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Personalzeit

Grundlagen

In dem Modul Personalzeit finden Sie Ihre persönlichen Stempelzeiten, Urlaubs- und Krankheitstage, Freizeitausgleiche, Sonderurlaub usw. Sie können Ihre Zeiten einsehen, stempeln und bei Fehlern deren Bearbeitung einreichen, genauso wie Urlaubsanträge und Krankmeldungen. Alle Stempelarten können Sie im findes internen Kalender eintragen und einsehen. Des Weiteren dient das Modul als Schnittstellen zu Ihrem Lohnabrechnungsprogramm und Sie können die Personalzeiten auswerten und in Ihr nutzendes Lohnabrechnungsprogramm exportieren. Je nach Berechtigung können Sie auch die Stempelzeiten Ihrer Mitarbeitenden einsehen.

Benutzer Übersicht

In der Benutzerübersicht finden Sie einen Überblick über Ihr letztes Buchungsdatum, Resturlaub, Krankheitstage und den Zeit Saldo. Sie können sich einstempeln, Urlaubsanträge und Krankmeldungen einreichen. Außerdem können Sie Ihre Stempelungen der letzten zwei Wochen einsehen und Bearbeitungen einreichen.

Links finden Sie Daten zu Ihrem Benutzer, wie Name und Adresse. Daneben befindet sich der Button zum Einstempeln. Sind Sie nicht eingestempelt ist der Button grün umrandet. Sind Sie eingestempelt, ist der Button rot umrandet und Datum und Uhrzeit, wann Sie sich eingestempelt haben, ist zu sehen.

Links finden Sie Daten zu Ihrem Benutzer, wie Name und Adresse. Daneben befindet sich der Button zum Einstempeln. Sind Sie nicht eingestempelt ist der Button grün umrandet. Sind Sie eingestempelt, ist der Button rot umrandet und Datum und Uhrzeit, wann Sie sich eingestempelt haben, ist zu sehen.

Ihre Stempelzeiten sind u.a. weiter unten in der Liste wieder zu finden. Sie können sich über diesem Button in Ihrem Browser einstempeln oder über den Stempel im Dashboard oder in Ihrer findes App. Wie das funktioniert, finden Sie hier.

Haben Sie von zu Hause gearbeitet und nicht gestempelt, können Sie mit dem Homeoffice-Button Ihre Tagesarbeitszeit (z.B. 8 Stunden + 30 Minuten Pause) automatisch eintragen.

Das Fenster Daten Benutzer beinhaltet Ihr letztes Buchungsdatum, also wann Sie zuletzt gestempelt haben. Ebenfalls können Sie einsehen, wie viele Tage Resturlaub Sie für das Jahr haben. Zeit Saldo zeigt Ihnen Ihre Überstunden oder Minusstunden an. Die Kranktage zeigt Ihnen Ihre eingetragene Krankentage für das Jahr an.

In dem Fenster Urlaub/Krank können Sie Ihren Urlaubsantrag stellen, Krankmeldungen einreichen und Bereitschaftsdienste eintragen.

Reichen Sie hierüber Ihren Urlaubsantrag ein. Es öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie Ihren Antrag erstellen können. Wählen Sie zuerst, Ihre Antragsart aus, z.B. ganzen Tag oder nur einen halben Tag Urlaub, Sonderurlaub oder Freizeitausgleich. Diese Urlaubsarten sind vorgefertigt, es können aber noch weitere Urlaubsarten erstellt werden. Wie das funktioniert, finden Sie hier. Dann tragen Sie Ihren Urlaubszeitraum ein. Sie können die Zeiten händisch in die Combobox eintragen oder über das Kalendersymbol auswählen. Dabei können Sie nicht nur zukünftige Tage eintragen, sondern auch noch nachträglich ein Datum eintragen. Klicken Sie auf OK.

Der Urlaubsantrag wird, in Form einer neuen Aufgabe, an den zuständigen Benutzenden weitergeleitet. Auch Sie bekommen diesen Antrag in Form einer Aufgabe angezeigt, in der Sie nachher sehen können, ob der Antrag genehmigt oder abgelehnt wurde. Die Aufgabe „Antrag auf Urlaub“ finden Sie im Modul „Aufgaben“. Klicken Sie auf diese und in den Aufgabendetails finden Sie alle Informationen zu dem Urlaubsantrag, also Antragsteller, Zeitraum usw. Zwischen den oben blau hinterlegten Buttons sind zwei Neue erschienen: „Antrag genehmigt“ und „Antrag abgelehnt„. Nur die berechtigte Person bekommt diese Buttons angezeigt, z.B. HR oder Geschäftsführung.

Reichen Sie hierüber Ihre Krankmeldung ein. Es öffnet sich ein neues Fenster, in das Sie den Zeitraum Ihrer Krankschreibung eintragen können. Drücken Sie anschließend auf OK.

Die Krankmeldung wird, in Form einer neuen Aufgabe, an den zuständigen Benutzenden weitergeleitet. Auch Sie bekommen die Krankmeldung in Form einer Aufgabe angezeigt, in der Sie nachher sehen können, ob dieser genehmigt oder abgelehnt wurde. Die Aufgabe „Krankmeldung“ finden Sie im Modul „Aufgaben“. Klicken Sie auf diese und in den Aufgabendetails finden Sie alle Informationen zu der Krankmeldung, also erkrankte Person, Zeitraum usw. Zwischen den oben blau hinterlegten Buttons sind zwei Neue erschienen: „Antrag genehmigt“ und „Antrag abgelehnt„. Nur die berechtigte Person bekommt diese Buttons angezeigt, z.B. HR oder Geschäftsführung.

Hatten Sie am Wochenende oder außerhalb Ihrer Kernarbeitszeiten einen Einsatz oder mussten erreichbar sein, dann können Sie diese Arbeitszeiten unter Bereitschaft eintragen. In dem neuen Fenster ist unter dem Benutzer Ihr Name eingetragen, der auch nicht veränderbar ist. Erkennbar durch die gestrichelten Linien um das Feld, genauso wie die Art, die als Bereitschaft vorgegeben ist. Darunter können Sie Start- und Stoppdatum und Uhrzeit eintragen. Sie können die Zeiten händisch in die Combobox eintragen oder über das Kalendersymbol auswählen. Alle vier genannten Felder sind Pflichtfelder und müssen ausgefüllt sein. Sie können noch eine Beschreibung hinzufügen, worum es sich bei der Bereitschaft gehandelt hat, z.B. Ausfall, Telefonat etc. Anschließend klicken Sie auf Speichern.

Die Bereitschaft wird, in Form einer neuen Aufgabe, an den zuständigen Benutzenden weitergeleitet. Auch Sie bekommen Ihren eingetragenen Bereitschaftsantrag in Form einer Aufgabe angezeigt, in der Sie nachher sehen können, ob dieser genehmigt oder abgelehnt wurde. Die Aufgabe finden Sie im Modul „Aufgaben“ mit dem Betreff „Anfrage zur Änderung einer Stempelung„. Klicken Sie auf diese und in den Aufgabendetails finden Sie alle Informationen zu dieser Bereitschaft, wie Ansprechperson, Zeitraum und unter Aktennotiz finden Sie auch die Beschreibung. Zwischen den oben blau hinterlegten Buttons sind zwei Neue erschienen: „Antrag genehmigt“ und „Antrag abgelehnt„. Nur die berechtigte Person bekommt diese Buttons angezeigt, z.B. HR oder Geschäftsführung.

Darunter finden Sie eine Liste mit Ihren Stempelungen der letzten zwei Wochen. Hier können Sie eine neue Stempelung eintragen oder vorhandene Stempelungen bearbeiten. Diese werden anschließend in Form einer neuen Aufgabe dem zuständigen Benutzenden weitergeleitet, die dann noch genehmigt oder abgelehnt wird.

Erstellen Sie einen neuen Personalzeitstempel. In dem neuen Fenster ist unter dem Benutzer Ihr Name eingetragen, der auch nicht veränderbar ist. Erkennbar durch die gestrichelten Linien um das Feld, genauso wie die Art, die z.B. als Arbeitszeit vorgegeben ist. Darunter können Sie Start- und Stoppdatum und Uhrzeit eintragen. Sie können die Zeiten händisch in die Combobox eintragen oder über das Kalendersymbol auswählen. Alle vier genannten Felder sind Pflichtfelder und müssen ausgefüllt sein. Sie können noch eine Beschreibung hinzufügen, z.B. „Vergessen zu stempeln“. Anschließend klicken Sie auf Speichern.

Der neue Arbeitszeitstempel erscheint unten in der Liste, muss aber noch genehmigt werden. Daher ist der „Aktiv“-Haken noch nicht gesetzt. Der neue Stempel wird, in Form einer neuen Aufgabe, an den zuständigen Benutzenden weitergeleitet. Auch Sie bekommen Ihren erstellten Arbeitszeitstempel in Form einer Aufgabe angezeigt, in der Sie nachher sehen können, ob dieser genehmigt oder abgelehnt wurde. Die Aufgabe finden Sie im Modul „Aufgaben“ mit dem Betreff „Anfrage zur Änderung einer Stempelung„. In den Aufgabendetails finden Sie alle Informationen zu dieser Aufgabe, wie Ansprechperson, Zeitraum und, wenn eingetragen, unter Aktennotiz die Beschreibung bzw. Begründung. Zwischen den oben blau hinterlegten Buttons sind zwei Neue erschienen: „Antrag genehmigt“ und „Antrag abgelehnt„. Nur die berechtigte Person bekommt diese Buttons angezeigt, z.B. HR oder Geschäftsführung.

