Unter dem Punkt „Vertrag“ finden Sie alle in findes erstellten Verträge, die Sie mit Kunden, Firmen oder Einzelpersonen, abgeschlossen haben. Anhand der Schriftfarbe können Sie ablesen, ob der Vertrag noch offen oder schon geschlossen ist, d.h. wurde die Ware geliefert oder die Dienstleistung im angegebenen Vertragszyklus schon erbracht wurde. Die Tabelle ist ähnlich aufgebaut, wie die Vorangegangenen, unterscheidet sich aber in manchen Spalten.
Oben links finden Sie eine Reihe blau hinterlegter Buttons, die im Folgenden erklärt werden:
Aktualisieren Sie die Tabelle.
Erstellen Sie einen neuen Vertrag. Es öffnen sich die Vertragsdetails. Die Belegnummer und -Datum sind schon ausgefüllt. Wählen Sie über das Lupenfeld Ihren Vertragspartner aus. Welche Angaben Sie noch eintragen können und wie die Vertragsangaben aufgebaut sind, erfahren Sie hier.
Wählen Sie einen Vertrag aus, den Sie kopieren möchten und klicken auf den Button. Es öffnet sich ein kleines Fenster, in dem Sie gefragt werden, ob Sie eine neue Version von dem Beleg erstellen möchten oder eine neue Belegnummer vergeben möchten. Wie die jeweilige Vergabe aussieht, erfahren Sie hier.
Setzen Sie die Tabellenfelder und Filter auf Standardeinstellungen zurück.
Erstellen Sie eine Rechnung für einen fälligen Vertrag. Es öffnet sich ein Fenster mit einer Vorschlagliste von Kunden, an denen eine Rechnung geschickt werden kann, klicken Sie oben links auf Rechnungen erstellen.
Die Ansicht wechselt und Sie können einmal oben links über die Dropdown-Liste die Druckvorlage auswählen. Anschließend können Sie in der Tabelle durch Anklicken der Anklickbox auswählen, ob die Rechnung auch als E-Mail an den Kunden geschickt werden soll. Ist keine E-Mail-Adresse hinterlegt, können Sie diese in der Zeile eintragen. Sollten mehrere Mailadressen hinterlegt worden sein, dann können Sie über die Dropdown-Liste die Richtige auswählen. Klicken Sie anschließend auf Senden/Drucken. Es öffnet sich die PDF-Ansicht der Rechnung und die Mail wird versendet.
Wählen Sie den Stichtag aus, um ablesen zu können, wann der nächste Vertrag fällig ist.
Rechts können Sie einstellen, wer die Berechtigung hat, Verträge zu erstellen und zu bearbeiten, oder wer sie nur einsehen darf. Wie Sie diese Einstellungen vornehmen können, erfahren Sie hier.
In der Tabelle selbst sehen Sie links die Belegnummer und -Datum, Name und Adresse des Vertrags-Inhabenden und der Nettogesamtbetrag. In der Spalte „Aktiviert“ können Sie ablesen, ob der Vertrag aktiv (Haken gesetzt) oder inaktiv (Haken nicht gesetzt) ist. Diese Einstellung können Sie nur in den Vertragsdetails bearbeiten. Daneben können Sie ablesen, wann der nächste Termin für die Auslieferung oder die Dienstleistung ist, unter „Gesamt“ sehen Sie Gesamtzahl an z.B. Auslieferungen bis zum Vertragsende und unter „Erledigt“, wie viele davon schon ausgeliefert. Verträge können über das Mülltonnen-Ikon gelöscht werden. Es öffnet sich ein kleines Fenster, in dem Sie das Löschen des Vertrags bestätigen müssen, wollen Sie den Vertrag doch nicht löschen, klicken Sie auf Nein.
Darunter finden Sie eine Tabelle mit allen Positionen, die zu Ihrem ausgewählten Vertrag gehören. In der ersten Spalte können Sie ablesen in welcher Reihenfolge die Positionen nachher in der Druckvorlage angeordnet werden, dann welcher Type diese Position ist, die Artikelnummer und -Bezeichnung, wie viele dieser Artikel im Lager sind oder nicht. Ist der Punkt in der Spalte „Bestand“ grün, dann ist die Position noch auf Lager, und davor können Sie ablesen, wie viele. Ist der Punkt rot, dann befinden sich keine mehr auf Lager. Ist das Feld leer, dann handelt es sich um keinen Lagerartikel und die Spalte davor ist ebenfalls leer. Unter der Spalte „Einzelpreis“ sehen Sie den Preis des einzelnen Artikels, sind im Beleg mehrere von einer Ware, steht der zusammengerechnete Nettopreis rechts in der Tabelle. Ist die Schriftfarbe bei den Preisen rot, dann ist der angegebene Verkaufspreis niedriger oder gleich dem Einkaufspreis und es kann kein Gewinn erzielt werden. Nach dem Einzelpreis befinden sich noch die Spalten „Menge“ und „Mengeneinheit“, also wird die Position z.B. in Stückzahlen, Volumen oder Zeit angegeben. Und ganz rechts steht der Nettogesamtwert der Artikel.
Auch hier sind die Positionen farblich angegeben, ob sie nicht, teilweise oder komplett übergeben wurden.
