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Aktentabelle Adresse
Aktentabelle
Ganz unten befindet sich der Punkt Aktentabelle. Hier finden Sie alle Notizen, die für diese Adresse erstellt wurden.
Neuen Eintrag erstellen
Gleichzeitig können Sie auch direkt einen neuen Eintrag erstellen, wenn der Kunde z.B. nicht erreichbar war oder eine telefonische Anfrage reingekommen ist, die noch dokumentiert oder ein Angebot noch erstellt werden muss.
Die Aktentabelle wird, mit einem Klick darauf, aktualisiert.
Neuen Eintrag in Aktentabelle erstellen. Es öffnet sich ein neues Fenster. Links steht Ihr Kürzel und rechts Datum und Uhrzeit. Darunter befindet sich ein großes Textfeld, in das Sie alle Informationen eintragen können. Sind alle Informationen eingetragen, schließen Sie das Fenster mit einem Klick auf das x wieder und es findet sich ein neuer Eintrag in der Tabelle.
Wollen Sie, in Ihrem neuen Eintrag, einen schon vorgefertigten Textbaustein einfügen, dann klicken Sie, vor dem Schließen, rechts auf die blau hinterlegte Lupe. Es öffnet sich ein weiteres Fenster mit einer Auswahl an Oberkategorien, z.B. Telefonisch oder Angebot. Wählen Sie eins aus und öffnen Sie die Dropdown-Liste. Es werden Ihnen nun vorgefertigte Textbausteine angezeigt, die Sie durch einen Doppelklick auswählen und die dann in Ihrem Textfeld erscheinen. Klicken Sie nun auf das X, um das Fenster zu schließen und Ihr Eintrag erscheint in der Aktentabelle. Mit einem Doppelklick öffnet sich der Eintrag noch einmal und Sie können ihn genauer lesen und bearbeiten.
Wie Sie individuelle Textbausteine erstellen, finden Sie hier.
Sie können sowohl rechts in der Suchleiste als auch in den einzelnen Spalten in den Lupenfeldern, nach bestimmten Einträgen suchen.
Alle Adressdaten werden nach Excel exportiert.
Spaltenauswahl: vorgefertigte Spalten können eingefügt und herausgenommen werden. Öffnen Sie die Spaltenauswahl und ziehen Sie die ausgewählte Spalte an die gewünschte Stelle. Wurde die Spalte schon mit Informationen gefüllt, erscheinen diese direkt mit. Wollen Sie eine Spalte entfernen, ziehen Sie diese in das Fenster Spaltenauswahl. Mit einem Klick auf das x schließen Sie das Fenster wieder.
Über das Trichtersymbol können Sie z.B. in der Spalte „Erstellt am“ nach den Erstellungsdaten filtern. Möchten Sie wieder alle angezeigt bekommen, wählen Sie Alle auswählen aus und bestätigen mit OK.
Ausgewählte Adresse
Ausgewählte Adressen
Mit einem Doppelklick auf die gewünschte Adresse, öffnet sich diese. Links finden Sie eine Übersicht der Hauptadressen mit allen Unteradressen, mit einem Linksklick öffnen sich diese.
Ganz oben befindet sich die Hauptadresse. Diese dient als standardmäßige Kontaktadresse des Unternehmens und als zentrale Referenz für alle Kommunikationen und Aktivitäten, die mit diesem Datensatz verknüpft sind. Auch wenn es darunter weitere Ansprechpersonen oder Standorte gibt, gilt diese zunächst als Standardadresse zur Identifizierung und Kontaktaufnahme.
Darunter befindet sich der Standort. Eine Hauptadresse kann mehrere Standorte mit physischen Adressen besitzen, wie Filialen, Lager oder Büros. In findes werden Standorte als Unteradressen zur Hauptadresse angelegt, um regionale Strukturen abzubilden. Jeder Standort kann eigene Kontaktdaten, Ansprechpersonen oder Zuständigkeiten haben und erlaubt so eine feinere Segmentierung und zielgerichtete Kommunikation.
