Unter dem Punkt „Rechnung“ finden Sie alle Belege, die hierhin übergeben wurden. Anhand der Schriftfarbe können Sie erkennen, ob die Rechnung schon beglichen wurde, ob sie noch offen ist oder schon fällig, also das die Frist abgelaufen ist, in der die Rechnung beglichen werden sollte.
Wie oben unter dem Punkt Angebot schon beschrieben, sind die Tabellen und Funktionen in den Unterpunkten der Kategorie „Ausgangsbelege“ gleich aufgebaut, da mit den gleichen Positionen und Leistungen gearbeitet wird.
Oben links finden Sie eine Reihe blauer Buttons:
Aktualisieren Sie die Tabelle.
Erstellen Sie einen neuen Beleg. Es öffnen sich die Belegdetails. Die Belegnummer und -Datum sind schon ausgefüllt. Wählen Sie, über das Lupenfeld, die Adresse des Kunden aus. Welche Angaben Sie noch eintragen können und wie die Belegdetails aussehen, erfahren Sie hier.
Wählen Sie einen Beleg aus, den Sie kopieren möchten und klicken auf den Button. Es öffnet sich ein kleines Fenster, in dem Sie gefragt werden, ob Sie eine neue Version von dem Beleg erstellen möchten oder eine neue Belegnummer vergeben möchten. Wie die jeweilige Vergabe aussieht, erfahren Sie hier.
Setzen Sie die Tabellenfelder und Filter auf Standardeinstellungen zurück.
Drucken und Versenden Sie den Beleg an den Kunden. Wie das Funktioniert, erfahren Sie hier.
Der Beleg erscheint in einem eigenen Fenster als PDF-Vorschau.
Rechts können Sie einstellen, wer die Berechtigung hat, Belege zu erstellen und zu bearbeiten, oder wer sie nur einsehen darf. Wie Sie diese Einstellungen vornehmen können, erfahren Sie hier.
Das Tabellendesign ist wie bei allen anderen Tabellen gleich. Vor allem die Tabellen in der Kategorie „Ausgangsbelege“ sind vom Design und Inhalt identisch, nur die Belegnummern haben andere Anfangslettern, daher finden Sie alle Informationen über Darstellungen und Funktionen über die Übersichtstabelle hier.
Unter der Belegtabelle finden Sie die Tabelle mit allen Positionen, die zu Ihrem ausgewählten Beleg gehören. Wie diese Tabelle aussieht und welche Informationen Sie davon ablesen können, erfahren Sie hier.
Mit einem Doppelklick auf den Beleg öffnen sich die Belegdetails. Oben links finden Sie eine Reihe blauer Buttons, die im Folgenden erklärt werden:
Aktualisieren Sie die Belegdetails.
Gehen Sie zurück zur Belegtabelle.
Erstellen Sie einen neuen Beleg. Es öffnen sich die Belegdetails. Die Belegnummer und -Datum sind schon ausgefüllt. Wählen Sie, über das Lupenfeld, die Adresse des Kunden aus. Welche Angaben Sie noch eintragen können und wie die Belegdetails aussehen, erfahren Sie hier.
Kopieren Sie einen ausgewählten Beleg. Wie das Funktioniert und welche Optionen Sie zur Auswahl haben, erfahren Sie hier.
Setzen Sie die Tabellenfelder und Filter auf Standardeinstellungen zurück.
Drucken und Versenden Sie den Beleg an den Kunden. Wie das aussieht und welche Einstellungen Sie hier vornehmen können, erfahren Sie hier.
Seit Januar 2025 ist die elektronische Rechnung (X Rechnung) auch im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen verpflichtend. Dabei handelt es sich um ein XML-basiertes Format, maschinenlesbar und ermöglicht so die automatisierte Verarbeitung von Rechnungen. Die X-Rechnung, sowie die ZUGFeRD-Rechnung sind in findes integriert. Mit einem Klick auf den Button, wird die Rechnung als XML-Datei heruntergeladen.
