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Adresse: Checkliste Vorlagen
Checkliste
Die Checkliste ist ein neues Modul, das sowohl in der Tabbar von Adressen als auch als eigenes Modul in findes zu finden ist. Mit den Checklisten können Sie Ihren Aufgabenfluss vereinfacht strukturieren, verwalten und abschließen. In allen Firmenbereichen und Abteilungen anwendbar, auch als private To-Do-Liste, da sich diese Checkliste individuell gestalten und anpassen lassen. Zusätzlich können Sie auch Bilder und Dokumente hinter jeden Checkpunkt legen. Arbeiten Sie mit der findes-App, können Sie ein Foto von Ihrem Aufgabenabschnitt machen und über die App hochladen.
Wählen Sie eine Adresse aus, zu der Sie eine Checkliste ausfüllen wollen. Klicken Sie oben in der Tabbar von findes „Checkliste“ an. Haben Sie zu dieser Adresse schon Checklisten begonnen oder abgeschlossen erscheinen diese in der Tabelle links. Klicken Sie eine an und Sie bekommen auf der rechten Seite alle Informationen zu dieser Checkliste, inkl. angehangenen Datensätzen, wie Bilder oder Dokumente.
Checklistentabelle
Die Adressbezogene Checklistentabelle ist, wie alle anderen in findes befindlichen Tabellen, gleich aufgebaut. Über die Trichtersymbole können Sie filtern und in den Lupenfeldern der einzelnen Spalten stichpunktartig suchen oder über das Kalender-Ikon nach z.B. Erstelldatum filtern. Ziehen Sie eine Spalte in das Textfeld zwischen Tabelle und den blauen Buttons, um nach dieser gruppieren zu können.
Exportieren Sie die Tabelle in eine Excel Datei.
Ziehen Sie neue Spalten in die Tabelle oder ziehen Sie Spalten, die Sie nicht benötigen zurück in das Fenster „Spaltenauswahl“ und drücken auf „Abbrechen“, um das Fenster wieder zu schließen. Möchten Sie mehr über die Funktionen der Tabellen erfahren, klicken Sie hier.
Unter der Tabelle befindet sich des Weiteren der Punkt „Filter erzeugen“, wofür und wie Sie diese Funktion nutzen können, erfahren Sie hier.
Oben links befindet sich eine Reihe blau hinterlegter Buttons, die im Folgenden erklärt werden:
Ihre Checklistentabelle wird aktualisiert.
Sie können aus den vorgefertigten Checklisten Ihre benötigte Liste auswählen. Dabei öffnet sich ein kleines Fenster, klicken Sie über die Dropdown-Liste die gewünschte Liste an. Manche Checklisten tauchen bei allen Adressen auf, andere nur bei einer bestimmten Adresse, je nachdem ob Sie beim Vorlagen erstellen eingestellt haben, ob die Liste global oder nur spezifisch sein soll. Wie Sie das einstellen können, erfahren Sie weiter unten. Haben Sie die gewünschte Liste ausgewählt, klicken Sie auf OK.
Auf der rechten Seite erscheint Ihre Checkliste. Mit dem Aktualisierungsbutton erscheint die neue Liste auch links in der Tabelle.
Setzen Sie Ihre Tabelleneinstellungen auf die Standardansicht zurück.
Vorlagen erstellen
Um eine Checkliste zu verwenden, muss erst eine entsprechende Vorlage erstellt werden. Klicken Sie auf den Button, es öffnet sich ein neues Fenster, mit einer Tabelle schon erstellter Vorlagen.
Wie alle anderen Tabellen in findes, können Sie auch hier über das Trichtersymbol filtern und in den Lupenfeldern der einzelnen Spalten stichpunktartig suchen oder über das Kalender-Ikon nach z.B. Erstelldatum filtern. Ziehen Sie eine Spalte in das Textfeld zwischen Tabelle und den blauen Buttons, um nach dieser zu gruppieren zu können.
Exportieren Sie die Tabelle in eine Excel-Datei.
Ziehen Sie neue Spalten in die Tabelle oder ziehen Sie Spalten, die Sie nicht benötigen zurück in das Fenster „Spaltenauswahl“ und drücken auf „Abbrechen“, um das Fenster wieder zu schließen. Möchten Sie mehr über die Funktionen der Tabellen erfahren, klicken Sie hier.
Unter der Tabelle befindet sich des Weiteren der Punkt „Filter erzeugen“, wofür und wie Sie diese Funktion nutzen können, erfahren Sie hier.
Über der Tabelle befinden sich drei blaue Buttons.
Aktualisieren Sie Ihre Vorlagentabelle.
Setzen Sie Ihre Tabelleneinstellungen auf die Standardansicht zurück.
Erstellen Sie eine neue Checklistenvorlage. Auf der rechten Seite erscheint ein neuer Checklistenrohling, denn Sie nun ausfüllen und gestalten können.
In dem Fenster „Adressen“ können Sie einstellen, ob die Checkliste für alle Adressen anwendbar ist oder nur für eine Bestimmte. Automatisch eingestellt ist die Globale Liste, also für alle. Wollen Sie eine Checkliste nur für eine bestimmte Adresse anlegen, klicken Sie auf das Lupensymbol rechts im Feld. Es öffnet sich ein neues Fenster, mit allen in findes befindlichen Adressen. Wählen Sie die entsprechende Adresse oder Ansprechperson mit einem Doppelklick aus. Das Fenster schließt sich wieder und die Adresse/Ansprechperson erscheint im Feld. Möchten Sie wieder auf die Globale Liste wechseln, benutzen Sie das Mülltonnen-Ikon im Feld und die Adresse/Ansprechperson verschwindet wieder.
Im Feld „Bezeichnung“ können Sie Ihre Checkliste benennen.
Das Fenster „Matchcode“ benötigen Sie, um Bilder und/oder Dokumente in die Checkpunkte einbinden zu können.
Neue Checkpunkte werden erstellt und erscheinen unten im Feld. Sie können direkt mehrere leere Checkpunkte über den Button erstellen oder eins nach dem anderen erstellen und ausfüllen.
In das Feld „Aufgabe“ schreiben Sie eine Kurzbeschreibung des Arbeitsschrittes auf, unter „Langtext“ können Sie den Aufgabenabschnitt genauer beschreiben. Wird diese Beschreibung etwas länger, erscheint rechts am Rand des Textfeldes eine Scrollbar.
Im nächsten Schritt können Sie den „Feldtypen“ auswählen, dabei können Sie zwischen fünf Verschiedenen wählen, die im Folgenden genauer erklärt werden.
Der gängigste Feldtyp ist die „Checkbox“. Haben Sie den Punkt in Ihrer Checkliste erledigt, klicken Sie das Anklickfeld an und der Punkt gilt als erledigt. Der nächste Schritt wird angezeigt. Neben dem Feldtyp ist ein Dropdownfenster „Weiter„. Haben Sie schon mehrere Checkpunkte erstellt, können Sie auswählen, mit welchem Punkt weitergemacht werden soll, wenn der Haken gesetzt wurde.
