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Adressen

Adressen

Im Modul Adresse finden Sie alle Kunden- und Kontaktdaten. Sei es Adresse, Ansprechperson oder Kommunikationskanäle, hier haben Sie alles Informationen auf einen Blick – für Vertrieb, Service und Management.

Gleichzeitig bietet Ihnen das Adressmodul eine nahtlose Verknüpfung zu anderen Modulen wie Aufgaben, Ticketsystem, Datensätzen und Projekten und bietet damit auch eine lückenlose Dokumentation von E-Mails, Telefonaten, Meetings und Notizen – zentral im Kundenprofil. Finden Sie immer alle Aufträge, Lieferscheine, Angebote etc. direkt im Kundenprofil und automatische Benachrichtigungen und Follow-ups helfen Ihnen bei einer effizienten Kundenbetreuung.

Da findes über den Webbrowser oder über die App aufgerufen wird, haben Sie die Möglichkeit Ihre Adressdaten jederzeit und überall aufrufen zu können.

Im Folgenden finden Sie Hilfestellungen und Anweisungen für das Modul Adresse, wie finden Sie bestimmte Adressen und die dazugehörigen Datensätze, wie bearbeite ich eine Adresse oder wie erstelle ich eine Neue, inklusive Ansprechpersonen und Standorten.

Grundlagen

In Adressen finden Sie Ihre Adressdatenbank mit allen eingefügten Kunden, Lieferanten und Mitarbeitenden. Diese können Sie direkt in findes selbst verwalten; d.h. neue Kontaktdaten erstellen, bereits Vorhandene bearbeiten, inaktiv stellen oder löschen.

Bei Erstanwendung können Sie über ein Tool Adressen von bereits vorhandenen Datenbanken und Software importieren. Welches Tool dafür verwendet werden kann und wie es funktioniert finden Sie hier.

Hauptadressen sind in fetter Schrift hinterlegt, alle dazugehörigen Unteradressen, wie Mitarbeitende und Zweitstellen, sind in normaler Schriftdicke hinterlegt. Beides ist miteinander verknüpft und auf einen Blick einsehbar.

Sie können sowohl in der oberen Suchleiste als auch in der Adresssuchleiste rechts, nach Firmennamen, Nachnamen etc. suchen und bekommen Ihr Suchergebnis direkt angezeigt. Ebenfalls können Sie in den Lupenfeldern der einzelnen Spalten suchen.

Bearbeitungsfelder

Oben links finden Sie blau hinterlegte Buttons, die im Folgenden erklärt werden:

Die Adressliste wird, mit einem Klick darauf, aktualisiert.

Neue Adressen, Personen und Standorte werden hinzugefügt. Wie das genau funktioniert, wird hier erklärt.

Die ausgewählte Adresse wird gelöscht. Wie das genau funktioniert, wird hier erklärt.

Alle Filter und Tabellenfelder werden auf die Standardeinstellung zurückgesetzt.

Auf der rechten Seite befinden sich zwei weitere Buttons:

Alle Adressdaten werden nach Excel exportiert.

Spaltenauswahl: vorgefertigte Spalten können eingefügt und herausgenommen werden. Öffnen Sie die Spaltenauswahl und ziehen Sie die ausgewählte Spalte an die gewünschte Stelle. Wurde die Spalte schon mit Informationen gefüllt, erscheinen diese direkt mit. Wollen Sie eine Spalte entfernen, ziehen Sie diese in das Fenster Spaltenauswahl. Mit einem Klick auf das x schließen Sie das Fenster wieder.

Rechts oben ist die Checkbox Inaktive. Ist diese nicht ausgefüllt, können Sie die inaktiv gestellten Adressen nicht sehen. Ist der Haken gesetzt, sind die Inaktiven auch sichtbar und orange hervorgehoben. Wie Sie Adressen inaktiv stellen können, finden Sie hier.

Adressen gruppieren

Möchten Sie Ihre Adressen nach einer bestimmten Gruppierung durchsuchen, ziehen Sie die entsprechende Spalte, z.B. Straße, auf das Textfeld zwischen den blau hinterlegten Buttons und Tabelle. Nun erscheinen alle Straßennamen in alphabetischer Reihenfolge. Mit dem Pfeil, neben dem Wort Straße können Sie sich die Straßennamen in alphabetischer oder nicht alphabetischer Reihenfolge sortieren.

Mit einem Klick auf das Trichtersymbol können Sie weiter filtern. Möchten Sie nur bestimmte Straßennamen angezeigt bekommen, dann wählen Sie diese mit einem Klick auf das Kästchen aus und bestätigen mit OK. Möchten Sie wieder alle angezeigt bekommen, wählen Sie Alles auswählen aus und bestätigen mit OK.

Klicken Sie auf die Dropdown-Liste und es werden alle Personen und Objekte, die zu dieser Straße angelegt wurden, eingeblendet. Durch einen Doppelklick auf die jeweilige Adresse, öffnet sich diese. Möchten Sie die Filterung wieder rückgängig machen, ziehen Sie die Spalte wieder zurück an ihre vorherige Stelle.

In allen Spalten, soweit diese ausgewählt wurde, kann mit einem Klick auf den Pfeil alphabetisch oder nicht alphabetisch sortiert werden. Außerdem kann in jeder Spalte über das Trichtersymbol nach bestimmten Namen, Nummern oder Leerwerten gefiltert werden. Möchten Sie wieder alle angezeigt bekommen, wählen Sie Alles auswählen aus und bestätigen Sie mit OK.

Filter erzeugen

 

Unten links findet sich der Punkt „Filter erzeugen„. Möchten Sie in der Adressliste nach mehreren Punkten filtern, oder nach bestimmten Angaben suchen, benutzen Sie diese Funktion.

Es öffnet sich ein neues Fenster. Oben findet sich eine Spalte mit rot hinterlegtem Und und einem grünen Plus.

Bedingungen hinzufügen

Klicken Sie auf das Plus und Sie können zwischen „Bedingungen hinzufügen“ und „Gruppe hinzufügen“ wählen. Zuerst einmal wählen Sie „Bedingungen hinzufügen“ aus. Es erscheinen eine Reihe Werte, die Sie über eine Dropdown-Liste auswählen können (Beispiele folgen weiter unten).

Wählen Sie zuerst das Feld aus, indem Sie filtern wollen, dann den Operator und zum Schluss geben Sie noch Ihren Wert in der Combobox ein:

Klicken Sie unten rechts auf OK und Ihre Adressliste wird nach diesen Angaben gefiltert. Unten links finden Sie auch Ihre angegebene Filterung und Sie können über die Checkbox den Haken entfernen und die Filterung ist ausgesetzt. Setzen Sie den Haken wieder, ist die Filterung wieder aktiv. Rechts unten können Sie Ihre Filterung wieder zurücksetzen. In welchen Spalten gefiltert wurde, sehen Sie an den nun blau gefärbten Trichtersymbolen.

Möchten Sie noch eine weitere Bedingung einfügen, dann klicken Sie wieder auf das grüne Plus und wählen wieder Bedingung hinzufügen aus. Eine neue Werteinheit erscheint unter der Ersten. Wählen Sie wieder Ihre Bedingungen aus.

Klicken Sie unten rechts auf OK und Ihre Adressliste wird nach diesen Angaben gefiltert. So können Sie auch noch weitere Bedingungen eingeben, um noch genauer zu filtern. Unten links finden Sie auch Ihre angegebene Filterung und Sie können über die Checkbox den Haken entfernen und die Filterung ist ausgesetzt. Setzen Sie den Haken wieder, ist die Filterung wieder aktiv. Rechts unten können Sie Ihre Filterung wieder zurücksetzen. In welchen Spalten gefiltert wurde, sehen Sie an den nun blau gefärbten Trichtersymbolen.

Auswahlfeld:

Im Auswahlfeld sind alle Spalten aufgeführt, die Sie bei der Adresse einstellen können, z.B. Name, Adresse, Tel.-Nummer, Erstellt am, Geburtstag u.v.m.

Operator:

Beim Operator können Sie eingeben, ob der eingegebene Wert im Auswahlfeld enthalten oder nicht enthalten ist, ob es mit dem Wert beginnt oder endet, ob es gleich oder ungleich dem Wert ist, u.v.m.

Werteingabe:

Schreiben Sie Ihren Begriff, Namen oder Datum in die Werteingabe.

Filter-Operatoren:

Haben Sie mehrere Bedingungen eingefügt, dann ist automatisch eingestellt, dass nach Und gefiltert wird, also wird z.B. nach dem Vornamen Tine und einer PLZ gefiltert, die eine 2 enthält. Sind beide Bedingungen in einer Adresse erfüllt, erscheint diese, ist dies nicht gegeben, bleibt die Adressliste leer.

Klickt man auf das Und können weitere Optionen gewählt werden.

Wählt man Oder aus mit den gleichen Bedingungen wie oben, dann wird danach gefiltert, ob es eine Adresse, mit dem Vornamen Tine oder eine Adresse, in der in der PLZ die Zahl 2 enthalten ist.

Wählt man „Nicht Und“ aus und hat z.B. die Bedingungen Nachname „Schneider“ und Straße ist leer ausgewählt, und ist beides in einem Adressdatensatz gegeben, wird dieser ausgeblendet. Sind diese beiden Bedingungen in einem Adressdatensatz nicht gegeben, wird nichts ausgeblendet.

Wählt man „Nicht Oder“ aus und man geht von vorherigem Beispiel aus, werden alle mit dem Nachnamen Schneider oder wenn die Spalte Straße leer, also nicht ausgefüllt, ist ausgeblendet. Dabei muss nur eins in einem Adressdatensatz gegeben sein, um es auszublenden.

Gruppe hinzufügen:

Wollen Sie eine neue Filterung erzeugen, die nicht den gleichen Filter-Operator hat, wie die vorangegangenen Bedingungen. Haben Sie z.B. mehrere Adressdatensätze mit dem gleichen Nachnamen und der gleichen PLZ, dann können Sie eine neue Gruppe hinzufügen und geben den Operator „Nicht Und“ ein, fügen Sie eine neue Bedingung hinzu und geben z.B. Name 1 enthält PCN. Dann verschwinden alle Adressdatensätze die in Name 1 PCN enthalten.

Vorlagen erstellen und löschen:

Nutzen Sie diese Filterung öfters mit den gleichen Operatoren und Werten, können Sie diese als Vorlage speichern. Stellen Sie Ihre Filterung zusammen und geben unten in die Combobox „Auswählen“ einen Namen für Ihre Filterung ein, in diesem Beispiel „Test“. Drücken Sie daneben auf Speichern. Sie können Ihre Vorlagen unter der Combobox „Auswählen“ raussuchen. Möchten Sie eine Vorlage wieder löschen, wählen Sie diese aus und drücken auf Löschen.

Ausgewählte Adressen

Mit einem Doppelklick auf die gewünschte Adresse, öffnet sich diese. Links finden Sie eine Übersicht der Hauptadressen mit allen Unteradressen, mit einem Linksklick öffnen sich diese.

Ganz oben befindet sich die Hauptadresse. Diese dient als standardmäßige Kontaktadresse des Unternehmens und als zentrale Referenz für alle Kommunikationen und Aktivitäten, die mit diesem Datensatz verknüpft sind. Auch wenn es darunter weitere Ansprechpersonen oder Standorte gibt, gilt diese zunächst als Standardadresse zur Identifizierung und Kontaktaufnahme.

Darunter befindet sich der Standort. Eine Hauptadresse kann mehrere Standorte mit physischen Adressen besitzen, wie Filialen, Lager oder Büros. In findes werden Standorte als Unteradressen zur Hauptadresse angelegt, um regionale Strukturen abzubilden. Jeder Standort kann eigene Kontaktdaten, Ansprechpersonen oder Zuständigkeiten haben und erlaubt so eine feinere Segmentierung und zielgerichtete Kommunikation.

Unter jedem Standort werden die einzelnen Mitarbeitenden bzw. Ansprechpersonen angezeigt. Sie sind individuelle Kontakte innerhalb eines Unternehmens – z.B. Vertriebsleiter, Buchhalter oder Techniker. Sie werden als Unterkategorie zur Hauptadresse oder eines Standortes geführt. Jede Ansprechperson hat eigene Kontaktdaten und Datensätze, Tickets und Aufgaben können ebenfalls dort an- und abgelegt werden.

Mit dem Ein/Aus-Button können Sie den Adressbaum aus- und einblenden.

In der Mitte finden Sie alle Adressinformationen des ausgewählten Unternehmens; Name, Adresse, Postfach etc. Diese Angaben lassen sich, je nach Berechtigung, direkt bearbeiten.

