Warenwirtschaft

Im Modul Warenwirtschaft finden Sie alle Prozesse, die sich mit der Erfassung, Verwaltung, Planung und Kontrolle von Waren, Lieferanten und Endkunden beschäftigen. Es ermöglicht Ihnen so eine automatische Erfassung, Verarbeitung und Überwachung von Warenbewegungen, wodurch die Effizienz in Ihrem Unternehmen gesteigert wird.

Dashboard

Auf dem Dashboard werden die Unternehmensumsätze, Roherträge sowie offene Posten des laufenden Jahres als Säulendiagramm dargestellt. Die X-Achse stellt die Monate in unterschiedlichen Farben dar und verschaffen Ihnen einen besseren Überblick. Die Y-Achse zeigt den Betrag an. Je nachdem wie hoch der höchste Betrag ist, werden die Schritte auf der Y-Achse angezeigt; also entweder in tausenden Schritten oder zehntausenden Schritten. Die Y-Achse kann auch Minus-Beträge anzeigen.

Dieses Säulendiagramm zeigt die monatlichen Gesamtsummen aller Schulden und Verpflichtungen Ihres Unternehmens gegenüber z.B. Lieferanten, Banken und Kunden, an. Diese Summen wurden schon beglichen.

Dieses Diagramm zeigt den monatlichen Gesamtwert aller Forderungen, die Ihr Unternehmen gegenüber Kunden, Lieferanten oder anderen Parteien fordert, an. Diese Summen wurden schon beglichen.

Dieses Säulendiagramm zeigt den, aus den anderen zwei Diagrammen, resultierten Umsatz Ihres Unternehmens, nach Abzug der direkten Kosten oder variablen Kosten, wie z.B. Materialkosten, Einkaufspreis von Handelswaren, an. Er wird auch als Rohgewinn bezeichnet.

Tabelle

Darunter befindet sich eine Tabelle mit den Forderungen und Verpflichtungen, die oben in den Diagrammen dargestellt werden, in der letzten Spalte werden die Summen der Monate zusammengerechnet.

Das Säulendiagramm mit den offenen Verbindlichkeiten zeigt die offenen Beträge an, die Ihr Unternehmen noch an Lieferanten, Banken etc. zu zahlen haben.

Dieses Diagramm zeigt die offenen Forderungen an, die z.B. Kunden oder Lieferanten noch an Ihr Unternehmen zu bezahlen haben.

Oben rechts können Sie das Jahr einstellen, aus denen Sie sich den Umsatz anschauen wollen. Wählen Sie das Jahr mit den Pfeilen im Feld aus.

Daneben können Sie zum einem die Berechtigung einstellen, wer diese Diagramme einsehen kann, und Sie können einstellen, welche Tabellen auf dem Dashboard zu sehen sein sollen.

Wählen Sie über die Anklickfelder aus, welche Säulendiagramme Sie auf Ihrem Dashboard angezeigt bekommen möchten oder die Tabelle. Klicken Sie anschließend unten rechts auf Speichern und Ihre Einstellungen werden gespeichert. Möchten Sie keine Änderungen vornehmen, klicken Sie oben rechts auf das X.

Stellen Sie ein, welche Abteilung oder Mitarbeitende welches Diagramm oder Tabelle einsehen können. Es öffnet sich ein Fenster mit einer Liste der Diagrammnamen. Klicken Sie den Button hinter dem Diagramm an, dessen Berechtigung Sie einstellen wollen. Es öffnet sich ein weiteres Fenster, in dem Sie einstellen können, wer die Diagramme in seinem Dashboard angezeigt bekommt (Lesen) und wer die Berechtigungen einstellen kann (Schreiben). Dabei können nicht einzelne Mitarbeitenden ausgewählt werden, sondern nur Gruppen, in denen Ihre Mitarbeitenden eingeteilt wurden. Klicken Sie die jeweiligen Auswahlkästchen an. Unten können Sie auch einstellen, ob allen die Lese- bzw. Schreib-Berechtigung zugerechnet wird oder nicht. Klicken Sie anschließend auf Speichern und die Änderungen werden übernommen. Wollen Sie keine Änderungen vornehmen, klicken Sie auf Abbrechen. Beachten Sie dabei, dass nicht jeder Nutzende diesen Button im Dashboard hat.

Ausgangsbelege

In dem Bereich Ausgangsbelege können Sie Belege für Ware und Leistungen an Kunden erstellen und verrechnen. Vom Angebot bis zur Rechnung haben Sie hier alles auf einen Blick. Hier können Sie auch Gutschriften, Verträge, Offene Posten und Mahnungen verwalten. Im Folgenden finden Sie die einzelnen Punkte erklärt und darunter ein Fallbeispiel, vom Erstellen eines Angebots, über das Erstellen des Lieferscheins und das Versenden der Rechnung.

Angebot

In „Angebote“ finden Sie alle in findes erstellten Angebote in einer Tabelle. Anhand der Schriftfarbe können Sie ablesen, ob diese schon an den nächsten Schritt übergeben wurden oder nicht. Alle Tabellen in den folgenden Abschnitten sind gleich aufgebaut, da sie immer mit den gleichen Positionen und Leistungen arbeiten.

Oben links finden Sie eine Reihe blau hinterlegter Buttons, die im Folgenden erklärt werden.

Aktualisieren Sie die Tabelle.

Erstellen Sie einen neuen Beleg. Es öffnen sich die Belegdetails. Die Belegnummer und -Datum sind schon ausgefüllt. Wählen Sie, über das Lupenfeld, die Adresse des Kunden aus. Welche Angaben Sie noch eintragen können und wie die Belegdetails aussehen, erfahren Sie hier.

Wählen Sie einen Beleg aus, den Sie kopieren möchten und klicken auf den Button. Es öffnet sich ein kleines Fenster, in dem Sie gefragt werden, ob Sie eine neue Version von dem Beleg erstellen möchten oder eine neue Belegnummer vergeben möchten.