So können Schritte übersprungen werden oder Schritte übernommen werden, falls in Ihrem Aufgabenablauf Fehler entstanden sind oder etwas fehlt. Füllen Sie im Feld „Weiter“ nichts aus, wird mit dem nächsten Checkpunkt weitergemacht. Beachten Sie dabei, dass übersprungene Punkte nicht mehr auftauchen, es sei denn Sie werden unter anderen Checkpunkten im Feld „Weiter“ verknüpft. Gleichzeitig müssen Sie auch darauf achten, dass Sie nicht in Endlosschleifen geraten.
Bei dem „Ja/Nein“ Feldtyp können Sie zwei „Weiter“-Optionen wählen. Je nachdem ob die Aufgabenstellung mit Ja oder Nein beantwortet wird, können Sie einstellen zu welchem Checkpunkt man weitergeleitet wird. Beachten Sie dabei, dass übersprungene Punkte nicht mehr auftauchen, es sei denn Sie werden unter anderen Checkpunkten im Feld „Weiter“ verknüpft. Gleichzeitig müssen Sie auch darauf achten, dass Sie nicht in Endlosschleifen geraten.
Dieser Feldtyp dient dazu Datum und Uhrzeit zu vermerken. Anders, als nachher in der Übersicht, wo Erstell- und Änderungsdatum und Uhrzeit stehen, können Sie hier eintragen, wann dieser Aufgabenabschnitt erledigt oder wann etwas kontrolliert wurde, wie z.B. die Temperaturkontrolle einer Kühlanlage. Mit dem „Weiter“-Feld wählen Sie aus, mit welchem Checkpunkt weitergemacht werden soll. Haben Sie keinen ausgewählt, wird der darunterliegende Punkt angezeigt. Beachten Sie dabei, dass übersprungene Punkte nicht mehr auftauchen, es sei denn Sie werden unter anderen Checkpunkten im Feld „Weiter“ verknüpft. Gleichzeitig müssen Sie auch darauf achten, dass Sie nicht in Endlosschleifen geraten.
Haben Sie den Feldtyp „Zahl“ ausgewählt, erscheint ein das Ausfüllfeld „Standardwert“. Dort können Sie entweder schon einen Zahlenwert eintragen, der dann abgeglichen werden soll oder Sie lassen das Feld leer und es wird nachher, der Aufgabenstellung entsprechend, befüllt.
Wählen Sie auch hier im Feld „Weiter“ aus, mit welchem Checkpunkt weitergemacht werden soll. Beachten Sie dabei, dass übersprungene Punkte nicht mehr auftauchen, es sei denn Sie werden unter anderen Checkpunkten im Feld „Weiter“ verknüpft. Gleichzeitig müssen Sie auch darauf achten, dass Sie nicht in Endlosschleifen geraten.
Auch beim Feldtyp „Text“ erscheint das zusätzliche Ausfüllfeld „Standartwert“, in das schon einen vorgefertigten Wert oder Text eintragen können, der dann abgeglichen werden soll oder Sie lassen das Feld leer und es wird nachher, der Aufgabenstellung entsprechend, befüllt.
Wählen Sie im Feld „Weiter“ aus, mit welchem Checkpunkt weitergemacht werden soll. Beachten Sie dabei, dass übersprungene Punkte nicht mehr auftauchen, es sei denn Sie werden unter anderen Checkpunkten im Feld „Weiter“ verknüpft. Gleichzeitig müssen Sie auch darauf achten, dass Sie nicht in Endlosschleifen geraten.
Sollen zu den einzelnen Checkpunkten Bilder oder Dokumente hinzugefügt werden, können Sie über das Fenster „Default Bild Matchcode“ auswählen, um welchen Datensatz es sich handelt und als was es auch im Modul Dokumente abgelegt werden soll.
Mit dem Slider rechts können Sie zwischen den erstellten Checkpunkten hoch- und runterscrollen. Mit dem Drag-Handle (Verschiebegriffe) können Sie, ohne einzelne Punkte löschen zu müssen, Checkpunkte verschieben, um die Reihenfolge zu ändern.
Soll ein Eintrag gelöscht werden, setzen Sie den Haken im Kontrollkästchen „Eintrag löschen“. Auf der linken Felder Seite erscheinen Lösch-Initiatoren. Klicken Sie diesen an, wenn Sie den Punkt löschen wollen. Rechts bei den Drag Handle erscheint Entfernen. Klicken Sie auf das Wort und der Checkpunkt verschwindet. Klicken Sie das Kontrollkästchen „Eintrag löschen“ wieder an, um die Löschfunktion wieder zu deaktivieren.
Möchten Sie schon erstellte Listen bearbeiten, klicken Sie mit einem Doppelklick auf diese. Rechts erscheinen die Checkpunkte der Liste, die Sie überarbeiten können. Änderungen werden automatisch gespeichert.
Diese Änderungen werden nur bei neu hinzugefügten Checklisten übernommen. Bereits erstellte und als abgeschlossen abgehakten Checklisten werden nicht verändert. Haben Sie alle Checkpunkte für Ihre Liste erstellt, dann schließen Sie das Vorlagenfenster mit dem X oben rechts. Alle Arbeitsschritte werden automatisch gespeichert.
Adressen: Portal
Portal
Im Tab Portal können Sie Zugang zu Dokumenten für Ihre Kunden bereithalten. Dabei können sich die Kunden über einen Link als Gast in Ihr Findes einloggen und nur das, von Ihnen bereitgestellte, Dokument oder Datensatz einsehen und herunterladen oder selbst Dokumente hochladen.
Über diesen Button können Sie ein Dokument bereithalten. Es öffnet sich ein neues Fenster, aus dem Sie zwischen unterschiedlichen Bereichen wählen können, welches Dokument Sie verlinken möchten. Wählen Sie Ihre Kategorie, dann die Adresse und dann das Dokument oder den Datensatz. Klicken Sie den entsprechende Auswahlkasten an und klicken Sie auf den grünen „OK“ Button. Das Dokument oder der Datensatz erscheint in der Portaltabelle. Unter der Tabelle finden Sie eine Vorschau des Dokuments. Sie können es runterladen, in Office oder als PDF öffnen. Auch Aufgaben, Zeitstempel und Datensätze können Sie im Portal teilen. Dabei werden unten alle Angaben zu diesem Datensatz angezeigt. Diese können im Portal nicht verändert werden. Ist der Datensatz oder die Aufgabe noch nicht vorhanden, dann wählen Sie im letzten Fenster „+Neu“ aus. Sie werden zu der entsprechenden Kategorie weitergeleitet, in dem ein neuer Datensatz oder Aufgabe erstellt wurde. Füllen Sie diese aus. Gehen Sie zurück zum Portal und dort finden Sie ihren neuen Datensatz schon ausgefüllt.
Adressen: Arbeitszeit
Arbeitszeiten
Im Tab Arbeitszeiten finden Sie eine Übersicht aller auf die Adresse oder Person gebuchten Arbeitszeiten. Hierbei handelt es sich nicht, um die Personalzeiten.
Ihre Arbeitszeitenliste aktualisiert sich.
Erstellt einen neuen Zeiteintrag, den Sie in der darunterliegenden Tabelle finden und weiterbearbeiten können.
Felder und Filter der Tabelle auf die Standardeinstellungen zurücksetzen.
In der, über der Tabelle liegenden, Suchleiste können Sie durch gezielte Begriffseingabe nach einem bestimmten, der Adresse zugeordneten, Zeitstempel suchen.
