Unter dem Punkt „Auftrag“ finden Sie alle in findes erstellten Aufträge in einer Tabelle. Anhand der Schriftfarbe können Sie ablesen, ob diese schon in den nächsten Schritt (Lieferschein oder Rechnung) übergeben wurde oder nicht.
Wie oben unter dem Punkt Angebot schon beschrieben, sind die Tabellen und Funktionen in den Unterpunkten der Kategorie „Ausgangsbelege“ gleich aufgebaut, da mit den gleichen Positionen und Leistungen gearbeitet wird.
Oben links finden Sie eine Reihe blauer Buttons:
Aktualisieren Sie die Tabelle.
Erstellen Sie einen neuen Beleg. Es öffnen sich die Belegdetails. Die Belegnummer und -Datum sind schon ausgefüllt. Wählen Sie, über das Lupenfeld, die Adresse des Kunden aus. Welche Angaben Sie noch eintragen können und wie die Belegdetails aussehen, erfahren Sie hier.
Wählen Sie einen Beleg aus, den Sie kopieren möchten und klicken auf den Button. Es öffnet sich ein kleines Fenster, in dem Sie gefragt werden, ob Sie eine neue Version von dem Beleg erstellen möchten oder eine neue Belegnummer vergeben möchten.
Wählen Sie neue Version erstellen, öffnet sich der Beleg, alle Angaben sind gleich dem Original, nur das Datum ist das Aktuelle und die Beleg-Nummer hat am Ende eine Ziffer dazu bekommen, um die Kopie vom Original unterscheiden zu können. Erstellen Sie weitere Kopien dieses Belegs, steigt diese letzte Ziffer.
Wählen Sie neue Belegnummer erstellen, dann öffnet sich der Beleg, alle Angaben sind gleich, nur das Datum ist das Aktuelle und die Belegnummer ist eine Neue. Belegnummern werden immer in steigender Reihenfolge vergeben. Wie Sie die Ziffernvergabe einstellen können, erfahren Sie hier.
Setzen Sie die Tabellenfelder und Filter auf Standardeinstellungen zurück.
Drucken und Versenden Sie den Beleg an den Kunden. Wie das Funktioniert, erfahren Sie hier.
Der Beleg erscheint in einem eigenen Fenster als PDF-Vorschau.
Rechts können Sie einstellen, wer die Berechtigung hat, Belege zu erstellen und zu bearbeiten, oder wer sie nur einsehen darf. Wie Sie diese Einstellungen vornehmen können, erfahren Sie hier.
Das Tabellendesign ist wie bei allen anderen Tabellen gleich. Vor allem die Tabellen in der Kategorie „Ausgangsbelege“ sind vom Design und Inhalt identisch, nur die Belegnummern haben andere Anfangslettern, daher finden Sie alle Informationen über Darstellungen und Funktionen der Übersichtstabelle hier.
Unter der Belegtabelle finden Sie die Tabelle mit allen Positionen, die zu Ihrem ausgewählten Beleg gehören. Wie diese Tabelle aussieht und welche Informationen Sie davon ablesen können, erfahren Sie hier.
Mit einem Doppelklick auf den Beleg öffnen sich die Belegdetails. Oben links finden Sie eine Reihe blauer Buttons, die im Folgenden erklärt werden:
Aktualisieren Sie die Belegdetails
Gehen Sie zurück zur Belegtabelle
Erstellen Sie einen neuen Beleg. Es öffnen sich die Belegdetails. Die Belegnummer und -Datum sind schon ausgefüllt. Wählen Sie, über das Lupenfeld, die Adresse des Kunden aus. Welche Angaben Sie noch eintragen können und wie die Belegdetails aussehen, erfahren Sie hier.
Kopieren Sie einen ausgewählten Beleg. Wie das Funktioniert und welche Optionen Sie zur Auswahl haben, erfahren Sie hier.
Setzen Sie die Tabellenfelder und Filter auf Standardeinstellungen zurück.
Drucken und Versenden Sie den Beleg an den Kunden. Wie das Funktioniert, erfahren Sie hier.