Wählen Sie neue Version erstellen, dann öffnet sich der Beleg, alle Angaben sind gleich dem Original, nur das Datum ist das Aktuelle und die Beleg-Nummer hat am Ende eine Ziffer dazu bekommen, um die Kopie erkennen zu können. Erstellen Sie weitere Kopien dieses Belegs, steigt diese letzte Ziffer.

Wählen Sie neue Belegnummer erstellen, dann öffnet sich der Beleg, alle Angaben sind gleich, nur das Datum ist das Aktuelle und die Belegnummer ist eine Neue. Beleg-Nummern werden immer in steigender Reihenfolge vergeben. Wie Sie die Ziffernvergabe einstellen können, erfahren Sie hier.

Setzen Sie die Tabellenfelder und Filter auf Standardeinstellung zurück.

Drucken und Versenden Sie den Beleg an den Kunden. Klicken Sie auf den Button und links in der Tabelle erscheinen Auswahlkästchen. Klicken Sie die entsprechenden Kästchen an, von dessen Belegen Sie einen Druck haben möchten. Oben in der Tabelle können Sie auch alle Auswählen. Klicken Sie anschließend auf den Drucken Button. Im folgenden Fenster können Sie oben links Ihre Druckvorlage auswählen. Diese gilt dann für alle hier ausgewählten Belege. Wie Sie Druckvorlagen erstellen können, erfahren Sie hier.

In der Tabelle selbst können Sie noch einstellen, ob einfach nur eine Druckvorlage erstellt werden soll oder ob der Beleg auch direkt per E-Mail an den Kunden versendet werden soll. Klicken Sie dafür die Anklickkästchen in der Spalte: „E-Mail“ an. Ist in dieser Spalte keine oder eine falsche Adresse hinterlegt sein, klicken Sie in das Feld rein und tragen Sie die Mailadresse ein. Sollte bei einem Kunden mehrere Mailadressen hinterlegt sein, dann erscheinen diese bei Anklicken des Feldes. Möchten Sie einen Beleg doch nicht drucken wollen, klicken Sie rechts in der Tabelle auf das Mülltonnen-Ikon und er wird aus dieser Tabelle gelöscht.

Klicken Sie auf „Senden/Drucken“. Es öffnet sich ein Vorschaufenster mit dem Beleg. Oben rechts haben Sie die Möglichkeit, diesen Beleg in DMS abzulegen, eine PDF-Datei daraus zu erstellen oder diesen noch einmal als E-Mail zu versenden.

Wurde zu dem Beleg schon ein Dokument zugeordnet oder der Beleg als Dokument erstellt, dann erscheint dieser in der PDF-Vorschau in einem eigenen Fenster.

Rechts können Sie einstellen, wer die Berechtigung hat, Belege zu erstellen und zu bearbeiten, oder wer sie nur einsehen kann. Dabei können Sie nicht einzelnen Benutzenden die Berechtigung erteilen, sondern immer nur Gruppen, in die die Benutzenden eingeteilt sind. Sie können unten links auch allen Gruppen die Berechtigung für beides geben oder entziehen. Klicken Sie anschließend auf Speichern und Ihre Änderungen werden angewendet. Beachten Sie, dass nicht jedem Benutzende diese Funktion zur Verfügung steht.

Rechts über der Tabelle befinden sich zwei weitere Ikone:

Exportieren Sie die Tabelle nach Excel.

Mit der Spaltenauswahl können Sie neue Spalten in die Tabelle einfügen und nicht benötigte herausnehmen. Ziehen Sie die gesuchte Spalte aus der Liste an die gewünschte Stelle in der Tabelle oder ziehen Sie die Spalte aus der Tabelle in die Spaltenauswahlliste. Klicken Sie anschließend auf Abbrechen, um das Fenster wieder zu schließen.

In der Suchleiste daneben können Sie durch Begriffseingabe gezielt nach Belegen suchen.

In der Tabelle selbst sehen Sie links die Belegnummer. Je nach Einstellungen und Beleg-Art sind die ersten Stellen unterschiedlich (AN für Angebot, AU für Auftrag, RE für Rechnung usw.). Daneben steht das Erstelldatum des Belegs und Name und Adresse des Kunden befinden sich in den anderen Spalten. Am Ende der Tabelle befindet sich noch der Nettogesamtbetrag des jeweiligen Belegs, ganz unten finden Sie die Summe aller Belege in dieser Tabelle. Neben dem Nettogesamtbetrag befindet sich noch das Mülltonen-Ikon, womit Sie den Beleg löschen können. Es öffnet sich ein kleines Fenster, in dem Sie das Löschen des Belegs bestätigten, müssen. Wollen Sie den Beleg doch nicht löschen, klicken Sie auf Nein.

Wie in jeder Tabelle in findes, können Sie über die Trichtersymbole in jeder Spalte genauer filtern. Unter jeder Spaltenüberschrift befindet sich eine Suchspalte, in der Sie ebenfalls gezielt suchen können. Unten links in der Tabelle finden Sie die Funktion Filter erzeugen, welche Funktionen diese Anwendung hat, erfahren Sie hier.

Die einzelnen Belege sind in unterschiedlichen Schriftfarben dargestellt, die jeweils unterschiedliche Bedeutungen haben:

Ist der Beleg blau, dann wurde er noch nicht übergeben, d.h. ein Angebot wurde erstellt und dann den Kunden übergeben, dieser hat es aber noch nicht angenommen und somit wurde der Beleg noch nicht als Auftrag oder Lieferschein übergeben.

Sind nur Teile des Belegs übergeben worden, dann ist er grün. Wurden in einem Angebot zum Beispiel, mehrere Positionen aufgelistet, der Kunde möchte aber nicht alle, können Sie auch nur die gewünschten Positionen in einen Auftrag oder Lieferschein übergeben, ohne ein neues Angebot erstellen zu müssen. Die Positionen, die nicht genommen wurden, bleiben dann in der Angebots-Tabelle und sind grün beschriftet.