Oben links finden Sie blau hinterlegte Buttons, die im Folgenden erklärt werden:

Neue Adressen, Personen und Standorte werden hinzugefügt. Wie das genau funktioniert, wird hier erklärt.

Die ausgewählte Adresse wird gelöscht. Wie das genau funktioniert, wird hier erklärt.

 Berechtigung einstellen, d.h. welche Gruppe darf die ausgewählte Adresse bearbeiten und lesen und welche Gruppe darf nur lesen. Hier kann es sein, dass die Berechtigung, diese Einstellungen vorzunehmen, eingeschränkt ist.

Die Historie der ausgewählten Adresse anzeigen lassen. Es öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie alle Änderungen der Adresse einsehen können.

Die Link Tabelle zeigt alle Verlinkungen zu dieser Adresse/Person. Wie das genau aussieht, erfahren Sie hier.

Mit dem Drop Zone-Button können Sie Datensätze (Dokumente, Bilder etc.) von Ihrem PC in den Adressdatensatz in findes hochladen. Klicken Sie auf den Button, wählen Sie im neuen Fenster Ihren Datensatz aus und klicken Sie auf Öffnen. Sie können auch Ihren Datensatz einfach auf den Drop Zone-Button ziehen und es damit in findes hochladen. Der Datensatz wird hochgeladen und in einem neuen Fenster haben Sie rechts ein Vorschaubild und links geben Sie den Matchcode an und fügen noch die Belegnummer und Beschreibung hinzu. Des Weiteren können Sie über das Feld „Service Link“ können Sie ein Ticket verlinken und über das Feld „Modul Link“ können Sie dem Datensatz einem Modul zuordnen. Wie Sie diese Einstellungen vornehmen können, erfahren Sie hier. Klicken Sie anschließend auf Speichern und Ihr Datensatz ist abgespeichert.

Rechts unter Sonstiges können Sie noch weitere, benötigte Informationen eintragen. Logo, Foto des Unternehmens oder des Mitarbeitenden kann eingefügt werden. Darunter lassen sich Daten für die Warenwirtschaft eintragen, wie Adressbeziehung, Kundennummer etc. Des Weiteren kann man die Entfernung durch eine Anbindung an Google Maps anzeigen lassen. Dabei ist zu beachten, dass die Entfernung vom Hauptstandort Ihres Unternehmens berechnet wird.

Darunter finden Sie die Checkboxen Inaktiv und Ready.

Haben Sie eine neue Adresse erstellt, aber es fehlen noch Angaben, dann setzen Sie noch keinen Hacken bei Ready und diese Adresse wird in der Übersicht lila hervorgehoben. Ist dieser Adressdatensatz nicht mehr aktuell, weil es z.B. den Kunden nicht mehr gibt oder der Mitarbeitende nicht mehr angestellt ist, man diesen aber nicht unbedingt löschen möchte, kann man diesen inaktiv stellen. Dafür einfach den Hacken setzen und die Adresse wird in der Übersicht nicht mehr angezeigt. Möchten Sie sich die inaktiven Adressen in der Übersicht trotzdem anzeigen lassen, dann klicken Sie in der Adressübersicht oben rechts auf die Checkbox Inaktiv und setzen den Haken.

Scrollt man weiter runter, befindet sich dort eine Reiter mit weiteren Datensätzen. Unter dem Reiter Kommunikation lassen sich mehrere Telefonnummern wie Festnetz, Mobil und geschäftlich eintragen und andere Kommunikationskanäle wie Mail, Fax und Skype angeben. Diese Felder lassen sich individuell gestalten. Sie können z.B. Spalten entfernen und andere einfügen. Wie das geht, finden Sie hier.

Klickt man einen Tab weiter auf Sonstiges finden sich die Bankdaten des Unternehmens, sowie ggf. Log-in Daten für das Portal-Zugang. Wie das Portal funktioniert und wofür das genutzt werden kann, erfahren Sie hier.

Im dritten Tab Zugangsdaten befinden sich können Sie Benutzername und Passwörter für das Portal eintragen.

Aktentabelle

Ganz unten befindet sich der Punkt Aktentabelle. Hier finden Sie alle Notizen, die für diese Adresse erstellt wurden.

Neuen Eintrag erstellen

Gleichzeitig können Sie auch direkt einen neuen Eintrag erstellen, wenn der Kunde z.B. nicht erreichbar war oder eine telefonische Anfrage reingekommen ist, die noch dokumentiert oder ein Angebot noch erstellt werden muss.

Die Aktentabelle wird, mit einem Klick darauf, aktualisiert.

Neuen Eintrag in Aktentabelle erstellen. Es öffnet sich ein neues Fenster. Links steht Ihr Kürzel und rechts Datum und Uhrzeit. Darunter befindet sich ein großes Textfeld, in das Sie alle Informationen eintragen können. Sind alle Informationen eingetragen, schließen Sie das Fenster mit einem Klick auf das x wieder und es findet sich ein neuer Eintrag in der Tabelle.

Wollen Sie, in Ihrem neuen Eintrag, einen schon vorgefertigten Textbaustein einfügen, dann klicken Sie, vor dem Schließen, rechts auf die blau hinterlegte Lupe. Es öffnet sich ein weiteres Fenster mit einer Auswahl an Oberkategorien, z.B. Telefonisch oder Angebot. Wählen Sie eins aus und öffnen Sie die Dropdown-Liste. Es werden Ihnen nun vorgefertigte Textbausteine angezeigt, die Sie durch einen Doppelklick auswählen und die dann in Ihrem Textfeld erscheinen. Klicken Sie nun auf das X, um das Fenster zu schließen und Ihr Eintrag erscheint in der Aktentabelle. Mit einem Doppelklick öffnet sich der Eintrag noch einmal und Sie können ihn genauer lesen und bearbeiten.

Wie Sie individuelle Textbausteine erstellen, finden Sie hier.

Sie können sowohl rechts in der Suchleiste als auch in den einzelnen Spalten in den Lupenfeldern, nach bestimmten Einträgen suchen.

Alle Adressdaten werden nach Excel exportiert.

Spaltenauswahl: vorgefertigte Spalten können eingefügt und herausgenommen werden. Öffnen Sie die Spaltenauswahl und ziehen Sie die ausgewählte Spalte an die gewünschte Stelle. Wurde die Spalte schon mit Informationen gefüllt, erscheinen diese direkt mit. Wollen Sie eine Spalte entfernen, ziehen Sie diese in das Fenster Spaltenauswahl. Mit einem Klick auf das x schließen Sie das Fenster wieder.

Über das Trichtersymbol können Sie z.B. in der Spalte „Erstellt am“ nach den Erstellungsdaten filtern. Möchten Sie wieder alle angezeigt bekommen, wählen Sie Alle auswählen aus und bestätigen mit OK.

Leertabelle / Reiter

Im oberen Reiter finden Sie weitere Tabs, die mit der ausgewählten Adresse verknüpft sind. Diese können individuell zu Ihrem Unternehmen erstellt und eingebunden werden. Wie das funktioniert, erfahren Sie hier.  

Unter dem Tab DMS (Dokumentenmanagementsystem) finden Sie auf einen Blick alle, zu der Adresse, hinterlegten Dokumente. Mit einem Linksklick auf ein Dokument öffnet sich rechts eine Vorschau. Mit dem grauen Slider zwischen Dokumententabelle und Vorschau, können Sie die Vorschau vergrößern und verkleinern.

DMS-Tabelle

Auf der linken Seite finden Sie die Dokumenten-Tabelle. Dort sind alle, zur Adresse gehörigen Dokumente zu finden.

Oben links finden Sie blau hinterlegte Buttons, die im Folgenden erklärt werden:

Die Adressliste wird, mit einem Klick darauf, aktualisiert.

Alle Filter und Tabellenfelder werden auf die Standarteinstellung zurückgesetzt.

Ein neues Office Dokument wird in findes erstellt. Sie können zwischen Schreibdokument und Tabellenkalkulation auswählen und benennen.

Das Dokument öffnet sich in einem neuen Fenster als sein ursprüngliches Dateiformat.

Mit dem Drop Zone-Button können Sie Datensätze (Dokumente, Bilder etc.) von Ihrem PC in den Adressdatensatz in findes hochladen. Klicken Sie auf den Button, wählen Sie im neuen Fenster Ihren Datensatz aus und klicken Sie auf Öffnen. Sie können auch Ihren Datensatz einfach auf den Drop Zone-Button ziehen und es damit in findes hochladen. Der Datensatz wird hochgeladen und in einem neuen Fenster haben Sie rechts ein Vorschaubild und links geben Sie den Matchcode an und fügen noch die Belegnummer und Beschreibung hinzu. Des Weiteren können Sie über das Feld „Service Link“ können Sie ein Ticket verlinken und über das Feld „Modul Link“ können Sie dem Datensatz einem Modul zuordnen. Wie Sie diese Einstellungen vornehmen können, erfahren Sie hier. Klicken Sie anschließend auf Speichern und Ihr Datensatz ist abgespeichert.

Auf der rechten Seite befinden sich zwei weitere Buttons:

Über das Trichtersymbol können Sie z.B. in der Spalte ID_Matchcode nach den Datenkategorien filtern. Möchten Sie wieder alle angezeigt bekommen, wählen Sie Alle auswählen aus und bestätigen mit OK.

Spaltenauswahl: vorgefertigte Spalten können eingefügt und herausgenommen werden. Öffnen Sie die Spaltenauswahl und ziehen Sie die ausgewählte Spalte an die gewünschte Stelle. Wurde die Spalte schon mit Informationen gefüllt, erscheinen diese direkt mit. Wollen Sie eine Spalte entfernen, ziehen Sie diese in das Fenster Spaltenauswahl. Mit einem Klick auf das x schließen Sie das Fenster wieder.

Vorschau

Auf der rechten Seite befindet sich die Vorschau zu Ihrem Dokument. Darüber finden Sie eine Reihe blau hinterlegter Buttons:

Mit diesem Button kommen Sie wieder zurück zu Ihrer Dokumentenvorschau. Funktioniert nur, wenn Sie z.B. in den Details sind.

Detailübersicht des Dokuments. Dort können Sie einsehen, wer das Dokument erstellt, welche Kennung es hat und die Beschreibung lesen. Sie können die Beschreibung und den Matchcode (die Datenkategorie) bearbeiten. Alle anderen Spalten sind grau gestrichelt und können nicht bearbeitet werden.

Legen Sie ein neues Office Dokument direkt in findes an. Es öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie zwischen Schreibdokument und Tabellenkalkulation auswählen und dem Dokument einen Namen geben. Drücken Sie auf OK und Ihr Office Dokument öffnet sich, dass Sie nun beschriften können.

Möchten Sie ein Dokument bearbeiten, muss es ausgecheckt werden. Wählen Sie dafür das Dokument aus und klicken Sie auf Dokument auschecken. Es öffnet sich ein Fenster mit der Frage, ob Sie das Dokument wirklich auschecken wollen. Klicken Sie auf den Check out – Button.

Es öffnet sich ein neues kleines Fenster. Klicken Sie auf den blauen Schriftsatz „Datei über den Link herunterladen“.

Das Dokument wird aus findes heruntergeladen und ist, soweit nicht anders eingestellt, in Ihrem Download-Ordner auf dem PC zu finden. Ist es ein PDF-Dokument, öffnet es sich in einem Webfenster und kann dann heruntergeladen werden. Achten Sie darauf, dass das Dokument im gleichen Ordner bleibt, wo es auch heruntergeladen wurde, da es sonst nachher beim Einchecken nicht als das gleiche Dokument erkannt wird. Ebenfalls zu beachten ist, dass das Dokument nach Ihren Änderungen wieder in findes eingecheckt werden muss, da sonst die Änderungen verloren gehen. Klicken Sie auf das X und das Fenster schließt sich wieder. Im Aus-/Eincheckbereich finden Sie alle Dokumente, die der ausgewählten Adresse zugeordnet ist. Ganz rechts finden Sie das Vorschaubild des Dokuments.

Haben Sie in der linken Tabelle Dateien ausgewählt, können Sie mit „Neues Verzeichnis“ ein neues Verzeichnis erstellen. Es öffnet sich ein Fenster und Sie können das Verzeichnis benennen und dann unten auf „Erstellen“ klicken. Das neue Verzeichnis findet sich in der Liste wieder.

Hier können Sie Ihre bearbeitenden Dokumente wieder in findes hochladen. Achten Sie darauf, dass Sie das Dokument auf Ihrem PC nicht in einen anderen Ordner verschoben haben, da findes es ansonsten nicht wieder zuordnen kann.

Unten links finden Sie den Button Dokument einchecken. Das Dokument befindet sich wieder in der DMS-Ablage der dazugehörigen Adresse.

Oben rechts können Sie die Detailansicht auswählen; Listenansicht oder Kachelansicht.