Die erste Checkbox „Aktiv“ zeigt an, ob die Stempelung legitim ist und auch abgerechnet wird. Ist der Haken nicht gesetzt, wir diese noch überprüft.

 

 

Wurde die Stempelung abgelehnt oder wurde versehentlich gestempelt, kann diese gelöscht werden. Ist dort der Haken gesetzt, ist die Stempelung nicht mehr aktiv und wird auch bei Stundenabrechnung nicht mehr beachtet.

 

Daneben befinden sich die Felder Start und Stopp mit Datum und Uhrzeit, des Einstempelns und Ausstempelns. Die Startspalte kann man nach aufsteigendem und absteigendem Datum sortieren.

 

Die Spalte Zeit zeigt die zusammengerechnete Stempelzeit an, wenn z.B. von 9 Uhr bis 15:45 Uhr gearbeitet wurde, ist die Zeit 5:45 Stunden. Die Zeit wird immer in Stunden berechnet. Bei der Art wird angezeigt, ob es sich z.B. um Arbeitszeit, Schule oder Urlaub handelt. Die Beschreibung gibt an, wie und wann ein- und ausgestempelt wurde, z.B. ob über die Webseite, das Terminal, die App oder ob die Stempelung manuell eingetragen wurde.

Wurde die Stempelung geändert, wird das unter der Spalte „Geändert am“ mit Datum und Uhrzeit angezeigt, ansonsten wird nur Datum und Uhrzeit der Ausstempelung angezeigt, daneben ist das Kürzel der Person, die die Stempelung geändert hat, bei normaler Stempelung ist das Kürzel des Benutzenden angegeben.

 

Gab es einen Fehler bei der Stempelung, weil man sich z.B. vergessen hat auszustempeln, dann ist ein Haken in dieser Checkbox gesetzt und der Fehler in der Spalte „Fehlertext“ beschrieben.

Möchten Sie eine Änderung in einer Ihrer gestempelten Zeiten vornehmen, dann machen Sie einen Doppelklick auf diese. Es öffnet sich ein neues Fenster. Unter dem Benutzer ist Ihr Name eingetragen, der auch nicht veränderbar ist. Erkennbar durch die gestrichelten Linien um das Feld, genauso wie die Art. Darunter können Sie Start- und Stoppdatum und Uhrzeit verändern. Sie können die Zeiten händisch in der Combobox korrigieren oder über das Kalendersymbol abändern. Alle vier genannten Felder sind Pflichtfelder und müssen ausgefüllt sein. In der Beschreibung stehen die Stempelzeiten und worüber man gestempelt hat. Man kann der Beschreibung noch etwas hinzufügen, z.B. warum die Zeiten geändert werden sollen. Mit einem Klick auf Speichern schließt sich das Fenster und die Anfrage auf Stempeländerung wird in Form einer Aufgabe an den zuständigen Bearbeitenden weitergeleitet.

Auch Sie bekommen Ihre angefragte Stempeländerung in einer Aufgabe angezeigt, in der Sie nachher sehen können, ob dieser genehmigt oder abgelehnt wurde. Die Aufgabe finden Sie im Modul Aufgaben mit dem Betreff „Anfrage zur Änderung einer Stempelung„. Klicken Sie auf diese und in den Aufgabendetails finden Sie alle Informationen zu dieser Stempeländerung, wie Ansprechperson, Zeitraum und unter Aktennotiz finden Sie auch die Beschreibung. Zwischen den oben blau hinterlegten Buttons sind zwei Neue erschienen: „Antrag genehmigt“ und „Antrag abgelehnt„. Nur die berechtigte Person bekommt diese Buttons angezeigt, z.B. HR oder Geschäftsführung.

Personal Kalender

Im Fenster Personal Kalender haben Sie eine Übersicht über die gestempelten Arbeitszeiten von Ihnen und Ihren Mitarbeitenden. Je nachdem wie die Berechtigungen eingestellt sind, können Sie nur Ihren Personalkalender oder den Ihrer Abteilung einsehen. Wählen Sie über die Dropdown-Liste Ihre Benutzenden aus, die Sie einsehen wollen. Sie können auch alle auswählen. Die Namen erscheinen oben in der Dropdown-Zeile und die Haken sind bei den ausgewählten Namen gesetzt.

Klicken Sie rechts daneben auf den Aktualisierungsbutton. Es erscheinen die Monatsansichten der ausgewählten Benutzenden und können für den ausgewählten Monat die Arbeitstage und Zeiten, Urlaubs- und Krankheitstage einsehen. Haben Sie mehr als drei Benutzende ausgewählt, können Sie über den Slider unter dem Kalender die Ansicht verschieben und die anderen Benutzenden ansehen. Die Nutzende sind alphabetisch nach ihren Nachnamen sortiert.

Sie können die Monatsansicht auch auf Woche oder Tag umändern.

In der Wochenansicht ist links die Uhrzeit in zwei Stunden Schritten angezeigt und auch hier sind nur die ersten drei ausgewählten Benutzenden angezeigt und Sie können über den Slider unter dem Kalender die Ansicht verschieben und die anderen Benutzenden ansehen.

Oben links können Sie Monat oder Woche umstellen. Es ist immer das aktuelle Datum gesetzt. Das Datum können Sie entweder durch die Pfeile links und rechts einstellen oder mit einem Klick auf die Datumsanzeige.

Die Tagesansicht zeigt links die Uhrzeit in zwei Stunden Schritten an und der Zeitstrahl liegt auf der aktuellen Uhrzeit.  Haben Sie viele Benutzende ausgewählt, können Sie über den Slider unter dem Kalender die Ansicht verschieben und die anderen Benutzenden ansehen.

Möchten Sie lieber die Namen der Benutzenden auf einem Blick haben, dann stellen Sie die Darstellung des Kalenders auf Zeitstrahl Monat um. Links finden Sie die Namen der ausgewählten Benutzenden. Haben Sie mehr als neun Benutzende ausgewählt, können Sie runterscrollen, um die anderen einsehen zu können. Die Nutzenden sind den Nachnamen nach alphabetisch sortiert. Neben den Namen sehen Sie die einzelnen Tage des ausgewählten Monats und die entsprechend eingetragenen Stempelungen, Urlaubszeiten usw. Mit dem Slider unter dem Kalender können Sie die Ansicht verschieben und die anderen Tage einsehen. Oben links können Sie mit den Pfeilen links und rechts den Monat umstellen, angezeigt wird immer der Aktuelle.

Wählen Sie Zeitstrahl Tag aus, finden Sie links die Namen der ausgewählten Benutzenden. Haben Sie mehr als neun Nutzende ausgewählt, können Sie runterscrollen, um die anderen einsehen zu können. Die Benutzenden sind dem Nachnamen nach alphabetisch sortiert. Neben den Namen sehen Sie den Zeitstrahl in Stundenschritten von 0:00 – 22:00 Uhr und die entsprechend eingetragenen Stempelungen, Urlaubszeiten usw. Die aktuelle Uhrzeit wird durch eine blaue Zeitlinie dargestellt. Mit dem Slider unter dem Kalender können Sie die Stundenansicht verschieben. Oben links können Sie mit den Pfeilen links und rechts oder einem Klick auf die Datumsanzeige den Tag umstellen, angezeigt wird immer der Aktuelle.

Aktualisiert den Kalender und zeigt neue Eintragungen an oder neue Nutzende, wenn Sie diese über die Liste links daneben, hinzugefügt haben.

In einem neuen Browserfenster öffnet sich eine PDF-Ansicht mit der Jahresübersicht der ausgewählten Benutzenden. Pro Nutzende gibt es eine eigene Seite. Oben steht der Name des Nutzenden. Wie im findes Kalender sind hier die Zeitarten in unterschiedlichen Farben dargestellt, sowohl im Kalender als auch im Tortendiagramm. Darunter finden Sie noch alle Angaben in einer Tabelle eingetragen. Ganz unten steht Datum, Uhrzeit und Erstellende der PDF-Jahresübersicht.

In der Kalenderübersicht sind die einzelnen Zeitarten in unterschiedlichen Farben dargestellt. Die Arbeitszeiten sind blau, Urlaub ist grün, Krankheit orange und gab es einen Fehler bei der Stempelung ist dieser rot.

Mit einem Doppelklick auf eine der Zeiten, öffnet sich ein Fenster mit den Zeitangaben zu diesem Tag. Oben steht der Name des Zeitstempelnutzenden. Darunter wird das Datum des Zeitstempels angezeigt. Die Zeile Start zeigt die Uhrzeit an, als eingestempelt und Stopp als ausgestempelt wurde. Dahinter finden Sie die Standortkoordinaten von Start- und Stoppstempelung. Klicken Sie auf das Standort-Ikon und Sie werden nach Google Maps weitergeleitet und können die Standorte einsehen. Das Zeitprofil gibt die Grundstundenzeit an, z.B. Teilzeit = 4 Stunden, Vollzeit = 8 Stunden.

Wollen Sie die Startzeit ändern, dann tragen Sie diese entweder händisch in die Combobox ein oder über das Uhr-Ikon. Dort kann man die Uhrzeit nur in 30 Minuten Schritten eingeben. Wurde die Startzeit geändert, ändert sich auch automatisch, dem Zeitprofil entsprechend, die Stoppzeit.