Die Spaltenauswahl öffnet sich. Das erlaubt Ihnen vorgefertigte Spalten einzufügen und andere herauszunehmen. Öffnen Sie die Spaltenauswahl und ziehen Sie die ausgewählte Spalte an die gewünschte Stelle. Wurde die Spalte schon mit Informationen gefüllt, erscheinen diese direkt mit. Wollen Sie eine Spalte entfernen, ziehen Sie diese einfach in das Fenster „Spaltenauswahl“. Mit einem Klick auf das x schließen Sie das Fenster wieder.
Arbeitszeitendetails werden nach Excel exportiert.
Möchten Sie Ihre Arbeitszeiten nach einer bestimmten Gruppierung durchsuchen, ziehen Sie die entsprechende Spalte, z.B. Start auf das Textfeld zwischen den blau hinterlegten Feldern und Tabelle.
Nun sind alle Zeiten nach ihrer Startzeit sortiert. Mit einem Klick auf das Trichtersymbol können Sie weiter filtern. Möchten Sie nur bestimmte Jahre angezeigt bekommen, dann wählen Sie diese mit einem Klick auf das Kästchen aus und bestätigen mit OK oder filtern Sie noch weiter und klicken auf das Dropdown-Menü neben der Jahreszahl und wählen den gesuchten Monat mit aus. Möchten Sie wieder alle angezeigt bekommen, wählen Sie Alles auswählen aus und bestätigten mit OK. Klicken Sie auf das graue Dreieck und es werden alle Zeiten, die zu diesem Jahr gehören, eingeblendet. Durch einen einfachen Klick auf das jeweilige Datum, wird diese auf der rechten Seite angezeigt. Möchten Sie die Filterung wieder rückgängig machen, ziehen Sie die Spalte wieder zurück an ihre vorherige Stelle.
In den Überschrift-Spalten können Sie mit einem Klick auf den Pfeil alphabetisch oder nicht alphabetisch sortieren. Des Weiteren kann z.B. in der Spalte „Stempel-Benutzer“ über das Trichtersymbol nach den Nutzern gefiltert werden. Möchten Sie wieder alle angezeigt bekommen, wählen Sie Alles auswählen aus und bestätigen mit OK.
Auch hier können links unten Filter erzeugen, wie das Funktioniert erfahren Sie hier.
Zeitfenster
Auf der rechten Seite finden Sie alle Informationen zu ihrer ausgewählten Arbeitszeit: Den ID-Stempel, Erstell- und Bearbeitungsdatum und von dem die Zeit erstellt wurde. Diese Felder sind grau gestrichelt und somit nicht veränderbar. Alles andere lässt sich bearbeiten. So ist die Stempel-Art ein Pflichtfeld, erkennbar an dem roten Sternchen, und muss ausgefüllt werden, z.B. Arbeitszeit, Freistellung oder Freizeitausgleich. Dafür klicken Sie einfach auf die Dropdown-Liste und wählen die entsprechende Stempel-Art aus.
Daneben befindet sich das Feld „Wochenbericht“, ebenfalls ein Pflichtfeld mit Dropdown-Liste.
Darunter können Sie den Stempel-Nutzer bestimmen, dieser ist vorausgefüllt mit der Person, die die Arbeitszeit erstellt hat.
Start- und Stoppzeit sind ebenfalls Pflichtfelder und zeigen die Stempelzeit und -datum an. Diese können auch nachträglich noch bearbeitet werden. Da es sich um ein Kombinationsfeld handelt, können Sie die Daten händisch ändern oder mit einem Klick auf das Kalender-Ikon und anschließend mit OK bestätigen.
Darunter befindet sich die Standortdaten zum Zeitstempel. Dort können Sie über Google Maps einsehen, wo der Zeitstempel gestartet wurde und wo er gestoppt wurde.
Mit dem Setzen des Hakens, können Sie den Arbeitszeitstempel direkt in den Warenwirtschaftsbeleg an die daran gebundene Adresse übernehmen. Eine Belegnummer ist automatisch erstellt worden und kann nicht verändert werden. Des Weiteren können Sie noch die Wawi Artikelnummer über eine Dropdown-Liste auswählen. Soll der Arbeitszeitstempel nicht als Wawi Beleg übernommen werden, setzen Sie keinen Haken in der Checkbox.
In dem Fenster Beschreibung steht der Zeitstempel und vom Stempel-Nutzer beigefügte Beschreibungen, z.B. „Mail geschrieben.“. Dieses Fenster kann beschrieben werden.
Blaue Buttons
Oben befinden sich blau hinterlegte Buttons.
Erstellt einen neuen Zeiteintrag. Mit einem Klick auf den Aktualisierungsbutton auf der linken Seite erscheint diese und kann ausgefüllt werden.
Wurde der Zeitstempel unter der falschen Adresse abgelegt, kann man diesen auf eine, anderen hinterlegten Adresse, verschieben. Es öffnet sich ein neues Fenster, mit allen in findes eingebundenen Adressen. Mit einem Doppelklick auf die ausgewählte Adresse wird der Zeitstempel verschoben.
Historie des Zeitstempels anzeigen lassen. Es öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie alle Änderungen, die an dem Zeitstempel vorgenommen wurde, einsehen können.
Mit dem Button „Zur Link Tabelle“ oder dem rechts liegenden Aus-Button gelangen Sie auf den Linkbaum, mit allen zur Arbeitszeit gehörenden Aufgaben und Dokumenten. Mit dem Ein-Button auf der rechten Seite, gelangen Sie zurück zu Ihrer Arbeitszeitenübersicht.
Einen neuen Link erstellen. Es öffnet sich ein neues Fenster. Wählen Sie aus, aus welcher Kategorie Sie einen neuen Link erstellen wollen, z.B. Adresse oder DMS. Wählen Sie dann die dazugehörige Adresse bzw. Ansprechperson aus. Zum Schluss wählen Sie das Dokument aus, die Sie dieser Linktabelle hinzufügen möchten, indem Sie an entsprechender Stelle den Haken setzen und drücken links unten auf den grünen „OK“ Button. Das Fenster schließt sich und erscheint in der Linktabelle.
In der linken Spalte finden Sie die Linktabelle mit allen Kategorien, in denen etwas zu diesem Zeitstempel abgelegt wurde. So sieht man z.B. bei den Aufgaben, welche Aufgabe an diesen Zeitstempel geknüpft ist. Unten sehen Sie die Adresse des Kunden und alle Angaben zur Aufgabe, wie Ansprechperson, Bearbeiter, Status etc. Sind Aktennotizen eingetragen, werden diese auch angezeigt. Diese Daten können nicht verändert werden und sind mit gestrichelten Linien umrandet. Ein weiteres Feld in der linken Tabelle ist die WAWI (Warenwirtschaft). Dort finden Sie alle zu diesem Zeitstempel abgelegten Belege, wie Angebot oder Lieferschein. Haben Sie einen Beleg ausgewählt, finden Sie weiter unten genauere Daten zu diesem, wie Belegnummer, Adresse und Position. Alle Angaben sind mit gestrichelten Linien umrandet und lassen sich nicht bearbeiten. Im Bereich Positionen können Sie, anhand der Textfarbe, erkennen, in welchem Stadium sich dieser Beleg befindet. Wurde der Beleg übergeben, ist die Textfarbe schwarz, wurde sie z.B. nur teilweise übergeben ist sie Grün. Gab es einen Fehler ist die Textfarbe Rot.