Daneben befindet sich der Aktualisierungsbutton.

Wählen Sie in der Mitte einen anderen Ordner oder das Dokument aus, können Sie diese in einen anderen Ordner verschieben oder kopieren. Sie können dieses Umbenennen oder löschen. Rechts können Sie Ihre Auswahl wieder aufheben. Haben Sie alle bearbeitenden Dokumente wieder eingecheckt, gehen Sie wieder zurück zur Adresse und in DMS finden Sie das bearbeitete Dokument wieder.

Wurde das Dokument unter der falschen Adresse abgelegt, kann es hier unter einer anderen abgelegt werden. Mit Linksklick auf den Button öffnet sich ein neues Fenster, mit allen, in findes, eingebundenen Adressen. Mit einem Doppelklick auf die ausgewählte Adresse wird das Dokument verschoben. Gehört das Dokument zu keiner eingebundenen Adresse, kann in dem Fenster, über den + Neu-Button eine neue Adresse angelegt oder eine neue Person bzw. Standort zu einer bereits Vorhandenen hinzugefügt werden. Wie das funktioniert, erfahren Sie hier.

 Berechtigung einstellen, d.h. welche Gruppe darf das ausgewählte Dokument bearbeiten und lesen und welche Gruppe darf nur lesen. Hier kann es sein, dass die Berechtigung, diese Einstellungen vorzunehmen, eingeschränkt ist

Mit dem Historien-Button können Sie sich die Historie des Dokuments anzeigen lassen. Es öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie alle Änderungen des Dokuments einsehen können.

Das Dokument, egal ob PDF, Excel oder DOC öffnet sich in einem neuen Fenster in der PDF-Ansicht.

Der Link-Button daneben zeigt die Verlinkungen des Dokuments zum jeweiligen Ablageort an. So ist eine Rechnung in Warenwirtschaft oder eine Angebotsbestätigung unter Aufgabe zu finden. Hat das Dokument noch keine Verlinkung erhalten, kann dies mit einem Klick auf „Neuen Link“ geschehen. Es öffnet sich ein neues Fenster, in dem man die Verlinkung auswählen kann.

Mit dem Drop Zone-Button können Sie Dokumente von Ihrem PC in das DMS von findes hochladen. Klicken Sie auf den Button und wählen Sie im neuen Fenster Ihr Dokument aus und klicken auf Öffnen. Sie können auch Ihren Datensatz einfach auf den Drop Zone-Button ziehen und es damit in findes hochladen. Das Dokument wird hochgeladen und ein neues Fenster öffnet sich. Rechts haben Sie ein Vorschaubild zu Ihrem Dokument und links können Sie noch Matchcode, Belegnummer und Beschreibung hinzufügen. Die ID-Doku und wann es von welchem Nutzer erstellt wurde, lässt sich auch hier nicht verändern und ist durch die gestrichelte Umrandung markiert. Haben Sie alle Daten eingeben, klicken Sie auf „Speichern“ und das Dokument erscheint in Ihrem DMS Tab. Sollten Sie ein bereits in findes vorhandenes Dokument hochladen, öffnet sich automatisch die Adresse, unter der das Dokument hinterlegt wurde. Wollen Sie trotzdem das Dokument bei erster Adresse hinterlegen, müssen Sie das Dokument verschieben, indem Sie die Adresse ändern. Wie das funktioniert, erfahren Sie hier.

Haben Sie einen kleinen Bildschirm und es werden nicht alle oben genannten Buttons angezeigt, sind sie hier zu finden. Des Weiteren befindet sich dort das Auswahlfeld. In diesem können Sie alle vorangegangen Versionen des Dokuments anschauen und öffnen. Dabei können Sie an der Zahl erkennen, wie viele Versionen es schon gibt und welche Sie ausgewählt haben, das Kürzel gibt den Bearbeitenden an und das Datum, an dem das Dokument verändert wurde.

Das Dokument wird heruntergeladen.

Das Schreib- oder Tabellendokument öffnet sich im findes Office und Sie können es bearbeiten und abspeichern. Unter den drei Punkten rechts, können Sie die vorherigen Versionen einsehen.

Das Dokument, egal ob PDF, Excel oder DOC öffnet sich in einem neuen Fenster in der PDF-Ansicht

Tab Aufgaben

Im Tab Aufgaben finden Sie alle offenen, in Bearbeitung befindlichen und abgeschlossenen Aufgaben zu der ausgewählten Adresse. Mit einem Klick auf die Aufgabe, finden Sie auf der rechten Seite weitere Informationen zu der Aufgabe.

Oben links finden Sie farbig hinterlegte Buttons, die im Folgenden erklärt werden:

Die Aufgabenliste wird, mit einem Klick darauf, aktualisiert.

Eine neue Aufgabe wird erstellt. In der darunterliegenden Tabelle finden Sie diese und können sie weiterbearbeiten. Wie Sie die Aufgabe bearbeiten können, finden Sie hier.

Neue Aufgaben aus vorgefertigten Vorlagen erstellen.

Alle Filter und Tabellenfelder werden auf Standarteinstellungen zurückgesetzt.

Daneben befinden sich eine Reihe von Ikon, die im Folgenden erklärt werden:

Stellen Sie ein, ob Sie nur Aufgaben sehen wollen, die Ihrem Benutzer zugeordnet sind, oder alle, der Adresse zugeordneten, Aufgaben. Ist das Feld auf Aus gestellt, sehen Sie alle Aufgaben zu dieser Adresse. Ist es auf Ein gestellt, nur die Ihres Benutzers.

Stellen Sie ein, ob alle Aufgaben sichtbar sind, oder nur die, die zu Ihrer zugeordneten Gruppe gehören. Wie Sie Gruppen verwalten können, finden Sie hier.

Ist diese Funktion eingeschaltet, sehen Sie die offenen Aufgaben. Schalten Sie diese aus, sehen Sie alle offenen, der Adresse zugeordneten, Aufgaben nicht.

Ist diese Funktion eingeschaltet, sehen Sie die in Bearbeitung stehenden Aufgaben. Schalten Sie diese aus, sehen Sie alle, der Adresse zugeordneten Aufgaben, die noch in Bearbeitung sind, nicht.

Ist diese Funktion eingeschaltet, sehen Sie schon abgeschlossene Aufgaben. Schalten Sie diese aus, sehen Sie alle geschlossenen Aufgaben nicht.

 

Ist diese Funktion ausgeschaltet, sehen Sie nur die Aufgaben, die älteren und aktuellem Datums sind. Schalten Sie diese Funktion ein, sehen Sie auch Aufgaben, deren Aktivierungsdatum in der Zukunft liegt.

In der, über der Aufgabentabelle liegenden, Suchleiste können Sie durch gezielte Begriffseingabe nach einer bestimmten, der Adresse zugeordneten, Aufgabe suchen.

Spaltenauswahl: vorgefertigte Spalten können eingefügt und herausgenommen werden. Öffnen Sie die Spaltenauswahl und ziehen Sie die ausgewählte Spalte an die gewünschte Stelle. Wurde die Spalte schon mit Informationen gefüllt, erscheinen diese direkt mit. Wollen Sie eine Spalte entfernen, ziehen Sie diese in das Fenster Spaltenauswahl. Mit einem Klick auf das x schließen Sie das Fenster wieder.

Alle Adressbezogenen Aufgabendetails werden in Excel exportiert.

Möchten Sie Ihre Aufgaben nach einer bestimmten Gruppierung durchsuchen, ziehen Sie die entsprechende Spalte, z.B. Art auf das Textfeld zwischen den blau hinterlegten Feldern und Tabelle. Nun sind alle Aufgaben nach ihrer Art sortiert, z.B. Auftragsbearbeitung und Wartung.

Mit einem Klick auf das Trichtersymbol können Sie weiter filtern. Möchten Sie nur bestimmte Aufgabenarten angezeigt bekommen, dann wählen Sie diese mit einem Klick auf das Kästchen aus und bestätigen mit OK. Möchten Sie wieder alle angezeigt bekommen, wählen Sie Alles auswählen aus und bestätigen mit OK.

Klicken Sie auf das graue Dreieck und es werden alle Aufgaben, die zu dieser Aufgabenart gehören, eingeblendet. Durch einen einfachen Klick auf die jeweilige Aufgabe, wird diese auf der rechten Seite angezeigt. Möchten Sie die Filterung wieder rückgängig machen, ziehen Sie die Spalte wieder zurück an ihre vorherige Stelle.

In den Überschrift-Spalten können Sie mit einem Klick auf den Pfeil alphabetisch oder nicht alphabetisch sortieren. Als Beispiel kann in der „Ansprechperson“ Spalte über das Trichtersymbol nach den Ansprechpersonen gefiltert werden. Möchten Sie wieder alle angezeigt bekommen, wählen Sie Alles auswählen aus und bestätigen mit OK. Unten links finden Sie die Anzahl Ihrer eingetragenen Aufgaben.

Aufgabenfenster

Auf der rechten Seite finden Sie alle Informationen zu Ihrer ausgewählten Aufgabe:

.

Blaue Buttons

Ganz oben finden sich eine Reihe blau hinterlegten Ikons.

Erstellen einer neuen Aufgabe. Mit einem Klick auf den Aktualisierungsbutton auf der linken Seite erscheint diese und kann ausgefüllt werden.

Die ausgewählte Aufgabe zu einer anderen Adresse verschieben. Es öffnet sich ein neues Fenster, mit allen in findes eingespeicherten Adressen. Wählen Sie die gesuchte Adresse oder Person mit einem Doppelklick aus und die Aufgabe verschwindet in der jetzigen Adresse und ist in der Neuen zu finden.

Berechtigung einstellen, d.h. welche Gruppe darf die ausgewählte Adresse bearbeiten und lesen und welche Gruppe darf nur lesen. Hier kann es sein, dass die Berechtigung, diese Einstellungen vorzunehmen, eingeschränkt ist.

Löscht den gesamten Datensatz, d.h. sowohl die Aufgabe als auch die dazugehörigen Notizen.

Gelangen Sie mit einem Klick darauf auf die zur Aufgabe zugehörigen Adresse. Mit einem Rechtsklick können Sie auswählen, ob Sie auf die Adresse oder auf die Hauptadresse zurückkehren möchten.

Senden Sie eine Erinnerungsmail an den Bearbeitenden.

Zeiterfassung für die Aufgabe erstellen. Klicken Sie darauf und ein neues Fenster öffnet sich. Ganz oben startet direkt ein Timer. Darunter finden sich die Ticket ID, Name des Kunden und den Betreff. Diese sind mit gestrichelten Linien umrandet und können nicht bearbeitet werden. Der Start kann bearbeitet werde, falls man vergessen hat, den Timer rechtzeitig zu starten. Die Stopp-Zeit kann nicht bearbeitet werden, sondern ist immer auf die aktuelle Uhrzeit gestellt. Die Pausenzeit kann ebenfalls nicht direkt eingestellt werden, sondern werden automatisch eingetragen und sind auch Pflichtfelder.

Darunter befindet sich ein Hakenfeld. Ist dieser eingestellt, wird die erfasste Zeit als Beleg in der Warenwirtschaft abgelegt. Falls vorhanden kann im Feld Artikelnummer über das Drop-Down-Menü diese eingetragen werden. Genauso kann man auch die Bericht Art eintragen, z.B. Wartung oder Fahrzeit. Darunter findet sich das Feld Beschreibung, in dem man die durchgeführte Arbeit etc. eintragen kann. Bericht Art und Beschreibung sind Pflichtfelder und müssen ausgefühlt werden, bevor die Zeiterfassung gespeichert werden kann.

Unten finden Sie den Start und Pause Button. Läuft der Timer, ist der Start-Button ausgegraut. Drückt man den Pause-Button stoppt der obere Timer und im Hintergrund startet der Pausentimer. Startet man wieder mit seiner Aufgabe drückt man auf den Start-Button, der jetzt nicht mehr ausgegraut ist. Der obere Timer läuft weiter und die Pausenzeit erscheint im Pausenfeld. Ist man fertig mit seiner Aufgabe drückt man auf den grün hinterlegten Speichern-Button. Das Fenster schließt sich und unten unter Aktennotiz erscheint der Zeitstempel.

Button zum Linkbaum, mit allen zu der Aufgabe gehörenden Zeitstempeln und Dokumenten.

Zurück zu Ihrer Aufgabenübersicht

In der linken Spalte finden Sie Linktabellen mit allen Kategorien in denen Dokumente zu dieser Aufgabe abgelegt wurden. So sieht man z.B. bei den Arbeitszeiten welche Zeiten bzw. Aufgaben schon übergeben bzw. geschlossen sind und welche noch offen sind. Die offenen Zeitstempeln sind blau beschriftet. Durch Setzen der Haken können Sie einstellen, welche Zeitstempel Sie sehen wollen.