Beispiel: Stellen Sie die Startzeit von 8:00 Uhr auf 9:00 und ist das Zeitprofil „Teilzeit“ (hier 8 Stunden) ausgewählt, ändert sich die Stoppzeit dementsprechend von 16:00 Uhr auf 17:00 Uhr.

Drücken Sie rechts oben auf Speichern und die geänderten Zeiten werden gespeichert.

Das Gleiche passiert auch mit der Stoppzeit. Wird diese verändert, ändert sich, dem Zeitprofil entsprechend, die Startzeit auch.

Beispiel: Ändern Sie die die Stoppzeit von 17:00 Uhr auf 16:30 Uhr und ihr Zeitprofil ist auf Teilzeit (hier 8 Stunden), ändert sich die Startzeit von 9:00 Uhr auf 8:30 Uhr.

Drücken Sie rechts oben auf Speichern und die geänderten Zeiten werden gespeichert.

Wie Sie die Stundenanzahl verändern können, erfahren Sie im nächsten Abschnitt. Bitt beachten Sie, dass Sie die Zeit während der laufenden Stempelung nicht verändern sollten, da die Stempelung dabei automatisch beendet wird.

Die Zeiten für den Tag

Hier können Sie die Stundenanzahl verändern. Wurde mehr gearbeitet als im Zeitprofil festgelegt, können Sie unter Arbeitszeit die Stunden und Minuten entweder händisch in der Combobox ändern oder über das Uhr-Ikon. Dort kann die Zeit nur in 30 Minuten Schritten geändert werden.

Daneben können Sie die Pausenzeit auf die gleiche Weise eintragen. Drücken Sie rechts oben auf Speichern und die geänderten Zeiten werden gespeichert.

Außerdem können Sie noch weitere Stunden in Zeitarten festlegen; wie Schule, Kurzarbeit, Bereitschaft, Freizeitausgleich usw. Die Stunden können Sie auf die gleiche Weise einstellen, wie bei der Arbeitszeit. Urlaub kann für diesen ausgewählten Tag auch eingetragen werden. Über die Dropdown-Liste können Sie auswählen, ob es sich um einen ganzen oder halben Tag handelt. Das Gleiche gilt auch für das Feld Feiertag.

Möchten Sie noch eine weitere Zeitangabe hinzufügen, die nicht unter den schon vorgegebenen Arten ist, klicken Sie auf „+ Hinzufügen“. In dem neuen Dropdown-Feld können Sie die gewünschte Zeit-Art auswählen und daneben die Länge. Wie bei den anderen Comboboxen können Sie die Zeit entweder händisch eingeben oder über das Uhr-Ikon. Dort kann die Zeit nur in 30 Minuten Schritten geändert werden. Drücken Sie rechts oben auf Speichern und die geänderten Zeiten werden gespeichert. Wie Sie individuelle Zeitarten erstellen, finden Sie hier.

Der Saldo für den Tag

Hier wird angegeben, wie viele Stunden der Benutzende an diesem Tag arbeiten sollte und wie viel er gearbeitet hat. Ganz rechts ist der Punkt „Zeit Saldo„. Dieser gibt die Differenz zum Stundensoll an. Haben Sie mehr gearbeitet, wird die Zeit in Stunden und Minuten angezeigt, haben Sie weniger gearbeitet, steht ein Minus vor der Zeit. Diese Felder können nicht bearbeitet werden, erkennbar an den gestrichelten Linien um die Felder herum.

Fehler

Gab es eine Fehlstempelung oder wurde vergessen sich auszustempeln, können Sie es unter diesem Punkt einsehen. Unter dem Punkt „Fehlertext“ können Sie eintragen, worum es sich bei der Fehlstempelung handelt. Die „Fehler Zeit“ zeigt an, wie viel Zeit fehlt. Falls sie automatisch ausgestempelt wurden, setzen Sie in der Checkbox den Haken und klicken oben auf Speichern. Wie Sie einstellen können, ab wann automatisch ausgestempelt werden soll, finden Sie hier.

Ansicht Experte

Rechts neben dem Benutzernamen befindet sich der Switch für die Expertenansicht. Bei Aktivierung verändert sich die Ansicht des Fensters. Im Bereich Datum ist das Datum der Stempelung, Standort von Start- und Stoppstempelung und das Zeitprofil.

Im Bereich Zeiten für den Tag ist jetzt eine Tabellenansicht, mit Start- und Stoppdatum, Länge, Art und Beschreibung. Sie können über das Mülltonnen-Icon dem Personalstempel löschen und über den Stift-Icon den Stempel bearbeiten.

Dabei öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie das Start- und Stoppdatum entweder händisch oder über das Kalender-Icon ändern können. Zusammen mit der Art, z.B. Arbeitszeit, Urlaub, Kurzarbeit, sind dies Pflichtfelder und müssen ausgefüllt sein. Die Beschreibung können Sie ebenfalls, wenn nötig, bearbeiten, z.B. wurde die Stempelung über das Terminal getätigt oder wurde es manuell eingetragen. Dann können Sie noch den Standortstart und -stopp eintragen. Drücken Sie auf Speichern, um die Änderungen zu übernehmen.

Löschen Sie die Stempelung.

In der Tabelle können Sie nun sehen, wann und von wem die Personalzeit bearbeitet wurde.

Sie können hierüber auch einen neuen Personalzeitstempel erstellen. Es öffnet sich ein neues Fenster und Sie können, wie oben beschrieben die Zeiten, Art und Beschreibung eintragen. Die Standortdaten können über das Standort-Ikon geändert werden. Drücke Sie auf Speichern und in der Tabelle erscheint der neuen Personalzeitstempel.  

Die Bereiche „Saldo für den Tag“ und „Fehler“ bleiben gleich.

Verlauf

Oben rechts finden Sie den Punkt „Verlauf„. Dort sehen Sie alle Eintragungen und Änderungen zu dieser Personalzeit. Wie in der Benutzerübersicht sehen Sie, ob die Stempelung noch aktiv ist oder schon gelöscht wurde. Wann die Stempelung gestartet und wann gestoppt wurde. Dann die Art der Personalzeit; Arbeitszeit, Urlaub, Kurzarbeit und die Beschreibung und ob und von wem etwas geändert wurde. Dahinter können Sie einsehen, ob die Stempelung schon abgeschlossen, also nicht mehr laufend ist und ob sie schon ausgewertet wurde. Ziehen Sie den Slider nach rechts und Sie können über das Stift-Ikon die Personalzeit ändern.

Es öffnet sich ein neues Fenster und Sie können die Start- und Stoppzeit, entweder händisch ändern oder rechts über das Kalender-Ikon. Außerdem können Sie die Beschreibung bearbeiten und die Haken bei „Abgeschlossen“ und „Ausgewertet“ setzen oder entfernen. Klicken Sie unten auf „Speichern“ und der Eintrag wird bearbeitet und im Verlauf erscheint ein neuer Eintrag.

Personal Abrechnung

Unter dem Bereich Personal Abrechnung finden Sie alle Personalzeiten der Mitarbeitenden des laufenden Monats, bzw. eines ausgewählten Zeitraums, mit Zeitprofil und der Summe der Soll- und Ist-Zeiten.

Wählen Sie aus der Dropdown-Liste den gesuchten Mitarbeitenden aus. Das Datum ist schon vorgegeben, vom Ersten des laufenden Monats, bis zum vergangenen Tag. Der aktuelle Tag ist nicht angegeben, da die laufenden Stempelungen erst nach Ausstempelung berechnet werden. Möchten Sie den Zeitraum ändern, tragen Sie in den Comboboxen „Von“ und „Bis“ den gewünschten Zeitraum ein oder wählen Sie es über die Kalender-Ikons aus. Klicken Sie daneben auf den Aktualisierungsbutton und der Abrechnungszeitraum aktualisiert sich. Mit dem Slider auf der rechten Seite können Sie in der Tabelle runterscrollen.

Die Tabelle ist einmal eingeteilt in, links, „Einzel pro Tag“ und rechts „Gesamt pro Tag„. Ganz rechts finden Sie das Zeitprofil des Mitarbeitenden.

Ganz links ist steht das Datum mit den Wochentagen, dabei kann es vorkommen, dass ein Datum mehrmals vorkommt, je nachdem ob es mehrere Zeitstempelungen an einem Tag gab, z.B. Arbeitszeit und halber Tag Urlaub oder Arbeitszeit und Schule. Daneben befindet sich die Zeit Art, also Schule, Arbeitszeit, Urlaub etc. mit Start- und Stoppzeiten.

Unter der Spalte „Gesamt pro Tag“ werden alle Zeiten des jeweiligen Tages unter „Ist“ zusammengerechnet. Daneben stehen die Pausenzeiten und das Zeit-Soll, also die Personalzeitstunden, die laut Profil gearbeitet werden sollen. Das Zeit-Saldo gibt an, ob Minus oder Überstunden geleistet wurden. Unter der Tabelle finden sich die Summen der Ist und Soll Zeit und deren Differenzzeiten des ausgewählten Zeitraums.

Mit dem Dropdown-Button können Sie weitere Optionen wählen. Sie können einen neuen Zeitstempel für einen Tag oder einen gewissen Zeitraum hinzufügen.