Mit einem Doppelklick auf einen Vertrag, öffnen Sie die Vertragsdetails. Oben links finden Sie eine Reihe blauer Buttons, die im Folgenden erklärt werden:
Aktualisieren Sie Ihre Vertragsdetails,
Gehen Sie zurück zur Vertragstabelle.
Erstellen Sie einen neuen Vertrag. Es öffnen sich die Vertragsdetails. Die Belegnummer und -Datum sind schon ausgefüllt. Wählen Sie über das Lupenfeld Ihren Vertragspartner aus. Welche Angaben Sie noch eintragen können und wie die Vertragsangaben aufgebaut sind, erfahren Sie hier.
Kopieren Sie einen ausgewählten Vertrag. Wie das Funktioniert und welche Optionen Sie zur Auswahl haben, erfahren Sie hier.
Setzen Sie die Tabellenfelder und Filter auf Standardeinstellungen zurück.
Drucken und Versenden Sie den Vertrag bzw. die Rechnung an den Kunden. Wie das aussieht und welche Einstellungen Sie hier vornehmen können, erfahren Sie hier.
Legen Sie fest, in welchem Zyklus sich die Vertragsbedingungen wiederholen sollen. Es öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie den Wiederholungszyklus als Ziffer eintragen. Bei der „Zyklus Art“ können Sie von Tage (als niedrigsten Wert), über Woche(n), Monat(e) zu Jahr(e) (als höchsten Wert) einstellen. Beim „Start Datum“ können Sie festlegen, wann der Vertrag das erste Mal in Kraft tritt und darunter, wann das nächste Mal. Dieses Datum ist automatisch eingestellt, je nachdem, was Sie in den Feldern davor eingestellt haben. Man kann das Datum aber anpassen. Unter dem Punkt „Gesamt“, können Sie einstellen, wie oft sich der Zyklus wiederholen soll und unter „Erledigt“ wird angezeigt, wie oft er schon erfüllt wurde. Links können Sie durch Anklicken der Checkbox einstellen, ob der Vertrag aktiv oder inaktiv ist. Haben Sie alle Einstellungen vorgenommen, klicken Sie rechts auf Speichern und Ihre Änderungen werden übernommen.
Sehen Sie hierüber mit welchen Modulen der Vertrag verknüpft ist. Wurde der Beleg zu keinem Modul abgelegt, ist die Linktabelle leer. Wie diese aussieht und welche Funktionen sie hat, erfahren Sie hier.
Öffnen Sie das zuletzt hinterlegte Dokument.
Laden Sie aus dem DMS einen vorhandenen Datensatz hoch. Wie das genau funktioniert, erfahren Sie hier.
Laden Sie Datensätze (Dokumente, Bilder etc.) von Ihrem PC in findes hoch. Wie das genau funktioniert, erfahren Sie hier.
Die Belegangaben sind in allen Punkten der Ausgangs- und Eingangsbelege gleich aufgebaut. Lediglich die „Belegnummer“ unterscheidet sich, an den Anfangsbuchstaben (AN für Angebot, VER für Vertrag usw.). Sie können die Darstellung der Belegnummern selbst einstellen, und so auch dem Jahr entsprechend anpassen (z.B. AN-2024-002 oder AN-2025-002). Wie das funktioniert, erfahren Sie hier. Die Belegnummer lässt sich durch den Kopier-Button kopieren und an anderer Stelle wieder einfügen. Das „Beleg Datum“ zeigt an, wann der Beleg erstellt wurde, kann aber nachträglich noch angepasst werden. Entweder durch händische Eingabe, indem Sie in das Feld klicken, oder über das Kalender-Ikon rechts in dem Feld.
Unter dem Punkt „Adresse“, finden Sie alle Adressangaben zu Ihrem Beleg. Welche das sind und wie diese funktionieren, erfahren Sie hier.
Wurde der Beleg mit einem Ticket verknüpft oder gibt es zu diesem noch einen Beleg eines externen Unternehmens finden Sie alle Angaben unter diesem Punkt. Wie diese aussehen und welche Funktionen diese haben, finden Sie hier.
Der „Kopftext“ enthält wichtige Informationen für den Empfänger des Belegs, z.B. spezielle Anweisungen, Vertragsbedingungen usw. Wie Sie den Kopftext beschriften können oder aus Vorlagen auswählen können, erfahren Sie hier.
In der Tabelle „Positionen“ finden Sie alle Artikel, Waren und Zeitstempel, die zu diesem Beleg hinzugefügt oder erstellt wurden. Welche Informationen Sie hier einsehen können und wie Sie Positionen bearbeiten können, erfahren Sie hier.
Der „Fußtext“ dient der individuellen Anpassung und Bereitstellung von detaillierten Informationen zu den einzelnen Positionen und soll gleichzeitig Missverständnisse vermeiden. Welche, dass sind und wie Sie den Fußtext beschriften können oder aus Vorlagen auswählen können, erfahren Sie hier.
Unter dem Punkt „Weitere Optionen“ können Sie zum einem die Zahlungsbedingungen auswählen und die Skontotage mit den Prozenten festlegen. Wie das Funktioniert, erfahren Sie hier.