Dahinter können Sie den Zeitstempel mit allen Daten in einem neuen Fenster einsehen.

Weiter unten sehen Sie die ausgewählten Zeiten mit Namen und Dauer, darunter die gesamte Zeit alle Stempel zusammengerechnet. In der vorletzten Spalte finden Sie alle Zeiten, auch von denen, die Sie oben nicht ausgewählt haben. Die letzte Spalte zeigt alle Zeiten zusammengerechnet an, auch diese, die Sie oben nicht ausgewählt haben. Diese Daten können nicht verändert werden und sind mit gestrichelten Linien umrandet.

Ein neues Fenster öffnet sich, mit allen, zu der Aufgabe zugehörigen, Zeitstempeln. Diese können eingesehen und gefiltert werden.

Ein weiteres Feld in der linken Tabelle ist das Dokument. Dort finden sich alle zu der Aufgabe abgelegten Dokumente.

Sie können das Dokument als PDF-Datei herunterladen.

Es öffnet sich das ausgewählte Dokument als PDF-Datei. Darunter können Sie sich das Dokument als Vorschau anschauen.

Ein weiteres Feld in der linken Tabelle ist die Warenwirtschaft (WAWI). Dort finden sich alle zu der Aufgabe abgelegten Belege wie z.B. Angebot oder Rechnung. Haben Sie einen Beleg ausgewählt, finden Sie weiter unten genauere Daten zu diesem, wie Belegnummer, Adresse und Position. Alle Angaben sind mit gestrichelten Linien umrandet und lassen sich nicht bearbeiten. Im Bereich Positionen können Sie, anhand der Textfarbe, erkennen, in welchem Stadium sich dieser Beleg befindet. Wurde der Beleg übergeben, ist die Textfarbe Schwarz, wurde sie z.B. nur teilweise übergeben ist sie Grün. Gab es einen Fehler ist die Textfarbe Rot.

Neuen Link erstellen. Es öffnet sich ein neues Fenster, wählen Sie aus, aus welcher Kategorie Sie einen neuen Link erstellen wollen, z.B. Adresse, DMS oder Arbeitszeit. Wählen Sie dann die dazugehörige Adresse bzw. Ansprechperson aus. Zum Schluss wählen Sie das Dokument oder die Arbeitszeit aus, die Sie dieser Linktabelle hinzufügen möchten, indem Sie an entsprechender Stelle den Haken setzen und drücken links unten auf den grünen „OK“ Button. Das Fenster schließt sich und erscheint in der Linktabelle.

Mit dem Drop Zone-Button können Sie Dokumente von Ihrem PC in den Aufgabendatensatz von findes hochladen. Klicken Sie auf den Button und wählen Sie im neuen Fenster Ihr Dokument aus und klicken auf Öffnen. Sie können auch Ihren Datensatz einfach auf den Drop Zone-Button ziehen und es damit in findes hochladen. Das Dokument wird hochgeladen und ein neues Fenster öffnet sich. Rechts haben Sie ein Vorschaubild zu Ihrem Dokument und links können Sie noch Matchcode, Belegnummer und Beschreibung hinzufügen. Die ID-Doku und wann es von welchem Nutzer erstellt wurde, lässt sich auch hier nicht verändern und ist durch die gestrichelte Umrandung markiert. Haben Sie alle Daten eingeben, klicken Sie auf „Speichern“ und das Dokument erscheint in der Linktabelle der Aufgabe. Sollten Sie ein bereits in findes vorhandenes Dokument hochladen, öffnet sich automatisch die Adresse, unter der das Dokument hinterlegt wurde. Wollen Sie trotzdem das Dokument bei erster Adresse hinterlegen, müssen Sie das Dokument verschieben, indem Sie die Adresse ändern. Wie das funktioniert, erfahren Sie hier.

Einen neuen Warenwirtschaftsbeleg erstellen. Dabei öffnet sich ein neues Fenster. Dort wählen sie durch das Dropdown Menü die Beleg Art aus. Dann können Sie auswählen, ob Zeitstempel mit übernommen werden sollen. Mit der Lupe können Sie in schon vorhandenen Belegen suchen. Dabei öffnet sich ein neues Fenster mit allen Belegen. Dabei kann rechts in einem Suchfeld nach Belegen gesucht werden. In den einzelnen Spalten kann mit dem Trichtersymbol nach bestimmten Daten gefiltert werden. Möchten Sie wieder alle angezeigt bekommen, wählen Sie „Alles auswählen“ aus und bestätigen mit „OK“. In den anderen, mit der Lupe gekennzeichneten Spalten, können Sie den gesuchten Begriff oder Datum direkt eingeben, um Ihr Suchergebnis zu erhalten. Auch hier sind die Belege farblich markiert. Sind sie Rot ist ein Fehler aufgetreten, sind sie Blau, wurden diese noch nicht übergeben. In der unteren Tabelle erkennt man, um welchen Artikel es sich handelt. Mit einem Doppelklick wählen Sie den Beleg bzw. Artikel aus und im vorherigen Fenster erscheint die Belegnummer. Mit einem Klick auf das grün hinterlegte „OK“, öffnet sich in einem neuen Fenster der Beleg im Bereich Warenwirtschaft. Sie können auch vorher einstellen, ob sich nach dem Abschluss ein neues Fenster öffnet oder sich der Beleg im gleichen Fenster öffnet.

Aufgabe und dazugehörigen Informationen drucken.

Historie der Aufgabe wird angezeigt. Es öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie alle Änderungen der Aufgabe einsehen können.

Darunter finden Sie die Adressdaten zu Ihrer ausgewählten Aufgabe. Diese Felder sind grau gestrichelt und somit nicht veränderbar.

Aufgabendetails

Weiter unten befindet sich der Bereich Aufgaben:

Die Ticketnummer ist vorgegeben und lässt sich nicht verändern, genauso wie das Kürzel von dem Erstellenden und das Erstell- bzw. Änderungsdatum.

Darunter wird der Betreff eingetragen. Die Ansprechperson kann über die Dropdown-Liste ausgewählt werden. Hierbei ist zu beachten, dass man nur die Ansprechperson auswählen kann, die auch mit dieser Adresse verknüpft ist. Wollen Sie eine andere Ansprechperson zu der Aufgabe zuweisen, müssen Sie die Aufgabe, der entsprechenden Adresse zuordnen. Wie das funktioniert, finden Sie hier.

In den Feldern Telefon und E-Mail können Sie entweder schon, an die Adresse verknüpfte Kommunikationsmittel auswählen oder diese händisch eintragen, falls diese abweichen.

Möchten Sie die Ansprechperson anrufen, dann klicken Sie auf das blaue Telefonsymbol und die Nummer wird auf Ihre Telefonanlage weitergeleitet, soweit diese mit findes verknüpft ist.

Sie können die Telefonnummer auch über das Kopiersymbol in die Zwischenablage kopieren und woanders wieder einfügen.

Möchten Sie der Ansprechperson eine E-Mail schreiben, dann klicken Sie auf das blaue Mailsymbol und die Mailadresse wird an Ihr Mailprogramm weitergeleitet.

Sie können die Mailadresse auch über das Kopiersymbol in die Zwischenablage kopieren und woanders wieder einfügen.

Das Kürzel des Erstellenden der Aufgabe wird automatisch auch im Feld Bearbeiter eingefügt. Mit der Dropdown-Liste können weitere Bearbeitende und Gruppen z.B. Marketing eingefügt werden. Sie können, durch einen Klick auf das runde x, alle Bearbeitende löschen oder durch das x auf das Kürzel oder dem Gruppennamen einzelne Bearbeitende löschen. Dabei ist zu beachten, dass das Feld ein Pflichtfeld ist und ausgefüllt sein muss, ansonsten ist es rot umrandet. Wie Sie neue Gruppen anlegen können, finden Sie hier.

Im Feld Status können Sie einstellen, in welchem Stadium sich diese Aufgabe befindet. Ist die Aufgabe gerade erst erstellt worden, ist der Status auf offen gestellt. Wir die Aufgabe bearbeitet, können Sie diese in Bearbeitung stellen. Wurde die Aufgabe beendet, kann sie auf Geschlossen gestellt werden.

Im Feld Art können Sie über die Dropdown-Liste einstellen, welche Aufgabenart diese ist, z.B. Bewerbungseingang oder Wartung. Wie Sie neue Aufgabenarten anlegen können, finden Sie hier.

In dem Feld Priorität können Sie über die Dropdown-Liste einstellen, wie dringend diese Aufgabe erledigt werden muss, auch farblich durch eine Fahne markiert, von hoher Priorität , bis keine Priorität . Wurde die Aufgabe neu erstellt, ist die Priorität auf mittel gestellt.

Darunter befindet sich ein (blauer) Prozentbalken, der anzeigt, wie weit die Aufgabe bearbeitet wurde. Diesen können Sie verwenden, wenn eine Aufgabe mehrere Abteilungen durchläuft, um den Prozess im Auge zu behalten.

Mit dem Kofferbutton können Sie einstellen, in welchem Abschnitt sich die Aufgabe befindet. Es öffnet sich ein Fenster mit der Ticket-ID und der Workflow-ID, die festgelegt sind und sich nicht bearbeiten lassen, gekennzeichnet durch die gestrichelten Linien um die Felder. Klicken Sie auf das Feld „Auswählen“ und Sie können zwischen unterschiedlichen Aufgabenabschnitten oder Abteilungen wählen, an denen die Aufgaben weitergereicht werden soll. In diesem Beispiel sehen Sie die Auswahl zwischen interne Organisation und Reparaturannahme. Wählen Sie den gesuchten Bereich aus und klicken die Dropdown-Liste an und wählen das gewünschte durch einen Doppelklick aus (hier Wareneingangskontrolle). Diese Aufgabenfelder sind individuell gestaltbar und einstellbar. 

Die Workflow-ID hat sich aktualisiert und es gibt zwei neue Textfelder. Einmal das Textfeld Aufgabe, dass schon vorausgefüllt ist und sich nicht bearbeiten lässt. Und ein Mitteilungsfeld, dass Sie noch mit weiteren Informationen, für den nächsten Bearbeitenden, füllen können. Wollen Sie die Aufgabe weiterleiten, klicken Sie auf den grünen Weiter-Button. Das Fenster schließt sich, der Prozentbalken wird zurückgesetzt oder füllt sich. Zudem wird, wenn nicht schon vorher hinzugefügt wurde, dem zuständigen Bearbeitenden für den folgenden Aufgabenabschnitt, im Bearbeitungsfeld hinzugefügt und bekommt eine E-Mail geschickt, mit den wichtigsten Angaben zu dieser Aufgabe.

Unten in Aktennotiz finden Sie Informationen zu diesem Aufgabenabschnitt wieder. Wählen Sie „Abbrechen“ aus und der Aufgabenabschnitt wird abgebrochen. Wählen Sie „Zurück“ aus und das Fenster schließt sich, der Prozentbalken setzt sich zurück, aber in der Aktennotiz findet sich kein neuer Eintrag. Wie Sie die einzelnen Aufgabenabschnitte erstellen und die Prozentangabe, sowie die zuständigen Bearbeitenden einfügen können, finden Sie hier.

Das Aktivierungsdatum ist automatisch auf das Erstelldatum gesetzt, kann aber, mit einem Klick auf das Kalendersymbol, auf ein älteres Datum oder in die Zukunft gesetzt werden, falls die Aufgabe für einen späteren Zeitpunkt ist. Klicken Sie links auf den Aktualisierungsbutton und die Aufgabenliste aktualisiert sich. Sollten Sie die Aufgabe nicht mehr in der Liste finden, stellen Sie oben links das Uhr-Ikon auf „Ein“ und zukünftige Aufgaben werden angezeigt.

Ist die Aufgabe an einen Termin oder Meeting gebunden, können Sie das Startdatum mit Uhrzeit auswählen und dann entweder rechts das Enddatum oder in der Mitte dem Timer einstellen.

Die Angaben können Sie entweder händisch eintragen oder über das Kalendersymbol auswählen. Haben Sie ein falsches Datum angegeben, können Sie unten auf „Heute“ klicken und das Kalenderfeld springt auf das aktuelle Datum.

Auch die Termin-Dauer können Sie entweder händisch oder auf das Uhr-Symbol über eine Dropdown-Liste auswählen.

Aktennotiz

Gleichzeitig können Sie eine neue Notiz zu der Aufgabe eintragen.