Es öffnet sich ein neues Fenster. Als Benutzer ist der, schon in der Tabelle ausgewählte, Mitarbeitende eingetragen, kann aber über die Dropdown-Liste geändert werden. Dann wählen Sie darunter das Datum entweder händisch oder über das Kalender-Ikon aus und zum Schluss noch die Art, also Arbeitszeit, Urlaub etc. Alle drei Auswahlfelder sind Pflichtfelder und müssen ausgefüllt sein, erkennbar an den roten Sternchen. Drücken Sie auf OK und ein neues Fenster öffnet sich. Hier können Sie noch weitere Angaben zu diesem Zeitstempel machen. Wie das funktioniert, finden Sie hier. Drücken Sie anschließend auf Speichern. Das Fenster schließt sich und der neue Stempel ist eingetragen. Klicken Sie oben rechts auf „Aktualisieren“ und er erscheint auch in der Liste.

Es öffnet sich ein neues Fenster. Sie können einen, mehrere oder alle Benutzende für diesen Zeitstempel auswählen. Wählen Sie die Art des Zeitstempels z.B. Geschäftsreise und in den folgenden zwei Feldern den Zeitraum aus. Entweder händisch oder über das Kalender-Ikon. Art und Datumsfelder sind Plfichtfelder und müssen ausgefüllt werden, erkennbar an den roten Sternchen. Drücken Sie auf OK, das Fenster schließt sich und der neue Stempel ist eingetragen. Wählen Sie den Zeitraum des Zeitstempels und klicken Sie oben rechts auf „Aktualisieren“ und er erscheint in der Liste.

In einem neuen Browserfenster öffnet sich eine PDF-Ansicht mit der Zeiterfassung des ausgewählten Zeitraums und Nutzenden. Die Tabelle erfasst jeden Tag einzeln und zeigt alle Punkte an, wie in der Abrechnungstabelle. Ganz links in der Spalte können Sie, durch die farbliche Hervorhebung, einsehen, um welche Arbeitsart es sich handelt, z.B. Urlaub grün.

Unter der Tabelle stehen noch Angaben zum Urlaubs- und Freizeitanspruch und die Summe. Unter Urlaubsanspruch sehen Sie, wie viele Tage Urlaub für das Jahr die ausgewählte Benutzende hat, hierbei werden noch nicht genommene Urlaubstage aus dem vergangenen Jahr dazugerechnet. Ebenfalls können Sie den, in diesem Zeitraum, genommenen Urlaub und der genommene für das ganze Jahr einsehen, sowie den verbliebenen Resturlaub. Das Gleiche gilt auch für den Freizeitanspruch.

Bei der Summe können sie sehen, wie viele Stunden von dem Benutzenden in dem ausgewählten Zeitraum gestempelt wurde, wie viele gestempelt werden sollten und ob es in diesem Zeitraum ein Saldo gab, also Überstunden oder Minusstunden gemacht wurden.

Ganz unten steht Datum, Uhrzeit und Ersteller der PDF-Abrechnung.

Es öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie die Benutzer auswählen können, deren Abrechnungen Sie drucken möchten. Dabei können Sie zwischen verschiedenen Abteilungen auswählen. Möchten Sie alle aus einer Abteilung auswählen, dann klicken Sie auf den Abteilungsnamen. Möchten Sie alle Mitarbeitenden auswählen, dann klicken Sie oben auf die Checkbox von „Anzeige Namen„. Klicken Sie auf OK. In einem neuen Browserfenster öffnet sich eine PDF-Ansicht mit der Zeiterfassung des ausgewählten Zeitraums und des ausgewählten Benutzers. Pro Mitarbeitenden gibt es eine eigene Seite.

Exportieren Sie die Personalzeiten in Ihre Lohnabrechnungssoftware. Es öffnet sich ein neues Fenster. Wählen Sie die Art ID aus und den Abrechnungszeitraum. Klicken Sie auf OK.

Personal Monatsauswertung

In der Monatsauswertung haben Sie einen Überblick über alle Personalzeiten der Mitarbeitenden. Der Zeitraum ist automatisch vom Ersten des laufenden Monats, bis zum vergangenen Tag eingestellt. Der aktuelle Tag ist nicht angegeben, da die laufenden Stempelungen erst nach der Ausstempelung berechnet werden. In den Spalten „Von“ und „Bis“ können Sie den gewünschten Auswertungszeitraum eintragen. Entweder händisch oder über das Kalender-Ikon. Klicken Sie auf den Aktualisierungsbutton und die Auswertung für diesen Zeitraum erscheint.

In der Tabelle sehen Sie links alle Namen der Mitarbeitenden und eine Spalte weiter die Personalnummern. In den folgenden Spalten sind alle Arbeitszeitmodelle aufgelistet. Sie können selbst Modelle hinzufügen, wie das funktioniert erfahren Sie hier.

Alle Zeitangaben sind in Stunden aufgeführt. Falls notwendig, können Sie mit dem Slider unter der Tabelle, die Ansicht verschieben und die anderen Modelle einsehen.

Aktualisieren Sie Ihre Tabelle.

Exportieren Sie die Personalzeiten in Ihre Lohnabrechnungssoftware. Es öffnet sich ein neues Fenster. Wählen Sie die Art ID aus und den Abrechnungszeitraum. Klicken Sie anschließend auf OK.

Exportieren Sie Ihre Monatsauswertung nach Excel. Die Tabelle wird als Excel-Datei heruntergeladen und kann in dem entsprechenden Programm geöffnet und bearbeitet werden.

Personal Statistik

In der Statistik sind alle Personalzeiten einer oder mehrerer Mitarbeitenden für das laufende oder vergangene Jahre aufgelistet.

Es ist immer das laufende Jahr angegeben, kann aber mit den Pfeilen oder durch eintippen der Jahreszahl geändert werden. Klicken Sie auf den Aktualisierungsbutton und die Tabelle lädt den Datensatz neu.

Wählen Sie in der nachfolgenden Dropdown-Liste über die Checkboxen die gewünschten Mitarbeitenden aus. Sie können auch Alle auswählen, klicken Sie dafür nur die entsprechende Abteilung an, hier „Benutzer“ und klicken Sie auf Aktualisieren.

Es erscheinen nun Tabellen mit allen Soll- und Ist-Zeiten Ihrer Mitarbeitenden. Sie können über den Dropdown-Pfeil auch eingefahren werden und man sieht nur noch Urlaubstage und Freizeitausgleich.

Jede Benutzertabelle ist gleich aufgebaut. Oben links stehen Name und Personalnummer des Mitarbeitenden. Daneben steht die Anzahl aller eingetragenen Personalarbeitszeiten, auch diese, die zwar schon eingetragen wurden, aber noch in der Zukunft liegen. Urlaub, Kurzarbeit, Geschäftsreisen etc. werden nicht dabei gerechnet.

Die letzten beiden Zeilen teilen sich in kleine Tabellen auf. In der Untertabelle „Urlaub“ können Sie den Urlaubsanspruch, die, für das ausgewählte Jahr, schon verbuchten Urlaubstage und den daraus resultierten Resturlaub einsehen. Die Angaben sind in Tagen.

In der Untertabelle „Freizeitausgleich“ können Sie die Anzahl der Über-/Minusstunden zum Jahresbeginn einsehen. Ist diese Angabe nicht bei null, dann wurde die noch ausstehenden Über-/Minusstunden aus dem letzten Jahr übertragen. Daneben sehen Sie die Ausgleichstunden, die in dem laufenden Jahr schon gesammelt wurden, zusammen mit den vorangegangenen. Daneben wird angegeben, wie viele Stunden Freizeitausgleich entweder ausgezahlt oder als solcher verbucht wurden. Die letzte Spalte zeigt an, wie viele Stunden Freizeitausgleich, nach allen Abzügen noch übrigbleiben. Diese Angaben sind in Stunden.

In der eigentlichen Tabelle sind in der obersten Zeile alle Monate und hinten das ganze Jahr angegeben. In jeder Monatsspalte ist die festgelegte Personalarbeitszeit, die tatsächlich geleistete Zeit und deren Differenz, also Saldo angegeben. In der letzten Spalte werden alle Angaben zusammengerechnet. Alle Angaben sind in Stunden.

Zwei Beispiele:

  1. Angestellte A arbeitet in Vollzeit (40Std.), hat im Februar eine Sollzeit von 120 Stunden, hat aber in Wirklichkeit nur 112 Stunden gearbeitet. Dann zeigt das Saldo -8 Stunden an.
  2. Angestellte B arbeitet auch in Vollzeit (40Std.), hat im Februar ebenfalls eine Sollzeit von 120 Stunden, hat aber in Wirklichkeit 130 Stunden gearbeitet, dann hat er ein Saldo von 10 Stunden.

Mit den Slider auf der rechten Seite können Sie runterscrollen und die anderen Nutzertabellen einsehen.

Die Tabelle wird aktualisiert.

Die Tabelle öffnet sich als PDF-Datei in einem neuen Browserfenster und kann heruntergeladen und ausgedruckt werden. Auf jede Seite passen drei Benutzertabellen. Unten steht Datum, Uhrzeit und Ersteller der PDF-Datei.

Auswerten Stunden pro Jahr

Diese Übersicht zeigt an, an wie viel Tagen im ausgewählten Jahr, Mitarbeitende, wie viele Stunden gearbeitet haben. Dabei ist nicht jede Stunde einzeln in der Tabelle dargestellt, sondern wird über eine Combobox eingetragen oder mit den Pfeilen erhöht oder gemindert.