Mit dem Drop Zone-Button können Sie Dokumente von Ihrem PC in den Arbeitszeitdatensatz von findes hochladen. Klicken Sie auf den Button und wählen Sie im neuen Fenster Ihr Dokument aus und klicken auf Öffnen. Sie können auch Ihren Datensatz einfach auf den Drop Zone-Button ziehen und es damit in findes hochladen. Das Dokument wird hochgeladen und ein neues Fenster öffnet sich. Rechts haben Sie ein Vorschaubild zu Ihrem Dokument und links können Sie noch Matchcode, Belegnummer und Beschreibung hinzufügen. Die ID-Doku und wann es von welchem Nutzer erstellt wurde, lässt sich auch hier nicht verändern und ist durch die gestrichelte Umrandung markiert. Haben Sie alle Daten eingeben, klicken Sie auf „Speichern“ und das Dokument erscheint in der Linktabelle der Arbeitszeit. Sollten Sie ein bereits in findes vorhandenes Dokument hochladen, öffnet sich automatisch die Adresse, unter der das Dokument hinterlegt wurde. Wollen Sie trotzdem das Dokument bei erster Adresse hinterlegen, müssen Sie das Dokument verschieben, indem Sie die Adresse ändern. Wie das funktioniert, erfahren Sie hier.
Adressen: Aufgaben Aktennotiz
Aktennotiz
Gleichzeitig können Sie eine neue Notiz zu der Aufgabe eintragen.
Klicken Sie auf das blau hinterlegte Plus unterhalb von Aktennotiz. Es öffnet sich ein neues Fenster, mit Ihrem Kürzel und Datum und Uhrzeit. Sie können Betreff und Ihre Notiz verfassen und dann das Fenster, mit einem Klick auf das X schließen. Ein neuer Eintrag erscheint in der Tabelle. Sie können auch vorgefertigte Textbausteine einfügen. Dafür klicken Sie, vor dem Schließen, rechts auf die blau hinterlegte Lupe. Es öffnet sich ein weiteres Fenster mit einer Auswahl an Oberkategorien, z.B. Muster Rechnungsmail. Wählen Sie das Gesuchte aus und klicken Sie auf das kleine graue Dreieck, es werden Ihnen vorgefertigte Textbausteine angezeigt, die Sie durch einen Doppelklick auswählen und die dann in Ihrem Textfeld erscheinen. Klicken Sie nun auf das X, um das Fenster zu schließen und Ihre Notiz erscheint in der Tabelle. Wie Sie individuelle Textbausteine erstellen, finden Sie hier.
Liste aktualisiert sich und neu erstellte Notizen erscheinen.
Alle der Aufgabe zugeordneten Notizen werden in eine neue Excel-Datei exportiert.
Es öffnet sich die Spaltenauswahl. Das erlaubt Ihnen vorgefertigte Spalten einzufügen und andere herauszunehmen. Öffnen Sie die Spaltenauswahl und ziehen Sie die ausgewählte Spalte an die gewünschte Stelle. Wurde die Spalte schon mit Informationen gefüllt, erscheinen diese direkt mit.
Wollen Sie eine Spalte entfernen, ziehen Sie diese einfach in das Fenster “Spaltenauswahl”. Mit einem Klick auf das x schließen Sie das Fenster wieder.
Daneben befindet sich das Suchfeld. Dort können Sie Ihrem gesuchten Begriff oder Datum eingeben und Sie erhalten Ihr Ergebnis.
In den Überschrift-Spalten können sie mit einem Klick auf den Pfeil alphabetisch oder nicht alphabetisch sortieren. Als Beispiel kann in der Erstellt am-Spalte über das Trichtersymbol nach bestimmten Daten gefiltert werden. Möchten Sie wieder alle angezeigt bekommen, wählen Sie “Alles auswählen” aus und bestätigen mit “OK”. In den anderen, mit der Lupe gekennzeichneten Spalten, können Sie den gesuchten Begriff oder Datum direkt eingeben, um Ihr Suchergebnis zu erhalten.
Auch hier können links unten Filter erzeugen, wie das Funktioniert erfahren Sie hier.
Adressen: Aufgabendetails
Aufgabendetails
Weiter unten befindet sich der Bereich Aufgaben:
Die Ticketnummer ist vorgegeben und lässt sich nicht verändern, genauso wie das Kürzel von dem Erstellenden und das Erstell- bzw. Änderungsdatum.
Darunter wird der Betreff eingetragen. Die Ansprechperson kann über die Dropdown-Liste ausgewählt werden. Hierbei ist zu beachten, dass man nur die Ansprechperson auswählen kann, die auch mit dieser Adresse verknüpft ist. Wollen Sie eine andere Ansprechperson zu der Aufgabe zuweisen, müssen Sie die Aufgabe, der entsprechenden Adresse zuordnen. Wie das funktioniert, finden Sie hier.
In den Feldern Telefon und E-Mail können Sie entweder schon, an die Adresse verknüpfte Kommunikationsmittel auswählen oder diese händisch eintragen, falls diese abweichen.
Möchten Sie die Ansprechperson anrufen, dann klicken Sie auf das blaue Telefonsymbol und die Nummer wird auf Ihre Telefonanlage weitergeleitet, soweit diese mit findes verknüpft ist.
Sie können die Telefonnummer auch über das Kopiersymbol in die Zwischenablage kopieren und woanders wieder einfügen.
Möchten Sie der Ansprechperson eine E-Mail schreiben, dann klicken Sie auf das blaue Mailsymbol und die Mailadresse wird an Ihr Mailprogramm weitergeleitet.
Sie können die Mailadresse auch über das Kopiersymbol in die Zwischenablage kopieren und woanders wieder einfügen.
Das Kürzel des Erstellenden der Aufgabe wird automatisch auch im Feld Bearbeiter eingefügt. Mit der Dropdown-Liste können weitere Bearbeitende und Gruppen z.B. Marketing eingefügt werden. Sie können, durch einen Klick auf das runde x, alle Bearbeitende löschen oder durch das x auf das Kürzel oder dem Gruppennamen einzelne Bearbeitende löschen. Dabei ist zu beachten, dass das Feld ein Pflichtfeld ist und ausgefüllt sein muss, ansonsten ist es rot umrandet. Wie Sie neue Gruppen anlegen können, finden Sie hier.
Im Feld Status können Sie einstellen, in welchem Stadium sich diese Aufgabe befindet. Ist die Aufgabe gerade erst erstellt worden, ist der Status auf offen gestellt. Wir die Aufgabe bearbeitet, können Sie diese in Bearbeitung stellen. Wurde die Aufgabe beendet, kann sie auf Geschlossen gestellt werden.
Im Feld Art können Sie über die Dropdown-Liste einstellen, welche Aufgabenart diese ist, z.B. Bewerbungseingang oder Wartung. Wie Sie neue Aufgabenarten anlegen können, finden Sie hier.