Klicken Sie auf das blau hinterlegte Plus unterhalb von Aktennotiz. Es öffnet sich ein neues Fenster, mit Ihrem Kürzel und Datum und Uhrzeit. Sie können Betreff und Ihre Notiz verfassen und dann das Fenster, mit einem Klick auf das X schließen. Ein neuer Eintrag erscheint in der Tabelle. Sie können auch vorgefertigte Textbausteine einfügen. Dafür klicken Sie, vor dem Schließen, rechts auf die blau hinterlegte Lupe. Es öffnet sich ein weiteres Fenster mit einer Auswahl an Oberkategorien, z.B. Muster Rechnungsmail. Wählen Sie das Gesuchte aus und klicken Sie auf das kleine graue Dreieck, es werden Ihnen vorgefertigte Textbausteine angezeigt, die Sie durch einen Doppelklick auswählen und die dann in Ihrem Textfeld erscheinen. Klicken Sie nun auf das X, um das Fenster zu schließen und Ihre Notiz erscheint in der Tabelle. Wie Sie individuelle Textbausteine erstellen, finden Sie hier.

Liste aktualisiert sich und neu erstellte Notizen erscheinen.

Alle der Aufgabe zugeordneten Notizen werden in eine neue Excel-Datei exportiert.

Es öffnet sich die Spaltenauswahl. Das erlaubt Ihnen vorgefertigte Spalten einzufügen und andere herauszunehmen. Öffnen Sie die Spaltenauswahl und ziehen Sie die ausgewählte Spalte an die gewünschte Stelle. Wurde die Spalte schon mit Informationen gefüllt, erscheinen diese direkt mit.

 Wollen Sie eine Spalte entfernen, ziehen Sie diese einfach in das Fenster “Spaltenauswahl”. Mit einem Klick auf das x schließen Sie das Fenster wieder.

Daneben befindet sich das Suchfeld. Dort können Sie Ihrem gesuchten Begriff oder Datum eingeben und Sie erhalten Ihr Ergebnis.

In den Überschrift-Spalten können sie mit einem Klick auf den Pfeil alphabetisch oder nicht alphabetisch sortieren. Als Beispiel kann in der Erstellt am-Spalte über das Trichtersymbol nach bestimmten Daten gefiltert werden. Möchten Sie wieder alle angezeigt bekommen, wählen Sie “Alles auswählen” aus und bestätigen mit “OK”. In den anderen, mit der Lupe gekennzeichneten Spalten, können Sie den gesuchten Begriff oder Datum direkt eingeben, um Ihr Suchergebnis zu erhalten.

Auch hier können links unten Filter erzeugen, wie das Funktioniert erfahren Sie hier.

Arbeitszeiten

Im Tab Arbeitszeiten finden Sie eine Übersicht aller auf die Adresse oder Person gebuchten Arbeitszeiten. Hierbei handelt es sich nicht, um die Personalzeiten.

Ihre Arbeitszeitenliste aktualisiert sich.

Erstellt einen neuen Zeiteintrag, den Sie in der darunterliegenden Tabelle finden und weiterbearbeiten können.

Felder und Filter der Tabelle auf die Standardeinstellungen zurücksetzen.

In der, über der Tabelle liegenden, Suchleiste können Sie durch gezielte Begriffseingabe nach einem bestimmten, der Adresse zugeordneten, Zeitstempel suchen.

Die Spaltenauswahl öffnet sich. Das erlaubt Ihnen vorgefertigte Spalten einzufügen und andere herauszunehmen. Öffnen Sie die Spaltenauswahl und ziehen Sie die ausgewählte Spalte an die gewünschte Stelle. Wurde die Spalte schon mit Informationen gefüllt, erscheinen diese direkt mit. Wollen Sie eine Spalte entfernen, ziehen Sie diese einfach in das Fenster „Spaltenauswahl“. Mit einem Klick auf das x schließen Sie das Fenster wieder.

Arbeitszeitendetails werden nach Excel exportiert.

Möchten Sie Ihre Arbeitszeiten nach einer bestimmten Gruppierung durchsuchen, ziehen Sie die entsprechende Spalte, z.B. Start auf das Textfeld zwischen den blau hinterlegten Feldern und Tabelle.

 Nun sind alle Zeiten nach ihrer Startzeit sortiert. Mit einem Klick auf das Trichtersymbol können Sie weiter filtern. Möchten Sie nur bestimmte Jahre angezeigt bekommen, dann wählen Sie diese mit einem Klick auf das Kästchen aus und bestätigen mit OK oder filtern Sie noch weiter und klicken auf das Dropdown-Menü neben der Jahreszahl und wählen den gesuchten Monat mit aus. Möchten Sie wieder alle angezeigt bekommen, wählen Sie Alles auswählen aus und bestätigten mit OK. Klicken Sie auf das graue Dreieck und es werden alle Zeiten, die zu diesem Jahr gehören, eingeblendet. Durch einen einfachen Klick auf das jeweilige Datum, wird diese auf der rechten Seite angezeigt. Möchten Sie die Filterung wieder rückgängig machen, ziehen Sie die Spalte wieder zurück an ihre vorherige Stelle.

In den Überschrift-Spalten können Sie mit einem Klick auf den Pfeil alphabetisch oder nicht alphabetisch sortieren. Des Weiteren kann z.B. in der Spalte „Stempel-Benutzer“ über das Trichtersymbol nach den Nutzern gefiltert werden. Möchten Sie wieder alle angezeigt bekommen, wählen Sie Alles auswählen aus und bestätigen mit OK.

Auch hier können links unten Filter erzeugen, wie das Funktioniert erfahren Sie hier.

Zeitfenster

Auf der rechten Seite finden Sie alle Informationen zu ihrer ausgewählten Arbeitszeit: Den ID-Stempel, Erstell- und Bearbeitungsdatum und von dem die Zeit erstellt wurde. Diese Felder sind grau gestrichelt und somit nicht veränderbar. Alles andere lässt sich bearbeiten. So ist die Stempel-Art ein Pflichtfeld, erkennbar an dem roten Sternchen, und muss ausgefüllt werden, z.B. Arbeitszeit, Freistellung oder Freizeitausgleich. Dafür klicken Sie einfach auf die Dropdown-Liste und wählen die entsprechende Stempel-Art aus.

Daneben befindet sich das Feld „Wochenbericht“, ebenfalls ein Pflichtfeld mit Dropdown-Liste.

Darunter können Sie den Stempel-Nutzer bestimmen, dieser ist vorausgefüllt mit der Person, die die Arbeitszeit erstellt hat.

Start- und Stoppzeit sind ebenfalls Pflichtfelder und zeigen die Stempelzeit und -datum an. Diese können auch nachträglich noch bearbeitet werden. Da es sich um ein Kombinationsfeld handelt, können Sie die Daten händisch ändern oder mit einem Klick auf das Kalender-Ikon und anschließend mit OK bestätigen.

Darunter befindet sich die Standortdaten zum Zeitstempel. Dort können Sie über Google Maps einsehen, wo der Zeitstempel gestartet wurde und wo er gestoppt wurde.

Mit dem Setzen des Hakens, können Sie den Arbeitszeitstempel direkt in den Warenwirtschaftsbeleg an die daran gebundene Adresse übernehmen. Eine Belegnummer ist automatisch erstellt worden und kann nicht verändert werden. Des Weiteren können Sie noch die Wawi Artikelnummer über eine Dropdown-Liste auswählen. Soll der Arbeitszeitstempel nicht als Wawi Beleg übernommen werden, setzen Sie keinen Haken in der Checkbox.

In dem Fenster Beschreibung steht der Zeitstempel und vom Stempel-Nutzer beigefügte Beschreibungen, z.B. „Mail geschrieben.“. Dieses Fenster kann beschrieben werden.

Blaue Buttons

Oben befinden sich blau hinterlegte Buttons.

Erstellt einen neuen Zeiteintrag. Mit einem Klick auf den Aktualisierungsbutton auf der linken Seite erscheint diese und kann ausgefüllt werden.

Wurde der Zeitstempel unter der falschen Adresse abgelegt, kann man diesen auf eine, anderen hinterlegten Adresse, verschieben. Es öffnet sich ein neues Fenster, mit allen in findes eingebundenen Adressen. Mit einem Doppelklick auf die ausgewählte Adresse wird der Zeitstempel verschoben.

Historie des Zeitstempels anzeigen lassen. Es öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie alle Änderungen, die an dem Zeitstempel vorgenommen wurde, einsehen können.

Mit dem Button „Zur Link Tabelle“ oder dem rechts liegenden Aus-Button gelangen Sie auf den Linkbaum, mit allen zur Arbeitszeit gehörenden Aufgaben und Dokumenten. Mit dem Ein-Button auf der rechten Seite, gelangen Sie zurück zu Ihrer Arbeitszeitenübersicht.

Einen neuen Link erstellen. Es öffnet sich ein neues Fenster. Wählen Sie aus, aus welcher Kategorie Sie einen neuen Link erstellen wollen, z.B. Adresse oder DMS. Wählen Sie dann die dazugehörige Adresse bzw. Ansprechperson aus. Zum Schluss wählen Sie das Dokument aus, die Sie dieser Linktabelle hinzufügen möchten, indem Sie an entsprechender Stelle den Haken setzen und drücken links unten auf den grünen „OK“ Button. Das Fenster schließt sich und erscheint in der Linktabelle.

In der linken Spalte finden Sie die Linktabelle mit allen Kategorien, in denen etwas zu diesem Zeitstempel abgelegt wurde. So sieht man z.B. bei den Aufgaben, welche Aufgabe an diesen Zeitstempel geknüpft ist. Unten sehen Sie die Adresse des Kunden und alle Angaben zur Aufgabe, wie Ansprechperson, Bearbeiter, Status etc. Sind Aktennotizen eingetragen, werden diese auch angezeigt. Diese Daten können nicht verändert werden und sind mit gestrichelten Linien umrandet. Ein weiteres Feld in der linken Tabelle ist die WAWI (Warenwirtschaft). Dort finden Sie alle zu diesem Zeitstempel abgelegten Belege, wie Angebot oder Lieferschein. Haben Sie einen Beleg ausgewählt, finden Sie weiter unten genauere Daten zu diesem, wie Belegnummer, Adresse und Position. Alle Angaben sind mit gestrichelten Linien umrandet und lassen sich nicht bearbeiten. Im Bereich Positionen können Sie, anhand der Textfarbe, erkennen, in welchem Stadium sich dieser Beleg befindet. Wurde der Beleg übergeben, ist die Textfarbe schwarz, wurde sie z.B. nur teilweise übergeben ist sie Grün. Gab es einen Fehler ist die Textfarbe Rot. 

Mit dem Drop Zone-Button können Sie Dokumente von Ihrem PC in den Arbeitszeitdatensatz von findes hochladen. Klicken Sie auf den Button und wählen Sie im neuen Fenster Ihr Dokument aus und klicken auf Öffnen. Sie können auch Ihren Datensatz einfach auf den Drop Zone-Button ziehen und es damit in findes hochladen. Das Dokument wird hochgeladen und ein neues Fenster öffnet sich. Rechts haben Sie ein Vorschaubild zu Ihrem Dokument und links können Sie noch Matchcode, Belegnummer und Beschreibung hinzufügen. Die ID-Doku und wann es von welchem Nutzer erstellt wurde, lässt sich auch hier nicht verändern und ist durch die gestrichelte Umrandung markiert. Haben Sie alle Daten eingeben, klicken Sie auf „Speichern“ und das Dokument erscheint in der Linktabelle der Arbeitszeit. Sollten Sie ein bereits in findes vorhandenes Dokument hochladen, öffnet sich automatisch die Adresse, unter der das Dokument hinterlegt wurde. Wollen Sie trotzdem das Dokument bei erster Adresse hinterlegen, müssen Sie das Dokument verschieben, indem Sie die Adresse ändern. Wie das funktioniert, erfahren Sie hier.

Portal

Im Tab Portal können Sie Zugang zu Dokumenten für Ihre Kunden bereithalten. Dabei können sich die Kunden über einen Link als Gast in Ihr Findes einloggen und nur das, von Ihnen bereitgestellte, Dokument oder Datensatz einsehen und herunterladen oder selbst Dokumente hochladen.

Über diesen Button können Sie ein Dokument bereithalten. Es öffnet sich ein neues Fenster, aus dem Sie zwischen unterschiedlichen Bereichen wählen können, welches Dokument Sie verlinken möchten. Wählen Sie Ihre Kategorie, dann die Adresse und dann das Dokument oder den Datensatz. Klicken Sie den entsprechende Auswahlkasten an und klicken Sie auf den grünen „OK“ Button. Das Dokument oder der Datensatz erscheint in der Portaltabelle. Unter der Tabelle finden Sie eine Vorschau des Dokuments. Sie können es runterladen, in Office oder als PDF öffnen. Auch Aufgaben, Zeitstempel und Datensätze können Sie im Portal teilen. Dabei werden unten alle Angaben zu diesem Datensatz angezeigt. Diese können im Portal nicht verändert werden. Ist der Datensatz oder die Aufgabe noch nicht vorhanden, dann wählen Sie im letzten Fenster „+Neu“ aus. Sie werden zu der entsprechenden Kategorie weitergeleitet, in dem ein neuer Datensatz oder Aufgabe erstellt wurde. Füllen Sie diese aus. Gehen Sie zurück zum Portal und dort finden Sie ihren neuen Datensatz schon ausgefüllt.