Wählen Sie das Jahr aus, aus denen Sie die Stunden berechnet haben möchten.

Wählen Sie die Personalstundenanzahl aus. Sie können diese entweder über die Pfeile einstellen oder händisch eintippen. Sie können auch Nachkommastellen eintragen, z.B. 7,5 für 7:30 Std. oder 8,75 für 8:45 Std. Klicken Sie anschließend auf Aktualisieren.

Wählen Sie einen, mehrere oder alle Mitarbeitende, durch Anklicken der jeweiligen Checkbox aus und klicken auf Aktualisieren.

Die Tabelle aktualisiert sich. Wenn Sie die Bedingungen in den anderen Feldern festgelegt haben, klicken Sie auf Aktualisieren. Haben Sie eine Bedingung verändert, klicken sie erneut auf Aktualisieren und die Tabelle wird neu geladen.

Die Tabelle öffnet sich als PDF-Datei in einem neuen Browserfenster und kann ausgedruckt oder heruntergeladen werden. Unten stehen Datum, Uhrzeit und Ersteller der PDF-Datei.

Die Tabelle wird als Excel-Datei heruntergeladen und kann über das entsprechende Programm geöffnet und bearbeitet werden.

In der linken Spalte der Tabelle stehen die oben ausgewählten Namen der Mitarbeitenden und in der Spalte daneben die Personalnummern. In der rechten Spalte werden die Anzahl der Tage angezeigt.

Beispiel: Wenn Angestellte A im Jahr 2024 an 100 Tagen 8 Stunden gearbeitet hat und die Bedingungen „Jahr 2024“ und „Stunden 8“ sind, dann steht in der Spalte „Tage im Jahr“ bei Angestellte A „100“. Wenn man die Bedingung „Stunden“ auf „7“ reduziert, stehen dort immer noch 100 Tage, da der Angestellte A an mind. 100 Tagen 7 Stunden oder mehr gearbeitet hat. Hat er an 100 Tagen 8 Stunden und zusätzlich an 70 Tagen 7 Stunden gearbeitet, würden dort 170 Tage stehen. Stellt man die Bedingung Stunden hoch auf „9“, Angestellte A hat aber im Jahr 2024 nicht mehr als höchstens 8 Stunden am Tag gearbeitet, dann steht in der Spalte „Tage im Jahr“ 0.

Fehlerliste

Diese Liste zeigt die Fehlstempelung Ihrer Mitarbeitenden an. Sie können einsehen, um welcher Zeitraum, welchen Benutzenden es sich handelt bei der Fehlstempelung und, falls ausgefüllt, um was für einen Fehler es sich handelt. Mit einem Doppelklick können Sie die Fehlstempelung bearbeiten.

Wählen Sie über die Dropdown-Liste den gewünschten Mitarbeitenden aus. Klicken Sie dabei die jeweilige Checkbox an. Dabei können Sie eine, mehrere oder alle Benutzenden auswählen. Sie können auch zwischen verschiedenen Abteilungen auswählen. Klicken Sie anschließend auf Aktualisieren und die Benutzenden erscheinen in der Liste. Haben Benutzende keine Fehlstempelungen, werden diese auch nicht in der Liste angezeigt.

Mit den Datenfeldern wählen Sie den Zeitraum für Ihre Fehlstempelung aus. Sie können den Zeitraum entweder händisch eintragen oder über das Kalender-Icon auswählen. Klicken Sie anschließend auf Aktualisieren und Ihre Liste lädt neu, mit den ausgewählten Angaben. Haben Benutzende keine Fehlstempelungen, in diesem ausgewählten Zeitraum, werden diese auch nicht in der Liste angezeigt.

Aktualisieren Sie Ihre Liste.

In der Liste haben Sie links die Namen der Benutzenden und das Datum. Hat ein Benutzer über mehrere Tage Fehlstempelungen, dann werden diese nach dem Benutzenden sortiert.

Daneben steht, falls ausgefüllt, der Fehlertext z.B. „vergessen auszustempeln“ oder „falsche Stempelart„.

Die Fehler Zeit ist in roter Schrift hinterlegt, die Soll-Zeit in blau und die Ist-Zeit in grün. Alle Zeitangaben sind in Stunden.

Beispiel: Ist Ihr Zeitprofil Vollzeit, ist Ihr Soll 8 Stunden. Haben Sie an einem bestimmten Tag nur 6 Stunden gearbeitet, haben Sie ein Ist von 6 Stunden und eine Fehler Zeit von 2 Stunden.

Hat das System den Benutzenden automatisch ausgestempelt, dann ist in dieser Zeile ein Haken gesetzt.

Möchten Sie die Fehlstempelung bearbeiten, öffnen Sie diesen durch einen Doppelklick. Es öffnet sich ein Fenster mit allen Angaben zu diesem Zeitstempel. Tragen Sie die fehlende Zeit über den Punkt „Die Zeiten für den Tag“ in der entsprechenden Spalte, z.B. Arbeitszeit oder Schule ein. Anschließend klicken Sie auf Speichern. Das Fenster schließt sich und die Stempelung verschwindet in der Liste.

Wie Sie weitere Eintragungen und Änderungen in diesem Stempelfenster vornehmen können, finden Sie hier.

Aktive Stempel

Unter diesem Punkt können Sie, wie im Dashboard, alle aktiven Stempelungen einsehen. Hier haben Sie noch genauere Details zu diesen. Neben dem Benutzernamen sehen Sie Start- und Stoppzeit der Stempelung. Da die Stempelungen noch aktiv sind, ist die Stoppzeit gleich der Startzeit, es sei denn Sie haben die Stoppzeit schon festgelegt. Wie das funktioniert, erfahren Sie weiter unten.

In der Beschreibung können Sie nachlesen, wie gestempelt wurde, ob über das Dashboard im Browser, das Terminal oder das Smartphone und wann gestempelt wurde. Daneben können Sie einsehen, von wem und wann die Stempelung geändert wurde. Wurde nichts daran geändert, ist das Erstelldatum und das Kürzel des Nutzenden zu sehen. Daneben sind die Checkboxen „Ausgewertet“ und „Abgeschlossen“. Ist eins oder beides gegeben, sind die Haken gesetzt. In der letzten Spalte können Sie die aktuelle Stempelung bearbeiten oder löschen, falls es sich um eine Fehlstempelung handelt.

Bearbeiten Sie die Stempelung. Es öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie den Mitarbeitenden ändern können, klicken Sie auf die Dropdown-Liste und wählen den richtigen Mitarbeitenden aus. Darunter können Sie Start- und Stoppzeit ändern, entweder händisch eintragen oder über das Kalender-Ikon. Diese drei Felder sind Pflichtfelder und müssen ausgefüllt sein. Ist diese Stempelung abgeschlossen oder schon ausgewertet, klicken Sie die jeweilige Checkbox an. In der Beschreibung können Sie zusätzlich eintragen, was geändert wurde oder warum. Klicken Sie auf „Speichern“ und die Änderungen werden gespeichert. Wird durch die Änderung die Stempelung geschlossen, weil sie abgeschlossen ist, verschwindet diese in der Tabelle.

Der aktive Stempel wird gelöscht. Es öffnet sich ein neues Fenster und Sie müssen das Löschen noch einmal bestätigen.

Erstellen Sie manuell einen neuen Stempel, es öffnet sich ein neues Fenster. Im Feld „Benutzer“ können Sie über die Dropdown-Liste den Mitarbeitenden auswählen. Darunter können Sie Start- und Stoppzeit mit Datum auswählen, entweder händisch eintragen oder über das Kalender-Ikon. Diese drei Felder sind Pflichtfelder und müssen ausgefüllt werden. Ist die Stempelung schon abgeschlossen oder ausgewertet, klicken Sie die jeweilige Checkbox an. In das Feld „Beschreibung“ können Sie eintragen, warum die Stempelung manuell erstellt wurde, andernfalls steht dort nur „Manueller Eintrag“. Klicken Sie auf „Speichern“ und die Änderungen werden gespeichert.

Benutzer Stammdaten

Unter diesem Punkt können Sie Urlaubstage, Freizeitausgleiche und Zeitguthaben aus allen Jahren einsehen. Gleichzeitig können Sie das Zeitprofil zurücksetzen und die Zeitdaten aus dem vorangegangenen Jahr in das Neue mitnehmen.

Wählen Sie zuerst das Jahr aus, dass Sie einsehen möchten. Entweder händisch mit der Tastatur oder mit den Richtungspfeilen im dem Jahresfeld. Sie können auch noch nicht angefangenen Jahre auswählen. Die Daten aktualisieren sich automatisch. Des Weiteren wählen Sie noch den Mitarbeitenden über das Feld „Benutzer“ aus. Auch hier aktualisiert sich der Datensatz automatisch.

Wurde der Mitarbeitende ausgewählt, steht der Name unter dem Anzeigenamen. Dieses Feld ist mit gestrichelten Linien umrandet und kann nicht verändert werden. Daneben wird das zugeordnete Zeitprofil angezeigt. Sie können das Ausgewählte mit einem Klick auf das X löschen oder mit einem Klick in das Feld über die aufklappende Liste aus- oder abwählen. Dabei können auch mehrere Zeitprofile ausgewählt werden.

In dem Feld ChipKey sehen Sie die Nummer Ihres Chipkeys. Diesen benötigen Sie, wenn Sie sich über das Terminal ein- und ausstempeln.