Unter jedem Standort werden die einzelnen Mitarbeitenden bzw. Ansprechpersonen angezeigt. Sie sind individuelle Kontakte innerhalb eines Unternehmens – z.B. Vertriebsleiter, Buchhalter oder Techniker. Sie werden als Unterkategorie zur Hauptadresse oder eines Standortes geführt. Jede Ansprechperson hat eigene Kontaktdaten und Datensätze, Tickets und Aufgaben können ebenfalls dort an- und abgelegt werden.
Mit dem Ein/Aus-Button können Sie den Adressbaum aus- und einblenden.
In der Mitte finden Sie alle Adressinformationen des ausgewählten Unternehmens; Name, Adresse, Postfach etc. Diese Angaben lassen sich, je nach Berechtigung, direkt bearbeiten.
Oben links finden Sie blau hinterlegte Buttons, die im Folgenden erklärt werden:
Neue Adressen, Personen und Standorte werden hinzugefügt. Wie das genau funktioniert, wird hier erklärt.
Die ausgewählte Adresse wird gelöscht. Wie das genau funktioniert, wird hier erklärt.
Berechtigung einstellen, d.h. welche Gruppe darf die ausgewählte Adresse bearbeiten und lesen und welche Gruppe darf nur lesen. Hier kann es sein, dass die Berechtigung, diese Einstellungen vorzunehmen, eingeschränkt ist.
Die Historie der ausgewählten Adresse anzeigen lassen. Es öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie alle Änderungen der Adresse einsehen können.
Die Link Tabelle zeigt alle Verlinkungen zu dieser Adresse/Person. Wie das genau aussieht, erfahren Sie hier.
Mit dem Drop Zone-Button können Sie Datensätze (Dokumente, Bilder etc.) von Ihrem PC in den Adressdatensatz in findes hochladen. Klicken Sie auf den Button, wählen Sie im neuen Fenster Ihren Datensatz aus und klicken Sie auf Öffnen. Sie können auch Ihren Datensatz einfach auf den Drop Zone-Button ziehen und es damit in findes hochladen. Der Datensatz wird hochgeladen und in einem neuen Fenster haben Sie rechts ein Vorschaubild und links geben Sie den Matchcode an und fügen noch die Belegnummer und Beschreibung hinzu. Des Weiteren können Sie über das Feld „Service Link“ können Sie ein Ticket verlinken und über das Feld „Modul Link“ können Sie dem Datensatz einem Modul zuordnen. Wie Sie diese Einstellungen vornehmen können, erfahren Sie hier. Klicken Sie anschließend auf Speichern und Ihr Datensatz ist abgespeichert.
Rechts unter Sonstiges können Sie noch weitere, benötigte Informationen eintragen. Logo, Foto des Unternehmens oder des Mitarbeitenden kann eingefügt werden. Darunter lassen sich Daten für die Warenwirtschaft eintragen, wie Adressbeziehung, Kundennummer etc. Des Weiteren kann man die Entfernung durch eine Anbindung an Google Maps anzeigen lassen. Dabei ist zu beachten, dass die Entfernung vom Hauptstandort Ihres Unternehmens berechnet wird.
Darunter finden Sie die Checkboxen Inaktiv und Ready.
Haben Sie eine neue Adresse erstellt, aber es fehlen noch Angaben, dann setzen Sie noch keinen Hacken bei Ready und diese Adresse wird in der Übersicht lila hervorgehoben. Ist dieser Adressdatensatz nicht mehr aktuell, weil es z.B. den Kunden nicht mehr gibt oder der Mitarbeitende nicht mehr angestellt ist, man diesen aber nicht unbedingt löschen möchte, kann man diesen inaktiv stellen. Dafür einfach den Hacken setzen und die Adresse wird in der Übersicht nicht mehr angezeigt. Möchten Sie sich die inaktiven Adressen in der Übersicht trotzdem anzeigen lassen, dann klicken Sie in der Adressübersicht oben rechts auf die Checkbox Inaktiv und setzen den Haken.
