch für das Feld Feiertag.
Möchten Sie noch eine weitere Zeitangabe hinzufügen, die nicht unter den schon vorgegebenen Arten ist, klicken Sie auf „+ Hinzufügen“. In dem neuen Dropdown-Feld können Sie die gewünschte Zeit-Art auswählen und daneben die Länge. Wie bei den anderen Comboboxen können Sie die Zeit entweder händisch eingeben oder über das Uhr-Ikon. Dort kann die Zeit nur in 30 Minuten Schritten geändert werden. Drücken Sie rechts oben auf Speichern und die geänderten Zeiten werden gespeichert. Wie Sie individuelle Zeitarten erstellen, finden Sie hier.
Hier wird angegeben, wie viele Stunden der Benutzende an diesem Tag arbeiten sollte und wie viel er gearbeitet hat. Ganz rechts ist der Punkt „Zeit Saldo„. Dieser gibt die Differenz zum Stundensoll an. Haben Sie mehr gearbeitet, wird die Zeit in Stunden und Minuten angezeigt, haben Sie weniger gearbeitet, steht ein Minus vor der Zeit. Diese Felder können nicht bearbeitet werden, erkennbar an den gestrichelten Linien um die Felder herum.
Gab es eine Fehlstempelung oder wurde vergessen sich auszustempeln, können Sie es unter diesem Punkt einsehen. Unter dem Punkt „Fehlertext“ können Sie eintragen, worum es sich bei der Fehlstempelung handelt. Die „Fehler Zeit“ zeigt an, wie viel Zeit fehlt. Falls sie automatisch ausgestempelt wurden, setzen Sie in der Checkbox den Haken und klicken oben auf Speichern. Wie Sie einstellen können, ab wann automatisch ausgestempelt werden soll, finden Sie hier.
Rechts neben dem Benutzernamen befindet sich der Switch für die Expertenansicht. Bei Aktivierung verändert sich die Ansicht des Fensters. Im Bereich Datum ist das Datum der Stempelung, Standort von Start- und Stoppstempelung und das Zeitprofil.
Im Bereich Zeiten für den Tag ist jetzt eine Tabellenansicht, mit Start- und Stoppdatum, Länge, Art und Beschreibung. Sie können über das Mülltonnen-Icon dem Personalstempel löschen und über den Stift-Icon den Stempel bearbeiten.
Dabei öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie das Start- und Stoppdatum entweder händisch oder über das Kalender-Icon ändern können. Zusammen mit der Art, z.B. Arbeitszeit, Urlaub, Kurzarbeit, sind dies Pflichtfelder und müssen ausgefüllt sein. Die Beschreibung können Sie ebenfalls, wenn nötig, bearbeiten, z.B. wurde die Stempelung über das Terminal getätigt oder wurde es manuell eingetragen. Dann können Sie noch den Standortstart und -stopp eintragen. Drücken Sie auf Speichern, um die Änderungen zu übernehmen.
Löschen Sie die Stempelung.
In der Tabelle können Sie nun sehen, wann und von wem die Personalzeit bearbeitet wurde.
Sie können hierüber auch einen neuen Personalzeitstempel erstellen. Es öffnet sich ein neues Fenster und Sie können, wie oben beschrieben die Zeiten, Art und Beschreibung eintragen. Die Standortdaten können über das Standort-Ikon geändert werden. Drücke Sie auf Speichern und in der Tabelle erscheint der neuen Personalzeitstempel.
Die Bereiche „Saldo für den Tag“ und „Fehler“ bleiben gleich.
Oben rechts finden Sie den Punkt „Verlauf„. Dort sehen Sie alle Eintragungen und Änderungen zu dieser Personalzeit. Wie in der Benutzerübersicht sehen Sie, ob die Stempelung noch aktiv ist oder schon gelöscht wurde. Wann die Stempelung gestartet und wann gestoppt wurde. Dann die Art der Personalzeit; Arbeitszeit, Urlaub, Kurzarbeit und die Beschreibung und ob und von wem etwas geändert wurde. Dahinter können Sie einsehen, ob die Stempelung schon abgeschlossen, also nicht mehr laufend ist und ob sie schon ausgewertet wurde. Ziehen Sie den Slider nach rechts und Sie können über das Stift-Ikon die Personalzeit ändern.
Es öffnet sich ein neues Fenster und Sie können die Start- und Stoppzeit, entweder händisch ändern oder rechts über das Kalender-Ikon. Außerdem können Sie die Beschreibung bearbeiten und die Haken bei „Abgeschlossen“ und „Ausgewertet“ setzen oder entfernen. Klicken Sie unten auf „Speichern“ und der Eintrag wird bearbeitet und im Verlauf erscheint ein neuer Eintrag.
