In den „Offenen Posten“ finden Sie alle Rechnungen und Gutschriften, die von Ihren Kunden und Ihnen (im Fall von Gutschriften) noch nicht beglichen wurden. Anhand der Schriftfarbe können Sie erkennen, ob die Rechnung schon überfällig ist oder ob das Rechnungsdatum noch in der Zukunft liegt. Sie können die Rechnungen ausbuchen und bearbeiten. Die Tabelle ist genauso aufgebaut, wie die anderen Tabellen, da sie mit den gleichen Positionen und Leistungen arbeiten.
Oben links finden Sie eine Reihe blau hinterlegter Buttons:
Aktualisieren Sie die Tabelle.
Importieren Sie XMI-Dateien, um abzugleichen, ob offene Rechnungen in findes, beglichen wurden. Es öffnet sich ein kleines Fenster, in dem Sie entweder die XMI-Datei reinziehen können oder über den Button Datei auswählen, dabei öffnet sich der Datei Explorer Ihres PC und Sie können die XMI-Datei darüber einfügen.
Erstellen Sie XML-Dateien zum Export aus findes und zum Import in Ihre Banksoftware. Oben links können Sie zwischen Überweisung und Lastschrift wählen und die Liste aktualisieren. In der Liste selbst finden Sie Belegnummer und -Datum, Adresse, Gesamtbetrag und den noch offenen Betrag, das Skonto und Fälligkeitsdatum. In der Spalte SEPA-Konto können Sie entweder durch die Dropdown-Liste die IBAN-Nummer auswählen oder händisch eintippen, sollte diese nicht hinterlegt werden. Daneben können Sie anhand der angeklickten oder nicht angeklickten Checkbox ablesen, ob diese schon exportiert wurden. Ganz links können Sie auswählen, welche Gutschriften Sie exportieren möchten. Klicken Sie dafür die entsprechenden Anklickboxen an. Möchten Sie alle auswählen, klicken Sie oben in der Überschriftspalte auf die Anklickbox. Haben Sie alles ausgewählt, klicken Sie oben rechts auf Übernehmen.
Setzen Sie die Tabellenfelder und Filter auf Standardeinstellungen zurück.
Erstellen Sie eine Mahnung. Es öffnet sich ein kleines Fenster, in dem Sie die Kulanzzeit eintragen, bis dahin die Rechnung nun bezahlt werden muss. Mit den Pfeilen nach oben und unten können Sie die Tage einstellen, klicken Sie anschließend unten rechts auf OK.
Es öffnet sich ein weiteres Fenster mit allen zur Mahnung offenen Rechnungen. Anhand der Schriftfarbe können Sie erkennen in welcher Mahnstufe sich die Rechnung befindet. In der Tabelle sehen Sie in welcher Mahnstufe sich die Rechnung befindet, falls vorhanden, welche Belegnummer diese hat, auf welches Datum die Mahnung datiert wird und die Adresse des Kunden, den Rechnungsbetrag, die Mahngebühr und das neue Fälligkeitsdatum. Links können Sie mit dem Drop-down-Pfeil in jeder Spalte die einzelnen offenen Rechnungen des Kunden aufklappen und einsehen. Unter Bemerkung steht die Rechnungsnummer und unter Betrag die einzelnen Beträge, die oben zusammengerechnet wurden.
Möchten Sie eine offene Rechnung nicht mahnen, dann können Sie über das Mülltonnen-Ikon aus den Mahnvorschlägen löschen. Es öffnet sich ein kleines Fenster, in dem Sie noch einmal bestätigen müssen, dass Sie diesen wirklich aus dieser Liste löschen möchten. Möchten Sie die Mahnung erstellen klicken Sie oben links auf Mahnung erstellen. Sie werden in einem weiteren Fenster noch einmal gefragt, ob Sie die Mahnung wirklich erstellen wollen. Klicken Sie dafür auf Erstellen.
Im Hintergrund wechselt findes in den Bereich „Mahnungen“. Das kleine Fenster zeigt nun, die ausgewählten Rechnungen an. Die vorderen Zeichen bei der Belegnummer haben sich verändert, die Ziffern dahinter sind gleichgeblieben. Daneben befindet sich das Belegdatum, Adresse, Betrag, Gebühr und das Fälligkeitsdatum. Unter dem Punkt „Rechnungskopie“ können Sie die Checkbox auswählen, dann wird Ihnen eine Kopie an Ihre Mailadresse gesendet. Daneben können Sie auswählen, ob die Mahnung auch per Mail an den Kunden versendet werden soll und in dem Feld daneben können Sie die Mail-Adresse auswählen. Sind mehrere hinterlegt, können Sie die gewünschte über die Dropdown-Liste auswählen. Ist keine hinterlegt, können Sie die Mail-Adresse auch händisch eintippen. Haben Sie doch einen Beleg übernommen, der nicht gemahnt werden soll, dann können Sie Ihn mit anklicken des Mülltonnen-Ikon aus dieser Tabelle löschen. Oben links können Sie über die Dropdown-Leisten die Druckvorlage für die Mahnung und die für die Rechnung auswählen. Anschließend klicken Sie rechts oben auf Senden/Drucken. Es öffnet sich die PDF-Ansicht der Mahnung. Oben rechts können Sie die Mahnung in DMS ablegen, eine PDF daraus erstellen und als Mail weiterleiten. Über das X schließen Sie die Vorschau wieder.