Der Beleg wurde komplett übergeben, d.h. bei einem Angebot wurden alle Positionen vom Kunden angenommen und der Beleg wurde als Auftrag oder Lieferschein übergeben.

Darunter finden Sie eine Tabelle mit allen Positionen, die zu Ihrem ausgewählten Beleg gehören. In der ersten Spalte können Sie ablesen in welcher Reihenfolge die Positionen nachher in der Druckvorlage angeordnet sind, dann welcher Type diese Position ist, die „Artikelnummer“ und daneben die „Artikel Bezeichnung“, wie viele dieser Artikel im Lager sind oder nicht. Ist der Punkt in der Spalte „Bestand“ grün, dann ist die Position noch auf Lager und davor können Sie ablesen, wie viele. Ist er rot, dann befinden sich keine mehr im Lager. Ist das Feld leer, dann handelt es sich um keinen Lagerartikel und die Spalte davor ist ebenfalls leer. Unter der Spalte „Einzelpreis“ sehen Sie den Preis des einzelnen Artikels, sind im Beleg mehrere von einer Ware, steht der zusammengerechnete Nettopreis rechts in der Tabelle. Ist die Schriftfarbe bei den Preisen rot, dann ist der angegebene Verkaufspreis niedriger oder gleich dem Einkaufspreis und es kann kein Gewinn erzielt werden. Nach dem Einzelpreis befinden sich noch die Spalten „Menge“ und „Mengeneinheit“, also wird die Position z.B. in Stückzahlen, Volumen oder Zeit angegeben. Und ganz rechts steht der Nettogesamtwert der Artikel.

Auch hier sind die Positionen farblich angegeben, ob sie nicht, teilweise oder komplett übergeben wurden.

Belegdetails

Mit einem Doppelklick auf den Beleg öffnen sich die Belegdetails. Oben links finden Sie eine Reihe blauer Buttons, die im Folgenden erklärt werden:

Aktualisieren Sie die Belegdetails.

Gehen Sie zurück zur Belegtabelle.

Erstellen Sie einen neuen Beleg. Wie dieser aufgebaut ist und Sie damit arbeiten können, erfahren Sie weiter unten in den Belegdetails.

Klicken Sie auf den Button, es öffnet sich ein kleines Fenster, in dem Sie gefragt werden, ob Sie eine neue Version von dem Beleg erstellen möchten oder eine neue Belegnummer vergeben möchten.

Wählen Sie neue Version erstellen, öffnet sich der Beleg, alle Angaben sind gleich dem Original, nur das Datum ist das Aktuelle und die Beleg-Nummer hat am Ende eine Ziffer dazu bekommen, um die Kopie erkennen zu können. Erstellen Sie weitere Kopien dieses Belegs, steigert sich diese letzte Ziffer.

Wählen Sie neue Belegnummer erstellen, dann öffnet sich der Beleg, alle Angaben sind gleich, nur das Datum ist das Aktuelle und die Belegnummer ist eine Neue. Beleg-Nummern werden immer in steigender Reihenfolge vergeben. Wie Sie die Ziffernvergabe einstellen können, erfahren Sie hier.

Setzen Sie die Tabellenfelder und Filter auf Standardeinstellung zurück.

Erstellen Sie eine PDF-Datei zum Abspeichern, versenden per Mail oder ausdrucken. Es öffnet sich ein kleines Fenster, in dem Sie, durch das Anklicken der Dropdown-Liste auswählen können, mit welcher Vorlage der Beleg erstellt werden sollte. Mit Anklicken der Checkbox wird der Beleg in DMS abgelegt. Klicken Sie anschließend auf OK.

In einem neuen Tab öffnet sich der Beleg in PDF. Oben rechts können Sie den Beleg ausdrucken, eine PDF erstellen, die auf Ihrem PC gespeichert wird und per Mail versenden.

Möchten Sie den Beleg als E-Mail versenden, öffnet sich ein findes internes Mail Fenster. Oben im „Von“-Feld steht die E-Mail-Adresse des Benutzenden. In das „An“-Feld können Sie entweder die Mail Adresse des Empfängers händisch eingeben oder über die Dropdown Funktion die hinterlegte Mailadresse auswählen. Das Gleiche können Sie auch mit dem CC machen. Im „Betreff“ steht die Belegnummer. Im Textfeld können Sie Ihre Nachricht hinterlassen oder einen Mustertext auswählen. Wählen Sie durch Anklicken der Checkboxen aus, ob der Beleg und die Mail in DMS abgelegt wird. Darunter können Sie Dateien, die in dem Beleg hinterlegt wurden an die Mail anhängen. Ist ein Datensatz, den Sie anhängen möchten, nicht in findes hinterlegt, dann können Sie die Datei einfach unten links in das Fenster ziehen oder über den Button „Datei auswählen“ einfügen. Dabei öffnet sich der Datei Explorer Ihres PCs. Suchen Sie den gewünschten Datensatz aus und klicken unten rechts auf „Öffnen„. Möchten Sie die Mail versenden, klicken Sie unten rechts auf Senden. Sie selbst bekommen auch die Mail zugesendet.

Haben Sie vorher nicht ausgewählt, den Beleg in DMS abzulegen, können Sie dies hier nachholen. Klicken Sie einfach auf den Button und der Beleg wird automatisch in DMS abgelegt.

Übergeben Sie den Beleg an die nächste Stelle. Es öffnet sich ein Fenster mit den Positionen des Belegs. Sie können auswählen an welche Stelle der Beleg übergeben werden soll. Automatisch ist der nächste Schritt in der Reihenfolge ausgewählt, durch Anklicken der Dropdown-Liste können Sie einen der anderen Punkte wählen.