Haben Sie in Ihrem Beleg Positionen, die nicht auf Lager sind oder aus anderen Gründen noch bestellt werden müssen, gehen Sie über diesen Button. Sie werden weitergeleitet zu dem Punkt „Bestellung“ in der Kategorie „Eingangsbelege„. In dem neuen Fenster können Sie durch aus-/anklicken der Checkboxen auswählen, welche Positionen Sie bestellen möchten. Bedenken Sie, wenn Sie Positionen haben, die bei unterschiedlichen Lieferanten bestellt werden, müssen diese auch einzeln bestellt werden. In der Spalte „Menge“, können Sie noch die zu bestellende Menge anpassen. Klicken Sie anschließend auf Beleg übergeben. Das Fenster verändert sich und Sie sehen die Bestelldetails. Welche Daten Sie hier noch angeben bzw. auswählen müssen und wie die Bestellung weitergeleitet wird, erfahren Sie hier.
Übergeben Sie den Beleg an die nächste Stelle. Es öffnet sich ein Fenster mit den Positionen des Beleges. Sie können auswählen an welche Stelle der Beleg übergeben werden soll. Automatisch ist der nächste Schritt in der Reihenfolge (hier Lieferschein) ausgewählt. Durch Anklicken der Dropdown-Liste können Sie einen der anderen Punkte wählen.
In der Tabelle sieht man, dass manche Artikel eine Seriennummer haben. Möchten Sie eine Position mit Seriennummer in einen Lieferschein übergeben, müssen Sie diese angeben, damit der entsprechende Artikel aus dem Lager geholt werden kann und im Fall einer Reklamation oder Reparatur verglichen werden kann. Haben Sie in diesem Fall keine Seriennummer angegeben, kann der Beleg nicht übergeben werden. Klicken Sie auf das Lupen-Ikon in der Zeile. Es öffnet sich ein Fenster mit alle Seriennummern, die dieser Position zugeordnet wurde. Klicken Sie bei den entsprechenden Seriennummern die Anklickboxen an. Sie können auch mehrere auswählen, wenn Sie von dieser Position mehrere haben. Klicken Sie anschließend unten rechts auf OK. Sie können Seriennummern in der Zeile auch wieder entfernen, in dem Sie auf das jeweilige X klicken. Welche Funktionen es in diesem Bereich noch gibt, erfahren Sie hier.
Hier können Sie, noch nicht übergebene Belege in den Auftrag übernehmen, genauso wie Zeitstempel und Tickets aus dem Modulen Arbeitszeiten und Aufgaben. Oben links können Sie über die Dropdown-Liste auswählen, woher Sie den Beleg übernehmen möchten.
Automatisch ausgewählt ist, dass Sie den Beleg aus den Angeboten übernehmen können. Dabei werden nur Angebote und ihre Kopien angezeigt, die mit der Auftragsnummer übereinstimmen. In der oberen Tabelle sehen Sie Belegnummer und -Datum des Angebots, sowie die Adresse des Kunden und Nettobetrag. Haben Sie ein Angebot angeklickt, erscheinen unten in der Tabelle die einzelnen Positionen. Sie können ablesen, um welche Art der Position es sich handelt, Menge und Preis und, anhand der Schriftfarbe, welche Positionen übergeben wurden und welche nur teils oder gar nicht. Wählen Sie oben links durch Anklicken der Checkboxen, welchen Beleg Sie übernehmen möchten. Sie können auch alle Belege auswählen, klicken Sie dafür oben in der Tabellenübersicht die Checkbox an. Anschließend klicken Sie auf Beleg übernehmen und Sie werden weitergeleitet zu einer weiteren Tabelle, in der Sie auswählen welche dazugehörigen Positionen aus diesem Angebot übernommen werden sollen. Automatisch sind alle ausgewählt, Sie können durch Anklicken der Checkboxen Positionen abwählen. Klicken Sie anschließend oben links nochmal auf Beleg übernehmen. Sie kommen wieder zurück zur Detailübersicht des Belegs und unter Positionen sind Ihre übernommenen Positionen zu finden.