Rechts können Sie einstellen, wer die Berechtigung hat, SEPA-Importe und Exporte sowie Mahnungen zu erstellen und zu bearbeiten, oder wer sie nur einsehen darf. Wie Sie diese Einstellungen vornehmen können, erfahren Sie hier.
Mit dem Slider können Sie sich auch die Belege anzeigen lassen, die schon bezahlt wurden, sowohl vom Kunden als auch von Ihnen in Form von Gutschriften, genauso wie die Mahngebühren.
Rechts über der Tabelle können Sie die Tabelle zum einem nach Excel exportieren und über die Spaltenauswahl weitere Spalten hinzufügen und andere aus der Tabelle herausnehmen. In der Suchleiste können Sie differenzierter in der Tabelle suchen.
Buchen Sie einen offenen Posten aus. Wählen Sie dafür entweder eine Rechnung oder Gutschrift aus der Tabelle aus und klicken auf das Plus oder klicken Sie auf das Plus in der Tabelle, ein Fenster öffnet sich und Sie können oben links über die Dropdown-Liste die Belegnummer auswählen. Die anderen Felder füllen sich automatisch aus.
Neben der Belegnummer befindet sich der Name des Kunden, darunter der Gesamtbetrag, der der noch offen ist und wie viel vom Gesamtbetrag Skontofähig ist. Unter dem Punkt „Zahlung“ finden Sie den Bankbezug, den Sie über die Dropdown-Funktion des Feldes anpassen können, daneben das Fibu-Konto und das Gegenkonto. Unter diesen Feldern sind das Zahlungsdatum, sowie Zahlung und Skonto zu finden. Sind in beiden letzteren Feldern ein Hacken, dann wurde dieser Betrag schon beglichen. Unter dem Punkt „Bemerkung“ finden Sie die Belegnummer. Sie können dieses Feld selbst beschriften. Unter dem Punkt „Zahlungsbedingungen“ können Sie weitere Informationen einsehen, wie die Zahlungsbedingungen, das Zahlungsziel, also bis wann die Rechnung beglichen werden muss, in Tageszahlen, als auch als Datum. Darunter finden Sie, falls ausgefüllt die Skontotage mit Prozentangaben. Wurden bei dieser Rechnung Skonti angegeben, so ändert sich rechts der zu zahlende Betrag. Klicken Sie anschließend auf Speichern, das Fenster schließt sich und der Beleg verschwindet aus der Liste.
In der Tabelle selbst können Sie ablesen, um welchen „Beleg Typ“ es sich handelt, Rechnung oder Gutschrift, daneben haben Sie die Belegnummer, die Adresse und die Bemerkung, die wenn nicht anders beschrieben, die Belegnummer noch einmal wiedergibt. Der „Betrag“ zeigt den Gesamtbetrag des Belegs an und die Spalte Offen, den Betrag, der noch zu bezahlen ist. Ganz rechts befinden sich in jeder Zeile drei Ikonen.
Mit dem Stift-Ikon kommen Sie in die Belegübersicht. Oben sehen Sie die Belegnummer, Name des Kunden und Gesamt- sowie den Offenen Betrag. Unter dem Punkt „Zahlungsbedingungen“ sehen Sie, bis wann die Rechnung bezahlt werden soll und ob Skonti-Bedingungen eingetragen wurden. Darunter können Sie, durch setzen des Hakens in der Anklickbox eine Mahnsperre einstellen, d.h. diese Rechnung taucht nicht in den Mahnvorschlägen und unter dem Punkt „Mahnungen“ auf. Daneben sehen Sie das Datum, bis wann die Mahnung bezahlt werden muss. Dieses Datum kann bearbeitet werden. Klicken Sie auf Abbrechen, wenn Sie keine Änderungen vornehmen möchten und auf Speichern, wenn Sie vorgenommenen Änderungen übernehmen möchten.
Buchen Sie die Zahlung aus. Wie das Fenster aussieht und was Sie darin einstellen können, erfahren Sie hier.
Sie werden zum Beleg der Rechnung/Gutschrift weitergeleitet. Dabei öffnet sich ein neuer Tab in Ihrem Browser und Sie bekommen den jeweiligen Beleg in findes angezeigt.
Unter der Tabelle finden Sie die Summe der Belege insgesamt und die Summe der offenen Beträge.
Mit einem Doppelklick auf den offenen Beleg öffnen sich alle offenen Belege des Kunden. Die blauen Buttons oben sind gleich, der vorangegangenen Ansicht. Es gibt lediglich den Zurück-Button, mit dem Sie zurück zur Übersicht der offenen Posten gelangen. Unter den blauen Buttons steht der Kundenname zu den offenen Posten. Die Tabelle ist gleich aufgebaut, wie die Übersichtstabelle, nur haben Sie links die Möglichkeit eine oder mehrere Belege durch die Anklickbox zu markieren, um diese ausbuchen zu können.