In der Tabelle sehen Sie alle Positionen, die zu diesem Beleg hinzugefügt wurden. Mit den Anklickkästchen in der ersten Tabellenspalte können Sie Positionen abwählen, falls diese doch nicht übernommen werden sollen, z.B. stehen im Angebot zwei Autoreifen, der Kunde möchte aber nur Einen kaufen, dann können Sie diesen abwählen, ohne ein neues Angebot erstellen zu müssen. In der Tabelle finden Sie alle weiteren Informationen, die Sie auch in der Übersicht haben; „Position“, „Position Type“, „Artikelnummer“ und „Bezeichnung“, dann den „Einzelpreis“ und „Netto“-preis. Sind diese rot, dann ist der angegebene Verkaufspreis niedriger oder gleich dem Einkaufspreis und es kann kein Gewinn erzielt werden. Sie können ebenfalls ablesen, ob es sich bei den Positionen um Lagerartikel handeln und ob diese auf Lager sind. Ist der Punkt grün, ist dieser Artikel auf Lager, ist er rot, ist er nicht auf Lager und muss nachbestellt werden, ist gar kein Punkt in der Spalte handelt es sich nicht um einen Lagerartikel. Daneben stehen noch die „Mengen“-Angaben der jeweiligen Positionen und deren Einheit, also Stückzahl, Meterware, oder Volumen, als Beispiele.

Unten rechts können Sie die Nettosumme aller Positionen ablesen. Unter der Tabelle können Sie, durch Anklicken der Checkboxen auswählen, ob Kopf- und/oder Fußtext mit in den folgenden Beleg übernommen werden sollen. Haben Sie alles ausgewählt, klicken Sie oben links auf „Beleg Übergeben“.

Möchten Sie einen Zeitstempel aus dem Modul Arbeitszeiten übernehmen, können Sie das über den Button „Beleg übernehmen“. In der nun erscheinenden Tabelle finden Sie alle Zeitstempel, die dem Beleg zugeordneten Adresse sind. Sie können die ID-Nummer, das Kürzel des Stempel-Nutzers, die Berichtart und Start- und Stoppzeiten des Stempels. Wurde eine Beschreibung hinterlegt, findet man diese auch in der Tabelle. Oben rechts können Sie über das Ikon „Spaltenauswahl“ weitere Spalten in die Tabelle hinzufügen und rausziehen. Es öffnet sich ein kleines Fenster mit weiteren Tabellenspalten. Ziehen Sie die gewünschte Spalte in die Tabelle. Soll eine Spalte aus der Tabelle entfernt werden, klicken Sie diese an und ziehen Sie sie in das Fenster Spaltenauswahl. Klicken Sie anschließend unten links im Fenster auf Abbrechen und das Fenster schließt sich wieder.

Ganz links in der Tabelle können Sie durch Anklicken der Checkboxen den Zeitstempel auswählen, der in den Beleg übernommen werden soll. Sie können auch mehrere Stempel benutzen. Klicken Sie anschließend auf Beleg übernehmen. Sie kommen wieder zurück zur Detailübersicht des Belegs und unter Positionen ist Ihr ausgewählter Zeitstempel zu finden.

Sehen Sie hierüber mit welchen Modulen der Beleg verknüpft ist. Wurde der Beleg zu keinem Modul abgelegt, z.B. Aufgaben, findes E-Mail usw. ist die Linktabelle leer.

Oben befinden sich drei Buttons:

Kehren Sie zurück zur Detailübersicht.

Fügen Sie neue Links zu diesem Beleg hinzu. Es öffnet sich ein neues Fenster. Wählen Sie das Modul aus, mit dem Sie den Beleg verlinken möchten. In einem neuen Fenster wählen Sie die Adresse aus. Wählen Sie anschließend den Datensatz aus. Dabei können Sie einen oder mehrere durch Anklicken der Checkboxen auswählen. Klicken Sie danach unten links auf OK. Nun erscheint in der Linktabelle die Verlinkung zu diesem Beleg.

Mit dem Drop Zone-Button können Sie Datensätze (Dokumente, Bilder etc.) von Ihrem PC in den Beleg in findes hochladen. Klicken Sie auf den Button, wählen Sie im neuen Fenster Ihren Datensatz aus und klicken Sie auf Öffnen. Sie können auch Ihren Datensatz einfach auf den Drop Zone Button ziehen und es damit in findes hochladen. Der Datensatz wird hochgeladen und Sie werden zur Inbox des Moduls Dokumente weitergeleitet. Rechts haben Sie ein Vorschaubild und links geben Sie den Matchcode an und fügen noch die Belegnummer und Beschreibung hinzu. Welche Einstellungen Sie noch hier hervor nehmen können, erfahren Sie hier. Klicken Sie anschließend auf Speichern und Ihr Datensatz ist abgespeichert.

Links in der Tabelle können Sie zwischen den unterschiedlichen Modulen auswählen. Rechts finden Sie alle Datensätze zu der ausgewählten Kategorie. Auf beiden Seiten können Sie in der Suchleiste nach verlinkten Datensätze suchen. Ganz rechts können Sie die Tabellenansicht wechseln. Wie die einzelnen Kategorien in der Linktabelle aussehen und was Sie darin ablesen können, erfahren Sie hier.

Öffnen Sie das zuletzt hinterlegte Dokument. Es öffnet sich ein kleines PDF-Vorschaufenster. Oben links sehen Sie die ID-Nummer des Datensatzes, rechts können Sie das Fenster und somit auch das Dokument festsetzen, um es z.B. mit anderen Belegen vergleichen zu können. Öffnen Sie einen neuen Datensatz/Beleg und dieser wird in einem separaten PDF-Fenster angezeigt.