Mit dem Ikon können Sie den Chipkey mit dem ausgewählten Benutzerprofil koppeln. Wie das funktioniert, finden Sie hier.

Unter dem Namen befindet sich das Feld „Urlaubsanspruch pro Jahr“, dass bearbeitet werden kann.

Darunter befinden sich die drei Spalten Urlaub, Freizeitausgleich und Zeit-Saldo.

Urlaub

Unter Urlaub finden Sie alle Angaben zu den Urlaubszeiten des ausgewählten Mitarbeitenden und Jahr. „Urlaubsanspruch Jahresanfang“ zeigt die Anzahl der Urlaubstage plus die verbliebenen und übernommenen Urlaubstage aus dem Vorjahr. „Sonderurlaub im Jahr“ zeigt an, wie viele Tage Sonderurlaub ausgestellt wurde. Das Gleiche gilt für „Unbezahlter Urlaub“. Diese Felder lassen sich bearbeiten. Haben Sie alles eingetragen, klicken Sie rechts unten auf Speichern. Die nachfolgenden drei Punkte sind nicht bearbeitbar, erkennbar durch die gestrichelte Umrandung und die Felder. Der Punkt „Genommener Urlaub Gesamt“ zeigt den für das ausgewählte Jahr beantragten und genehmigter Urlaubstage. Der Punkt „Gebuchter Urlaub Gesamt“ zeigt wiederum die Urlaubstage an, die schon verbucht und abgerechnet sind.

Beispiel: Wurden im Januar fünf Tage und im März ebenfalls fünf Tage Urlaub beantragt und genehmigt und Sie befinden sich im Monat Februar, stehen unter dem Punkt „Genommener Urlaub Gesamt“ zehn Tage. Unter dem Punkt „Gebuchter Urlaub Gesamt“ stehen aber nur fünf Tage, da nur der Urlaub in Januar schon genommen und verbucht wurde, der Urlaub im März aber noch in der Zukunft liegt und eventuell noch geändert oder zurückgenommen werden kann.

Der letzte Punkt unter der Spalte Urlaub ist „Resturlaub“ und zeigt die noch verbliebenen Urlaubstage an. Alle Angaben sind in Tagen.

Freizeitausgleich

Unter Freizeitausgleich finden Sie alle Angaben zu den Über- und Minusstunden des ausgewählten Mitarbeitenden und Jahr. „Freizeitausgleich Jahresanfang“ zeigt die Über- und Minusstunden zum Jahresanfang an, dabei wurden die Stunden aus dem vergangenen Jahr (falls vorhanden) übernommen. Dieses Feld kann bearbeitet werden. Die Überstunden aus dem laufenden Jahr werden in diesem Feld nicht mit berechnet, sondern unter „Freizeitausgleich Anspruch“. In diesem Feld werden die Minus- und Überstunden aus dem vergangenen und die aktuellen Stunden zusammengerechnet. Wie in der Spalte Urlaub sind auch beim Freizeitausgleich die Punkte „Genommener Freizeitausgleich“ und „Gebuchter Freizeitausgleich“. Diese drei Felder sind mit gestrichelten Linien umrandet und können nicht bearbeitet werden. Der „genommene Freizeitausgleich“ zeigt den, für das ausgewählte Jahr, beantragte und genehmigter Freizeitausgleich. Der Punkt „Gebuchter Freizeitausgleich“ zeigt wiederum die Überstunden an, die schon verbucht und abgerechnet sind.

Beispiel: Wurden an einem Tag im Januar und einem im März je acht Stunden (also ein Arbeitstag) Freizeitausgleich beantragt und genehmigt und Sie befinden sich im Monat Februar, stehen unter dem Punkt „Genommener Freizeitausgleich“ 16 Stunden. Unter dem Punkt „Gebuchter Freizeitausgleich“ stehen aber nur acht Stunden, da nur der Freizeitausgleich im Januar schon genommen und verbucht wurde, der Ausgleich im März aber noch in der Zukunft liegt und eventuell noch geändert oder zurückgenommen werden kann.

Der Punkt „Ausbezahlter Freizeitausgleich“ zeigt die Überstundenanzahl an, die nicht als Freizeitausgleich genommen, sondern stattdessen direkt ausgezahlt wurde. Möchten Sie weitere Stunden zu der Auszahlung hinzufügen, klicken Sie auf das Plus, rechts im Feld. Es öffnet sich ein neues Fenster. In dem Feld „Stunden Ist“ sind die schon gebuchten Überstunden eingetragen, dieses Feld ist mit gestrichelten Linien umrandet und lässt sich nicht bearbeiten.

Darunter können Sie die Stunden und Minuten eintragen, die ausgezahlt werden. Minusstunden können nicht eingetragen werden. Haben Sie diese eingetragen, erhöht sich die „Stunden Gesamt“ aus den Ist-Stunden und den neu eingetragenen. Klicken Sie auf OK und der neue Datensatz wird gespeichert. Sie können die Stundenanzahl auch direkt im Feld ändern. Klicken Sie einmal in das Feld rein und überarbeiten Sie den ausbezahlten Freizeitausgleich. Klicken Sie anschließend rechts unten auf Speichern und Ihr Datensatz wird gespeichert.

Das letzte Feld „Freizeitausgleich Rest“ zeigt den, nach allen oben angegeben Abzüge noch verbleibender Freizeitausgleich in Stunden. Haben Sie alles eingetragen, klicken Sie rechts unten auf Speichern. Alle Angaben zum Freizeitausgleich sind in Stunden.

Zeit-Saldo

Das Zeit-Saldo zeigt das Zeitguthaben in einem gewissen Zeitraum an, der auch in der Spalte angezeigt wird. Haben Sie ein schon abgeschlossenes Jahr ausgewählt, ist der Zeitraum vom 01.01-31.12 des ausgewählten Jahres. Haben Sie das laufende Jahr ausgewählt, ist der Zeitraum vom 01.01 bis zum Vortag des aktuellen Datums.

Unter dem Punkt „Summe Ist“ sind alle gestempelten Personalzeitstunden. „Summe Soll“ zeigt wiederum die Stundenanzahl an, die laut Zeitprofil des Mitarbeitenden in dem angegebenen Zeitraum gestempelt werden sollte. Das „Summen Saldo“ zeigt die Differenz von Soll und Ist an, egal ob Plus oder Minus. Alle drei Felder sind mit gestrichelten Linien umrandet und lassen sich nicht bearbeiten. Alle Angaben sind in Stunden.

Zeitprofil zurücksetzen

Gab es Fehler beim Eintragen oder Berechnen der Urlaubs- oder Freizeitausgleichzahlen, können Sie das Zeitprofil zurücksetzen. Mit einem Klick auf den Button öffnet sich ein neues Fenster. Wählen Sie den oder die Mitarbeitenden über die Dropdown-Liste Benutzer aus. Klicken Sie die Checkbox neben dem Namen an. Sie können auch mehrere oder Alle auswählen. Anschließend wählen Sie noch dem Zeitraum aus, in denen die Zeiten zurückgesetzt werden sollen. Klicken Sie auf OK und die ausgewählten Zeiten werden zurückgesetzt. Je nachdem wie groß der Zeitraum ist, und wie viele Mitarbeitenden ausgewählt wurden, kann dies einige Minuten bis Stunden dauern.

Jahreswechsel

Wollen Sie die Daten zu Resturlaub und Freizeitsaldo ins neue Jahr übertragen. Dabei können nur die Angaben vom vergangenen Jahr ins aktuelle übernommen werden. Ältere Jahreswechsel können nicht mehr übernommen werden, genauso wie zukünftige Jahre. Klicken Sie auf den Button und es öffnet sich ein neues Fenster. Wählen Sie über die Dropdown-Liste Benutzer Ihre Mitarbeitenden aus. Dabei können Sie durch anklicken der Checkboxen eine, mehrere oder alle auswählen. Klicken Sie danach noch die Checkboxen an, wenn Resturlaub und/oder Freizeitausgleich in das neue Jahr übernommen werden sollen. Klicken Sie anschließend auf OK. Das Fenster schließt sich und die Datensätze wurden übernommen.

Zeitprofilverwaltung

In diesem Punkt können Sie die erstellten Arbeitszeitprofile einsehen, bearbeiten und ein neues Zeitprofil erstellen. Wählen Sie über die Dropdown-Liste das gewünschte Zeitprofil aus und es lädt die Profildetails automatisch. Oben steht der Name des Zeitprofils, den Sie umbenennen können. In der Tab Bar darunter können Sie mehrere Details ändern.

Arbeitszeit

Hier können Sie verschiedene Arbeitszeiteinstellungen des ausgewählten Zeitprofils für jeden Wochentag einstellen. In der Spalte „Uhrzeit Arbeitsbeginn“ können Sie für jeden Wochentag den Arbeitsbeginn einstellen. Diese Angaben werden in Zeitstunden angegeben.

Beginnt die Kernarbeitszeit Ihres Unternehmens um 8 Uhr morgens und arbeiten Sie von Montag bis Freitag, stellen Sie die Uhrzeit an diesen 5 Tagen auf 08:00 Uhr. Tragen Sie die Uhrzeit entweder händisch ein oder klicken Sie in der jeweiligen Zelle auf das Uhr-Ikon und wählen Sie die gewünschte Uhrzeit aus. Haben Sie an jedem Tag eine andere Startzeit, können Sie dies ebenfalls einstellen. Klicken Sie anschließend unten rechts auf Speichern, um die Änderungen zu übernehmen.