Scrollt man weiter runter, befindet sich dort eine Reiter mit weiteren Datensätzen. Unter dem Reiter Kommunikation lassen sich mehrere Telefonnummern wie Festnetz, Mobil und geschäftlich eintragen und andere Kommunikationskanäle wie Mail, Fax und Skype angeben. Diese Felder lassen sich individuell gestalten. Sie können z.B. Spalten entfernen und andere einfügen. Wie das geht, finden Sie hier.
Klickt man einen Tab weiter auf Sonstiges finden sich die Bankdaten des Unternehmens, sowie ggf. Log-in Daten für das Portal-Zugang. Wie das Portal funktioniert und wofür das genutzt werden kann, erfahren Sie hier.
Im dritten Tab Zugangsdaten befinden sich können Sie Benutzername und Passwörter für das Portal eintragen.
Adressen Filterung erzeugen
Filter erzeugen
Unten links findet sich der Punkt „Filter erzeugen„. Möchten Sie in der Adressliste nach mehreren Punkten filtern, oder nach bestimmten Angaben suchen, benutzen Sie diese Funktion.
Es öffnet sich ein neues Fenster. Oben findet sich eine Spalte mit rot hinterlegtem Und und einem grünen Plus.
Bedingungen hinzufügen
Klicken Sie auf das Plus und Sie können zwischen „Bedingungen hinzufügen“ und „Gruppe hinzufügen“ wählen. Zuerst einmal wählen Sie „Bedingungen hinzufügen“ aus. Es erscheinen eine Reihe Werte, die Sie über eine Dropdown-Liste auswählen können (Beispiele folgen weiter unten).
Wählen Sie zuerst das Feld aus, indem Sie filtern wollen, dann den Operator und zum Schluss geben Sie noch Ihren Wert in der Combobox ein:
Klicken Sie unten rechts auf OK und Ihre Adressliste wird nach diesen Angaben gefiltert. Unten links finden Sie auch Ihre angegebene Filterung und Sie können über die Checkbox den Haken entfernen und die Filterung ist ausgesetzt. Setzen Sie den Haken wieder, ist die Filterung wieder aktiv. Rechts unten können Sie Ihre Filterung wieder zurücksetzen. In welchen Spalten gefiltert wurde, sehen Sie an den nun blau gefärbten Trichtersymbolen.
Möchten Sie noch eine weitere Bedingung einfügen, dann klicken Sie wieder auf das grüne Plus und wählen wieder Bedingung hinzufügen aus. Eine neue Werteinheit erscheint unter der Ersten. Wählen Sie wieder Ihre Bedingungen aus.
Klicken Sie unten rechts auf OK und Ihre Adressliste wird nach diesen Angaben gefiltert. So können Sie auch noch weitere Bedingungen eingeben, um noch genauer zu filtern. Unten links finden Sie auch Ihre angegebene Filterung und Sie können über die Checkbox den Haken entfernen und die Filterung ist ausgesetzt. Setzen Sie den Haken wieder, ist die Filterung wieder aktiv. Rechts unten können Sie Ihre Filterung wieder zurücksetzen. In welchen Spalten gefiltert wurde, sehen Sie an den nun blau gefärbten Trichtersymbolen.
Auswahlfeld:
Im Auswahlfeld sind alle Spalten aufgeführt, die Sie bei der Adresse einstellen können, z.B. Name, Adresse, Tel.-Nummer, Erstellt am, Geburtstag u.v.m.
Operator:
Beim Operator können Sie eingeben, ob der eingegebene Wert im Auswahlfeld enthalten oder nicht enthalten ist, ob es mit dem Wert beginnt oder endet, ob es gleich oder ungleich dem Wert ist, u.v.m.
Werteingabe:
Schreiben Sie Ihren Begriff, Namen oder Datum in die Werteingabe.