Laden Sie aus dem DMS einen vorhandenen Datensatz hoch. Es öffnet sich ein Fenster mit allen in Ihrem findes befindlichen Adressen. Wählen Sie die Gesuchte aus und in einem neuen Fenster erscheinen alle, der Adresse zugeordneten, Datensätze. Wählen Sie den gewünschten Datensatz mit einem Doppelklick oder mit einem Linksklick und einem Klick auf OK aus. Das Fenster schließt sich und der Datensatz ist jetzt mit Ihrem Beleg verknüpft. Gehen Sie jetzt auf Dokument öffnen, erscheint dieses in der PDF-Ansicht.

Belegangaben:

Die Belegangaben sind in allen Punkten der Ausgangs- und Eingangsbelege gleich aufgebaut. Lediglich die „Belegnummern“ unterscheiden sich, an den Anfangsbuchstaben (AN für Angebot, AU für Auftrag usw.). Sie können die Darstellung der Belegnummern selbst einstellen, und so auch dem Jahr entsprechend anpassen (z.B. AN-2024-002 oder AN-2025-002). Wie das funktioniert, erfahren Sie hier. Die Belegnummer lässt sich durch den Kopier-Button kopieren und an anderer Stelle wieder einfügen.

Das „Beleg Datum“ zeigt an, wann der Beleg erstellt wurde, kann aber nachträglich noch angepasst werden. Entweder durch händische Eingabe, indem Sie in das Feld klicken, oder über das Kalender-Ikon rechts in dem Feld.

Adresse:

Unter dem Punkt „Adresse“, finden Sie die Adressangaben von dem Beleg zugeordneten Kunden. Die Person-ID ist nicht veränderbar, da sie an die Adresse gebunden ist. Über das Lupenfeld können Sie die Adresse ändern. Es öffnet sich ein neues Fenster mit allen, in findes befindlichen Adressen und Ansprechpersonen. Wählen Sie die gewünschte mit einem Doppelklick aus, das Fenster schließt sich wieder und die Angaben werden in den Belegdetails angepasst.

Neben der Person-ID steht die Kundennummer. Darunter befinden sich die Adressangaben; Name, Straße, PLZ etc. Haben Sie eine Ansprechperson ausgewählt oder ist die Adresse mit einer Person verknüpft, steht dessen Name ebenfalls in den Feldern. Alle Feldinhalte lassen sich kopieren und an anderer Stelle einfügen.

Daten:

Wurde der Beleg mit einem Ticket verknüpft, finden Sie rechts unter dem Punkt „Daten“ in der letzten Zeile das Feld Ticket-ID, die ID-Nummer der Aufgabe.

Gibt es zu diesem Beleg einen Beleg eines externen Unternehmens, weil z.B. eine Position noch bestellt werden musste oder Sie ein Zwischenlieferant sind, dann können Sie die Belegnummer des externen Lieferanten in das Feld „Fremd Beleg Nummer“ eintragen, genauso wie das Datum des Fremdbelegs. In dem Feld „Kostenstelle“ können Sie die Kosten bzw. den Beleg einem bestimmten Bereich zuordnen, z.B. Material, Fertigung, Vertrieb, Verwaltung.

Die folgenden „Frei Felder“ bieten Ihnen die Möglichkeit zusätzliche Informationen einzufügen. Im Feld „Freier Text“ können Sie noch ergänzende Beschreibungen oder Informationen zu dem Fremdbeleg eintragen, genauso wie in dem Feld „Freie Zahl„. Ein zusätzliches Datum können Sie in das Feld „Freies Datum“ eintragen, z.B. wann die Position vom Fremdbeleg in Ihrem Unternehmen eingegangen ist. Klicken Sie den Auswahlkasten „Freies Kennzeichen“ an, damit die Angaben in dem nächsten Beleg mit übernommen werden. Diese Angaben werden im Kundenbeleg nicht angezeigt und dienen nur Ihrer Verwaltung.

Kopftext:

Darunter befindet sich der Kopftext für den Beleg. Dieser befindet sich im Kopfbereich des Dokumentes und enthält wichtige Informationen für den Empfänger des Belegs, z.B. spezielle Anweisungen, Vertragsbedingungen oder anderer relevante Details.

Sie können das Textfeld selbst beschreiben oder über das Textbaustein-Ikon, aus Musterbeispielen auswählen. Dabei öffnet sich ein Fenster mit allen Musterbeispielen sowohl für den Kopftext als auch den Fußtext, der weiter unten erklärt wird. Wählen Sie den gesuchten Kopftext mit einem Doppelklick aus, das Fenster schließt sich wieder und der Text erscheint im Textfeld.

Sie können vorhandene Mustertexte auch bearbeiten und löschen. Klicken Sie zum Bearbeiten auf das Stift-Ikon bei dem jeweiligen Mustertext. Es öffnet sich ein weiteres Fenster. Hier können Sie die Bezeichnung und den Langtext bearbeiten. Haben Sie alle Änderungen vorgenommen, dann klicken Sie unten rechts auf Speichern. Möchten Sie die Änderungen verwerfen, klicken Sie auf Abbrechen.

Wollen Sie den Mustertext löschen, klicken Sie auf das Mülltonnen-Ikon. Es öffnet sich ein kleines Fenster, in dem Sie bestätigen müssen, ob Sie diesen Mustertext wirklich löschen wollen.

Erstellen Sie einen neuen Mustertext. Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie oben die Beschreibung des Mustertexts eintragen, um ihn nachher in der Liste wiederzufinden. In den Langtext darunter kommt dann der eigentliche Text. In dieser Maske können Sie den Text nur schreiben, erst in der Detailansicht können Sie ihn auch typografisch gestalten. Haben Sie alles eingetragen, klicken Sie unten rechts auf Speichern und Ihr neuer Mustertext erscheint in der Liste.