In der Spalte „Arbeitszeit“ stellen Sie für jeden Tag Ihre Grundarbeitszeit in Stunden und Minuten ein.

Beispiel: Heißt das Zeitprofil „Vollzeit“ und die Kernarbeitstage Montag bis Freitag, dann sind es für jeden Tag 8 Personalzeitstunden.

Tragen Sie die Stundenanzahl entweder händisch ein oder klicken Sie in der jeweiligen Zelle auf das Uhr-Ikon. Haben Sie an jedem Tag eine andere Grundstundenzeit, können Sie dies ebenfalls einstellen. Klicken Sie anschließend unten rechts auf Speichern, um die Änderungen zu übernehmen.

In der Spalte „Mindestarbeitszeit“ können Sie für jeden Tag die Mindeststundenzahl eintragen. Die Mindestarbeitszeit gibt an, wie viele Stunden und Minuten mindestens pro Tag gearbeitet werden muss, um keine Fehlermeldung auszulösen. Dabei wird nur die gestempelte Zeit abgerechnet. Klicken Sie anschließend unten rechts auf Speichern, um die Änderungen zu übernehmen.

Beispiel: Heißt das Zeitprofil „Vollzeit“ und sind die Personalzeitstunden auf 8 Stunden und die Mindestarbeitszeit auf 7 Stunden eingestellt und Ihr Mitarbeitende stempelt sich nach 7 Stunden aus, dann wird diese Zeit abgerechnet, aber es erscheint keine Fehlermeldung mit Ticket. Stempelt der Mitarbeitende sich nach 6:50 Stunden aus, dann wird nur diese Zeit abgerechnet und eine Fehlermeldung mit Ticket erstellt. Die Minuszeiten werden in beiden Fällen eingetragen.

Tragen Sie in die Spalte „Zwangsende“ den Timer, wann eine Stempelung automatisch beendet werden soll. Hat ein Mitarbeiter nach Arbeitsende vergessen sich auszustempeln, wird dieser nach abgelaufenem Zeitraum automatisch ausgestempelt, damit keine Fehlstempelungen entstehen, wenn der Mitarbeiter sich das nächste Mal einstempelt.

Beispiel: Sind die Personalzeitstunden 8 Stunden, stellen Sie das Zwangsende auf 10-12 Stunden. Stellen Sie das Zwangsende nicht zu nah an das Ende der Personalzeitstunden, ansonsten könnte es vorkommen, dass ausgestempelt wird, obwohl noch gearbeitet wird (Überstunden). Gleichzeitig sollte die Differenz auch nicht zu lange sein, damit sie nicht mit der Wiedereinstempelung am nächsten Tag kollidieren. Klicken Sie anschließend unten rechts auf Speichern, um die Änderungen zu übernehmen.

Pause

Hier stellen Sie die Pausenregeln für Ihre Stempelungen ein. Wird die angegebene Arbeitszeitstunden überschritten, wird die Pausenzeit automatisch nach dem Ausstempeln angerechnet. Sie können für jeden Wochentag zwei Pausenregeln einstellen, dabei wird aber nur eine Regel pro Tag angewendet. Alle Angaben sind in Stunden und Minuten abgegeben. Klicken Sie anschließend unten rechts auf Speichern und Ihre Änderungen werden übernommen. Diese Pausenregelungen werden nur für das ausgewählte Arbeitszeitprofil angewendet.

In der ersten Spalte tragen Sie ein, nach wie viel Stunden die Pause gestempelt werden soll und in der Zweiten, wie lange diese dauern soll, z.B. nach 6:00 Arbeitszeitstunden 30 Minuten Pause.

Die dritte und vierte Spalte sind für die zweite Pausenregel bestimmt. Auch hier tragen Sie in die erste Spalte nach wie viel Stunden die Pause gestempelt werden soll und in der Zweiten, wie lange diese dauern soll, z.B. nach 9:00 Arbeitszeitstunden 45 Minuten Pause.

Hierbei ist zu beachten, dass an einem Arbeitstag nicht zwei Pausen berechnet werden, sondern entweder oder und die Pausen dadurch erst nach dem Ausstempeln berechnet werden. Werden z.B. 8 Stunden ohne Pause gearbeitet, wird nach der Ausstempelung 30 Minuten Pause abgezogen. Werden wiederum 9 oder mehr Stunden ohne Pause gearbeitet, wird nach der Ausstempelung 45 Minuten Pause abgezogen und keine 1:15 Stunden. Klicken Sie anschließend unten rechts auf Speichern und Ihre Änderungen werden übernommen.

Ein- / Ausstempeln Runden

Hier können Sie für jeden Wochentag einstellen, ob erst ab dem festgelegten Arbeitsbeginn z.B. 08:00 Uhr berechnet werden soll oder ab Einstempelung. Ist der Haken gesetzt und man stempelt sich um 7:50 Uhr ein, wird erst ab 8 Uhr berechnet. Klicken Sie anschließend unten rechts auf Speichern, um Ihre Änderungen zu übernehmen.

In der Spalte „Kommen Aufrunden“ können Sie einstellen bis/ab wie viele Minuten nach der Einstempelung auf die volle Stunde aufgerundet werden soll. Die Angaben werden in Minuten gemacht.

Beispiel: Sie haben 15 Minuten Aufrunden eingestellt und Ihr Mitarbeitende stempelt sich um 8:50Uhr ein, dann wird ab 9Uhr abgerechnet. Stempelt man sich um 8:40Uhr ein, wird ab 8:45Uhr abgerechnet. Klicken Sie anschließend unten rechts auf Speichern, um Ihre Änderungen zu übernehmen. Dies bezieht sich nur auf die Personalzeit aus.

In der Spalte „Gehen/Abrunden“ können Sie einstellen, um wie viele Minuten nach dem Ausstempeln auf die volle Stunde abgerundet werden soll. Die Angaben werden in Minuten gemacht.

Beispiel: Sie haben 15 Minuten abrunden eingestellt und es wird sich um 16:05 Uhr ausgestempelt, dann wird das Arbeitszeitende auf 16:00 Uhr zurückgesetzt. Stempelt man sich um 16:18 Uhr aus, bis ab 16:15Uhr abgerechnet. Klicken Sie anschließend unten rechts auf Speichern, um Ihre Änderungen zu übernehmen. Dies bezieht sich nur auf die Personalzeit aus.

Zeiten für Urlaub/Krank

In diesem Tab können Sie die Stundenanzahl für Urlaubs- und Krankheitstage einstellen und an welchen Wochentagen diese berechnet werden sollen.

In der ersten Spalte stellen Sie ein, wie viele Stunden für einen vollen Urlaubs- oder Krankheitstag berechnet wird, z.B. bei Vollzeit 8 Stunden. Sie können für jeden Wochentag die Stundenanzahl einzeln eintragen. Alle Angaben sind in Stunden und Minuten und können entweder händisch oder über das Uhr-Ikon eingetragen werden. Klicken Sie anschließend unten rechts auf Speichern, um Ihre Änderungen zu übernehmen.

In der zweiten Spalte stellen Sie ein, wie viele Stunden für einen halben Urlaubs- oder Krankheitstag berechnet wird, z.B. bei Vollzeit 4 Stunden. Sie können für jeden Wochentag die Stundenzahl einzeln eintragen. Alle Angaben sind in Stunden und Minuten und können entweder händisch oder über das Uhr-Ikon eingetragen werden. Klicken Sie anschließend unten rechts auf Speichern, um Ihre Änderungen zu übernehmen.

In den letzten beiden Spalten können Sie über Checkboxen abhaken an welchen Wochentagen diese Zeiten für Urlaub und Krankheit gebucht werden soll. Klicken Sie anschließend auf Speichern, um Ihre Änderungen zu übernehmen.

Beispiel: Werden in einem Unternehmen an allen 7 Wochentagen gearbeitet, aber für den Sonntag soll kein Urlaubstag abgezogen werden, dann wird beim Sonntag kein Haken gesetzt. Gleichzeitig sollen im Krankheitsfall alle 7 Wochentage berechnet werden, können Sie in der letzten Spalte, alle Tage auswählen.

Sonstiges

Im Tab „Sonstiges“ können Sie für jeden Wochentag Sonderzeiten, wie Raucherpause oder Duschzeit einstellen.

In der Spalte „Raucherpause“ können Sie für jeden Wochentag einen Zeitraum einstellen, in denen sich Ihr Personal für Raucherpausen aus- und wieder einstempeln können, ohne diese Zeit von der regulären Pausenzeit abzuziehen. Alle Angaben sind in Minuten. Klicken Sie anschließend unten rechts auf Speichern, um Ihre Änderungen zu übernehmen.

Beispiel: Sie haben für die Wochentage 5 Minuten eingestellt und ein Mitarbeitender stempelt sich für 3 Minuten zur Raucherpause aus, dann werden diese 3 Minuten nicht von der Personalzeit abgezogen. Hat man sich mehr als 5 Minuten zum Rauchen ausgestempelt, wird diese Zeit von der Personalzeit abgezogen.

In der Spalte „Zeit Gutschrift (Duschzeit)“ können Sie für jeden Wochentag einen gewissen Zeitraum einstellen, der nicht zur regulären Personalzeit gehört, aber trotzdem angerechnet werden soll. Alle Angaben sind in Minuten. Klicken Sie anschließend unten rechts auf Speichern, um Ihre Änderungen zu übernehmen.