Filter-Operatoren:
Haben Sie mehrere Bedingungen eingefügt, dann ist automatisch eingestellt, dass nach Und gefiltert wird, also wird z.B. nach dem Vornamen Tine und einer PLZ gefiltert, die eine 2 enthält. Sind beide Bedingungen in einer Adresse erfüllt, erscheint diese, ist dies nicht gegeben, bleibt die Adressliste leer.
Klickt man auf das Und können weitere Optionen gewählt werden.
Wählt man Oder aus mit den gleichen Bedingungen wie oben, dann wird danach gefiltert, ob es eine Adresse, mit dem Vornamen Tine oder eine Adresse, in der in der PLZ die Zahl 2 enthalten ist.
Wählt man „Nicht Und“ aus und hat z.B. die Bedingungen Nachname „Schneider“ und Straße ist leer ausgewählt, und ist beides in einem Adressdatensatz gegeben, wird dieser ausgeblendet. Sind diese beiden Bedingungen in einem Adressdatensatz nicht gegeben, wird nichts ausgeblendet.
Wählt man „Nicht Oder“ aus und man geht von vorherigem Beispiel aus, werden alle mit dem Nachnamen Schneider oder wenn die Spalte Straße leer, also nicht ausgefüllt, ist ausgeblendet. Dabei muss nur eins in einem Adressdatensatz gegeben sein, um es auszublenden.
Gruppe hinzufügen:
Wollen Sie eine neue Filterung erzeugen, die nicht den gleichen Filter-Operator hat, wie die vorangegangenen Bedingungen. Haben Sie z.B. mehrere Adressdatensätze mit dem gleichen Nachnamen und der gleichen PLZ, dann können Sie eine neue Gruppe hinzufügen und geben den Operator „Nicht Und“ ein, fügen Sie eine neue Bedingung hinzu und geben z.B. Name 1 enthält PCN. Dann verschwinden alle Adressdatensätze die in Name 1 PCN enthalten.
Vorlagen erstellen und löschen:
Nutzen Sie diese Filterung öfters mit den gleichen Operatoren und Werten, können Sie diese als Vorlage speichern. Stellen Sie Ihre Filterung zusammen und geben unten in die Combobox „Auswählen“ einen Namen für Ihre Filterung ein, in diesem Beispiel „Test“. Drücken Sie daneben auf Speichern. Sie können Ihre Vorlagen unter der Combobox „Auswählen“ raussuchen. Möchten Sie eine Vorlage wieder löschen, wählen Sie diese aus und drücken auf Löschen.
Adressen Grundlagen
Adressen
Im Modul Adresse finden Sie alle Kunden- und Kontaktdaten. Sei es Adresse, Ansprechperson oder Kommunikationskanäle, hier haben Sie alles Informationen auf einen Blick – für Vertrieb, Service und Management.
Gleichzeitig bietet Ihnen das Adressmodul eine nahtlose Verknüpfung zu anderen Modulen wie Aufgaben, Ticketsystem, Datensätzen und Projekten und bietet damit auch eine lückenlose Dokumentation von E-Mails, Telefonaten, Meetings und Notizen – zentral im Kundenprofil. Finden Sie immer alle Aufträge, Lieferscheine, Angebote etc. direkt im Kundenprofil und automatische Benachrichtigungen und Follow-ups helfen Ihnen bei einer effizienten Kundenbetreuung.
Da findes über den Webbrowser oder über die App aufgerufen wird, haben Sie die Möglichkeit Ihre Adressdaten jederzeit und überall aufrufen zu können.
Im Folgenden finden Sie Hilfestellungen und Anweisungen für das Modul Adresse, wie finden Sie bestimmte Adressen und die dazugehörigen Datensätze, wie bearbeite ich eine Adresse oder wie erstelle ich eine Neue, inklusive Ansprechpersonen und Standorten.
Grundlagen
In Adressen finden Sie Ihre Adressdatenbank mit allen eingefügten Kunden, Lieferanten und Mitarbeitenden. Diese können Sie direkt in findes selbst verwalten; d.h. neue Kontaktdaten erstellen, bereits Vorhandene bearbeiten, inaktiv stellen oder löschen.