Checkliste

Die Checkliste ist ein neues Modul, das sowohl in der Tabbar von Adressen als auch als eigenes Modul in findes zu finden ist. Mit den Checklisten können Sie Ihren Aufgabenfluss vereinfacht strukturieren, verwalten und abschließen. In allen Firmenbereichen und Abteilungen anwendbar, auch als private To-Do-Liste, da sich diese Checkliste individuell gestalten und anpassen lassen. Zusätzlich können Sie auch Bilder und Dokumente hinter jeden Checkpunkt legen. Arbeiten Sie mit der findes-App, können Sie ein Foto von Ihrem Aufgabenabschnitt machen und über die App hochladen.

Wählen Sie eine Adresse aus, zu der Sie eine Checkliste ausfüllen wollen. Klicken Sie oben in der Tabbar von findes „Checkliste“ an. Haben Sie zu dieser Adresse schon Checklisten begonnen oder abgeschlossen erscheinen diese in der Tabelle links. Klicken Sie eine an und Sie bekommen auf der rechten Seite alle Informationen zu dieser Checkliste, inkl. angehangenen Datensätzen, wie Bilder oder Dokumente.

Checklistentabelle

Die Adressbezogene Checklistentabelle ist, wie alle anderen in findes befindlichen Tabellen, gleich aufgebaut. Über die Trichtersymbole können Sie filtern und in den Lupenfeldern der einzelnen Spalten stichpunktartig suchen oder über das Kalender-Ikon nach z.B. Erstelldatum filtern. Ziehen Sie eine Spalte in das Textfeld zwischen Tabelle und den blauen Buttons, um nach dieser gruppieren zu können.

Exportieren Sie die Tabelle in eine Excel Datei.

Ziehen Sie neue Spalten in die Tabelle oder ziehen Sie Spalten, die Sie nicht benötigen zurück in das Fenster „Spaltenauswahl“ und drücken auf „Abbrechen“, um das Fenster wieder zu schließen. Möchten Sie mehr über die Funktionen der Tabellen erfahren, klicken Sie hier.

Unter der Tabelle befindet sich des Weiteren der Punkt „Filter erzeugen“, wofür und wie Sie diese Funktion nutzen können, erfahren Sie hier.

Oben links befindet sich eine Reihe blau hinterlegter Buttons, die im Folgenden erklärt werden:

Ihre Checklistentabelle wird aktualisiert.

Sie können aus den vorgefertigten Checklisten Ihre benötigte Liste auswählen. Dabei öffnet sich ein kleines Fenster, klicken Sie über die Dropdown-Liste die gewünschte Liste an. Manche Checklisten tauchen bei allen Adressen auf, andere nur bei einer bestimmten Adresse, je nachdem ob Sie beim Vorlagen erstellen eingestellt haben, ob die Liste global oder nur spezifisch sein soll. Wie Sie das einstellen können, erfahren Sie weiter unten. Haben Sie die gewünschte Liste ausgewählt, klicken Sie auf OK.

Auf der rechten Seite erscheint Ihre Checkliste. Mit dem Aktualisierungsbutton erscheint die neue Liste auch links in der Tabelle.

Setzen Sie Ihre Tabelleneinstellungen auf die Standardansicht zurück.

Vorlagen erstellen

Um eine Checkliste zu verwenden, muss erst eine entsprechende Vorlage erstellt werden. Klicken Sie auf den Button, es öffnet sich ein neues Fenster, mit einer Tabelle schon erstellter Vorlagen.

Wie alle anderen Tabellen in findes, können Sie auch hier über das Trichtersymbol filtern und in den Lupenfeldern der einzelnen Spalten stichpunktartig suchen oder über das Kalender-Ikon nach z.B. Erstelldatum filtern. Ziehen Sie eine Spalte in das Textfeld zwischen Tabelle und den blauen Buttons, um nach dieser zu gruppieren zu können.

Exportieren Sie die Tabelle in eine Excel-Datei.

Ziehen Sie neue Spalten in die Tabelle oder ziehen Sie Spalten, die Sie nicht benötigen zurück in das Fenster „Spaltenauswahl“ und drücken auf „Abbrechen“, um das Fenster wieder zu schließen. Möchten Sie mehr über die Funktionen der Tabellen erfahren, klicken Sie hier.

Unter der Tabelle befindet sich des Weiteren der Punkt „Filter erzeugen“, wofür und wie Sie diese Funktion nutzen können, erfahren Sie hier.

Über der Tabelle befinden sich drei blaue Buttons.

Aktualisieren Sie Ihre Vorlagentabelle.

Setzen Sie Ihre Tabelleneinstellungen auf die Standardansicht zurück.

Erstellen Sie eine neue Checklistenvorlage. Auf der rechten Seite erscheint ein neuer Checklistenrohling, denn Sie nun ausfüllen und gestalten können.

In dem Fenster „Adressen“ können Sie einstellen, ob die Checkliste für alle Adressen anwendbar ist oder nur für eine Bestimmte. Automatisch eingestellt ist die Globale Liste, also für alle. Wollen Sie eine Checkliste nur für eine bestimmte Adresse anlegen, klicken Sie auf das Lupensymbol rechts im Feld. Es öffnet sich ein neues Fenster, mit allen in findes befindlichen Adressen. Wählen Sie die entsprechende Adresse oder Ansprechperson mit einem Doppelklick aus. Das Fenster schließt sich wieder und die Adresse/Ansprechperson erscheint im Feld. Möchten Sie wieder auf die Globale Liste wechseln, benutzen Sie das Mülltonnen-Ikon im Feld und die Adresse/Ansprechperson verschwindet wieder.

Im Feld „Bezeichnung“ können Sie Ihre Checkliste benennen.

Das Fenster „Matchcode“ benötigen Sie, um Bilder und/oder Dokumente in die Checkpunkte einbinden zu können.

Neue Checkpunkte werden erstellt und erscheinen unten im Feld. Sie können direkt mehrere leere Checkpunkte über den Button erstellen oder eins nach dem anderen erstellen und ausfüllen.

 In das Feld „Aufgabe“ schreiben Sie eine Kurzbeschreibung des Arbeitsschrittes auf, unter „Langtext“ können Sie den Aufgabenabschnitt genauer beschreiben. Wird diese Beschreibung etwas länger, erscheint rechts am Rand des Textfeldes eine Scrollbar.

Im nächsten Schritt können Sie den „Feldtypen“ auswählen, dabei können Sie zwischen fünf Verschiedenen wählen, die im Folgenden genauer erklärt werden. 

Der gängigste Feldtyp ist die „Checkbox“. Haben Sie den Punkt in Ihrer Checkliste erledigt, klicken Sie das Anklickfeld an und der Punkt gilt als erledigt. Der nächste Schritt wird angezeigt. Neben dem Feldtyp ist ein Dropdownfenster „Weiter„. Haben Sie schon mehrere Checkpunkte erstellt, können Sie auswählen, mit welchem Punkt weitergemacht werden soll, wenn der Haken gesetzt wurde.

So können Schritte übersprungen werden oder Schritte übernommen werden, falls in Ihrem Aufgabenablauf Fehler entstanden sind oder etwas fehlt. Füllen Sie im Feld „Weiter“ nichts aus, wird mit dem nächsten Checkpunkt weitergemacht. Beachten Sie dabei, dass übersprungene Punkte nicht mehr auftauchen, es sei denn Sie werden unter anderen Checkpunkten im Feld „Weiter“ verknüpft. Gleichzeitig müssen Sie auch darauf achten, dass Sie nicht in Endlosschleifen geraten.

Bei dem „Ja/Nein“ Feldtyp können Sie zwei „Weiter“-Optionen wählen. Je nachdem ob die Aufgabenstellung mit Ja oder Nein beantwortet wird, können Sie einstellen zu welchem Checkpunkt man weitergeleitet wird. Beachten Sie dabei, dass übersprungene Punkte nicht mehr auftauchen, es sei denn Sie werden unter anderen Checkpunkten im Feld „Weiter“ verknüpft. Gleichzeitig müssen Sie auch darauf achten, dass Sie nicht in Endlosschleifen geraten.

Dieser Feldtyp dient dazu Datum und Uhrzeit zu vermerken. Anders, als nachher in der Übersicht, wo Erstell- und Änderungsdatum und Uhrzeit stehen, können Sie hier eintragen, wann dieser Aufgabenabschnitt erledigt oder wann etwas kontrolliert wurde, wie z.B. die Temperaturkontrolle einer Kühlanlage. Mit dem „Weiter“-Feld wählen Sie aus, mit welchem Checkpunkt weitergemacht werden soll. Haben Sie keinen ausgewählt, wird der darunterliegende Punkt angezeigt. Beachten Sie dabei, dass übersprungene Punkte nicht mehr auftauchen, es sei denn Sie werden unter anderen Checkpunkten im Feld „Weiter“ verknüpft. Gleichzeitig müssen Sie auch darauf achten, dass Sie nicht in Endlosschleifen geraten.

Haben Sie den Feldtyp „Zahl“ ausgewählt, erscheint ein das Ausfüllfeld „Standardwert“. Dort können Sie entweder schon einen Zahlenwert eintragen, der dann abgeglichen werden soll oder Sie lassen das Feld leer und es wird nachher, der Aufgabenstellung entsprechend, befüllt.

Wählen Sie auch hier im Feld „Weiter“ aus, mit welchem Checkpunkt weitergemacht werden soll. Beachten Sie dabei, dass übersprungene Punkte nicht mehr auftauchen, es sei denn Sie werden unter anderen Checkpunkten im Feld „Weiter“ verknüpft. Gleichzeitig müssen Sie auch darauf achten, dass Sie nicht in Endlosschleifen geraten.

Auch beim Feldtyp „Text“ erscheint das zusätzliche Ausfüllfeld „Standartwert“, in das schon einen vorgefertigten Wert oder Text eintragen können, der dann abgeglichen werden soll oder Sie lassen das Feld leer und es wird nachher, der Aufgabenstellung entsprechend, befüllt.

Wählen Sie im Feld „Weiter“ aus, mit welchem Checkpunkt weitergemacht werden soll. Beachten Sie dabei, dass übersprungene Punkte nicht mehr auftauchen, es sei denn Sie werden unter anderen Checkpunkten im Feld „Weiter“ verknüpft. Gleichzeitig müssen Sie auch darauf achten, dass Sie nicht in Endlosschleifen geraten.

Sollen zu den einzelnen Checkpunkten Bilder oder Dokumente hinzugefügt werden, können Sie über das Fenster „Default Bild Matchcode“ auswählen, um welchen Datensatz es sich handelt und als was es auch im Modul Dokumente abgelegt werden soll.

Mit dem Slider rechts können Sie zwischen den erstellten Checkpunkten hoch- und runterscrollen. Mit dem Drag-Handle (Verschiebegriffe) können Sie, ohne einzelne Punkte löschen zu müssen, Checkpunkte verschieben, um die Reihenfolge zu ändern.

Soll ein Eintrag gelöscht werden, setzen Sie den Haken im Kontrollkästchen „Eintrag löschen“. Auf der linken Felder Seite erscheinen Lösch-Initiatoren. Klicken Sie diesen an, wenn Sie den Punkt löschen wollen. Rechts bei den Drag Handle erscheint Entfernen. Klicken Sie auf das Wort und der Checkpunkt verschwindet. Klicken Sie das Kontrollkästchen „Eintrag löschen“ wieder an, um die Löschfunktion wieder zu deaktivieren.

Möchten Sie schon erstellte Listen bearbeiten, klicken Sie mit einem Doppelklick auf diese. Rechts erscheinen die Checkpunkte der Liste, die Sie überarbeiten können. Änderungen werden automatisch gespeichert.

Diese Änderungen werden nur bei neu hinzugefügten Checklisten übernommen. Bereits erstellte und als abgeschlossen abgehakten Checklisten werden nicht verändert. Haben Sie alle Checkpunkte für Ihre Liste erstellt, dann schließen Sie das Vorlagenfenster mit dem X oben rechts. Alle Arbeitsschritte werden automatisch gespeichert.