In dem Feld Priorität können Sie über die Dropdown-Liste einstellen, wie dringend diese Aufgabe erledigt werden muss, auch farblich durch eine Fahne markiert, von hoher Priorität 
, bis keine Priorität 
. Wurde die Aufgabe neu erstellt, ist die Priorität auf mittel gestellt.
Darunter befindet sich ein (blauer) Prozentbalken, der anzeigt, wie weit die Aufgabe bearbeitet wurde. Diesen können Sie verwenden, wenn eine Aufgabe mehrere Abteilungen durchläuft, um den Prozess im Auge zu behalten.
Mit dem Kofferbutton können Sie einstellen, in welchem Abschnitt sich die Aufgabe befindet. Es öffnet sich ein Fenster mit der Ticket-ID und der Workflow-ID, die festgelegt sind und sich nicht bearbeiten lassen, gekennzeichnet durch die gestrichelten Linien um die Felder. Klicken Sie auf das Feld „Auswählen“ und Sie können zwischen unterschiedlichen Aufgabenabschnitten oder Abteilungen wählen, an denen die Aufgaben weitergereicht werden soll. In diesem Beispiel sehen Sie die Auswahl zwischen interne Organisation und Reparaturannahme. Wählen Sie den gesuchten Bereich aus und klicken die Dropdown-Liste an und wählen das gewünschte durch einen Doppelklick aus (hier Wareneingangskontrolle). Diese Aufgabenfelder sind individuell gestaltbar und einstellbar.
Die Workflow-ID hat sich aktualisiert und es gibt zwei neue Textfelder. Einmal das Textfeld Aufgabe, dass schon vorausgefüllt ist und sich nicht bearbeiten lässt. Und ein Mitteilungsfeld, dass Sie noch mit weiteren Informationen, für den nächsten Bearbeitenden, füllen können. Wollen Sie die Aufgabe weiterleiten, klicken Sie auf den grünen Weiter-Button. Das Fenster schließt sich, der Prozentbalken wird zurückgesetzt oder füllt sich. Zudem wird, wenn nicht schon vorher hinzugefügt wurde, dem zuständigen Bearbeitenden für den folgenden Aufgabenabschnitt, im Bearbeitungsfeld hinzugefügt und bekommt eine E-Mail geschickt, mit den wichtigsten Angaben zu dieser Aufgabe.
Unten in Aktennotiz finden Sie Informationen zu diesem Aufgabenabschnitt wieder. Wählen Sie „Abbrechen“ aus und der Aufgabenabschnitt wird abgebrochen. Wählen Sie „Zurück“ aus und das Fenster schließt sich, der Prozentbalken setzt sich zurück, aber in der Aktennotiz findet sich kein neuer Eintrag. Wie Sie die einzelnen Aufgabenabschnitte erstellen und die Prozentangabe, sowie die zuständigen Bearbeitenden einfügen können, finden Sie hier.
Das Aktivierungsdatum ist automatisch auf das Erstelldatum gesetzt, kann aber, mit einem Klick auf das Kalendersymbol, auf ein älteres Datum oder in die Zukunft gesetzt werden, falls die Aufgabe für einen späteren Zeitpunkt ist. Klicken Sie links auf den Aktualisierungsbutton und die Aufgabenliste aktualisiert sich. Sollten Sie die Aufgabe nicht mehr in der Liste finden, stellen Sie oben links das Uhr-Ikon auf „Ein“ und zukünftige Aufgaben werden angezeigt.
Ist die Aufgabe an einen Termin oder Meeting gebunden, können Sie das Startdatum mit Uhrzeit auswählen und dann entweder rechts das Enddatum oder in der Mitte dem Timer einstellen.
Die Angaben können Sie entweder händisch eintragen oder über das Kalendersymbol auswählen. Haben Sie ein falsches Datum angegeben, können Sie unten auf „Heute“ klicken und das Kalenderfeld springt auf das aktuelle Datum.
Auch die Termin-Dauer können Sie entweder händisch oder auf das Uhr-Symbol über eine Dropdown-Liste auswählen.
Adressen: Aufgabenfenster
Aufgabenfenster
Auf der rechten Seite finden Sie alle Informationen zu Ihrer ausgewählten Aufgabe:
.
Blaue Buttons
Ganz oben finden sich eine Reihe blau hinterlegten Ikons.
Erstellen einer neuen Aufgabe. Mit einem Klick auf den Aktualisierungsbutton auf der linken Seite erscheint diese und kann ausgefüllt werden.
Die ausgewählte Aufgabe zu einer anderen Adresse verschieben. Es öffnet sich ein neues Fenster, mit allen in findes eingespeicherten Adressen. Wählen Sie die gesuchte Adresse oder Person mit einem Doppelklick aus und die Aufgabe verschwindet in der jetzigen Adresse und ist in der Neuen zu finden.
Berechtigung einstellen, d.h. welche Gruppe darf die ausgewählte Adresse bearbeiten und lesen und welche Gruppe darf nur lesen. Hier kann es sein, dass die Berechtigung, diese Einstellungen vorzunehmen, eingeschränkt ist.
Löscht den gesamten Datensatz, d.h. sowohl die Aufgabe als auch die dazugehörigen Notizen.
Gelangen Sie mit einem Klick darauf auf die zur Aufgabe zugehörigen Adresse. Mit einem Rechtsklick können Sie auswählen, ob Sie auf die Adresse oder auf die Hauptadresse zurückkehren möchten.
Senden Sie eine Erinnerungsmail an den Bearbeitenden.
Zeiterfassung für die Aufgabe erstellen. Klicken Sie darauf und ein neues Fenster öffnet sich. Ganz oben startet direkt ein Timer. Darunter finden sich die Ticket ID, Name des Kunden und den Betreff. Diese sind mit gestrichelten Linien umrandet und können nicht bearbeitet werden. Der Start kann bearbeitet werde, falls man vergessen hat, den Timer rechtzeitig zu starten. Die Stopp-Zeit kann nicht bearbeitet werden, sondern ist immer auf die aktuelle Uhrzeit gestellt. Die Pausenzeit kann ebenfalls nicht direkt eingestellt werden, sondern werden automatisch eingetragen und sind auch Pflichtfelder.
Darunter befindet sich ein Hakenfeld. Ist dieser eingestellt, wird die erfasste Zeit als Beleg in der Warenwirtschaft abgelegt. Falls vorhanden kann im Feld Artikelnummer über das Drop-Down-Menü diese eingetragen werden. Genauso kann man auch die Bericht Art eintragen, z.B. Wartung oder Fahrzeit. Darunter findet sich das Feld Beschreibung, in dem man die durchgeführte Arbeit etc. eintragen kann. Bericht Art und Beschreibung sind Pflichtfelder und müssen ausgefühlt werden, bevor die Zeiterfassung gespeichert werden kann.
Unten finden Sie den Start und Pause Button. Läuft der Timer, ist der Start-Button ausgegraut. Drückt man den Pause-Button stoppt der obere Timer und im Hintergrund startet der Pausentimer. Startet man wieder mit seiner Aufgabe drückt man auf den Start-Button, der jetzt nicht mehr ausgegraut ist. Der obere Timer läuft weiter und die Pausenzeit erscheint im Pausenfeld. Ist man fertig mit seiner Aufgabe drückt man auf den grün hinterlegten Speichern-Button. Das Fenster schließt sich und unten unter Aktennotiz erscheint der Zeitstempel.