Übergeben Sie die Rechnung an die Gutschrift. In diesem Fall können Sie keinen anderen Schritt mehr auswählen. Wählen Sie, wie in den anderen Schritten, welche Positionen Sie gutschreiben wollen. Mit den Anklickkästchen in der ersten Tabellenspalte können Sie die Positionen ab- oder auswählen. In der Tabelle finden Sie alle weiteren Informationen, die in der Übersicht auch angezeigt wurden. Sollte es sich hierbei um Positionen handeln, die eine Seriennummer haben und diese sind noch nicht eingetragen, können Sie das über das Lupenfeld in der Zeile „Serien Items“ machen. Wie das funktioniert und was Sie zu beachten haben, erfahren Sie hier. Haben Sie alles ausgewählt, klicken Sie oben links auf Beleg übergeben.
Hier können Sie, noch nicht übergebene Belege in die Rechnung übernehmen, genauso wie Zeitstempel und Tickets. Oben links können Sie über die Dropdown-Liste auswählen, woher Sie den Beleg übernehmen möchten. Wie die einzelnen Punkte aussehen, erfahren Sie hier.
Sehen Sie hierüber mit welchen Modulen der Beleg verknüpft ist. Wurde der Beleg zu keinem Modul abgelegt, ist die Linktabelle leer. Wie diese aussieht und welche Funktionen sie hat, erfahren Sie hier.
Öffnen Sie das zuletzt hinterlegte Dokument.
Laden Sie aus dem DMS einen vorhandenen Datensatz hoch. Wie das genau funktioniert, erfahren Sie hier.
Laden Sie Datensätze (Dokumente, Bilder etc.) von Ihrem PC in findes hoch. Wie das genau funktioniert, erfahren Sie hier.
Die Belegangaben sind in allen Punkten der Ausgangs- und Eingangsbelege gleich aufgebaut. Lediglich die „Belegnummer“ unterscheidet sich, an den Anfangsbuchstaben (AN für Angebot, RE für Rechnung usw.). Sie können die Darstellung der Belegnummern selbst einstellen, und so auch dem Jahr entsprechend anpassen (z.B. AN-2024-002 oder AN-2025-002). Wie das funktioniert, erfahren Sie hier. Die Belegnummer lässt sich durch den Kopier-Button kopieren und an anderer Stelle wieder einfügen. Das „Beleg Datum“ zeigt an, wann der Beleg erstellt wurde, kann aber nachträglich noch angepasst werden. Entweder durch händische Eingabe, indem Sie in das Feld klicken, oder über das Kalender-Ikon rechts in dem Feld.
Unter dem Punkt „Adresse“, finden Sie alle Adressangaben zu Ihrem Beleg. Welche das sind und wie diese funktionieren, erfahren Sie hier.
Wurde der Beleg mit einem Ticket verknüpft oder gibt es zu diesem noch einen Beleg eines externen Unternehmens finden Sie alle Angaben unter diesem Punkt. Wie diese aussehen und welche Funktionen diese haben, finden Sie hier.
Der „Kopftext“ enthält wichtige Informationen für den Empfänger des Belegs, z.B. spezielle Anweisungen, Vertragsbedingungen usw. Wie Sie den Kopftext beschriften können oder aus Vorlagen auswählen können, erfahren Sie hier.
In der Tabelle „Positionen“ finden Sie alle Artikel, Waren und Zeitstempel, die zu diesem Beleg hinzugefügt oder erstellt wurden. Welche Informationen Sie hier einsehen können und wie Sie Positionen bearbeiten können, erfahren Sie hier.
Der „Fußtext“ dient der individuellen Anpassung und Bereitstellung von detaillierten Informationen zu den einzelnen Positionen und soll gleichzeitig Missverständnisse vermeiden. Welche, dass sind und wie Sie den Fußtext beschriften können oder aus Vorlagen auswählen können, erfahren Sie hier.
Unter dem Punkt „Weitere Optionen“ können Sie zum einem die Zahlungsbedingungen auswählen und die Skontotage mit den Prozenten festlegen. Wie das Funktioniert, erfahren Sie hier.
Ganz unten befindet sich der Punkt „Fibu Export“. Dort können Sie über die Anklickbox auswählen, ob die Rechnung an die Buchhaltung bzw. das Steuerbüro übermittelt wurde. Zusätzlich können Sie noch das Export Datum eintragen.