Fallbeispiel: Lieferschein prüfen

In diesem Fallbeispiel zeige ich Ihnen das Erstellen einer Checklistenvorlage anhand einer Lieferscheinkontrolle im Einzelhandel. Die in diesem Beispiel bearbeiteten Checkpunkte entsprechen nicht der genauen Reihenfolge und Arbeitsschritte eines echten Kassenabschluss, sondern dienen nur zur Darstellung der einzelnen Feldtypen dieses Moduls.

Klicken Sie im Modul Checkliste auf „Vorlage“, um eine neue Vorlage zu erstellen. Im sich öffneten Fenster klicken Sie oben links auf das Plus. Links erscheinen neue Felder. Die Adressliste lassen Sie auf Global stehen, damit die Liste für alle Adressen und somit für alle Filialen benutzbar ist. Geben Sie in Bezeichnung „Lieferschein überprüfen“ ein. Als Matchcode gegen Sie Dokumentation/Dokumentation ein, damit Lieferscheine und Korrektur hochgeladen werden können.

Klicken Sie auf das Plus rechts, um das erste Checkfeld zu erstellen.

Tragen Sie unter „Aufgabe“ die Aufgabenstellung „Ware zählen“ ein. Unter dem Punkt „Langtext“ tragen Sie die genauere Beschreibung der Aufgabenstellung ein, hier „Einzelne Ware zählen und aufschreiben“. Als Feldtyp wählen Sie „Check“ aus. Da es sich hierbei um keine entweder oder Aufgabenstellung handelt, müssen Sie im Feld „Weiter“ nichts auswählen.

Für den nächsten Schritt erstellen Sie drei neue Checkfelder, d.h. Sie klicken drei Mal auf das Plus-Ikon. Tragen Sie in das erste leere Feld unter „Aufgabe“ „Lieferschein vergleichen“ und unter Langtext geben Sie folgendes ein „Vergleichen Sie Ihre Liste mit dem Lieferschein. Stimmt die Anzahl der Waren mit dem Lieferschein?“ Bei dem Feldtyp wählen Sie nun „Ja/Nein“ aus. Nun erscheinen zwei „Weiter„-Felder, da es sich bei diesem Checkpunkt um einen entweder oder Punkt handelt.

Bevor Sie diese „Weiter“-Felder ausfüllen können, müssen zuerst die anderen beiden erstellten Punkte ausgefüllt werden.

 Zum einem tragen Sie in das erste Aufgabenfeld folgenden Text ein: „Tragen Sie Datum und Uhrzeit ein, wann Sie den Lieferschein bearbeitet haben“. Wählen Sie als Feldtyp „Datum Uhrzeit“ aus. Das Feld „Weiter“ lassen Sie zunächst leer, da noch kein Punkt erstellt wurde, der nach diesem Schritt folgt.

In dem dritten leeren Checkpunkt tragen Sie unter „Aufgabe“ „Korrektur ausfüllen“ ein und unter „Langtext“ „Wenn Lieferschein und Anzahl der Ware nicht übereinstimmen, über Kasse die Korrektur eintragen“. Unter „Weiter“ wählen Sie den Punkt „Tragen Sie Datum und Uhrzeit…“ aus.

Gehen Sie zurück zu dem Punkt „Lieferschein vergleichen“ und wählen beim Punkt „Weiter bei Ja“ den Punkt „Tragen Sie Datum und Uhrzeit…“ aus und beim Punkt „Weiter bei Nein“ den Punkt „Korrektur ausfüllen“ aus.

Erstellen Sie zwei neue Punkte, den Ersten benennen Sie unter dem Feld „Aufgaben“ als „Korrektur ausdrucken und an Lieferschein anheften“. Unter Langtext tragen Sie folgendes ein „Drucken Sie die Korrektur in der Kasse aus und tackern Sie diese an den Lieferschein. Tragen Sie unter diesem Checkpunkt den Plus oder Minus Betrag der Korrektur ein“. Wählen Sie als Feldtyp „Zahl“ aus, es erscheint ein weiteres Feld mit dem Namen „Standardwert„. Dieser Punkt muss nicht ausgefüllt werden, genauso wie das Feld „Weiter„.

Das letzte Feld füllen Sie unter „Aufgabe“ mit „Lieferschein in Filialtasche packen“. Unter dem Langtext tragen Sie „Tragen Sie die Taschenkennung in das Freifeld ein (Zu finden unten links auf der Rückseite der Filialtasche)“ ein. Als Feldtyp wählen Sie „Text“ aus, es erscheint ein weiteres Feld mit dem Namen „Standardwert„. Dieser Punkt muss nicht ausgefüllt werden, genauso wie das Feld „Weiter„, da es der letzte Checkpunkt ist.

Bevor Sie das Fenster schließen, gehen Sie noch einmal zurück zu dem Punkt „Tragen Sie Datum und Uhrzeit…“ und wählen dort unter „Weiter“ endlich den Punkt „Lieferschein in Filialtasche packen“ aus.

Alle Schritte werden automatisch gespeichert, klicken Sie auf das X oben rechts, um das Fenster zu schließen.

Checklistenseite

Haben Sie eine Checkliste aus den Vorlagen ausgewählt, erscheint diese auf der rechten Seite. Oben befinden sich eine Reihe blau hinterlegter Buttons, die im Folgenden erklärt werden.

Erstellen Sie, aus vorgefertigten Vorlagen, eine neue Checkliste.

Stellen Sie die Berechtigung ein, wer Checklisten bearbeiten bzw. ausfüllen und wer die Liste nur lesen darf. Dabei können nicht einzelne Personen, sondern nur Gruppen ausgewählt werden, zu denen Mitarbeitenden zugeordnet werden z.B. in Abteilungen. Sie können einstellen, dass eine oder mehrere Gruppen Checklisten weder bearbeiten noch lesen können. Wie Sie Mitarbeitenden Gruppen zuordnen und Gruppen erstellen können, erfahren Sie hier. Beachten Sie, dass nicht jeder die Befugnis hat, Berechtigungen einzustellen.

Der ausgewählte Datensatz wird gelöscht. Ein kleines Fenster öffnet sich, in dem Sie noch einmal bestätigen, ob Sie diese Liste löschen möchten.

Haben Sie die Checkliste unter der falschen Adresse erstellt, können Sie die Adresse hierüber ändern. Es öffnet sich ein neues Fenster mit allen in findes befindlichen Adressen. Wählen Sie die Gewünschte mit einem Doppelklick aus und die Checkliste wird verschoben.

Hier finden Sie alle, der Checkliste zugeordneten Datensätze, wie Bilder und Dokumente.

Zurück zu Ihrer Checklistenübersicht

Links in der Tabelle können Sie, falls vorhanden, die Kategorie Ihrer Datensätze über die Dropdown-Pfeile auswählen und einsehen.

Rechts finden Sie alle Datensätze zu Ihrer ausgewählten Kategorie. Oben über die Suchleiste können Sie nach einem spezifischen Datensatz suchen.

Es öffnet sich ein neues Fenster mit Einsicht und allen Angaben zu dem ausgewählten Datensatz.

Laden Sie den Datensatz herunter.

Der Datensatz öffnet sich als PDF in einem neuen Fenster.

Es öffnet sich ein kleines Fenster, in dem Sie zwischen Schreibdokument (Word) und Tabellenkalkulation (Excel) auswählen können. Geben Sie in das Feld darunter den Dateinamen ein und klicken auf OK. Es öffnet sich das entsprechend ausgewählte, findes interne Office Dokument, dass sie beschreiben und anschließend speichern können. Das neue Dokument erscheint in der Linkliste unter Dokument.

Darunter finden Sie die Ansicht des ausgewählten Datensatzes.

Erstellen Sie einen neuen Link. Es öffnet sich ein neues Fenster, wählen Sie aus, aus welcher Kategorie Sie einen neuen Link erstellen wollen, z.B. DMS, WaWi, Arbeitszeiten etc. Wählen Sie dann die dazugehörige Adresse bzw. Ansprechperson und anschließend den Datensatz, den Sie dieser Linktabelle hinzufügen möchten, aus. Setzen Sie an entsprechender Stelle den Haken und drücken links auf OK. Das Fenster schließt sich und der Datensatz erscheint in der Linktabelle unter dem entsprechenden Punkt.

Laden Sie Datensätze von Ihrem PC in den Aufgabendatensatz von findes hoch. Klicken Sie auf den Button und wählen Sie im neuen Fenster Ihr Datensatz aus und klicken Sie auf Öffnen. Sie können auch Ihren Datensatz einfach auf den Drop Zone-Button ziehen und es damit in findes hochladen. Der Datensatz wird hochgeladen und ein neues Fenster öffnet sich. Rechts haben Sie ein Vorschaubild zu Ihrem Datensatz und links können Sie noch Matchcode, Beschreibung etc. hinzufügen. Die ID-Doku und wann es von welchem Nutzer erstellt wurde, kann nicht geändert werden. Haben Sie alle Daten eingegeben, klicken Sie auf Speichern und der Datensatz erscheint in der Linktabelle der Checkliste. Sollten Sie ein bereits in findes vorhandenes Dokument, mit dem gleichen Namen, hochladen, öffnet sich automatisch die Adresse, unter der das Dokument hinterlegt wurde. Wollen Sie trotzdem das Dokument bei erster Adresse hinterlegen, müssen sie das Dokument verschieben, in dem Sie die Adresse ändern oder vor dem Hochladen, den Namen des Dokuments ändern. Wie Sie Datensätze zu anderen Adressen verschieben, erfahren Sie hier.

Checklistendetails

Unter den blauen Buttons finden Sie die Kopfzeile der Checkliste mit Erstell- und Änderungsdatum und -kürzel des jeweiligen Benutzenden, die Checklisten-ID und die Adresse. Diese Angaben sind gesetzt und können nicht bearbeitet werden.

Darunter finden Sie den Punkt „Bezeichnung„, also Name der Checkliste. Diesen können Sie, wenn nötig, ändern. Diese Änderung wird nur in dieser Checkliste übernommen. Im Feld „Bemerkung“ können Sie noch weitere Informationen und Daten eintragen, z.B. das Autokennzeichen bei einer Inspektion. Änderungen werden automatisch übernommen.

Die Anklickbox „Abgeschlossen“ wird erst nach ausfüllen der Checkliste notwendig. Ist der Haken gesetzt, können keine Änderungen an dieser mehr vorgenommen werden.

Darunter befindet sich die Checkliste selbst, gehen Sie diese Liste Schritt für Schritt durch.

Zu jedem Punkt können Sie ein Bild oder Dokument hochladen. Benutzen Sie die App, können Sie auch darüber Fotos in die Checkpunkte einbinden. Klicken Sie auf den Foto-Button, es öffnet sich ein Fenster. Wählen Sie den Punkt „DropZone„. Ihr Datei Explorer öffnet sich und Sie können Fotos oder Dokumente heraussuchen und mit einem Klick auf „Öffnen“ in findes hochladen. Schließen Sie mit einem Klick auf das X das Fenster. Ihr Datensatz wird automatisch gespeichert.

Je nachdem welchen Feldtyp Sie ausgewählt haben, haben Sie bei den einzelnen Punkten unterschiedliche Möglichkeiten diese auszufüllen. Ein Fallbeispiel folgt weiter unten.

Haben Sie die „Checkbox“ ausgewählt, können Sie den Punkt durch Anklicken des Auswahlkästchens als erledigt markieren. Je nachdem ob, beim Erstellen, im Feld „Weiter“ etwas eingetragen wurde oder nicht, wird der entsprechende Punkt als nächstes angezeigt. Wird das Kästchen nicht ausgefüllt, gilt der Punkt als nicht erledigt und Sie machen in der vorgegebenen Reihenfolge mit Ihrer Checkliste weiter.

Ist der ausgewählte Feldtyp des Checkpunktes ein „Ja/Nein-Feld“, haben Sie einen Slider in diesem Punkt. Legen Sie diesen um, wenn der Punkt der Aufgabenstellung entspricht. Je nachdem welchen Punkt Sie bei der Vorlagenerstellung unter „Weiter bei Ja“ eingestellt haben, erscheint unter diesem Punkt ein anderer nächster Checkpunkt. Legen Sie den Slider nicht um, dann gehen Sie zu dem nächsten Punkt über.

Wurde der Feldtyp „Datum/Uhrzeit“ ausgewählt, können Sie in das Feld, das der Aufgabenstellung entsprechende Datum eintragen, z.B. Datum der letzten HU.

Mit dem Feldtyp „Zahl“ können Sie abgleichen, ob eine Anzahl oder Nummer mit dem angegebenen Standardwert übereinstimmen. Dieses Feld lässt sich beschreiben, sollten die Angaben nicht übereinstimmen, kann dies geändert werden. Sollte das Feld nicht beschrieben sein bzw. 0 dort stehen, tragen Sie, gemäß der Aufgabenstellung, die entsprechenden Ziffern ein.