Button zum Linkbaum, mit allen zu der Aufgabe gehörenden Zeitstempeln und Dokumenten.
Zurück zu Ihrer Aufgabenübersicht
In der linken Spalte finden Sie Linktabellen mit allen Kategorien in denen Dokumente zu dieser Aufgabe abgelegt wurden. So sieht man z.B. bei den Arbeitszeiten welche Zeiten bzw. Aufgaben schon übergeben bzw. geschlossen sind und welche noch offen sind. Die offenen Zeitstempeln sind blau beschriftet. Durch Setzen der Haken können Sie einstellen, welche Zeitstempel Sie sehen wollen.
Dahinter können Sie den Zeitstempel mit allen Daten in einem neuen Fenster einsehen.
Weiter unten sehen Sie die ausgewählten Zeiten mit Namen und Dauer, darunter die gesamte Zeit alle Stempel zusammengerechnet. In der vorletzten Spalte finden Sie alle Zeiten, auch von denen, die Sie oben nicht ausgewählt haben. Die letzte Spalte zeigt alle Zeiten zusammengerechnet an, auch diese, die Sie oben nicht ausgewählt haben. Diese Daten können nicht verändert werden und sind mit gestrichelten Linien umrandet.
Ein neues Fenster öffnet sich, mit allen, zu der Aufgabe zugehörigen, Zeitstempeln. Diese können eingesehen und gefiltert werden.
Ein weiteres Feld in der linken Tabelle ist das Dokument. Dort finden sich alle zu der Aufgabe abgelegten Dokumente.
Sie können das Dokument als PDF-Datei herunterladen.
Es öffnet sich das ausgewählte Dokument als PDF-Datei. Darunter können Sie sich das Dokument als Vorschau anschauen.
Ein weiteres Feld in der linken Tabelle ist die Warenwirtschaft (WAWI). Dort finden sich alle zu der Aufgabe abgelegten Belege wie z.B. Angebot oder Rechnung. Haben Sie einen Beleg ausgewählt, finden Sie weiter unten genauere Daten zu diesem, wie Belegnummer, Adresse und Position. Alle Angaben sind mit gestrichelten Linien umrandet und lassen sich nicht bearbeiten. Im Bereich Positionen können Sie, anhand der Textfarbe, erkennen, in welchem Stadium sich dieser Beleg befindet. Wurde der Beleg übergeben, ist die Textfarbe Schwarz, wurde sie z.B. nur teilweise übergeben ist sie Grün. Gab es einen Fehler ist die Textfarbe Rot.
Neuen Link erstellen. Es öffnet sich ein neues Fenster, wählen Sie aus, aus welcher Kategorie Sie einen neuen Link erstellen wollen, z.B. Adresse, DMS oder Arbeitszeit. Wählen Sie dann die dazugehörige Adresse bzw. Ansprechperson aus. Zum Schluss wählen Sie das Dokument oder die Arbeitszeit aus, die Sie dieser Linktabelle hinzufügen möchten, indem Sie an entsprechender Stelle den Haken setzen und drücken links unten auf den grünen „OK“ Button. Das Fenster schließt sich und erscheint in der Linktabelle.
Mit dem Drop Zone-Button können Sie Dokumente von Ihrem PC in den Aufgabendatensatz von findes hochladen. Klicken Sie auf den Button und wählen Sie im neuen Fenster Ihr Dokument aus und klicken auf Öffnen. Sie können auch Ihren Datensatz einfach auf den Drop Zone-Button ziehen und es damit in findes hochladen. Das Dokument wird hochgeladen und ein neues Fenster öffnet sich. Rechts haben Sie ein Vorschaubild zu Ihrem Dokument und links können Sie noch Matchcode, Belegnummer und Beschreibung hinzufügen. Die ID-Doku und wann es von welchem Nutzer erstellt wurde, lässt sich auch hier nicht verändern und ist durch die gestrichelte Umrandung markiert. Haben Sie alle Daten eingeben, klicken Sie auf „Speichern“ und das Dokument erscheint in der Linktabelle der Aufgabe. Sollten Sie ein bereits in findes vorhandenes Dokument hochladen, öffnet sich automatisch die Adresse, unter der das Dokument hinterlegt wurde. Wollen Sie trotzdem das Dokument bei erster Adresse hinterlegen, müssen Sie das Dokument verschieben, indem Sie die Adresse ändern. Wie das funktioniert, erfahren Sie hier.
Einen neuen Warenwirtschaftsbeleg erstellen. Dabei öffnet sich ein neues Fenster. Dort wählen sie durch das Dropdown Menü die Beleg Art aus. Dann können Sie auswählen, ob Zeitstempel mit übernommen werden sollen. Mit der Lupe können Sie in schon vorhandenen Belegen suchen. Dabei öffnet sich ein neues Fenster mit allen Belegen. Dabei kann rechts in einem Suchfeld nach Belegen gesucht werden. In den einzelnen Spalten kann mit dem Trichtersymbol nach bestimmten Daten gefiltert werden. Möchten Sie wieder alle angezeigt bekommen, wählen Sie „Alles auswählen“ aus und bestätigen mit „OK“. In den anderen, mit der Lupe gekennzeichneten Spalten, können Sie den gesuchten Begriff oder Datum direkt eingeben, um Ihr Suchergebnis zu erhalten. Auch hier sind die Belege farblich markiert. Sind sie Rot ist ein Fehler aufgetreten, sind sie Blau, wurden diese noch nicht übergeben. In der unteren Tabelle erkennt man, um welchen Artikel es sich handelt. Mit einem Doppelklick wählen Sie den Beleg bzw. Artikel aus und im vorherigen Fenster erscheint die Belegnummer. Mit einem Klick auf das grün hinterlegte „OK“, öffnet sich in einem neuen Fenster der Beleg im Bereich Warenwirtschaft. Sie können auch vorher einstellen, ob sich nach dem Abschluss ein neues Fenster öffnet oder sich der Beleg im gleichen Fenster öffnet.
Aufgabe und dazugehörigen Informationen drucken.
Historie der Aufgabe wird angezeigt. Es öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie alle Änderungen der Aufgabe einsehen können.
Darunter finden Sie die Adressdaten zu Ihrer ausgewählten Aufgabe. Diese Felder sind grau gestrichelt und somit nicht veränderbar.
Adressen: Aufgaben Tab
Tab Aufgaben
Im Tab Aufgaben finden Sie alle offenen, in Bearbeitung befindlichen und abgeschlossenen Aufgaben zu der ausgewählten Adresse. Mit einem Klick auf die Aufgabe, finden Sie auf der rechten Seite weitere Informationen zu der Aufgabe.
Oben links finden Sie farbig hinterlegte Buttons, die im Folgenden erklärt werden:
Die Aufgabenliste wird, mit einem Klick darauf, aktualisiert.
Eine neue Aufgabe wird erstellt. In der darunterliegenden Tabelle finden Sie diese und können sie weiterbearbeiten. Wie Sie die Aufgabe bearbeiten können, finden Sie hier.
Neue Aufgaben aus vorgefertigten Vorlagen erstellen.