Bei Erstanwendung können Sie über ein Tool Adressen von bereits vorhandenen Datenbanken und Software importieren. Welches Tool dafür verwendet werden kann und wie es funktioniert finden Sie hier.
Hauptadressen sind in fetter Schrift hinterlegt, alle dazugehörigen Unteradressen, wie Mitarbeitende und Zweitstellen, sind in normaler Schriftdicke hinterlegt. Beides ist miteinander verknüpft und auf einen Blick einsehbar.
Sie können sowohl in der oberen Suchleiste als auch in der Adresssuchleiste rechts, nach Firmennamen, Nachnamen etc. suchen und bekommen Ihr Suchergebnis direkt angezeigt. Ebenfalls können Sie in den Lupenfeldern der einzelnen Spalten suchen.
Bearbeitungsfelder
Oben links finden Sie blau hinterlegte Buttons, die im Folgenden erklärt werden:
Die Adressliste wird, mit einem Klick darauf, aktualisiert.
Neue Adressen, Personen und Standorte werden hinzugefügt. Wie das genau funktioniert, wird hier erklärt.
Die ausgewählte Adresse wird gelöscht. Wie das genau funktioniert, wird hier erklärt.
Alle Filter und Tabellenfelder werden auf die Standardeinstellung zurückgesetzt.
Auf der rechten Seite befinden sich zwei weitere Buttons:
Alle Adressdaten werden nach Excel exportiert.
Spaltenauswahl: vorgefertigte Spalten können eingefügt und herausgenommen werden. Öffnen Sie die Spaltenauswahl und ziehen Sie die ausgewählte Spalte an die gewünschte Stelle. Wurde die Spalte schon mit Informationen gefüllt, erscheinen diese direkt mit. Wollen Sie eine Spalte entfernen, ziehen Sie diese in das Fenster Spaltenauswahl. Mit einem Klick auf das x schließen Sie das Fenster wieder.
Rechts oben ist die Checkbox Inaktive. Ist diese nicht ausgefüllt, können Sie die inaktiv gestellten Adressen nicht sehen. Ist der Haken gesetzt, sind die Inaktiven auch sichtbar und orange hervorgehoben. Wie Sie Adressen inaktiv stellen können, finden Sie hier.
Adressen gruppieren
Möchten Sie Ihre Adressen nach einer bestimmten Gruppierung durchsuchen, ziehen Sie die entsprechende Spalte, z.B. Straße, auf das Textfeld zwischen den blau hinterlegten Buttons und Tabelle. Nun erscheinen alle Straßennamen in alphabetischer Reihenfolge. Mit dem Pfeil, neben dem Wort Straße können Sie sich die Straßennamen in alphabetischer oder nicht alphabetischer Reihenfolge sortieren.
Mit einem Klick auf das Trichtersymbol können Sie weiter filtern. Möchten Sie nur bestimmte Straßennamen angezeigt bekommen, dann wählen Sie diese mit einem Klick auf das Kästchen aus und bestätigen mit OK. Möchten Sie wieder alle angezeigt bekommen, wählen Sie Alles auswählen aus und bestätigen mit OK.
Klicken Sie auf die Dropdown-Liste und es werden alle Personen und Objekte, die zu dieser Straße angelegt wurden, eingeblendet. Durch einen Doppelklick auf die jeweilige Adresse, öffnet sich diese. Möchten Sie die Filterung wieder rückgängig machen, ziehen Sie die Spalte wieder zurück an ihre vorherige Stelle.
In allen Spalten, soweit diese ausgewählt wurde, kann mit einem Klick auf den Pfeil alphabetisch oder nicht alphabetisch sortiert werden. Außerdem kann in jeder Spalte über das Trichtersymbol nach bestimmten Namen, Nummern oder Leerwerten gefiltert werden. Möchten Sie wieder alle angezeigt bekommen, wählen Sie Alles auswählen aus und bestätigen Sie mit OK.