Gleichermaßen verhält es sich auch mit dem Feldtyp „Text“. Es kann schon mit einem vorausgefüllten Standardwert gefüllt sein. Ist dies nicht der Fall, befüllen Sie das leere Textfeld, der Aufgabenstellung entsprechend, z.B. Endkontrolle und Ergebnis einer Inspektion.

Wurden alle Checkpunkte in der Liste bearbeitet, können Sie, wie oben schon benannt, die Checkliste schreibschützen. Setzen Sie den Haken im Auswahlkasten „Abgeschlossen“ und die Checkliste kann nicht mehr bearbeitet werden. Der Haken ist ausgegraut und kann nicht mehr zurückgesetzt werden. Ist Ihnen ein Fehler unterlaufen, müssen Sie diese Checkliste löschen und eine Neue erstellen. Alle Änderungen werden automatisch übernommen.

Fallbeispiel Inspektion

In diesem Fallbeispiel zeige ich Ihnen die Checkliste anhand einer Inspektion. Die in diesem Beispiel vorgestellten Checkpunkte entsprechen nicht der genauen Reihenfolge und Arbeitsschritte einer echten Autoinspektion, sondern dienen nur zur Darstellung der einzelnen Feldtypen dieses Moduls.

Wählen Sie im Modul Adresse den Kunden oder das Auto aus, dass bei Ihnen zur Inspektion gebracht wurde. Wählen Sie in der oberen Tabbar den Punkt „Checkliste“ aus. Links über der Checklistentabelle klicken Sie auf den blauen „Neu-Button“ und wählen die Checkliste „Inspektion“ aus. Auf der rechten Seite erscheinen Details zur Liste und den einzelnen zu bearbeiteten Punkten.

Ins Feld Bemerkung tragen Sie Kennzeichen des Autos und individuelle Bemerkungen ein, gibt es Probleme mit dem Auto, die vom Besitzer bemerkt wurde und untersucht werden soll.

Tragen Sie in den ersten Punkt den aktuellen Kilometerstand des Autos ein.

In den nächsten zwei Punkten, tragen Sie das Datum der letzten HU (Hauptuntersuchung) und das Datum der nächsten fälligen HU ein. Für die Uhrzeit können Sie 0:00 Uhr eintragen, da dies hierfür nicht relevant ist.

Sind auf den ersten groben Blick Dellen, Lackschäden oder Korrosionen an der Karosserie zu erkennen, legen Sie den Slider um. Es erscheint ein bisher versteckter Checkpunkt, in dem Sie eintragen, wo und welche Beschädigungen vorhanden sind. Fotografieren Sie diese und laden Sie über das Foto-Ikon rechts an den Checkpunkt hoch.

Gibt es auf den ersten Blick keine Beschädigungen, legen Sie den Slider nicht um und fahren Sie mit dem nächsten Punkt fort.

Der nächste Schritt ist die Kontrolle des Reifenprofils. Tragen Sie die Profiltiefe in das Zahlenfeld ein.

Im nächsten Schritt wird das Motoröl gewechselt und der Ölfilter ersetzt. Setzen Sie anschließend den Haken, um diese Aufgabe abzuschließen.

Als nächstes ist die Sichtprüfung des Motors dran. Kontrollieren Sie Getriebe, Achsantrieb und Gelenk-Schutzhüllen. Ist alles in Ordnung setzten Sie auch hier den Haken. Finden Sie Mängel, setzten Sie den Haken nicht und tragen Sie die Mängel in das Feld „Bemerkung“ ein. So können Sie, durch das nicht setzen des Hakens, erkennen, dass es Schäden oder Mängel gibt.

Prüfen Sie anschließend die Bremsbeläge und Bremsen. Tragen Sie in das Zahlenfeld die Dicke der Bremsbeläge ein.

Prüfen Sie die Batterie auf Ihren Ladestatus und tragen Sie diesen Wert ebenfalls in das dazugehörige Zahlenfeld ein.

Im nächsten Schritt überprüfen Sie die Lichtanlage und die Signalhupe. Ist damit alles in Ordnung, setzten Sie den Haken. Haben Sie Mängel oder einen Schaden festgestellt, dann setzen Sie den Haken nicht und tragen die Mängel in das Feld „Bemerkung“ ein.

Als nächstes Überprüfen Sie die Scheibenwisch- und Scheinwerferreinigungsanlage auf Ihre Funktionalität und Düseneinstellung. Tragen Sie das Ergebnis und eventuelle Mängel in das Textfeld ein.

Anschließend prüfen Sie die Vorder- und Hinterachse auf Spiel, Befestigung und die Dichtungsbälge. Ist alles in Ordnung, setzten Sie den Haken. Haben Sie Mängel, setzen Sie den Haken nicht und tragen Sie die Mängel in das Feld „Bemerkung“ ein.

Zum Schluss machen Sie noch eine Probefahrt und die Endkontrolle und notieren alle Mängel, falls vorhanden, in das Textfeld.

Vor Übergabe setzten Sie die Service Anzeige noch zurück, haken Sie den Punkt ab und schließen Sie, durch setzen des Hakens im Punkt „Abgeschlossen„, die Checkliste ab. Die Inspektion ist abgeschlossen und Ihre Checkliste ist schreibgeschützt und kann nicht mehr bearbeitet werden.

Neue Adresse anlegen

Um eine neue Adresse anzulegen, klicken Sie, im Fenster Adressen auf das blau hinterlegte Feld “+ Neu”. Es öffnet sie ein neues Fenster mit drei Auswahlmöglichkeiten. Sie können eine neue Adresse anlegen, einen neuen Standort zu einer schon bestehenden Adresse hinzufügen, oder eine neue Ansprechperson zu einer bereits bestehenden Adresse anlegen. Wie Sie die beiden letzten Punkte anlegen können, finden Sie unter Bestehende Adressen bearbeiten.

Sie wollen eine neue Adresse einfügen, dann klicken Sie auf „Neue Adresse“. Im zweiten Schritt werden Sie gefragt, ob Sie eine Firma oder eine Privatperson anlegen möchten. In diesem Beispiel legen wir eine neue Firmenkartei an und klicken auf “Neue Firma”.

Im folgenden Fenster können Sie die wichtigsten Daten eingeben, wie Name, Adresse, Kundennummer etc. Ist alles eingetragen, drücken Sie auf OK. Es öffnet sich ein neues Adressfenster und Sie können weitere Eintragungen vornehmen. Ein erneutes Bestätigen ist nicht notwendig, da die Eintragungen direkt übernommen werden.

Möchten Sie eine neue Privatperson anlegen, dann klicken Sie im zweiten Schritt auf “Neue Privatperson” und tragen im folgenden Fenster alle personenbezogenen Daten ein und drücken auf “OK”. Danach öffnet sich wieder ein neues Adressfenster und Sie können weitere Eintragungen an der Person vornehmen. Auch hier ist ein erneutes Bestätigen nicht notwendig, da die Eintragungen direkt übernommen werden.

Bestehende Adressen bearbeiten

Möchten Sie eine schon bestehende Adresse bearbeiten, dann öffnen Sie die entsprechende Adresse. Sie können nun, soweit Sie die Berechtigung haben, Angaben in den Feldern verändern. Die Speicherung erfolgt automatisch, es ist kein bestätigen notwendig. Haben Sie keine Berechtigung Felder zu beschriften, dann sind diese mit blau gestrichelten Linien umrandet.

Zu bestehenden Adressen neue Standorte hinzufügen

Möchten Sie neue Standorte oder Personen zu bereits vorhandenen Adressen hinzufügen, klicken Sie auf das blau hinterlegte Feld “+ Neu”. Es öffnet sich ein Fenster mit drei Auswahlmöglichkeiten. Möchten Sie einen neuen Standort anlegen, klicken Sie rechts auf “Neuen Standort”. Es öffnet sich ein neues Fenster mit Ihren Bestandsadressen, wählen Sie die gewünschte Adresse mit einem Doppelklick aus. Es öffnet sich ein neues Fenster. In den ersten beiden Feldern steht der Firmennamen. Diese sind blau umrandet und können nicht verändert werden. In den Bereich Ansprechperson können Sie die Anrede auf Objekt umstellen und den Namen des Standorts unter “Nachname” eintragen und unter “Adresse” die Adressdaten. Haben Sie alles eingetragen, klicken Sie auf “OK”. Gehen Sie auf die hinzugefügte Adresse und Sie finden auf der linken Seite den hinzugefügten Standort, mit dem Piktogramm Haus, dem Sie weitere Informationen beifügen können.

Zu bestehenden Adressen neue Personen hinzufügen

Möchten Sie eine neue Person anlegen, klicken Sie rechts auf “Neue Ansprechperson”. Es öffnet sich ein neues Fenster mit ihren Bestandskunden, wählen Sie die gewünschte Adresse mit einem Doppelklick aus. Ein neues Fenster öffnet sich. Die Felder unter Firma und Adresse können nicht bearbeitet werden und sind blau gestrichelt umrandet. Füllen Sie Anrede, Vor- und Nachnamen der neuen Ansprechperson aus und drücken auf “OK”. Gehen Sie auf die hinzugefügte Ansprechperson oder auf die Bestandsadresse. Links finden Sie das Linkfenster mit allen eingetragenen Standorten und Ansprechpersonen der Hauptadresse. Sie können nun weitere Informationen hinzufügen.

Adressen löschen

Möchten Sie ganze Bestandsadressen oder nur einzelne Standorte oder Personen löschen, haben Sie Möglichkeiten dafür.

Zum einen können Sie im Adressfenster mit einem Linksklick die Adresse auswählen und klicken dann oben auf das blau hinterlegte Feld “Löschen”. Es öffnet sich ein Fenster mit den Informationen der zu löschende Adresse. Sie können nun auswählen, ob die vorhandenen Einträge, wie DMS, Aufgaben etc., auf die Hauptadresse verschoben werden sollen. Der Haken ist standardmäßig gesetzt. Wählen Sie nun “löschen” aus und die Adresse wurde gelöscht.

Eine zweite Möglichkeit besteht darin, mit einem Doppelklick auf die Bestandsadresse zu gehen und links im Linkfenster, die entsprechende Person oder Standort auszuwählen, dann oben auf das blau hinterlegte Feld “Löschen” drücken. Es öffnet sich ein Fenster mit den Informationen der zu löschende Adresse. Sie können nun auswählen, ob die vorhandenen Einträge, wie DMS, Aufgaben etc., auf die Hauptadresse verschoben werden sollen. Der Haken ist standardmäßig gesetzt. Wählen Sie nun “löschen” aus und die Adresse wurde gelöscht.

Rufjournal

Im Unterpunkt Rufjournal finden Sie alle ein- und ausgegangenen und verpassten Anrufe, die an und von Ihrem Benutzer aus getätigt wurden. Damit Ihre Telefonanlage mit findes verknüpft ist, müssen Sie eine lokale findes TAPI (Telephony Application Programming Interface) installieren. Wie das funktioniert, erfahren Sie hier.

Oben links können Sie das „Datum von“ und „Datum bis“ auswählen. Tragen Sie das gewünschte Datum entweder händisch oder über das Kalender-Icon in dem jeweiligen Feld aus. Mit dem Aktualisierungsbutton können Sie die Tabelle aktualisieren.

Suchen Sie nach einem bestimmten Anruf oder Anrufe aus einem bestimmten Zeitraum, können Sie einzelne Spalten auf den Schriftzug über der Tabelle ziehen. Oder suchen Sie über das Suchfeld oberhalb der Tabelle.

Ruftabelle

In der Tabelle selbst sehen Sie links anhand der Pfeilrichtung, ob es ein eingehender oder ausgehender Anruf war. Daneben in den Spalten steht die Start- und Stoppzeit, wann der Anruf angenommen wurde und die Dauer des Anrufs. Wurde der Anruf nicht angenommen, ist die entsprechender Zeile leer. Die Checkboxen daneben zeigen an, ob der Anruf angenommen wurde oder ob es sich um einen Anruf in Abwesenheit handelt. In der Spalte „Ruf für“ wird die Kurzwahlnummer des Angerufenen angezeigt. Die Spalte „Rufnummer“ zeigt die Telefonnummer an, die Sie angerufen haben bzw. von dem Sie angerufen wurden. Wurden Sie intern angerufen, wird nur die Kurzwahlnummer angezeigt. Daneben in der Spalte „Name“ steht der dazugehörige Name bzw. Unternehmen.

Anruf

Werden Sie angerufen, erscheint unten in findes ein grüner Balken mit Telefonnummer und Name des Anrufenden, der in findes gespeichert wurde. Klicken Sie auf „zu den Aufgaben“ und Sie werden zu der Aufgabenübersicht in den Adressdetails des Anrufenden weitergeleitet.