Beispiel: Nach Arbeitsende haben Ihre Mitarbeitenden die Möglichkeit im Unternehmen zu Duschen. Diese Zeit fällt in die Personalzeit und wird normal abgerechnet. Dabei entsteht das Problem, dass manche Mitarbeitenden lieber zu Hause duschen möchten oder der eine 10 Minuten duscht, der andere aber 20 Minuten. Um weiterhin eine Gleichbehandlung zu erhalten, können Sie für jeden Wochentag z.B. 10 Minuten Duschzeit einstellen, die automatisch mitberechnet und abgerechnet werden.

Heiligabend und Silvester gelten gesetzlich weder als halber noch als ganzer Feiertag, sondern als ein regulärer Arbeitstag. In der Spalte „Sonder Feiertag“ können Sie einstellen, ob diese beiden Tage jeweils für Ihr Unternehmen als ganzer, halber oder gar kein Feiertag gelten. Klicken Sie anschließend unten rechts auf Speichern, um Ihre Änderungen zu übernehmen.

Datev Lohnart

Im Tab „Datev Lohnart“ können Sie einstellen über welche Lohnabrechnungssoftware dieses Zeitarbeitsprofil abgerechnet werden soll. Klicken Sie die Dropdown-Liste „Lohnarten“ an und es öffnet sich eine Liste, aus der Sie Ihre Lohnabrechnungssoftware, durch anklicken der Checkboxen, auswählen können. Klicken Sie anschließend unten rechts auf Speichern, um Ihre Änderungen zu übernehmen.

Neues Zeitarbeitsprofil erstellen

Möchten Sie ein neues Zeitarbeitsprofil erstellen, klicken Sie oben auf „Neu“. Es wird eine neue Tab Bar generiert. In die Zeile Namen tragen Sie die Bezeichnung für Ihr Profil ein, z.B. Teilzeit, Halber Tag etc. Anschließend tragen Sie alle Zeiten ein und klicken in jedem Tab auf Speichern, um die jeweiligen Einstellungen zu übernehmen.

Ab- und Anwesenheitsarten

Hier können Sie alle Ihre Ab- und Anwesenheitsarten einsehen, bearbeiten und Neue erstellen. In der ersten Spalte „Reihenfolge“ sehen Sie welche Art priorisiert wird und in den Personalzeiteinstellungen vorne stehen.

Unter „Bezeichnung“ sehen Sie den Titel der Arten und bei „Auswertung“, als was diese nachher abgerechnet wird. So wird die Arbeitszeit auch als Arbeitszeit abgerechnet und sowohl ein ganzer als auch ein halber Tag Urlaub als Urlaub. Viele dieser Datensätze sind schon vorgefertigt, erstellen Sie einen Neuen, wird dieser als „Sonstiges“ ausgewertet. Wie Sie eine neue Auswertungsbezeichnung erstellen können, erfahren Sie hier. Fremd Art 1 und 2 sowie Ausfallschlüssel sind für die Lohnabrechnungssoftware notwendig.

Mit dem Trichtersymbol über dem Spaltennamen können Sie filtern. Möchten Sie z.B. nur bestimmte Auswertungen angezeigt bekommen, dann wählen Sie diese mit einem Klick auf die Checkbox aus und bestätigen Sie mit OK. Möchten Sie wieder alle angezeigt bekommen, wählen Sie „Alle Auswählen“ aus und bestätigen mit OK.

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In der jeweiligen Zeile unter dem Titel können Sie nach den jeweiligen Begriffen suchen. In der Spalte „Auswertung“ können Sie über die Dropdown-Liste nach den jeweiligen Auswertungen filtern.

Möchten Sie Ihre Datensätze nach einer bestimmten Gruppierung durchsuchen, ziehen Sie die entsprechende Spalte, z.B. Bezeichnung, auf das Textfeld zwischen der Überschrift und Tabelle. Nun erscheinen alle Bezeichnungen in der Reihenfolge, die die Spalte „Reihenfolge“ vorgibt. Mit einem Klick auf das Trichtersymbol können Sie weiter filtern. Wählen Sie den gewollten Begriff mit einem Klick auf die Checkbox aus und bestätigen mit OK. Möchten Sie wieder alle angezeigt bekommen, wählen Sie „Alles auswählen“ aus und bestätigen mit OK. Möchten Sie die Filterung wieder rückgängig machen, ziehen Sie die Spalte wieder zurück an ihre vorherige Position.

Möchten Sie einen Datensatz bearbeiten, klicken Sie auf das dazugehörige Stift-Ikon. Es öffnet sich ein Fenster mit allen Angaben zu dieser Art. Reihenfolge und Auswertung sind Pflichtfelder und müssen ausgefüllt werden, wobei in diesem Fenster die Auswertung ausgegraut ist und nicht bearbeitet werden kann.

Bezeichnung, Fremdarten und der Ausfallschlüssel können ebenfalls bearbeitet werden. Klicken Sie anschließend auf Speichern, um Ihre Änderungen zu übernehmen.

Löschen Sie den ausgewählten Datensatz. Es öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie das Löschen des Datensatzes noch einmal bestätigen müssen.

Erstellen Sie einen neuen Datensatz. Es öffnet sich ein neues Fenster. Das Feld Reihenfolge ist ein Pflichtfeld, erkennbar an dem roten Sternchen, und muss ausgefüllt sein. Die in der Tabelle nachfolgende Zahl ist dort schon eingetragen. Darunter können Sie die Bezeichnung eintragen, z.B. Kurzarbeit, Geschäftsreise usw. Das Feld Auswertung ist ebenfalls ein Pflichtfeld und vorausgefüllt, kann aber nicht bearbeitet werden, da ausgegraut. In den Feldern Fremd Art 1,2 und Ausfallschlüssel tragen Sie die Angaben ein, die Sie für Ihre jeweilige Lohnabrechnungssoftware benötigen. Ist alles ausgefüllt, klicken Sie unten rechts auf Speichern und Ihr neuer Datensatz erscheint unten in der Liste.

Exportieren Sie Ihre Tabelle nach Excel.

Datev Lohnart

Unter diesem Punkt finden Sie alle Ihre Datev Lohnarten, können diese einsehen, bearbeiten und Neue erstellen. In der Tabelle ist die Lohnartnummer und daneben deren Bezeichnung, genauso wie die Art, z.B. Arbeitszeit, Urlaub etc. Die Start- und Stoppspalte gibt den Zeitraum an, in dem diese Lohnart gültig ist. Die Angaben sind in Zeitstunden z.B. von 07:00 bis 20:00 Uhr. Die Prozentspalte zeigt an, wie viel Prozent Zuschlag diese Lohnart gibt, z.B. Nachtzuschlag oder Sonntagszuschlag. Daneben können Sie den Ausfallsschlüssel einsehen. Die Wochentage zeigen durch die ausgefüllte oder nicht ausgefüllte Checkbox an, ob die Lohnart für diesen Tag gilt oder nicht. Mit dem Slider unten können Sie die Tabellenansicht verschieben.

Über das Trichtersymbol neben den Spaltennamen können Sie filtern. Möchten Sie nur bestimmte LA-Nummern angezeigt bekommen, dann wählen Sie diese mit einem Klick auf die Checkbox aus und bestätigen mit OK. Soll alles wieder angezeigt werden, wählen Sie Alles Auswählen und bestätigen mit OK. In der zweiten Zeile können Sie entweder über das Lupensymbol suchen oder über den Dropdown-Pfeil neben dem Begriff „Alle“ genauer filtern.

Bearbeiten Sie Ihre Lohnart. Dabei öffnet sich ein neues Fenster und Sie können alle Angaben ändern. Die Felder Art, der Zuschlag und die Zeitstunden sind Pflichtfelder und müssen ausgefüllt sein. Gibt es für diese Lohnart keinen Zuschlag, tragen Sie 0 ein. Die Art können Sie entweder händisch eintippen oder über die Dropdown-Liste auswählen, genauso wie die Zeitstunden. Die Wochentage können Sie über das Anklicken der Checkboxen auswählen. Die anderen Felder können einfach beschrieben werden. Klicken Sie anschließend unten rechts auf Speichern, um Ihre Änderungen zu übernehmen.

Löschen Sie den ausgewählten Datensatz. Es öffnet sich ein kleines Fenster, in dem Sie nochmal bestätigen, dass Sie diesen Datensatz wirklich löschen möchten.

Erstellen Sie eine neue Lohnart. Es öffnet sich ein neues Fenster. Tragen Sie die Lohnartnummer, Bezeichnung und den Ausfallschlüssel ein. Wählen Sie über die Dropdown-Liste die Lohnart aus, z.B. Arbeitszeit, Urlaub etc. und tragen den Zuschlag in Prozent ein. Diese beiden Felder sind Pflichtfelder und müssen ausgefüllt sein. Gibt es für diese Lohnart keinen Zuschlag, tragen sie 0 ein. Ebenfalls Pflichtfeld ist der Zeitraum, in dem die Lohnart gültig ist. Diese Angaben werden in Zeitstunden gemacht und Sie können entweder händisch eintippen oder über das Uhr-Ikon auswählen. Anschließend wählen Sie durch Anklicken der Checkboxen die Wochentage aus, an denen die Lohnart gilt. Klicken Sie abschließend unten rechts auf Speichern und die neue Lohnart erscheint in der Tabelle.