Alle Filter und Tabellenfelder werden auf Standarteinstellungen zurückgesetzt.
Daneben befinden sich eine Reihe von Ikon, die im Folgenden erklärt werden:
Stellen Sie ein, ob Sie nur Aufgaben sehen wollen, die Ihrem Benutzer zugeordnet sind, oder alle, der Adresse zugeordneten, Aufgaben. Ist das Feld auf Aus gestellt, sehen Sie alle Aufgaben zu dieser Adresse. Ist es auf Ein gestellt, nur die Ihres Benutzers.
Stellen Sie ein, ob alle Aufgaben sichtbar sind, oder nur die, die zu Ihrer zugeordneten Gruppe gehören. Wie Sie Gruppen verwalten können, finden Sie hier.
Ist diese Funktion eingeschaltet, sehen Sie die offenen Aufgaben. Schalten Sie diese aus, sehen Sie alle offenen, der Adresse zugeordneten, Aufgaben nicht.
Ist diese Funktion eingeschaltet, sehen Sie die in Bearbeitung stehenden Aufgaben. Schalten Sie diese aus, sehen Sie alle, der Adresse zugeordneten Aufgaben, die noch in Bearbeitung sind, nicht.
Ist diese Funktion eingeschaltet, sehen Sie schon abgeschlossene Aufgaben. Schalten Sie diese aus, sehen Sie alle geschlossenen Aufgaben nicht.
Ist diese Funktion ausgeschaltet, sehen Sie nur die Aufgaben, die älteren und aktuellem Datums sind. Schalten Sie diese Funktion ein, sehen Sie auch Aufgaben, deren Aktivierungsdatum in der Zukunft liegt.
In der, über der Aufgabentabelle liegenden, Suchleiste können Sie durch gezielte Begriffseingabe nach einer bestimmten, der Adresse zugeordneten, Aufgabe suchen.
Spaltenauswahl: vorgefertigte Spalten können eingefügt und herausgenommen werden. Öffnen Sie die Spaltenauswahl und ziehen Sie die ausgewählte Spalte an die gewünschte Stelle. Wurde die Spalte schon mit Informationen gefüllt, erscheinen diese direkt mit. Wollen Sie eine Spalte entfernen, ziehen Sie diese in das Fenster Spaltenauswahl. Mit einem Klick auf das x schließen Sie das Fenster wieder.
Alle Adressbezogenen Aufgabendetails werden in Excel exportiert.
Möchten Sie Ihre Aufgaben nach einer bestimmten Gruppierung durchsuchen, ziehen Sie die entsprechende Spalte, z.B. Art auf das Textfeld zwischen den blau hinterlegten Feldern und Tabelle. Nun sind alle Aufgaben nach ihrer Art sortiert, z.B. Auftragsbearbeitung und Wartung.
Mit einem Klick auf das Trichtersymbol können Sie weiter filtern. Möchten Sie nur bestimmte Aufgabenarten angezeigt bekommen, dann wählen Sie diese mit einem Klick auf das Kästchen aus und bestätigen mit OK. Möchten Sie wieder alle angezeigt bekommen, wählen Sie Alles auswählen aus und bestätigen mit OK.
Klicken Sie auf das graue Dreieck und es werden alle Aufgaben, die zu dieser Aufgabenart gehören, eingeblendet. Durch einen einfachen Klick auf die jeweilige Aufgabe, wird diese auf der rechten Seite angezeigt. Möchten Sie die Filterung wieder rückgängig machen, ziehen Sie die Spalte wieder zurück an ihre vorherige Stelle.
In den Überschrift-Spalten können Sie mit einem Klick auf den Pfeil alphabetisch oder nicht alphabetisch sortieren. Als Beispiel kann in der „Ansprechperson“ Spalte über das Trichtersymbol nach den Ansprechpersonen gefiltert werden. Möchten Sie wieder alle angezeigt bekommen, wählen Sie Alles auswählen aus und bestätigen mit OK. Unten links finden Sie die Anzahl Ihrer eingetragenen Aufgaben.
Adressen: DMS Vorschau
Vorschau
Auf der rechten Seite befindet sich die Vorschau zu Ihrem Dokument. Darüber finden Sie eine Reihe blau hinterlegter Buttons:
Mit diesem Button kommen Sie wieder zurück zu Ihrer Dokumentenvorschau. Funktioniert nur, wenn Sie z.B. in den Details sind.
Detailübersicht des Dokuments. Dort können Sie einsehen, wer das Dokument erstellt, welche Kennung es hat und die Beschreibung lesen. Sie können die Beschreibung und den Matchcode (die Datenkategorie) bearbeiten. Alle anderen Spalten sind grau gestrichelt und können nicht bearbeitet werden.
Legen Sie ein neues Office Dokument direkt in findes an. Es öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie zwischen Schreibdokument und Tabellenkalkulation auswählen und dem Dokument einen Namen geben. Drücken Sie auf OK und Ihr Office Dokument öffnet sich, dass Sie nun beschriften können.
Möchten Sie ein Dokument bearbeiten, muss es ausgecheckt werden. Wählen Sie dafür das Dokument aus und klicken Sie auf Dokument auschecken. Es öffnet sich ein Fenster mit der Frage, ob Sie das Dokument wirklich auschecken wollen. Klicken Sie auf den Check out – Button.
Es öffnet sich ein neues kleines Fenster. Klicken Sie auf den blauen Schriftsatz „Datei über den Link herunterladen“.
Das Dokument wird aus findes heruntergeladen und ist, soweit nicht anders eingestellt, in Ihrem Download-Ordner auf dem PC zu finden. Ist es ein PDF-Dokument, öffnet es sich in einem Webfenster und kann dann heruntergeladen werden. Achten Sie darauf, dass das Dokument im gleichen Ordner bleibt, wo es auch heruntergeladen wurde, da es sonst nachher beim Einchecken nicht als das gleiche Dokument erkannt wird. Ebenfalls zu beachten ist, dass das Dokument nach Ihren Änderungen wieder in findes eingecheckt werden muss, da sonst die Änderungen verloren gehen. Klicken Sie auf das X und das Fenster schließt sich wieder. Im Aus-/Eincheckbereich finden Sie alle Dokumente, die der ausgewählten Adresse zugeordnet ist. Ganz rechts finden Sie das Vorschaubild des Dokuments.
Haben Sie in der linken Tabelle Dateien ausgewählt, können Sie mit „Neues Verzeichnis“ ein neues Verzeichnis erstellen. Es öffnet sich ein Fenster und Sie können das Verzeichnis benennen und dann unten auf „Erstellen“ klicken. Das neue Verzeichnis findet sich in der Liste wieder.
Hier können Sie Ihre bearbeitenden Dokumente wieder in findes hochladen. Achten Sie darauf, dass Sie das Dokument auf Ihrem PC nicht in einen anderen Ordner verschoben haben, da findes es ansonsten nicht wieder zuordnen kann.
Unten links finden Sie den Button Dokument einchecken. Das Dokument befindet sich wieder in der DMS-Ablage der dazugehörigen Adresse.
Oben rechts können Sie die Detailansicht auswählen; Listenansicht oder Kachelansicht.
Daneben befindet sich der Aktualisierungsbutton.