Übernehmen Sie ein Ticket aus dem Modul Aufgaben in Ihren Beleg. In der Tabelle sind alle mit dem Beleg verknüpften Tickets. Sie können ablesen, wann das Ticket erstellt wurde, Priorität, Status und Art, genauso wie das Kürzel des Bearbeitenden und wenn beschrieben, den Betreff. Auch hier können Sie durch Anklicken der Checkboxen auswählen, welches Ticket Sie in den Auftrag übernehmen möchten, dabei können Sie auch mehrere oder alle auswählen. Anschließend klicken Sie auf Beleg übernehmen und Sie werden weitergeleitet zu einer weiteren Tabelle, in der Sie auswählen welche dazugehörigen Positionen aus diesem Ticket übernommen werden sollen. Automatisch sind alle ausgewählt, Sie können durch Anklicken der Checkboxen Positionen abwählen. Klicken Sie anschließend oben links nochmal auf Beleg übernehmen.
Übernehmen Sie Stempelungen aus dem Modul Arbeitszeiten. In der Tabelle erscheinen alle dem Beleg zugeordneten Zeitstempel. Sie können ablesen, welche ID der Stempel hat und von welchem Nutzenden er stammt, außerdem die Start- und Stoppzeit, die Berichtsart und, falls ausgefüllt, die Beschreibung. Wählen Sie, durch Anklicken der Checkboxen aus, welchen Zeitstempel Sie in den Auftrag übernehmen möchten. Sie können auch mehrere oder alle auswählen. Klicken Sie anschließend oben links auf Beleg übernehmen. Sie kommen wieder zurück zur Detailübersicht des Belegs und unter Positionen ist Ihr ausgewählter Zeitstempel zu finden.
Sehen Sie hierüber mit welchen Modulen der Beleg verknüpft ist. Wurde der Beleg zu keinem Modul abgelegt, ist die Linktabelle leer. Wie diese aussieht und welche Funktionen sie hat, erfahren Sie hier.
Öffnen Sie das zuletzt hinterlegte Dokument.
Laden Sie aus dem DMS einen vorhandenen Datensatz hoch. Wie das genau funktioniert, erfahren Sie hier.
Laden Sie Datensätze (Dokumente, Bilder etc.) von Ihrem PC in findes hoch. Wie das genau funktioniert, erfahren Sie hier.
Die Belegangaben sind in allen Punkten der Ausgangs- und Eingangsbelege gleich aufgebaut. Lediglich die „Belegnummer“ unterscheidet sich, an den Anfangsbuchstaben (AN für Angebot, AU für Auftrag usw.). Sie können die Darstellung der Belegnummern selbst einstellen, und so auch dem Jahr entsprechend anpassen (z.B. AN-2024-002 oder AN-2025-002). Wie das funktioniert, erfahren Sie hier. Die Belegnummer lässt sich durch den Kopier-Button kopieren und an anderer Stelle wieder einfügen. Das „Beleg Datum“ zeigt an, wann der Beleg erstellt wurde, kann aber nachträglich noch angepasst werden. Entweder durch händische Eingabe, indem Sie in das Feld klicken, oder über das Kalender-Ikon rechts in dem Feld.
Unter dem Punkt „Adresse“, finden Sie alle Adressangaben zu Ihrem Beleg. Welche das sind und wie diese funktionieren, erfahren Sie hier.
Wurde der Beleg mit einem Ticket verknüpft oder gibt es zu diesem noch einen Beleg eines externen Unternehmens finden Sie alle Angaben unter diesem Punkt. Wie diese aussehen und welche Funktionen diese haben, finden Sie hier.
Der „Kopftext“ enthält wichtige Informationen für den Empfänger des Belegs, z.B. spezielle Anweisungen, Vertragsbedingungen usw. Wie Sie den Kopftext beschriften können oder aus Vorlagen auswählen können, erfahren Sie hier.
In der Tabelle „Positionen“ finden Sie alle Artikel, Waren und Zeitstempel, die zu diesem Beleg hinzugefügt oder erstellt wurden. Welche Informationen Sie hier einsehen können und wie Sie Positionen bearbeiten können, erfahren Sie hier.
Der „Fußtext“ dient der individuellen Anpassung und Bereitstellung von detaillierten Informationen zu den einzelnen Positionen und soll gleichzeitig Missverständnisse vermeiden. Welche, dass sind und wie Sie den Fußtext beschriften können oder aus Vorlagen auswählen können, erfahren Sie hier.
Unter dem Punkt „Weitere Optionen“ können Sie zum einem die Zahlungsbedingungen auswählen und die Skontotage mit den Prozenten festlegen. Wie das Funktioniert, erfahren Sie hier.