Haben Sie das Textfeld beschrieben, können Sie die Typografie des Textes noch einstellen. Sie können die Schriftgröße und Schriftart ändern, Textstellen hervorheben, indem Sie fett, unterstrichen oder kursiv darstellen oder entweder die Schrift- oder die Hintergrundfarbe einstellen. Sie können auch Textstellen durchstreichen. Gleichzeitig können Sie die Textausrichtung einstellen; links-/rechts- oder mittig zentriert oder als Blocksatz. Möchten Sie eine Auflistung einfügen, setzen Sie vor jeden Listenpunkt einen Strich und drücken dann die Leertaste; es erscheint ein Aufzählungszeichen in Form eines Punktes. Alle Eintragungen und Änderungen werden automatisch gespeichert.

Positionen:

In der Tabelle „Positionen“ finden Sie alle Artikel, Waren und Zeitstempel, die zu diesem Beleg hinzugefügt wurden. In dieser Tabelle können Sie Positionen einfügen, bearbeiten und löschen. Arbeitszeitstempel und Tickets können hierüber nicht eingefügt werden, sondern nur über die Linkliste oder in den jeweiligen Modulen über den Button „neuen Warenwirtschaftsbeleg erstellen“. Anhand der Schriftfarbe erkennen Sie, ob ein Fehler vorliegt, die Position schon komplett, nur teilweise oder noch gar nicht übergeben wurden.

Fügen Sie eine neue Position hinzu. Es öffnet sich ein Fenster in der Sie alles eintragen können. Oben links können Sie die „Position-Type“ einstellen. Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil und wählen Sie den Typ aus.

Darunter ist das Feld „Position Text“ mit der nächsten folgenden Zahl. Ist es der erste Artikel des Belegs, dann steht dort die 1, alle weiteren Positionen bekommen die darauffolgende Nummerierung. Sie können eine andere Zahl eintragen, diese wird aber nicht übernommen.

In dem Feld „Artikelnummer“ können Sie diese entweder händisch eintragen, wenn Sie diese auswendig kennen oder über das Lupenfeld aus Ihrer Artikelliste heraussuchen. Klicken Sie auf das Lupenfeld, es öffnet sich ein neues Fenster mit allen in findes befindlichen Artikeln. Wählen Sie den gesuchten Artikel mit einem Doppelklick aus, das Fenster schließt sich wieder und die oberen Felder werden mit allen Artikelangaben ausgefüllt; die „Artikelnummer“ ist eingetragen und ein grüner Haken neben dem Lupenfeld zeigt an, dass die Artikelnummer in findes vorhanden ist, dass ist vor allem wichtig, wenn Sie die Artikelnummer händisch eintragen.

Wurde die Herstellernummer eingetragen, steht diese im Feld neben der findes internen Artikelnummer. Darunter befinden sich die „Artikelbezeichnung“ und den „Artikel-Zusatz“, falls ausgefüllt, genauso wie eine genauere Beschreibung des Artikels in dem Feld „Artikel Langtext“. Über den Lupenbutton, rechts neben dem Feld, können Sie auch vorgefertigte Mustertexte einfügen. Wie das funktioniert, erfahren Sie hier.

Darunter befindet sich der „Einzelpreis“ des Artikels, daneben die „Mengenangabe“, die Sie mit den Up- und down-Pfeilen anpassen können und die „Mengeneinheit“, die automatisch vor eingestellt ist, können diese aber über die Dropdown-Liste umstellen. Im letzten Feld in dieser Reihe ist der „Nettopreis“ aller Mengen eingetragen. Darunter befindet sich ein Freifeld in der Sie noch interne Bemerkungen einfügen können, die nachher im Beleg nicht angezeigt werden.

Möchten Sie eine Änderung an dem Artikel vornehmen, der nicht nur für diese Position gilt, sondern dauerhaft geändert werden soll, dann klicken Sie oben rechts auf den Artikel-Button. Es öffnet sich ein neuer Tab in Ihrem Browser und Sie werden direkt im Modul Warenwirtschaft in die Kategorie „Artikel“ weitergeleitet. In dem neuen Tab öffnet sich ein Fenster mit den Artikelangaben. Welche Angaben Sie hier bearbeiten können und welche Einstellungen noch vorgenommen werden können, erfahren Sie hier. Haben Sie alle Änderungen vorgenommen, dann klicken Sie unten rechts auf Speichern und die Änderungen werden übernommen. Möchten Sie die Änderungen verwerfen, klicken auf Abbrechen. Wechseln Sie anschließend wieder in den anderen Tab und klicken auf den Lupen-Button im Feld „Artikelnummer“ und wählen Ihren Artikel noch einmal aus, um die Änderungen in diese Position zu übernehmen.

Unter dem Punkt „Rabatt“, können Sie den Rabatt für diesen Artikel einstellen. Unter dem Feld „Rabatt Vorlage“ können Sie aus vorgefertigten Vorlagen einen Rabatt auswählen oder die Prozente direkt in dem Feld „Rabattprozente“ eintragen. Der Nettopreis reduziert sich automatisch nach Eingabe.

Mit den darunterliegenden Checkboxen können Sie entscheiden, ob der Artikel Skonto- und/oder Rabattfähig ist. Beachten Sie hierbei, dass nicht alle Positionen Skonto- oder Rabattfähig sind.

Unter dem Punkt „Finanzbuchhaltung“ finden Sie zum einem den „Steuercode“ für den Artikel. Wurde er bei der Artikelerstellung schon eingefügt, ist er in dem Feld schon vorgegeben, kann aber über die Dropdown-Funktion verändert werden.

Der SKR03 Steuerrahmen ist in findes eingebunden und so können Sie im Feld daneben das „FIBU-Konto“ auswählen. Wie beim Steuercode ist dieses meist auch schon mit der 8400 für Verkauf vorausgefüllt. Über den Lupenbutton im Feld können Sie andere Konten auswählen. Es öffnet sich ein Fenster mit allen in findes eingebundenen FIBU-Konten. Über die Suchleisten in den jeweiligen Spalten können Sie nach dem richtigen Konto suchen und mit einem Doppelklick einfügen oder tragen Sie die Nummer händisch in das Feld ein.