Wählen Sie in der Mitte einen anderen Ordner oder das Dokument aus, können Sie diese in einen anderen Ordner verschieben oder kopieren. Sie können dieses Umbenennen oder löschen. Rechts können Sie Ihre Auswahl wieder aufheben. Haben Sie alle bearbeitenden Dokumente wieder eingecheckt, gehen Sie wieder zurück zur Adresse und in DMS finden Sie das bearbeitete Dokument wieder.
Wurde das Dokument unter der falschen Adresse abgelegt, kann es hier unter einer anderen abgelegt werden. Mit Linksklick auf den Button öffnet sich ein neues Fenster, mit allen, in findes, eingebundenen Adressen. Mit einem Doppelklick auf die ausgewählte Adresse wird das Dokument verschoben. Gehört das Dokument zu keiner eingebundenen Adresse, kann in dem Fenster, über den + Neu-Button eine neue Adresse angelegt oder eine neue Person bzw. Standort zu einer bereits Vorhandenen hinzugefügt werden. Wie das funktioniert, erfahren Sie hier.
Berechtigung einstellen, d.h. welche Gruppe darf das ausgewählte Dokument bearbeiten und lesen und welche Gruppe darf nur lesen. Hier kann es sein, dass die Berechtigung, diese Einstellungen vorzunehmen, eingeschränkt ist
Mit dem Historien-Button können Sie sich die Historie des Dokuments anzeigen lassen. Es öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie alle Änderungen des Dokuments einsehen können.
Das Dokument, egal ob PDF, Excel oder DOC öffnet sich in einem neuen Fenster in der PDF-Ansicht.
Der Link-Button daneben zeigt die Verlinkungen des Dokuments zum jeweiligen Ablageort an. So ist eine Rechnung in Warenwirtschaft oder eine Angebotsbestätigung unter Aufgabe zu finden. Hat das Dokument noch keine Verlinkung erhalten, kann dies mit einem Klick auf „Neuen Link“ geschehen. Es öffnet sich ein neues Fenster, in dem man die Verlinkung auswählen kann.
Mit dem Drop Zone-Button können Sie Dokumente von Ihrem PC in das DMS von findes hochladen. Klicken Sie auf den Button und wählen Sie im neuen Fenster Ihr Dokument aus und klicken auf Öffnen. Sie können auch Ihren Datensatz einfach auf den Drop Zone-Button ziehen und es damit in findes hochladen. Das Dokument wird hochgeladen und ein neues Fenster öffnet sich. Rechts haben Sie ein Vorschaubild zu Ihrem Dokument und links können Sie noch Matchcode, Belegnummer und Beschreibung hinzufügen. Die ID-Doku und wann es von welchem Nutzer erstellt wurde, lässt sich auch hier nicht verändern und ist durch die gestrichelte Umrandung markiert. Haben Sie alle Daten eingeben, klicken Sie auf „Speichern“ und das Dokument erscheint in Ihrem DMS Tab. Sollten Sie ein bereits in findes vorhandenes Dokument hochladen, öffnet sich automatisch die Adresse, unter der das Dokument hinterlegt wurde. Wollen Sie trotzdem das Dokument bei erster Adresse hinterlegen, müssen Sie das Dokument verschieben, indem Sie die Adresse ändern. Wie das funktioniert, erfahren Sie hier.
Haben Sie einen kleinen Bildschirm und es werden nicht alle oben genannten Buttons angezeigt, sind sie hier zu finden. Des Weiteren befindet sich dort das Auswahlfeld. In diesem können Sie alle vorangegangen Versionen des Dokuments anschauen und öffnen. Dabei können Sie an der Zahl erkennen, wie viele Versionen es schon gibt und welche Sie ausgewählt haben, das Kürzel gibt den Bearbeitenden an und das Datum, an dem das Dokument verändert wurde.
Das Dokument wird heruntergeladen.
Das Schreib- oder Tabellendokument öffnet sich im findes Office und Sie können es bearbeiten und abspeichern. Unter den drei Punkten rechts, können Sie die vorherigen Versionen einsehen.
Das Dokument, egal ob PDF, Excel oder DOC öffnet sich in einem neuen Fenster in der PDF-Ansicht
Adressen: DMS-Tabelle
DMS-Tabelle
Auf der linken Seite finden Sie die Dokumenten-Tabelle. Dort sind alle, zur Adresse gehörigen Dokumente zu finden.
Oben links finden Sie blau hinterlegte Buttons, die im Folgenden erklärt werden:
Die Adressliste wird, mit einem Klick darauf, aktualisiert.
Alle Filter und Tabellenfelder werden auf die Standarteinstellung zurückgesetzt.
Ein neues Office Dokument wird in findes erstellt. Sie können zwischen Schreibdokument und Tabellenkalkulation auswählen und benennen.
Das Dokument öffnet sich in einem neuen Fenster als sein ursprüngliches Dateiformat.
Mit dem Drop Zone-Button können Sie Datensätze (Dokumente, Bilder etc.) von Ihrem PC in den Adressdatensatz in findes hochladen. Klicken Sie auf den Button, wählen Sie im neuen Fenster Ihren Datensatz aus und klicken Sie auf Öffnen. Sie können auch Ihren Datensatz einfach auf den Drop Zone-Button ziehen und es damit in findes hochladen. Der Datensatz wird hochgeladen und in einem neuen Fenster haben Sie rechts ein Vorschaubild und links geben Sie den Matchcode an und fügen noch die Belegnummer und Beschreibung hinzu. Des Weiteren können Sie über das Feld „Service Link“ können Sie ein Ticket verlinken und über das Feld „Modul Link“ können Sie dem Datensatz einem Modul zuordnen. Wie Sie diese Einstellungen vornehmen können, erfahren Sie hier. Klicken Sie anschließend auf Speichern und Ihr Datensatz ist abgespeichert.
Auf der rechten Seite befinden sich zwei weitere Buttons:
Über das Trichtersymbol können Sie z.B. in der Spalte ID_Matchcode nach den Datenkategorien filtern. Möchten Sie wieder alle angezeigt bekommen, wählen Sie Alle auswählen aus und bestätigen mit OK.
Spaltenauswahl: vorgefertigte Spalten können eingefügt und herausgenommen werden. Öffnen Sie die Spaltenauswahl und ziehen Sie die ausgewählte Spalte an die gewünschte Stelle. Wurde die Spalte schon mit Informationen gefüllt, erscheinen diese direkt mit. Wollen Sie eine Spalte entfernen, ziehen Sie diese in das Fenster Spaltenauswahl. Mit einem Klick auf das x schließen Sie das Fenster wieder.
Adressen: Leertabelle/Reiter
Leertabelle / Reiter
Im oberen Reiter finden Sie weitere Tabs, die mit der ausgewählten Adresse verknüpft sind. Diese können individuell zu Ihrem Unternehmen erstellt und eingebunden werden. Wie das funktioniert, erfahren Sie hier.
Unter dem Tab DMS (Dokumentenmanagementsystem) finden Sie auf einen Blick alle, zu der Adresse, hinterlegten Dokumente. Mit einem Linksklick auf ein Dokument öffnet sich rechts eine Vorschau. Mit dem grauen Slider zwischen Dokumententabelle und Vorschau, können Sie die Vorschau vergrößern und verkleinern.
