In den „Offenen Posten“ finden Sie alle Rechnungen und Gutschriften, die von Ihnen und Ihren Lieferanten (im Fall einer Gutschrift) noch nicht beglichen wurden. Anhand der Schriftfarbe können Sie erkennen, ob die Rechnung schon überfällig ist oder ob das Rechnungsdatum noch in der Zukunft liegt. Sie können die Rechnung ausbuchen und bearbeiten. Die Tabelle ist genauso aufgebaut, wie die anderen Tabellen, da sie mit den gleichen Positionen und Leistungen arbeiten.
Oben links finden Sie eine Reihe blau hinterlegter Buttons:
Aktualisieren Sie die Tabelle.
Importieren Sie XMI-Dateien, um abzugleichen, ob offene Rechnungen in findes von Ihrem Unternehmen beglichen wurden oder Gutschriften eingegangen sind. Es öffnet sich ein kleines Fenster, in dem Sie entweder die XMI-Datei reinziehen können oder über den Button Datei auswählen, dabei öffnet sich der Datei Explorer Ihres PC und Sie können die XMI-Datei darüber einfügen.
Erstellen Sie XML-Dateien zum Export aus findes und zum Import in Ihre Banksoftware. Oben links können Sie zwischen Überweisung und Lastschrift wählen und die Liste aktualisieren. In der Liste selbst finden Sie Belegnummer und -Datum, Adresse, Gesamtbetrag und den noch offenen Betrag, das Skonto und Fälligkeitsdatum. In der Spalte SEPA-Konto können Sie entweder durch die Dropdown-Liste die IBAN-Nummer auswählen oder händisch eintippen, sollte diese nicht hinterlegt werden. Daneben können Sie anhand der angeklickten oder nicht angeklickten Checkbox ablesen, ob diese schon exportiert wurden. Ganz links können Sie auswählen, welche Gutschriften Sie exportieren möchten. Klicken Sie dafür die entsprechende Anklickboxen an. Möchten Sie alle auswählen, klicken Sie oben in der Überschriftenspalte auf die Anklickbox. Haben Sie alles ausgewählt, klicken Sie oben rechts auf Übernehmen.
Setzen Sie die Tabellenfelder und Filter auf Standardeinstellungen zurück.
Rechts können Sie einstellen, wer die Berechtigung hat, SEPA-Importe und Exporte zu erstellen und zu bearbeiten, oder wer sie nur einsehen darf. Wie Sie diese Einstellungen vornehmen können, erfahren Sie hier.
Mit dem Slider können Sie sich auch die Belege anzeigen lassen, die schon bezahlt wurden, sowohl von Ihnen als auch vom Lieferanten in Form von Gutschriften.
Rechts über der Tabelle können Sie die Tabelle zum einem nach Excel exportieren und über die Spaltenauswahl weitere Spalten hinzufügen und andere aus der Tabelle herausnehmen. Wie das funktioniert, erfahren Sie hier. In der Suchleiste können Sie differenzierter in der Tabelle suchen.
Buchen Sie einen offenen Posten aus. Wählen Sie dafür entweder eine Rechnung oder Gutschrift aus der Tabelle aus und klicken auf das Plus oder klicken Sie auf das Plus in der Tabelle, ein Fenster öffnet sich und Sie können oben links über die Dropdown-Liste die Belegnummer auswählen. Die anderen Felder füllen sich automatisch aus.
Neben der Belegnummer befindet sich der Name des Kunden, darunter der Gesamtbetrag, der der noch offen ist und wie viel vom Gesamtbetrag Skontofähig ist. Unter dem Punkt „Zahlung“ finden Sie den Bankbezug, den Sie über die Dropdown-Funktion des Feldes anpassen können, daneben das Fibu-Konto und das Gegenkonto. Unter diesen Feldern sind das Zahlungsdatum, sowie Zahlung und Skonto zu finden. Sind in beiden letzteren Feldern ein Hacken, dann wurde dieser Betrag schon beglichen. Unter dem Punkt „Bemerkung“ finden Sie die Belegnummer. Sie können dieses Feld selbst beschriften. Unter dem Punkt „Zahlungsbedingungen“ können Sie weitere Informationen einsehen, wie die Zahlungsbedingungen, das Zahlungsziel, also bis wann die Rechnung beglichen werden muss, in Tageszahlen, als auch als Datum. Darunter finden Sie, falls ausgefüllt die Skontotage mit Prozentangaben. Wurden bei dieser Rechnung Skonti angegeben, so ändert sich rechts der zu zahlende Betrag. Klicken Sie anschließend auf Speichern, das Fenster schließt sich und der Beleg verschwindet aus der Liste.
In der Tabelle selbst können Sie ablesen, um welchen „Beleg Typ“ es sich handelt, Rechnung oder Gutschrift, daneben haben Sie die Belegnummer, die Adresse und die Bemerkung, die wenn nicht anders beschrieben, die Belegnummer noch einmal wiedergibt. Der „Betrag“ zeigt den Gesamtbetrag des Belegs an und die Spalte Offen, den Betrag, der noch zu bezahlen ist. Ganz rechts befinden sich in jeder Zeile drei Ikonen.
Mit dem Stift-Ikon kommen Sie in die Belegübersicht. Oben sehen Sie die Belegnummer, Name des Kunden und Gesamt- sowie den Offenen Betrag. Unter dem Punkt „Zahlungsbedingungen“ sehen Sie, bis wann die Rechnung bezahlt werden soll und ob Skonti-Bedingungen eingetragen wurden. Darunter können Sie, durch setzen des Hakens in der Anklickbox eine Zahlsperre einstellen. Klicken Sie auf Abbrechen, wenn Sie keine Änderungen vornehmen möchten und auf Speichern, wenn Sie vorgenommene Änderungen übernehmen möchten.
Buchen Sie die Zahlung aus. Wie das Fenster aussieht und was Sie darin einstellen können, erfahren Sie hier.
Sie werden zum Beleg der Rechnung/Gutschrift weitergeleitet. Dabei öffnet sich ein neuer Tab in Ihrem Browser und Sie bekommen den jeweiligen Beleg in findes angezeigt.
Unter der Tabelle finden Sie die Summe der Belege insgesamt und die Summe der offenen Beträge.
Mit einem Doppelklick auf den offenen Betrag öffnen sich alle offenen Belege des Lieferanten. Die blauen Buttons oben sind zum Aktualisieren und zurücksetzen der Tabellendetails und mit dem großen Zurück Button kommen Sie wieder zurück zur Belegtabelle. Unter den blauen Buttons steht der Lieferantenname zu den offenen Posten. Die Tabelle ist gleich aufgebaut, wie die Übersichtstabelle, nur haben Sie links die Möglichkeit eine oder mehrere Belege durch die Anklickbox zu markieren, um diese ausbuchen zu können.