Im letzten Feld können Sie noch die „Kostenstelle“ für den Artikel angeben. Entweder ist diese schon vorgegeben oder Sie wählen ihn über das Dropdown-Menü aus. Es muss aber keine Kostenstelle ausgewählt werden.

Unter dem Punkt „Einkaufspreise“ finden Sie den Wert des letzten Einkaufspreises und daneben jeweils den kleinsten, mittleren und größten Einkaufspreis, um diese miteinander vergleichen und ggf. den Einzelpreis oben anzupassen. Wurde der Artikel bisher nur einmal eingekauft oder hat sich der Preis noch nie verändert, steht in allen vier Felder der gleiche Betrag. Diese Felder lassen sich in diesem Fenster nicht bearbeiten, sondern nur unter dem Punkt Artikel.

Unter dem Punkt „Sonstiges“ finden Sie, wenn ausgefüllt, eine URL, die zu dem Artikelbild des Lieferanten führt. Dieses Fenster ist meist ausgefüllt, wenn Sie findes mit externen Artikeldatenbanken wie z.B. EGIS verknüpft haben. Wie das funktioniert, erfahren Sie hier.

Haben Sie alles eingetragen, klicken Sie unten rechts auf Speichern und die neue Position erscheint in der Tabelle.

Neben dem Neu-Button können Sie die Tabelle nach Excel exportieren und neue Spalten in die Tabelle einfügen und andere herausnehmen. Wie das funktioniert, erfahren Sie hier.

In der Tabelle selbst bekommen Sie in der ersten Spalte „Position Text“ angezeigt, an welcher Stelle im Beleg die Position aufgelistet wird. Mit den Drag Handle (Verschiebereglern) links in der Tabelle, können Sie die Positionen verschieben, dabei verändern sich die Nummerierungen automatisch.

Daneben können Sie den „Position Type“ und die „Artikelnummer“ ablesen. Die „Artikel Bezeichnung“ steht nicht immer bei allen Positionen drin, genauso wie der „Lager Bestand“. Steht nichts in der Spalte „Lager Bestand“, dann steht in der Spalte „Bestand Icon“ auch nichts, da es sich bei der Position um keinen Lagerbestand handelt. Steht dort eine grüne Zahl, dann ist das Bestandsicon ebenfalls grün und die Position befindet sich im Lager, ist aber der Bestand auf null, ist die Ziffer rot und auch das Icon ist rot und weist darauf hin, dass der Artikel erst nachbestellt werden muss, bevor er im Beleg übergeben werden kann.

In den darauffolgenden Spalten können Sie den „Einzelpreis“ des jeweiligen Artikels ablesen. Sollte dieser rot sein, dann er ist niedriger oder gleich dem Einkaufspreis und somit nicht gewinnbringend. Der „Nettopreis“ befindet sich hinten in der Liste und gibt den Preis aller Artikel einer Position an. Die „Menge“ und „Mengeneinheit“ finden Sie zwischen den Spalten Einzelpreis und Netto.

Ganz hinten in der Tabelle können Sie die einzelnen Positionen bearbeiten, löschen und/oder kopieren. Jede Position kann mit einem Klick auf das Stift Ikon oder einem Doppelklick auf diese bearbeitet werden. Es öffnet sich ein Fenster mit allen Angaben, wie beim Erstellen einer neuen Position. Haben Sie alle Änderungen vorgenommen, klicken Sie unten rechts auf Speichern. Möchten Sie die Änderungen wieder verwerfen, dann klicken Sie auf Abbrechen.

Mit dem Kopier-Ikon kopieren Sie die ausgewählte Position direkt in die Tabelle. Dagegen können Sie nicht jeder Position löschen, sondern nur die, die noch nicht übergeben wurden.

Unten links in der Tabelle können Sie ablesen wie viele Positionen zu diesem Beleg gehören und rechts die Gesamtsumme aller Positionen.

Die einzelnen Positionen sind in unterschiedlichen Schriftfarben dargestellt, die jeweils unterschiedliche Bedeutungen haben:

Ist die Position blau wurde sie noch nicht übergeben, d.h. das Angebot, in dem sich die Position befindet wurde erstellt und den Kunden übergeben, dieser hat es aber noch nicht angenommen und somit wurde diese Position noch nicht in den Auftrag oder Lieferschein übergeben.

Hierbei wurde der Beleg schon zu Teilen übergeben, bzw. wurde bei der Position nicht die gesamte Menge, sondern nur ein Teil in den nächsten Beleg übernommen, dann ist die Position in grüner Schriftfarbe gekennzeichnet.

Ist die Position schwarz, dann wurde diese bei der Belegübergabe in Auftrag oder Lieferschein komplett übergeben.

Rot zeigt an, dass es einen Fehler in der Position gibt, sei es, weil der Artikel nicht auf Lager ist, oder der Einzelpreis unter oder gleich dem Einkaufspreis ist und somit keinen Gewinn erzielt.

Fußtext:

Unter der Positionstabelle befindet sich der Punkt „Fußtext“. Dieser befindet sich im Dokument auch unter den Positionen und zeigt weitere Zusatzinformationen zu den aufgelisteten Positionen an. Es dient der individuellen Anpassung und Bereitstellung von detaillierteren Informationen zu den einzelnen Positionen und soll gleichzeitig Missverständnissen vermeiden. Beispiele hierfür könnten Lieferhinweise, Erläuterungen zu Rabatten oder Sonderwünschen, Informationen zu Herkunft oder Material oder Hinweise zu zusätzlichen Leistungen sein.

Sie können das Textfeld selbst beschreiben oder über das Textbaustein-Ikon, aus Musterbeispielen auswählen. Dabei öffnet sich ein Fenster mit allen Musterbeispielen sowohl für den Fußtext als auch den Kopftext, der weiter unten erklärt wird. Wählen Sie den gesuchten Fußtext mit einem Doppelklick aus, dass Fenster schließt sich wieder und der Text erscheint im Textfeld.

Sie können vorhandene Mustertexte auch bearbeiten und löschen. Klicken Sie zum Bearbeiten auf das Stift-Ikon bei dem jeweiligen Mustertext. Es öffnet sich ein weiteres Fenster. Hier können Sie die Bezeichnung und den Langtext bearbeiten. Haben Sie alle Änderungen vorgenommen, dann klicken Sie unten rechts auf . Möchten Sie die Änderungen verwerfen, klicken Sie auf Abbrechen.

Erstellen Sie einen neuen Mustertext. Wie das Funktioniert, erfahren Sie hier.

Weitere Optionen:

Unter dem Punkt „Weitere Optionen“ können Sie über eine Dropdown-Liste voreingestellte Zahlungsbedingungen auswählen. Wie Sie diese erstellen und bearbeiten können, erfahren Sie hier. Daneben können Sie das Fälligkeitsdatum für die Rechnung eintragen, entweder händisch eintippen oder über das Kalender-Ikon auswählen.

Darunter können Sie zwei Skontotage mit Prozenten einstellen. Unter dem Punkt „Skontotag 1-2“ können Sie die Frist auswählen, bis zu wie vielen Tagen nach Erstellung der Rechnung ein Skonto gewährt wird, daneben steht das dazugehörige Datum. Das Datum stellt sich automatisch ein, wenn Sie das Feld „Skontotage“ beschrieben haben. Daneben tragen Sie die Prozente ein, die gewährt werden sollen, der Wert erscheint dann im Feld „Skonto 1-2“.

Beispiel: Die Rechnung wurde am 17.06.2025 erstellt und rausgeschickt und ist nach Standard-Zahlungsbedingungen am 25.06.2025 fällig. Sie wollen zwei Skontotage eintragen, einmal, wenn die Rechnung nach zwei Tagen bezahlt wurde, mit einem Prozentsatz von 6% und einmal, wenn die Rechnung nach fünf Tagen bezahlt wurde, mit einem Prozentsatz von 3%. Dann tragen Sie in das erste Feld „Skontotage 1“ die Zahl zwei ein, dass Datum daneben stellt sich automatisch um, und in das Feld „Skontoprozent 1“ tragen Sie sechs ein, der Skontobetrag wird im nachfolgenden Feld automatisch ausgerechnet. Das Gleiche machen Sie mit der darunterliegenden Reihe, in „Skontotage 2“ tragen Sie fünf ein und in das Feld „Skontoprozent 2“ die Zahl drei.

Darunter können Sie noch über die Dropdown-Funktion die Lieferbedingungen einstellen. Wie Sie diese erstellen und bearbeiten können, erfahren Sie hier.

In dem Feld „Dokument“ finden Sie, falls schon erstellt, den Beleg als PDF. Im Feld steht die Datensatznummer und mit einem Klick auf das Dokument-Ikon, öffnet sich das Dokument in einem kleinen Tab.

Auftrag

Unter dem Punkt „Auftrag“ finden Sie alle in findes erstellten Aufträge in einer Tabelle. Anhand der Schriftfarbe können Sie ablesen, ob diese schon in den nächsten Schritt (Lieferschein oder Rechnung) übergeben wurde oder nicht.

Wie oben unter dem Punkt Angebot schon beschrieben, sind die Tabellen und Funktionen in den Unterpunkten der Kategorie „Ausgangsbelege“ gleich aufgebaut, da mit den gleichen Positionen und Leistungen gearbeitet wird.

Oben links finden Sie eine Reihe blauer Buttons:

Aktualisieren Sie die Tabelle.

Wählen Sie einen Beleg aus, den Sie kopieren möchten und klicken auf den Button. Es öffnet sich ein kleines Fenster, in dem Sie gefragt werden, ob Sie eine neue Version von dem Beleg erstellen möchten oder eine neue Belegnummer vergeben möchten.

Wählen Sie neue Version erstellen, öffnet sich der Beleg, alle Angaben sind gleich dem Original, nur das Datum ist das Aktuelle und die Beleg-Nummer hat am Ende eine Ziffer dazu bekommen, um die Kopie vom Original unterscheiden zu können. Erstellen Sie weitere Kopien dieses Belegs, steigt diese letzte Ziffer.

Wählen Sie neue Belegnummer erstellen, dann öffnet sich der Beleg, alle Angaben sind gleich, nur das Datum ist das Aktuelle und die Belegnummer ist eine Neue. Belegnummern werden immer in steigender Reihenfolge vergeben. Wie Sie die Ziffernvergabe einstellen können, erfahren Sie hier.

Setzen Sie die Tabellenfelder und Filter auf Standardeinstellungen zurück.

Drucken und Versenden Sie den Beleg an den Kunden. Wie das Funktioniert, erfahren Sie hier.

Der Beleg erscheint in einem eigenen Fenster als PDF-Vorschau.

Rechts können Sie einstellen, wer die Berechtigung hat, Belege zu erstellen und zu bearbeiten, oder wer sie nur einsehen darf. Wie Sie diese Einstellungen vornehmen können, erfahren Sie hier.

Das Tabellendesign ist wie bei allen anderen Tabellen gleich. Vor allem die Tabellen in der Kategorie „Ausgangsbelege“ sind vom Design und Inhalt identisch, nur die Belegnummern haben andere Anfangslettern, daher finden Sie alle Informationen über Darstellungen und Funktionen der Übersichtstabelle hier.

Unter der Belegtabelle finden Sie die Tabelle mit allen Positionen, die zu Ihrem ausgewählten Beleg gehören. Wie diese Tabelle aussieht und welche Informationen Sie davon ablesen können, erfahren Sie hier.